建設(shè)數(shù)字財務(wù)之推進電子發(fā)票的具體應(yīng)用和推廣實施

王 熹

（貴州電網(wǎng)有限責任公司貴陽供電局，貴陽 550002）

引 言

電子發(fā)票的推廣與應(yīng)用能夠加強電子商務(wù)的稅源監(jiān)管，通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)將相關(guān)信息傳達給稅務(wù)機關(guān)，保證線上納稅行為規(guī)范。應(yīng)用電子發(fā)票還能有效提升發(fā)票的利用率，減少線下亂開、多開行為，也減少了發(fā)票寄送環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)發(fā)票丟失行為。此外，電子發(fā)票與現(xiàn)代環(huán)保理念、節(jié)約理念不謀而合，盡管紙質(zhì)發(fā)票的成本較低，單個發(fā)票的污染度不明顯，但積少成多，會浪費較多的人工成本與資源成本。由此可見，推行電子發(fā)票勢在必行。

一、推進電子發(fā)票管理具體存在的痛點、難點

第一，電子發(fā)票驗真效率低。人工手動逐張審核增值稅電子發(fā)票原件合規(guī)性的方式落后；校驗增值稅發(fā)票的合法性和真實性，只能通過登錄稅務(wù)局增值稅發(fā)票查驗平臺進行查驗，且以上查驗方式均受內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)環(huán)境制約，效率低，較為不便。再加上企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)量隨著時間的推移都有了不同程度的擴大，電子發(fā)票體量增多，線上對接面變廣。

第二，電子發(fā)票查重難度大。缺乏科學(xué)、合理管理增值稅電子發(fā)票重復(fù)報銷的信息系統(tǒng)工具，容易產(chǎn)生發(fā)票重復(fù)報銷問題，不利于企業(yè)資金安全。

第三，電子發(fā)票審核無記錄。缺少管理歷史報銷發(fā)票的有效的信息系統(tǒng)工具，對人工手動校驗無過程記錄；無法及時獲悉歷史報銷發(fā)票的異常，如發(fā)票作廢、紅沖等，存在稅務(wù)風險。

第四，電子發(fā)票歸檔不規(guī)范。缺少電子發(fā)票管理工具，無法保障歸檔的電子發(fā)票為符合國家檔案局規(guī)定的原始文件，而紙質(zhì)檔案管理難度較大，成本過高。

二、推進電子發(fā)票管理的具體推廣實施

（一）發(fā)票智能管理平臺設(shè)計原則

第一，安全可靠。發(fā)票智能管理平臺建設(shè)基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)環(huán)境，數(shù)據(jù)通過企業(yè)第三方隔離區(qū)進行安全隔離后，通過網(wǎng)絡(luò)專線到上級電子發(fā)票平臺，最終訪問稅務(wù)相關(guān)系統(tǒng)；系統(tǒng)部署方式和數(shù)據(jù)傳輸要求嚴格按照信息網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)定執(zhí)行，護網(wǎng)行動工作開展前積極配合省級信息中心對平臺進行自檢、自查，確保平臺安全可靠，保障護網(wǎng)行動期間平臺運行正常。第二，登錄快捷。系統(tǒng)采用B/S 架構(gòu)，操作員通過瀏覽器即可完成訪問登錄，無需安裝客戶端軟件。第三，操作方便，系統(tǒng)操作界面直觀簡潔，方便用戶操作，基本實現(xiàn)具體操作“零手冊”，即實現(xiàn)“所見即所得，所想即所見”。

（二）電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔具體業(yè)務(wù)流程

第一，本地化角色配置。按組織機構(gòu)名稱設(shè)置業(yè)務(wù)部門報銷崗賬戶并賦予相應(yīng)角色權(quán)限，按會計核算人員名字設(shè)置審核崗賬戶名及相應(yīng)權(quán)限，按進項稅認證人員設(shè)置發(fā)票認證崗相應(yīng)賬戶及權(quán)限。

第二，報銷前的發(fā)票校驗。業(yè)務(wù)部門報銷崗在財務(wù)管理信息系統(tǒng)報賬平臺發(fā)起報銷流程前，先將用于報銷的增值稅電子發(fā)票原件或紙質(zhì)版增值稅發(fā)票掃描件上傳至發(fā)票智能管理平臺，校驗規(guī)則包括增值稅電子發(fā)票PDF/OFD 格式原始憑證校驗、真?zhèn)涡ｒ?、全票面信息校驗、重?fù)報銷校驗。校驗失敗則禁止報銷。系統(tǒng)校驗提示校驗通過后，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員將已校驗通過的增值稅電子發(fā)票原件或紙質(zhì)版增值稅發(fā)票電子版掃描件、其他報銷所需的原始附件電子版（掃描件）上傳至財務(wù)管理信息系統(tǒng)報賬平臺，提出報銷申請，發(fā)起報銷單據(jù)。

第三，報銷中的發(fā)票審核。在財務(wù)管理信息系統(tǒng)報賬平臺，經(jīng)滿足財務(wù)支出“一支筆”和聯(lián)簽管理要求設(shè)定的資金支付業(yè)務(wù)審批流程審簽完成的報銷單據(jù)，傳遞至會計核算人員制證崗，會計核算人員作為發(fā)票的審核崗，在報銷單據(jù)系統(tǒng)界面審核增值稅電子發(fā)票原件或紙質(zhì)版增值稅發(fā)票掃描時，通過發(fā)票智能管理平臺光學(xué)字符識別（OCR）識別功能，對報銷中的發(fā)票進行影像識別，提取發(fā)票信息，顯示發(fā)票狀態(tài)及詳細說明，供會計核算人員判斷是否同意審批。發(fā)票狀態(tài)包括未查驗（業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗人員未將相應(yīng)的增值稅發(fā)票上傳至發(fā)票智能管理平臺校驗）、已查驗未報銷、已查驗已報銷。如遇增值稅電子發(fā)票重復(fù)報銷，系統(tǒng)自動預(yù)警，并顯示該張發(fā)票的報銷時間及報銷人，規(guī)避重復(fù)報銷風險。

第四，報銷后的發(fā)票信息利用。認證崗每月進行進項稅認證時，通過向發(fā)票智能管理平臺導(dǎo)入財務(wù)管理信息系統(tǒng)核算管理模塊上月記賬憑證分錄明細，發(fā)票智能管理平臺根據(jù)記賬憑證分錄明細摘要內(nèi)發(fā)票號碼進行發(fā)票匹配勾選，認證崗審核無誤后，自動在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下完成增值稅發(fā)票進項稅認證工作。

三、電子發(fā)票推進應(yīng)用的具體過程

2021 年3 月，項目專項組結(jié)合自身實際業(yè)務(wù)特點及管理需求，進行全方位的藍圖設(shè)計討論，確定項目中的技術(shù)難點和解決思路，最終完成電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔方案編制工作。2021 年4 月，發(fā)票智能管理平臺啟動開發(fā)工作，按照事前預(yù)設(shè)情況穩(wěn)步推進線上電子發(fā)票建設(shè)工作。2021 年5 月，項目專項組組織各業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗關(guān)鍵報賬人員開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點等工作安排的宣貫與培訓(xùn)，對業(yè)務(wù)部門提出報銷制度規(guī)范要求，業(yè)務(wù)人員在使用財務(wù)管理信息系統(tǒng)報賬平臺報賬時必須上傳增值稅電子發(fā)票原件，財務(wù)核算人員在審核報銷附件時必須檢驗報銷流程傳遞中的增值稅電子發(fā)票是否為標準原件，為開展增值稅電子發(fā)票試點工作奠定堅實基礎(chǔ)，邁好開局第一步。2021 年6 月，完成發(fā)票智能管理平臺研發(fā)成果交付，實現(xiàn)全網(wǎng)區(qū)正式上線，業(yè)務(wù)涵蓋企業(yè)本部與9 家縣區(qū)單位及其工會財務(wù)管理，制作并發(fā)布簡潔明了的《發(fā)票智能管理平臺操作手冊》。2021 年7 月，嚴格按照電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作方案部署，通過發(fā)票智能管理平臺，對增值稅結(jié)算業(yè)務(wù)中的增值稅電子發(fā)票原件或紙質(zhì)版增值稅發(fā)票掃描件，在報賬環(huán)節(jié)前端，由業(yè)務(wù)部門進行發(fā)票的合規(guī)、合法性校驗，為增值稅電子發(fā)票按國家檔案局要求歸檔積累存儲有效數(shù)據(jù)。2021 年9 月，接受省稅務(wù)局、財政廳、檔案局驗收前現(xiàn)場指導(dǎo)，完成試點項目驗收工作匯報初稿。2021 年10 月，“一種基于發(fā)票采集系統(tǒng)的發(fā)票校驗方法”獲得國家知識產(chǎn)權(quán)局專利申請受理；參加電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收會。2021年11 月，接受省財政廳、檔案局、商務(wù)廳、稅務(wù)局、市檔案局電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點正式驗收；獲國家版權(quán)局頒發(fā)的“發(fā)票智能管理平臺”著作權(quán)。

四、推進電子發(fā)票應(yīng)用的保障措施

（一）奠定組織基礎(chǔ)

在各層級的大力關(guān)心與支持下，成立項目專項組，部門主任直接領(lǐng)導(dǎo)電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點項目專項組，專項組成員主要包括部門各科室的業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)骨干。

（二）建立制度保障

在發(fā)票智能管理平臺正式應(yīng)用與實施之前，按照科室2021 年年度工作計劃時間節(jié)點要求，基于更大程度減少基層人員報賬紙質(zhì)資料傳遞工作量，為職工提供更高效、更便捷的報銷服務(wù)，讓職工“少跑路”，進一步夯實原始附件電子審核方式，將電子發(fā)票原件審核及紙質(zhì)原始附件電子版掃描件（影印版）審核納入報銷業(yè)務(wù)標準化審核機制，從制證到一審，再到二審，總結(jié)、提煉、明晰會計憑證審核側(cè)重點，形成審核側(cè)重點劃分表，力爭最大限度提高報賬工作單據(jù)傳遞、審批效率與質(zhì)量，確保審核事項無遺漏、全閉環(huán)。

結(jié)合部門精益化管理要求及部門“財務(wù)運營重點事項通報”機制，把業(yè)務(wù)部門未第一時間將增值稅電子發(fā)票原件上傳至報銷流程作為報賬問題，及時向各業(yè)務(wù)部門進行正式通報提醒，督促業(yè)務(wù)部門在提升費用報銷質(zhì)量的同時，確保每一筆涉及增值稅電子發(fā)票結(jié)算的業(yè)務(wù)上傳至財務(wù)管理信息系統(tǒng)報銷流程的附件務(wù)必為符合電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔要求的標準的電子版原件。

五、建設(shè)數(shù)字財務(wù)之推進電子發(fā)票的建設(shè)成果

（一）解決了較為突出的痛點、難點

通過建設(shè)發(fā)票智能管理平臺，將事后檢查轉(zhuǎn)為事前監(jiān)督，解決電子發(fā)票驗真效率低、查重難度大、審核無記錄等問題；系統(tǒng)自動監(jiān)控歷史發(fā)票狀態(tài)，及時獲取發(fā)票異常信息，實現(xiàn)自動預(yù)警，規(guī)避涉稅風險。

發(fā)票智能管理平臺對每張增值稅發(fā)票進行報銷狀態(tài)標記，準確記錄每張發(fā)票的報銷時間、報銷人員，規(guī)避發(fā)票重復(fù)報銷風險；發(fā)票智能管理平臺自動識別報銷發(fā)票類別，當遇到電子發(fā)票時，自動完成電子簽章驗證工作，確保報銷電子發(fā)票為符合國家檔案局歸檔要求的原件；發(fā)票智能管理平臺每天更新歷史發(fā)票狀態(tài)，及時獲取異常發(fā)票信息，實現(xiàn)自動預(yù)警，便于相關(guān)人員第一時間聯(lián)系供應(yīng)商解決發(fā)票事宜。

（二）取得了一定的經(jīng)濟、社會效益

一是經(jīng)濟效益，實現(xiàn)了以下幾點。

第一，報銷更便捷。實現(xiàn)增值稅發(fā)票，包括電子發(fā)票和傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的報銷、入賬、歸檔的科學(xué)合理性流程優(yōu)化，充分借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)對進項增值稅發(fā)票的事前、事中、事后全過程管控，完全實現(xiàn)利用信息技術(shù)手段代替原始手工作業(yè)校驗發(fā)票真?zhèn)?、合?guī)合法性—由系統(tǒng)批量校驗代替業(yè)務(wù)人員或財務(wù)人員手動逐張校驗，顯著提高費用報銷審核效率與質(zhì)量。

第二，歸檔更高效。電子發(fā)票替代了紙質(zhì)發(fā)票，提高了檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范化、管理信息化、資源集約化、服務(wù)知識化，助力構(gòu)建具有企業(yè)特色的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，全面支撐業(yè)務(wù)管理，提升檔案信息化管理水平。

第三，理念更環(huán)保。切實提升財務(wù)管理和會計檔案管理電子化水平，為后續(xù)實現(xiàn)費用報銷、會計檔案管理全面電子化、無紙化，植入理念、培養(yǎng)習慣，促進降低人工傳遞紙質(zhì)報銷單據(jù)的相應(yīng)成本（郵寄費、路費等），節(jié)約打印紙質(zhì)報賬單據(jù)的紙張費、打印耗材費，減少保管紙質(zhì)會計檔案資料的人工保管費及相應(yīng)的整理、查閱費用，推動綠色、低碳、節(jié)能、環(huán)保。

第四，傳遞更快速。業(yè)務(wù)部門報銷崗?fù)ㄟ^郵件、微信、APP、短信等渠道，從銷售方查詢并獲取增值稅電子發(fā)票原始文件，電子單據(jù)傳輸渠道多元化、效率高、流程可控，減少人工傳遞紙質(zhì)報銷單據(jù)時間，提升報賬效率，降低管理成本。

第五，運營更智慧。以試點工作為契機，在制定完善本企業(yè)電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔管理制度及標準規(guī)范的同時，切實做到充分利用信息化手段提升報銷業(yè)務(wù)的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，打破稅務(wù)數(shù)據(jù)與會計系統(tǒng)的壁壘，在業(yè)務(wù)前端保障發(fā)票信息質(zhì)量，做好源端數(shù)據(jù)質(zhì)量管控，推動發(fā)票數(shù)字技術(shù)與業(yè)務(wù)創(chuàng)新深度融合，建設(shè)企業(yè)“發(fā)票數(shù)據(jù)池”，完善單位數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)“一處產(chǎn)生，多處應(yīng)用”，旨在徹底改變財務(wù)傳統(tǒng)管理模式，為建設(shè)數(shù)字企業(yè)貢獻財務(wù)力量。

二是社會效益。扎實推進國家戰(zhàn)略科技力量建設(shè)，立足實際，以高質(zhì)量創(chuàng)新推進高質(zhì)量發(fā)展，創(chuàng)新作為支撐“強省會”的第一動力，積極配合政府深入實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略行動，是企業(yè)未來發(fā)展的一項重大任務(wù)。電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點是提升企業(yè)會計與檔案管理數(shù)字化水平的一項重要舉措，推進電子發(fā)票應(yīng)用的社會化協(xié)同，形成了可復(fù)制、可推廣的做法和典型經(jīng)驗，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)驅(qū)動創(chuàng)新、創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展”，支持電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展，擴大全社會數(shù)字化水平，助力數(shù)字化強國。

六、建設(shè)數(shù)字財務(wù)之推進電子發(fā)票的未來展望

結(jié)合年度重點工作任務(wù)及實際工作需要，制訂“發(fā)票智慧管理向數(shù)字財務(wù)迭代”工作計劃，各科室積極參與平臺優(yōu)化工作，集思廣益聚焦財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間存在的管理難點，推動業(yè)財數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新深度融合，以平臺能力再提升、應(yīng)用成效新突破為目標，進一步加強智能管理平臺應(yīng)用場景拓展、推廣，以實現(xiàn)報賬工作全面電子化、無紙化為目標，深度研究相關(guān)政策要求，結(jié)合電子簽名、電子簽章、單據(jù)電子化、發(fā)票池等關(guān)鍵技術(shù)，計劃運用認證中心（CA）認證、區(qū)塊鏈、人證核驗等信息技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部結(jié)算單據(jù)電子化，旨在打造既滿足企業(yè)原本要求，又有先進特色的財務(wù)管理信息系統(tǒng)新模式，為建設(shè)數(shù)字財務(wù)貢獻力量。

結(jié) 語

綜上，數(shù)字財務(wù)是未來財務(wù)的主要發(fā)展方向，得益于現(xiàn)代信息技術(shù)，諸多經(jīng)濟主體的智能化辦公理念越發(fā)明顯，本文論述的電子發(fā)票終將成為數(shù)字財務(wù)中的主要建設(shè)內(nèi)容。本文簡單介紹了電子發(fā)票建設(shè)中的難點，如驗真效率低、歸檔管理不規(guī)范等，也從平臺設(shè)置、角色設(shè)定及發(fā)票校驗等角度羅列了具體做法。但不同經(jīng)濟主體的經(jīng)營內(nèi)容和發(fā)展規(guī)模不同，其在電子發(fā)票推進中的側(cè)重點也有所不同，故而在推廣電子發(fā)票時還需結(jié)合實際情況多加考慮。