館藏檔案開放審核新路徑研究
2023-12-11 12:17:06張夢怡浙江省檔案館
浙江檔案 2023年9期
張夢怡/浙江省檔案館
檔案開放審核是新時代檔案工作走向開放的必然要求，是落實檔案存史資政育人功能的根本前提，更是提升檔案服務能力水平的重要保障。新修訂《檔案法》在檔案開放審核方面邁出了嶄新步伐，但從目前實踐來看，開放審核工作仍有許多困難。其中，館藏檔案開放審核的壓力尤為突出。在數(shù)字時代，借著新修訂《檔案法》《國家檔案館檔案開放辦法》等政策優(yōu)勢，對館藏檔案開放審核新路徑進行探究，具有重要的實踐意義。
1 當前館藏檔案開放審核工作的背景及機遇挑戰(zhàn)
進入新時代，館藏檔案開放審核工作有著新的政策背景、技術背景，帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。
1.1 政策法規(guī)背景
新修訂《檔案法》規(guī)定：“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放?！边@是新修訂《檔案法》對館藏檔案開放審核工作提出的新要求。在這樣的政策背景下，館藏檔案開放審核面臨著新的挑戰(zhàn)。
一方面是檔案封閉期限縮短帶來工作量劇增挑戰(zhàn)。新修訂《檔案法》將檔案開放審核的期限由原來的形成之日起滿30年縮短為25年，檔案館突增了5年的存量檔案需要審核。同時，提前開放的檔案范圍中增加了教育類檔案，檔案館要將此前已審核的檔案再篩查一遍，審核是否存在適合少于25年提前開放的教育類檔案，這極大地增加了檔案館開放審核的工作量。另一方面是政策的寬泛性帶來權責厘清挑戰(zhàn)。在檔案館與檔案形成（移交）單位的權責分配上，新修訂《檔案法》和《國家檔案館檔案開放辦法》都只明確了“會同”“共同負責”，具體誰主導、誰擁有最終決定權等都沒有在制度上進行明確。同時，檔案形成（移交）單位開放審核技能“從零開始”難度較大。如何保障檔案館和檔案形成（移交）單位有序分工、高效合作，如何有效解決雙方意見分歧，如何提升檔案形成（移交）單位開放審核能力等都是需要面對的新挑戰(zhàn)。
1.2 技術背景
數(shù)字時代催生了大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等一系列新的技術。近年來，浙江省數(shù)字化改革如火如荼，借助數(shù)字化改革的東風，數(shù)字化思維、認知和技術深入到全省各級檔案館的各項工作中，這為館藏檔案開放審核工作帶來了新的機遇。
一是新技術直接應用于館藏檔案開放審核。人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新技術可以挖掘計算機在開放審核領域的應用潛力。如OCR識別技術可以將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成文本，為后續(xù)的敏感詞篩查奠定基礎；語義分析技術可以在敏感詞篩查基礎上，將表達同一種意思的不同詞句從海量檔案中分析出來；人工智能技術可以讓計算機進行自學習，通過反復學習掌握檔案開放審核的內(nèi)在邏輯，從而實現(xiàn)計算機自主審核。
二是數(shù)字化改革提升檔案質(zhì)量助推開放審核。數(shù)字化改革推動檔案形成單位加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案的發(fā)展進程，檔案質(zhì)量越來越高，顆粒度越來越細，為后續(xù)的OCR識別以及智能化的開放審核奠定了良好的基礎，減輕了智能化開放審核前處理的工作量，也提高了后續(xù)開放審核的效率和質(zhì)量。
三是數(shù)字技術助力開放審核流程再造。在數(shù)字化改革背景下，諸多檔案館重新梳理工作流程，將許多線下繁雜的工作流程搬到線上，進行升級改造，這為開放審核工作流程再造提供了契機。檔案工作者可以結(jié)合開放審核實踐中遇到的痛點、難點提出需求，對整個流程進行重塑。融入數(shù)字技術的開放審核流程可以更加智能、更加便捷、更加人性化，進而提高開放審核工作效率。
2 當前館藏檔案開放審核工作存在的問題
筆者通過線上+線下的方式，對浙江省各級檔案館，以及部分外省檔案館進行專題調(diào)研，發(fā)現(xiàn)檔案館開放審核工作整體壓力較大，質(zhì)量參差不齊，具體來說，存在以下三方面問題。
第一，開放審核進度緩慢。按新修訂《檔案法》規(guī)定的25年開放期限計算，2023年應完成開放審核的是1998年前形成的檔案。但由于人力物力不足，大部分檔案館都有5-10年的“欠賬”，有的甚至近十年來從未開展過開放審核工作。加上每年有增量檔案移交進館，其中有大量是已經(jīng)到開放審核期限的，存量消耗慢，增量又不斷涌入，檔案館開放審核壓力巨大。第二，開放審核質(zhì)量參差不齊。面對海量的待審核檔案，檔案館審核人員無論從數(shù)量上還是時間上都是不能與之相匹配的。有的審核人員疲于應付，為了盡快完成審核任務，有時候會在沒有閱讀了解全文的情況下就根據(jù)題名作出審核結(jié)果，導致開放審核質(zhì)量參差不齊。第三，檔案形成單位參與度小。目前，館藏檔案開放審核工作以檔案館為主，大多檔案形成（移交）單位以專業(yè)知識欠缺、經(jīng)驗不足、人手不夠等理由推諉，并沒有真正承擔館藏檔案開放審核責任。許多檔案館會將審核結(jié)果以一定方式發(fā)送給檔案形成（移交）單位確認，但仍有部分單位對該項工作配合度不高，存在反饋不及時，甚至不反饋等情況。
3 問題背后的原因分析
3.1 開放審核制度不夠細化
新修訂《檔案法》對館藏檔案開放審核工作是宏觀的、原則性的規(guī)定?！秶覚n案館檔案開放辦法》等部門規(guī)章雖然是在新修訂《檔案法》基礎上的細化，但對于開放審核實踐來說，仍然較為籠統(tǒng)、模糊，不能解決實際工作中遇到的具體問題，導致一線檔案工作者經(jīng)常處于“手足無措”狀態(tài)。且目前執(zhí)行的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》是1991年制定的，已不能適應新時代發(fā)展需要，絕大多數(shù)地區(qū)的檔案主管部門也未結(jié)合當?shù)貙嶋H制定出臺開放審核工作細則?？傮w來說，檔案開放審核領域的制度還是不夠細化、不夠健全。
3.2 參與者權責不明
新修訂《檔案法》將檔案館和檔案形成（移交）單位共同置于開放審核主體地位，這有利于督促各主體積極參與到開放審核工作中來[1]。但由于具體權責不夠明確，缺乏長效協(xié)同機制和協(xié)作平臺，各主體之間容易互相扯皮，影響工作效率。
一方面，檔案館和檔案形成（移交）單位權責劃分不明確。新修訂《檔案法》規(guī)定館藏檔案的開放審核由檔案館會同檔案形成（移交）單位共同負責，“會同”“共同”二詞并沒有明確雙方之間的權責分工。后來《國家檔案館檔案開放辦法》規(guī)定“檔案館牽頭，檔案形成單位或者移交單位參與，雙方共同負責館藏檔案開放審核”，在一定程度上進一步明確了檔案館牽頭組織實施館藏檔案開放審核職責，但對于雙方“共同”負責審核時，誰初審、誰復審、誰終審，意見不一時如何處理等實踐中頻繁遇到的具體難題并沒有給出明確答案，雙方權責仍不夠詳細，不能滿足實踐需求。另一方面，檔案形成（移交）單位內(nèi)部權責劃分不明確。檔案形成（移交）單位的開放審核工作，究竟是檔案室全權負責，還是檔案室與檔案形成部門共同負責，這又是一場博弈的過程。各方之間的推諉內(nèi)耗影響了開放審核效率和質(zhì)量。
3.3 開放審核手段比較落后
大多數(shù)檔案館的開放審核工作仍停留在純?nèi)斯さ某跫夒A段，有的甚至對著紙質(zhì)檔案進行審核后，再把審核結(jié)果輸入到電腦中。面對海量的待審核檔案，尤其是當前以“件”為單位的審核顆粒度，純?nèi)斯徍诵实?、進度慢、安全隱患多。同時，從審核標準的穩(wěn)定性看，人工對開放審核標準的理解和判斷可能存在偏差[2]，同一份檔案不同的人審核會產(chǎn)生不同的觀點，同一個人的審核標準也不能保證前后完全一致。人工審核的主觀性容易引起爭議，不利于審核結(jié)果的穩(wěn)定性。
3.4 開放審核人才隊伍嚴重不足
從檔案館內(nèi)部看，館藏檔案開放審核大多依靠館內(nèi)某一部門，且審核人員多為兼職開展開放審核工作，他們的重心仍是各自的崗位主責。大多數(shù)審核人員既沒有充裕的時間，也沒有豐富的專業(yè)經(jīng)驗，開放審核人才隊伍十分單薄，較難為開放審核工作提供充足的保障，進而影響審核進度和整體質(zhì)量。
4 館藏檔案開放審核工作新路徑
基于目前館藏檔案開放審核工作中存在的痛點、難點，筆者認為，要充分利用數(shù)字思維和數(shù)字技術，在制度路徑上，變“模糊化”為“精準化”；在機制路徑上，變“單兵式”為“協(xié)作式”；在技術路徑上，變“人工化”為“智能化”；在隊伍建設路徑上，變“封閉式”為“共享式”。
4.1 制度路徑——細化館藏檔案開放審核制度
科學合理、詳細具體的開放審核制度，能促進檔案開放審核工作實現(xiàn)審核過程的規(guī)范性、審核依據(jù)的一致性、審核結(jié)果的穩(wěn)定性、審核工作的權威性[3]。具體來說，一是制定嚴謹?shù)膶徍顺绦蛞?guī)范。可以利用數(shù)字技術將原來的線下審核轉(zhuǎn)為線上審核，或者優(yōu)化原有的線上審核流程，并將這些科學智能的審核流程規(guī)范化、制度化。通過制定審核程序規(guī)范的方式，明確線上開放審核方案制定、任務分配、初審、復審、終審、公布等各環(huán)節(jié)的流程走向、操作方法、審核者權限，以及出現(xiàn)問題的處置辦法等。同時，可以將開放審核具體的流程圖附在工作規(guī)范之后，方便參與者實際操作。
二是制定詳細的審核標準。到期檔案以開放為原則，延期開放為例外，而可開放的內(nèi)容不能窮舉，因此，明確延期開放的范疇更為可行。《國家檔案館檔案開放辦法》在應開盡開的基礎上，規(guī)定了延期向社會開放的四類檔案，在實踐過程中，需要進一步細化這四類檔案的具體內(nèi)容。橫向上，要會同檔案形成（移交）單位，結(jié)合各全宗檔案所承載的具體信息進行細化研判，建立各全宗開放審核的子標準?？v向上，要根據(jù)有關政策法規(guī)的變化適時調(diào)整標準內(nèi)容，確保審核結(jié)果的準確性。
4.2 機制路徑——建立權責明確的多方協(xié)同機制
館藏檔案開放審核工作主要涉及檔案主管部門、檔案館、檔案形成（移交）單位三方。檔案主管部門要發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，依法對本行政區(qū)域內(nèi)各級國家檔案館的檔案開放工作開展監(jiān)督指導[4]，推動建立館藏檔案開放審核協(xié)同機制。
檔案館和檔案形成（移交）單位之間，一方面要優(yōu)勢互補、互相協(xié)作。檔案館可以發(fā)揮在開放審核政策理解、標準把握、實戰(zhàn)經(jīng)驗等方面的優(yōu)勢，對檔案形成（移交）單位給予支持和幫助[5]；檔案形成（移交）單位作為檔案的源頭，要發(fā)揮熟知業(yè)務、掌握背景的優(yōu)勢，認真研判檔案中涉及的專業(yè)問題，形成專業(yè)的審核意見。雙方可以建立“會商”機制，在審核工作開始前共同商討確定具體的審核程序和標準，在遇到分歧時協(xié)商確定最終結(jié)果；可以建立線上“會審”平臺，打通檔案館與檔案形成（移交）單位之間的檔案管理系統(tǒng)端口，實現(xiàn)審核流程線上流轉(zhuǎn)。另一方面，也要合理分工，權責明確?？紤]到檔案形成（移交）單位是最熟悉檔案內(nèi)容的主體，建議由檔案形成（移交）單位負責館藏檔案的初審，檔案館負責復審和終審。這樣的分工方式與雙方在尚未移交進館檔案開放審核工作上的分工也是一致的，可以巧妙地將存量檔案與增量檔案的開放審核分工統(tǒng)一起來，方便管理和推進。
4.3 技術路徑——開發(fā)人工智能（AI）輔助開放審核系統(tǒng)
利用AI、大數(shù)據(jù)等技術來推進檔案工作更好更快的發(fā)展是數(shù)字化改革背景下檔案開放審核工作的一大趨勢。目前，一些檔案館和檔案服務機構已經(jīng)嘗試運用AI技術進行檔案開放審核工作，但大都處于起步階段，多為敏感詞篩選、語義分析等，智能化程度不高，準確率較低，大量糾錯工作還需要在復審環(huán)節(jié)通過人工來實現(xiàn)。筆者認為，以“自學習”為支撐的AI輔助開放審核才是檔案開放審核技術創(chuàng)新的研究重點，它可以讓計算機真正學會檔案開放審核，從而提高審核效率和審核結(jié)果的穩(wěn)定性、客觀性。
基于自學習技術的AI開放審核系統(tǒng)需要經(jīng)過大量數(shù)據(jù)學習訓練，因此，在學習階段，人工審核還需同步進行，對不同人員審核結(jié)果的同質(zhì)率要求也相當高。面對這樣的情況，檔案館可以嘗試從內(nèi)外兩個層面開展工作。一是對內(nèi)實行AI初審和人工復審滾動配套。由AI對檔案進行初審，初審結(jié)果由人工進行復審，對結(jié)果不一致的給出鑒定理由，然后復審結(jié)果和鑒定理由回流至AI開放審核系統(tǒng)內(nèi)再次用于AI自學習。這樣既不耽誤日常開放審核進度，又可以提供大量有針對性的數(shù)據(jù)用于AI自學習，完善AI規(guī)則庫和敏感詞庫，不斷提高AI開放審核準確率。二是對外共享AI輔助開放審核研發(fā)成果。AI技術只有在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中才能凸顯其優(yōu)勢，局限于一館、一地的AI系統(tǒng)由于沒有足夠的學習樣本來完善，并不能很好地發(fā)揮其優(yōu)良的數(shù)據(jù)處理能力。為此，在省域乃至更大范圍內(nèi)建立共享性的AI開放審核系統(tǒng)是值得探索和嘗試的。AI系統(tǒng)學習資源倍數(shù)增長，系統(tǒng)升級進度大大加快，使AI從輔助到完全替代人工開展檔案開放審核工作成為可能。同時，研發(fā)成果共享也可以避免人力和經(jīng)費的重復投入。
4.4 隊伍建設路徑——打造跨地域人才共享專家?guī)?/h3>
開放審核工作是一項專業(yè)性很強的工作，在一定程度上受到審核人員的知識背景、政治素質(zhì)、業(yè)務水平等因素影響，而具備這些素質(zhì)的人才并不能一蹴而就培養(yǎng)，面對暴增的審核任務，各檔案館和檔案形成（移交）單位都面臨人才短缺困境。因此，打造跨地域人才共享專家?guī)斐蔀榫徑馊瞬哦倘眽毫Φ挠幸鎳L試。
建議以省域為單位，選拔各級檔案館和檔案形成（移交）單位中檔案開放審核專業(yè)過硬的人才，建立全省專家?guī)欤?并建立相應的線上工作群。專家?guī)熘械膶＜胰瞬挪痪窒抻诜毡镜貐^(qū)、本單位檔案開放審核工作，而是要為全省各檔案館建立完善館藏檔案開放審核標準、程序等提供指導服務，為檔案館與檔案形成（移交）單位之間存在爭議的審核結(jié)果“定分止爭”，為從事檔案開放審核業(yè)務的人員提供培訓服務等。通過共享方式，將各地專家的價值最大化利用，實現(xiàn)開放審核業(yè)務交流、業(yè)務提升常態(tài)化、可持續(xù)化。
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