高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建及應(yīng)用

［摘? ? ? ? ? ?要］? 近年來，在高校各類檔案中，學(xué)籍檔案是查閱利用需求最大的檔案資料。電話、QQ、現(xiàn)場(chǎng)仍是主要的查閱方式。這不僅增加了查檔人的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本，而且咨詢、登記、查詢、辦理、繳費(fèi)、郵寄等諸多環(huán)節(jié)上增加了檔案館不少工作量。在具體辦理的過程中，仍存在各種資源浪費(fèi)的情況。隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)不斷發(fā)展，自助式遠(yuǎn)程服務(wù)問題的破解已經(jīng)具備條件，也將必然成為未來方向。結(jié)合多年從事檔案管理工作的經(jīng)歷，翻閱國內(nèi)外檔案利用服務(wù)的相關(guān)資料，充分發(fā)揮社交平臺(tái)的滲透性、便利性，致力于打通社交平臺(tái)與校內(nèi)檔案管理系統(tǒng)的壁壘，構(gòu)建一套學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，從而突破時(shí)間與空間的限制，對(duì)提高學(xué)籍檔案利用效率和質(zhì)量、提升學(xué)校整體形象、彰顯學(xué)校綜合實(shí)力、促進(jìn)招生就業(yè)等諸多方面工作具有重要意義。

［關(guān)? ? 鍵? ?詞］? 學(xué)籍檔案；遠(yuǎn)程服務(wù)；接口；拓?fù)?/p>

［中圖分類號(hào)］? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ［文章編號(hào)］? 2096-0603（2023）32-0161-04

高校學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生學(xué)籍情況和學(xué)習(xí)經(jīng)歷的文件材料，是各高校檔案館館藏的重要組成部分，目前遠(yuǎn)程查閱主要用戶是畢業(yè)生。學(xué)籍檔案包括錄取名冊(cè)、成績(jī)單、畢結(jié)業(yè)名冊(cè)、登記表等。傳統(tǒng)的檔案借閱利用是查檔人到檔案館提出借閱申請(qǐng)，檔案館根據(jù)申請(qǐng)，確認(rèn)查檔者的身份信息、調(diào)檔、登記、復(fù)印、蓋章、繳費(fèi)等流程辦理。辦理過程基本為人工操作，在咨詢、核對(duì)身份信息等過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也會(huì)出現(xiàn)不同差錯(cuò)。對(duì)查檔人來說，需要付出時(shí)間、精力和經(jīng)濟(jì)成本，尤其是到場(chǎng)查詢時(shí)進(jìn)出校園的審批流程也比較繁雜，實(shí)際上造成巨大的個(gè)人及社會(huì)成本浪費(fèi)。

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”具備了實(shí)現(xiàn)條件。因此構(gòu)建一套實(shí)用的學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，不僅可以節(jié)約查檔人的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本，提高檔案館的工作效率，提升檔案利用率，降低查閱出錯(cuò)率，還能吸引社會(huì)公眾進(jìn)入學(xué)校官網(wǎng)，對(duì)學(xué)校的宣傳工作起到積極的引流作用，從而促進(jìn)了學(xué)校招生、就業(yè)等工作，最終推動(dòng)學(xué)校品牌建設(shè)。

一、遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)

高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)），基于當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)、面向企事業(yè)單位微信服務(wù)平臺(tái)、面向個(gè)人的微信客戶端以及運(yùn)營商提供的廣域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行構(gòu)建。主要利用現(xiàn)有硬件進(jìn)行軟件開發(fā)。

（一）硬件架構(gòu)

整個(gè)系統(tǒng)的拓?fù)浼軜?gòu)如圖1，幾乎所有硬件都能基于目前檔案館的硬件，不需要增加額外的投資，只需要進(jìn)行相應(yīng)的備案和開發(fā)相關(guān)軟件功能，即可提供一套完整的遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)。

（二）軟件架構(gòu)

軟件建立在微信服務(wù)號(hào)系統(tǒng)架構(gòu)上，部署在學(xué)校或檔案館服務(wù)器上，如圖2。短信服務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、快遞系統(tǒng)，都將與微信服務(wù)號(hào)發(fā)布平臺(tái)服務(wù)器進(jìn)行對(duì)接，各環(huán)節(jié)的狀態(tài)，集中到查詢服務(wù)模塊內(nèi)，查詢服務(wù)對(duì)外提供輸出反饋或通過微信服務(wù)號(hào)主動(dòng)推送。為實(shí)現(xiàn)這些功能，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)需要做相應(yīng)的配套開發(fā)。

二、遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)流程

整個(gè)系統(tǒng)操作流程分為三個(gè)子流程（子模塊）：身份認(rèn)證、查檔申請(qǐng)及制作、檔案返回。

（一）身份認(rèn)證流程

因?qū)W籍檔案涉及個(gè)人信息，與到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查詢不同，當(dāng)申請(qǐng)人點(diǎn)擊服務(wù)號(hào)“學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)”后，需先進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，方可進(jìn)入后續(xù)操作，分兩個(gè)環(huán)節(jié)：

1.注冊(cè)及實(shí)名認(rèn)證

填寫姓名、身份證號(hào)、出生日期、手機(jī)號(hào)，檔案館服務(wù)器端生成驗(yàn)證碼，并發(fā)送驗(yàn)證碼至申請(qǐng)人手機(jī)，驗(yàn)證碼比對(duì)成功則可以進(jìn)入下一步。

2.面部識(shí)別

為避免身份證盜用，在出現(xiàn)不當(dāng)利用時(shí)可追溯，需要人臉識(shí)別，將面部特征信息存儲(chǔ)。

在此過程中，檔案館信息系統(tǒng)存儲(chǔ)此微信號(hào)用戶對(duì)應(yīng)的唯一UnionID，供程序后續(xù)所有功能開發(fā)使用。

身份認(rèn)證流程如圖3。

（二）檔案制作流程

通過身份認(rèn)證后，進(jìn)入檔案查閱階段，如圖4。

這個(gè)過程也可以分為兩種情形：本人查檔、代為查檔兩種情況。

1.查檔人選擇

如果本人查檔，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型，可以同時(shí)提交多個(gè)業(yè)務(wù)類型。選擇后進(jìn)入繳費(fèi)環(huán)節(jié)。如果代為查檔，受托人需要進(jìn)行認(rèn)證。需委托人的身份證、委托書、受托人手持委托書的照片需要上傳。然后進(jìn)入繳費(fèi)環(huán)節(jié)。

2.接收方式

接收方式：選擇電子文檔方式和紙質(zhì)文件方式。

3.繳費(fèi)

繳納費(fèi)用分為查閱費(fèi)和工本費(fèi)。電子郵件方式只收取查閱費(fèi)，選擇紙質(zhì)文件，可以郵寄和到館領(lǐng)取，則需要支付查閱費(fèi)和工本費(fèi)?？铐?xiàng)將會(huì)匯入高校檔案管理部門的指定賬戶。

4.受理階段

繳費(fèi)完成，界面自動(dòng)跳入“待受理”進(jìn)度中，同時(shí)將申請(qǐng)信息自動(dòng)推送給檔案館，檔案館受理后，根據(jù)查檔人提出的申請(qǐng)進(jìn)行初審。如因該生不是我校畢業(yè)生等情況，無法出具相關(guān)學(xué)籍檔案證明材料時(shí)，則初審不通過。檔案館工作人員將說明理由填寫在備注欄，點(diǎn)擊退回。申請(qǐng)人將接收到被退回的信息，同時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)起退款。

如申請(qǐng)人在該階段提出取消查檔申請(qǐng)，已繳納費(fèi)用也將自動(dòng)原路返回。初審?fù)ㄟ^則進(jìn)入查檔階段，此時(shí)申請(qǐng)人進(jìn)度界面為“辦理中”。

檔案檢索到后，制作（包括隱去不相關(guān)其他人員的信息）、復(fù)制、蓋章，加工成電子版、紙質(zhì)版，然后轉(zhuǎn)檔案返回流程。

（三）檔案返回流程

檔案返回流程如圖5。

根據(jù)申請(qǐng)人的返回需求方式分為電子郵件發(fā)送和郵寄到付。選擇電子郵件方式的，檔案館工作人員將在點(diǎn)擊推送后，自動(dòng)以郵件形式推送至申請(qǐng)人郵箱。

需要紙質(zhì)版的，進(jìn)行蓋章封裝后，點(diǎn)擊檔案系統(tǒng)中的“標(biāo)簽打印”自動(dòng)生成快遞單號(hào)，貼好后交轉(zhuǎn)快遞公司。

兩種方式都以短信形式、微信形式將進(jìn)度推送給申請(qǐng)人，申請(qǐng)人也可在服務(wù)號(hào)上查詢有關(guān)進(jìn)度。

三、遠(yuǎn)程服務(wù)應(yīng)用各子模塊人機(jī)界面

人機(jī)界面主要分檔案館人員工作界面、查閱申請(qǐng)客戶界面等。

在對(duì)到館查詢的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理后，針對(duì)檔案申請(qǐng)人員應(yīng)用習(xí)慣、檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行梳理，面向不同角色，設(shè)計(jì)出一套簡(jiǎn)潔、方便、流暢的人機(jī)界面。

（一）查閱申請(qǐng)客戶界面

鑒于目前人們與外界交互的主要方式為智能手機(jī)，客戶端界面應(yīng)該先提供智能手機(jī)客戶端，至于未來為了擴(kuò)大應(yīng)用途徑，可以再設(shè)計(jì)平板電腦、桌面電腦等應(yīng)用場(chǎng)景的人機(jī)界面。

1.遠(yuǎn)程檔案服務(wù)入口

圖6為高校檔案館服務(wù)號(hào)手機(jī)端入口。查檔人在進(jìn)入高校檔案館服務(wù)號(hào)后，可先點(diǎn)擊服務(wù)指南中的“學(xué)籍檔案種類及查閱時(shí)間”，查看檔案館可發(fā)行學(xué)籍檔案證明的種類，并明確發(fā)行檔案證明所需時(shí)間。

如果代為查檔，還可以下載委托書模板，委托人簽字后，受托人手持委托書，拍攝正面清晰照片，連同受托人身份證一并上傳。

點(diǎn)擊畢業(yè)生中的“學(xué)籍檔案證明申請(qǐng)”開始正式的申請(qǐng)流程。

2.注冊(cè)和實(shí)名認(rèn)證界面

申請(qǐng)人首先需要提交個(gè)人信息及實(shí)名認(rèn)證。見圖7所示界面，實(shí)名認(rèn)證通過后，進(jìn)入人臉識(shí)別階段，限于篇幅，不再贅述。接著進(jìn)入查檔信息表填寫階段。

3.填寫查檔申請(qǐng)表

通過實(shí)名認(rèn)證后，進(jìn)入正式查詢階段（見圖8）。利用者根據(jù)自身需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型，如需查詢多個(gè)業(yè)務(wù)，也可同時(shí)選擇多個(gè)業(yè)務(wù)類型。填寫需查找人姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)、專業(yè)、班級(jí)、入學(xué)年份、畢業(yè)年份、生源地、學(xué)號(hào)等，帶*號(hào)為必填項(xiàng)。

在實(shí)際查檔過程中，由于高校合并或拆分等歷史原因?qū)е庐厴I(yè)生無法確認(rèn)現(xiàn)高校名稱的情況也時(shí)常發(fā)生，填寫信息的過程也是利用者對(duì)信息校對(duì)的過程。

檔案利用事由，主要為了未來檔案建立、整理利用、追溯復(fù)查及統(tǒng)計(jì)分析目的，是為未來檔案大數(shù)據(jù)分析搜集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如有其他信息可填寫至補(bǔ)充說明。

4.填寫檔案接收方式

圖9為返回方式操作界面。申請(qǐng)人可在郵件、郵寄、到館領(lǐng)取三種方式中進(jìn)行選擇。不同領(lǐng)取方式對(duì)應(yīng)的檔案館端的處理界面有所不同。

（二）檔案館人員工作界面

檔案館工作人員的主要工作界面，基于桌面操作系統(tǒng)，未來為了遠(yuǎn)程處理，再考慮增加移動(dòng)終端操作界面。

查檔人所提交的各類查檔申請(qǐng)將推送到檔案管理系統(tǒng)中，檔案館工作人員可通過檔案管理系統(tǒng)全程辦理查檔申請(qǐng)，從查看、辦理，到電子推送、郵寄到付，都可在遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)中操作。這對(duì)檔案服務(wù)提出更高要求的過程，也是促進(jìn)檔案服務(wù)部門管理更加精細(xì)的過程。

當(dāng)查檔人成功提交查檔內(nèi)容后，檔案館相關(guān)工作人員點(diǎn)擊檔案管理系統(tǒng)上的查檔申請(qǐng)（見圖10），可以查看到相關(guān)查檔信息，包含查檔內(nèi)容、借閱目的、領(lǐng)取方式、申請(qǐng)時(shí)間等。同時(shí)未辦理、辦理中、已辦理業(yè)務(wù)、件數(shù)都可以在遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)中檢索，館員之間也可通過工作界面完成交接、審核等工作。

處理完成后，依據(jù)檔案領(lǐng)取方式，進(jìn)行相應(yīng)的推送和返回。圖11為申請(qǐng)人選擇紙質(zhì)版文件的操作界面，檔案館工作人員將帶有檔案證明專用章的學(xué)籍檔案文件進(jìn)行密封處理，加蓋騎縫章?！包c(diǎn)擊打印標(biāo)簽”，系統(tǒng)將自動(dòng)生成快遞郵寄標(biāo)簽。

（三）財(cái)務(wù)端

財(cái)務(wù)對(duì)賬主要用于對(duì)財(cái)務(wù)收費(fèi)進(jìn)行對(duì)賬，為簡(jiǎn)單表格，在此不再贅述。

四、結(jié)論

在網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)廣泛普及和不斷更新升級(jí)的背景下，學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)不僅是廣大畢業(yè)生和在校生的需求，更是未來檔案利用的發(fā)展趨勢(shì)。全程遠(yuǎn)程服務(wù)的運(yùn)行將會(huì)改變檔案服務(wù)工作方式和體驗(yàn)，也必然會(huì)影響到檔案從業(yè)人員的思路和心態(tài)。檔案館的工作人員要不斷學(xué)習(xí)提升，更新服務(wù)理念，變更工作方式，積極面對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作特點(diǎn)，把握檔案事業(yè)發(fā)展機(jī)遇，深入挖掘檔案資源蘊(yùn)藏的巨大價(jià)值，迎接未來檔案事業(yè)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。

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作者簡(jiǎn)介：衛(wèi)晨筱（1992—）女，漢族，山西晉城人，碩士研究生，助理研究員，研究方向：檔案管理、高校學(xué)生管理。