采購(gòu)與資產(chǎn)管理工作一體化初探

朱敬嵩　楊玉京　趙云

近年來(lái)，國(guó)家加大了對(duì)高校的資金投入，形成了規(guī)模龐大、品類復(fù)雜的國(guó)有資產(chǎn)，資產(chǎn)管理工作的難度明顯增大。長(zhǎng)期以來(lái)，大多數(shù)高校項(xiàng)目預(yù)算、采購(gòu)與資產(chǎn)管理采用的是獨(dú)立的系統(tǒng)，不符合國(guó)有資產(chǎn)“全生命周期”管理要求，存在項(xiàng)目管理不科學(xué)、采購(gòu)需求調(diào)查與項(xiàng)目論證不規(guī)范，國(guó)有資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)淡化、條塊分割、監(jiān)管不力等問(wèn)題。為強(qiáng)化“全生命周期”管理理念，必須打通采購(gòu)與資產(chǎn)管理的“信息孤島”，河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校上線采購(gòu)與資產(chǎn)管理一體化信息系統(tǒng)，是對(duì)上述問(wèn)題的深入調(diào)研與有效嘗試。

一、國(guó)有資產(chǎn)管理及采購(gòu)相關(guān)問(wèn)題

（一）項(xiàng)目管理的科學(xué)性

學(xué)校采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)與學(xué)?？傮w發(fā)展規(guī)劃和常態(tài)化運(yùn)行密切相關(guān)。因此，學(xué)校各單位（部門）擬定的采購(gòu)項(xiàng)目既要符合學(xué)校的總體規(guī)劃和年度計(jì)劃，又要突出部門特色，包括保持中長(zhǎng)期發(fā)展的支撐項(xiàng)目、落實(shí)上級(jí)文件要求的業(yè)務(wù)項(xiàng)目、日常運(yùn)行的常規(guī)性項(xiàng)目等。目前主要存在以下問(wèn)題：

一是對(duì)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和上級(jí)有關(guān)政策學(xué)習(xí)不透、了解不深，提出的項(xiàng)目與參數(shù)較隨意，既無(wú)新意，又無(wú)前瞻性。二是對(duì)本單位（部門）業(yè)務(wù)和上級(jí)政策要求缺乏全面把握，提出的項(xiàng)目不能很好地與政策要求相契合。三是倉(cāng)促立項(xiàng)，不重視項(xiàng)目立項(xiàng)工作，沒(méi)有很好總結(jié)本單位（部門）日常工作流程和一貫做法，眉毛胡子一把抓。

（二）采購(gòu)需求調(diào)查的規(guī)范性

一是項(xiàng)目分類不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范，采購(gòu)主體責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。項(xiàng)目管理與新增資產(chǎn)配置、需求調(diào)查等環(huán)節(jié)結(jié)合不緊密，執(zhí)行《政府采購(gòu)需求管理辦法》相關(guān)要求不力；部分項(xiàng)目論證走過(guò)場(chǎng)，存在拿著表格找有關(guān)人員草率簽字，用簽字的表格代替論證的現(xiàn)象。二是項(xiàng)目需求調(diào)查不深入。一些單位（部門）在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)一味追求項(xiàng)目的多少，盲目購(gòu)置功能重復(fù)或者與工作匹配性不夠強(qiáng)的資產(chǎn)，導(dǎo)致出現(xiàn)資源配置不合理、資產(chǎn)使用率偏低的情況；過(guò)度依賴供應(yīng)商提供項(xiàng)目建設(shè)的思路及技術(shù)參數(shù)，未能從學(xué)校發(fā)展的層面提供具有前瞻性的產(chǎn)品，甚至提供即將停產(chǎn)的產(chǎn)品，導(dǎo)致產(chǎn)品參數(shù)排他性和引發(fā)質(zhì)疑投訴的情況時(shí)有發(fā)生；個(gè)別單位（部門）為避嫌，沒(méi)有與供應(yīng)商充分接觸，獲取的信息量少，影響采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性。

（三）國(guó)有資產(chǎn)管理的主體責(zé)任意識(shí)

國(guó)有資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)淡薄，重視程度不高，是高校資產(chǎn)管理的通病，對(duì)國(guó)有資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻，不能有效落實(shí)“誰(shuí)使用誰(shuí)管理、誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)”的資產(chǎn)管理原則。例如：人員調(diào)崗、離職、退休等變動(dòng)不能及時(shí)辦理交接手續(xù)，造成資產(chǎn)賬實(shí)不符；對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的設(shè)備缺乏相關(guān)專業(yè)專家或第三方驗(yàn)收，只對(duì)規(guī)格、型號(hào)、外觀等方面進(jìn)行驗(yàn)收，缺乏前瞻性，存在接收臨近停產(chǎn)的產(chǎn)品，造成驗(yàn)收和使用方面的困難的情況，矛盾多發(fā)。

（四）資產(chǎn)與采購(gòu)管理?xiàng)l塊分割

目前各高校的資產(chǎn)與采購(gòu)信息化項(xiàng)目紛繁復(fù)雜，但都不能很好落實(shí)“全生命周期”管理理念，缺乏對(duì)“一體化設(shè)計(jì)，結(jié)構(gòu)化流程，整體化資源”的建設(shè)實(shí)踐，存在“為信息化而信息化”的現(xiàn)象，且多數(shù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能只局限于資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)，未能與項(xiàng)目立項(xiàng)、采購(gòu)、驗(yàn)收、合同管理等環(huán)節(jié)系統(tǒng)整合，“信息孤島”問(wèn)題突出，不符合“一體化管理”的現(xiàn)實(shí)需要。

（五）管理制度執(zhí)行力

近年來(lái)，在財(cái)政部門及上級(jí)主管部門的要求下，各學(xué)校采購(gòu)及資產(chǎn)管理相關(guān)制度已逐步建立、完善，但在實(shí)際工作中制度普遍存在落實(shí)不到位與推諉扯皮現(xiàn)象。同時(shí)，資產(chǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏有效的監(jiān)管與督導(dǎo)，項(xiàng)目執(zhí)行出現(xiàn)卡頓，給其他工作造成很大影響，資產(chǎn)管理部門也因此承受了不少非議。

二、解決問(wèn)題的思路和辦法

針對(duì)上述問(wèn)題，我們一方面要加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)管理法規(guī)的宣傳與學(xué)習(xí)，基本事項(xiàng)依法規(guī)管理，同時(shí)有針對(duì)性地制定和完善有關(guān)規(guī)章制度，明確主體責(zé)任；另一方面要上線采購(gòu)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)，主要圍繞資產(chǎn)管理和招標(biāo)采購(gòu)涉及的流程和環(huán)節(jié)，進(jìn)一步壓實(shí)責(zé)任、落實(shí)到人。

（一）認(rèn)真貫徹落實(shí)相關(guān)法規(guī)政策

一是要深入學(xué)習(xí)掌握相關(guān)文件精神，特別是中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部和參與項(xiàng)目執(zhí)行的相關(guān)人員，必須清楚為什么這樣做，不按文件規(guī)定做會(huì)有什么后果，要承擔(dān)什么樣的責(zé)任，強(qiáng)化政策性引領(lǐng)，激發(fā)學(xué)習(xí)自覺(jué)性。

二是要按照“誰(shuí)使用誰(shuí)管理、誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，修訂完善符合單位實(shí)際的實(shí)施細(xì)則、規(guī)定，指導(dǎo)怎么做、由誰(shuí)做、完成時(shí)限等。我們先后修訂了《內(nèi)部控制制度》《招標(biāo)采購(gòu)管理辦法》《國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》等校內(nèi)制度，強(qiáng)化了項(xiàng)目立項(xiàng)的嚴(yán)謹(jǐn)性、可行性，提高了資產(chǎn)管理的規(guī)范性和實(shí)效性。

三是要扭住“立項(xiàng)”和“驗(yàn)收”這兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)不放松。一方面，充分發(fā)揮招標(biāo)采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和國(guó)有資產(chǎn)管理委員會(huì)職能，根據(jù)學(xué)?？傮w規(guī)劃及各項(xiàng)建設(shè)的需要，對(duì)學(xué)校政府采購(gòu)及國(guó)有資產(chǎn)管理中的重要事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)調(diào)、審議和決策；另一方面，通過(guò)制定《驗(yàn)收管理辦法》和上線采購(gòu)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅規(guī)范了驗(yàn)收流程和實(shí)行分類驗(yàn)收，還綜合運(yùn)用信息化手段，提高驗(yàn)收效率，事后隨機(jī)監(jiān)督，增強(qiáng)大家依法依規(guī)辦事的自覺(jué)性。

（二）上線采購(gòu)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)

采購(gòu)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)將資產(chǎn)配置、采購(gòu)需求管理、政府采購(gòu)意向公開、詢價(jià)價(jià)格庫(kù)檢索、采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施管理、采購(gòu)過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)督、合同管理、驗(yàn)收管理、資產(chǎn)入賬及日常管理、支付管理、資產(chǎn)處置管理、專家?guī)旃芾?、供?yīng)商庫(kù)及代理機(jī)構(gòu)庫(kù)、移動(dòng)辦公等流程融為一體。主要功能如下：

一是將擬入庫(kù)項(xiàng)目新增資產(chǎn)配置審核環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，系統(tǒng)事前植入資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)和存量資產(chǎn)數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)、判定新增資產(chǎn)配置是否超標(biāo)、重復(fù)配置。若超標(biāo)、重復(fù)配置，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒禁止配置。

二是系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)采購(gòu)需求管理模塊。按照《政府采購(gòu)需求管理辦法》規(guī)定，將一般性審查、重點(diǎn)審查等模版嵌入系統(tǒng)，相關(guān)資料實(shí)現(xiàn)在線留痕。

三是在系統(tǒng)基本資產(chǎn)管理功能的基礎(chǔ)上，建立一級(jí)、二級(jí)兩級(jí)“虛擬庫(kù)”，一級(jí)由資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)管理，二級(jí)由項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)管理。將庫(kù)存待分配資產(chǎn)、待報(bào)廢資產(chǎn)、閑置資產(chǎn)，以及因人員離職、退休、部門變更等原因需退庫(kù)重新分配的資產(chǎn)分類集中于“虛擬庫(kù)”，為資產(chǎn)調(diào)劑及再分配提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)和便捷辦理途徑；在資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，利用系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)將相關(guān)視頻、圖片資料上傳，實(shí)現(xiàn)“線上驗(yàn)收”“分級(jí)驗(yàn)收”等，可以長(zhǎng)時(shí)間留存相關(guān)驗(yàn)收信息，方便事后監(jiān)督監(jiān)管，有力避免不規(guī)范驗(yàn)收情況的發(fā)生。

四是按照上級(jí)“預(yù)算一體化”的要求，我們?cè)谙到y(tǒng)內(nèi)將資產(chǎn)配置計(jì)劃、需求調(diào)查、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目執(zhí)行、驗(yàn)收、合同管理、資產(chǎn)入賬、資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)按照時(shí)間線串成一個(gè)連貫的整體，各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)能夠互通共享，有效地解決了“信息孤島”問(wèn)題。

五是針對(duì)制度執(zhí)行及監(jiān)管問(wèn)題，我們通過(guò)“一體化系統(tǒng)”，在采購(gòu)全過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)合理設(shè)定時(shí)限要求與預(yù)警提醒功能，設(shè)置超過(guò)時(shí)限系統(tǒng)移動(dòng)端自動(dòng)提醒并通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)及紀(jì)委的三級(jí)預(yù)警，有效督促項(xiàng)目實(shí)施。同時(shí)，在系統(tǒng)內(nèi)通過(guò)授權(quán)，可以實(shí)時(shí)查看、監(jiān)控項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行卡點(diǎn)，便于有效處理問(wèn)題，提升辦事效率。

隨著高校資產(chǎn)體量日益增大和大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展，國(guó)有資產(chǎn)“全生命周期”管理工作迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代要求，更新思維方式，改進(jìn)工作方法，加強(qiáng)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的運(yùn)用，讓數(shù)據(jù)“跑起來(lái)”“串起來(lái)”“火起來(lái)”，進(jìn)一步提高國(guó)有資產(chǎn)管理工作效率和質(zhì)量。