新形勢(shì)下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理探討

馬晏萍，呂旭，趙娜

1.天津市河?xùn)|區(qū)東新街社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心公共衛(wèi)生科，天津 300162；2.天津市河?xùn)|區(qū)疾病預(yù)防控制中心健康教育科，天津 300151

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是指發(fā)生新的突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，由組織、機(jī)構(gòu)、個(gè)人產(chǎn)生的極具保存意義的記錄，在對(duì)公共衛(wèi)生事件的具體性質(zhì)與特征的分析過(guò)程中，通過(guò)記錄與整理相關(guān)歷史事件，以此為總結(jié)提供有效的參考[1]。通過(guò)對(duì)突發(fā)衛(wèi)生事件檔案管理的分析，能使醫(yī)院在今后發(fā)生可能的突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，形成應(yīng)對(duì)措施，有效應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特征及意義

突發(fā)公共衛(wèi)生事件最突出的特征體現(xiàn)在突發(fā)性方面，其在短時(shí)間內(nèi)將對(duì)公眾健康帶來(lái)極大的危害，包括原因不明的群體疾病、重大傳染疾病等。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的科學(xué)檔案管理，能為今后的工作指明方向，其主要是指政府與相關(guān)職能部門一同應(yīng)對(duì)突發(fā)性公共衛(wèi)生事件過(guò)程形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，根據(jù)該記錄，能讓后人有依據(jù)可循[2]。

1.1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特征

1.1.1 事件的突發(fā)性 發(fā)生極其突然，且速度比較快，涉及面比較廣的事件就是所謂的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其對(duì)廣大群體的健康安全帶來(lái)很大的影響，保存突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的檔案資料，能使政府及各部門團(tuán)結(jié)一心地真實(shí)記錄突發(fā)災(zāi)難。由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生比較突然，由此存在類型較多的檔案材料，且內(nèi)容比較復(fù)雜，處理起來(lái)存在一定難度。

1.1.2 涉及范圍較廣 涉及范圍廣，且有地區(qū)性、季節(jié)性、不確定性是突發(fā)公共事件的特征所在，比如禽流感等，收集突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案材料，應(yīng)該要注意全面、廣泛地收集，不能出現(xiàn)材料遺漏的現(xiàn)象[3]。

1.1.3 材料綜合性 材料來(lái)源的形式具有多樣化特征，其中有文書(shū)類、科技類，且載體的方式也有所差異，檔案材料載體包括紙質(zhì)、聲像、電子等。這些材料是構(gòu)成突發(fā)事件檔案的主要內(nèi)容，不僅能為疾病預(yù)防提供參考依據(jù)，且在疾病控制、突發(fā)事件的處理方面能提供真實(shí)有效的依據(jù)。

1.1.4 資料的保密性 突發(fā)疫情將會(huì)給公眾的健康帶來(lái)危害，同時(shí)，還會(huì)影響社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，所以，在檔案工作中應(yīng)該全面了解整個(gè)突發(fā)事件，在處理突發(fā)事件時(shí)，檔案的收集與整理是關(guān)鍵，特別要注重對(duì)檔案資料進(jìn)行保密。

1.2 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的意義

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量具有重要意義。①能詳細(xì)地記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的真實(shí)性，為后續(xù)對(duì)該事件的處理過(guò)程等提供有效參考依據(jù)[4]。對(duì)于追溯事件起源、發(fā)展、過(guò)程等資料，記錄相關(guān)的文字、圖片等，能對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過(guò)程進(jìn)行回溯性研究，并為所發(fā)生事件的后續(xù)走向提供有效參考依據(jù)。②積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)好戰(zhàn)略整體部署，由此在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)自身的應(yīng)急處理能力。

2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的作用

醫(yī)療衛(wèi)生檔案在國(guó)家衛(wèi)生管理工作中占據(jù)重要地位，在管理、記錄與保存中需遵循相應(yīng)的原則，包括統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，且需要保障檔案記錄的科學(xué)性。另外，還需要全面地把控檔案的歸檔管理、利用與開(kāi)放、管理機(jī)制等管理體系，突顯醫(yī)療衛(wèi)生檔案的完整性、安全性，由此滿足國(guó)家對(duì)公共衛(wèi)生的管理與記錄的需要。在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理中開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)，其逐漸朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，使得檔案管理工作質(zhì)量得到提升，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理提供有效參考[5]。

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以從這幾個(gè)方面著手：①通過(guò)記錄真實(shí)的事件，能夠保證信息來(lái)源的真實(shí)性、可靠性，為更好地處理突發(fā)衛(wèi)生事件提供有效依據(jù)。詳細(xì)地記錄公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過(guò)程，溯源處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件，由此使人民群眾不會(huì)受到健康安全的威脅，同時(shí)，醫(yī)務(wù)人員在疾病治療中，通過(guò)參考真實(shí)的信息資料，能更好地判斷患者疾病發(fā)展，以此提升疾病治療效果，且在消滅疾病方面能提供有效參考依據(jù)。②通過(guò)積累可靠的經(jīng)驗(yàn)與戰(zhàn)略部署工作，在面對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件，能快速地采取有效措施應(yīng)對(duì)，從而控制突發(fā)事件的發(fā)生，避免事件的進(jìn)一步發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過(guò)記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關(guān)內(nèi)容，包括防控、應(yīng)急措施等，能為后續(xù)事件的發(fā)展提供有效的參考依據(jù)，由此更好地促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展。③社會(huì)信息檔案建設(shè)工作在一定程度上能滿足社會(huì)文化共享資源的需求，尤其是其中的歷史資料與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮重要作用[6]。歷史紀(jì)錄的主要方式為記錄檔案信息，其能使人們更好地回顧歷史相關(guān)內(nèi)容。

3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求

公共衛(wèi)生安全是保障人們健康生存的關(guān)鍵，對(duì)于突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理上應(yīng)做到這幾點(diǎn)：①需及時(shí)歸檔相關(guān)檔案資料，在檔案資料的收集過(guò)程中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行總結(jié)，且需要按照相關(guān)制度規(guī)定做好這項(xiàng)工作，對(duì)于歸檔工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)按照其規(guī)律與特征出發(fā)，以保障醫(yī)療檔案資料的完整性，避免資料丟失的問(wèn)題發(fā)生[7]。②為了提升檔案管理質(zhì)量，需規(guī)范檔案管理，并建立完善的管理機(jī)制，編制科學(xué)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案分類方案，并合理設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，使得工作人員認(rèn)真地做好自己的本職工作，從而大大提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案資料管理水平。在整理相關(guān)資料時(shí)，需充分尊重客觀事實(shí)，并根據(jù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的實(shí)際情況做好資料的歸納與整理，同時(shí)，還需要重視檔案管理相關(guān)信息化系統(tǒng)資源的開(kāi)發(fā)，備份相關(guān)文件，防止文件丟失的現(xiàn)象發(fā)生，將管理制度落到實(shí)處[8]。③對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)該從服務(wù)的角度出發(fā)，充分發(fā)揮醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理工作，同時(shí)，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量，為資源利用提供有效保障[9]。

4 新形勢(shì)下突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問(wèn)題

從實(shí)際情況來(lái)看，管理優(yōu)勢(shì)的欠缺是突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理最突出的問(wèn)題，同時(shí)，有的工作人員沒(méi)有認(rèn)真地對(duì)待醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)，工作效率較低[10]。另外，由于沒(méi)有重視檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，特別是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，使得以往的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在混搭的現(xiàn)象，存在不明確的編碼分類、不及時(shí)的歸檔存檔等問(wèn)題，會(huì)增加人為的工作量，使檔案資料管理工作無(wú)法得到保障，由此對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的整體質(zhì)量帶來(lái)不利影響。突發(fā)公共衛(wèi)生事件導(dǎo)致的極大負(fù)面影響會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作內(nèi)容更加復(fù)雜，由此會(huì)加大管理工作難度，使檔案管理工作的滯后性暴露出來(lái)[11]。突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的執(zhí)行規(guī)范存在欠缺，且對(duì)于管理工作的執(zhí)行存在隨意的現(xiàn)象，比如，歸檔時(shí)限過(guò)于隨意，采用的信息技術(shù)也不太規(guī)范等，檔案管理儀器設(shè)備有所缺乏等，由此對(duì)整體工作效率帶來(lái)極大的影響[12]。

另外，缺乏基層公共衛(wèi)生人才也是一個(gè)突出的問(wèn)題，當(dāng)前公共衛(wèi)生部門存在著一種“假飽和”的人才現(xiàn)狀，這種情況體現(xiàn)在兩個(gè)方面：①公共衛(wèi)生部門存在的數(shù)量較少，且很少接受正規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)，特別是在農(nóng)村很常見(jiàn)；②我國(guó)城鄉(xiāng)發(fā)展存在不平衡的現(xiàn)象，由此使得公共衛(wèi)生人才都集中在大城市，而基層人員的綜合水平不高，所以，通常在大中城市存在基層公共衛(wèi)生隱患，如果在農(nóng)村流行一些重大傳染性疾病，后果將十分嚴(yán)重[13]。

5 突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策

突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的諸多問(wèn)題，勢(shì)必直接影響醫(yī)院的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，所以，結(jié)合其中存在的問(wèn)題提出有效解決對(duì)策是關(guān)鍵，可以從以下幾個(gè)方面著手。

5.1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化新體系的建立

對(duì)于紙質(zhì)化的檔案管理來(lái)說(shuō)，其工作效率相對(duì)較低，且極易出現(xiàn)犯錯(cuò)的現(xiàn)象，使得檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)失常的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案資料具有特殊性，在調(diào)取、傳輸方面存在不利影響，這給醫(yī)院等機(jī)構(gòu)帶來(lái)極大的損失[14]。所以，完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要引起重視的部分，要避免數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)不安全的因素，由此使數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性得到保證，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)傳輸效率，使數(shù)據(jù)調(diào)取更加方便，統(tǒng)一檔案，且實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷更新與升級(jí)。

5.2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng)

數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、發(fā)展與維護(hù)的保障是突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理事件數(shù)據(jù)化管理的重要部分，這說(shuō)明不僅需要對(duì)檔案管理功能進(jìn)行細(xì)致化，還需要重視各部門之間的交流與合作，實(shí)現(xiàn)跨部門之間的通力合作，使檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，還需要強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理工作物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持。

①醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)獲取多部門之間的技術(shù)支持，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的政策與資金方面，政府部門應(yīng)提供支持，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)朝著數(shù)字化的方向良好發(fā)展[15]。另外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還需要借助技術(shù)部門的支持，建立完善的醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，提升其整體工作效率與水平，由此穩(wěn)定數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)轉(zhuǎn)。②各地醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需加強(qiáng)重視數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，需結(jié)合自身的實(shí)際情況展開(kāi)這項(xiàng)工作，使工作人員熟練掌握數(shù)據(jù)的操作。另外，為保障數(shù)據(jù)體系的穩(wěn)定性，還需要定期地維護(hù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，并在資金支持方面加強(qiáng)重視。

5.3 聘用專業(yè)化的檔案管理人員

醫(yī)院的發(fā)展受到一定阻礙，主要原因?yàn)閼?yīng)對(duì)突發(fā)醫(yī)療衛(wèi)生事件的檔案管理工作存在不足，與此同時(shí)，檔案管理人員專業(yè)方面還有待提升，從而對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)不良影響[16]。所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在招聘工作中，需要重視招聘人員的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于新入職的人員，需要加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，使其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)得到提升，高效地進(jìn)行醫(yī)院檔案工作。

5.4 互聯(lián)網(wǎng)思維的樹(shù)立

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，同時(shí)，完善互聯(lián)網(wǎng)思維的建立，在解決問(wèn)題時(shí)需采用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)化方式。當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中采用大數(shù)據(jù)，不僅需要工作技能、基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代，且需要更新思想觀念[17]。這就說(shuō)明，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要密切結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)更新觀念以及升級(jí)新技術(shù)，在日常工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)思維。

5.5 深化改革，保障檔案管理工作規(guī)范化

頂層設(shè)計(jì)的完善是保障檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，以《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》為基礎(chǔ)，對(duì)新形勢(shì)下突發(fā)衛(wèi)生公共事件應(yīng)對(duì)的條例規(guī)范進(jìn)行完善，并對(duì)醫(yī)療檔案的內(nèi)容、程序進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化，使突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，能夠有模板作為參考依據(jù)。其次，通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理的工作效率得到提升，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”的目的，使醫(yī)療檔案管理工作質(zhì)量不高的問(wèn)題得到改善，使其充滿生命力。另外，通過(guò)梳理突發(fā)公共事件防控檔案資料，能為今后防控與應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供依據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)管理的集中化[18]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)代背景下，突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案管理還存在諸多問(wèn)題，因此，有必要針對(duì)其中的問(wèn)題深入分析，并采取有效解決措施，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化，提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作質(zhì)量，更好地推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。