大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案部門參與學(xué)校治理初探

謝俊英/重慶工商職業(yè)學(xué)院檔案館

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)；高校檔案部門；學(xué)校治理；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)治理

1 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)資源的價(jià)值日益凸顯，逐漸成為國家建設(shè)重要的支撐性戰(zhàn)略資源，數(shù)據(jù)成為國家治理和公共管理的重要手段，推動了各個(gè)行業(yè)治理理念的革新。有學(xué)者提出數(shù)據(jù)治理理念也應(yīng)運(yùn)用到高校治理，數(shù)據(jù)治理有利于教育質(zhì)量的提升，還能使高校的決策和管理更加科學(xué)高效[1]。高校檔案部門作為學(xué)校的數(shù)據(jù)庫、思想庫、知識庫，在大數(shù)據(jù)時(shí)代怎樣利用數(shù)據(jù)資源參與學(xué)校治理，促進(jìn)學(xué)校治理決策的科學(xué)性和精準(zhǔn)性，推進(jìn)學(xué)校治理方式的變革，這是高校檔案人應(yīng)思考的時(shí)代命題。

目前學(xué)者們相關(guān)研究主要集中在大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案數(shù)據(jù)治理路徑[2]、治理策略[3]、治理體系構(gòu)建[4]等，局限于高校檔案數(shù)據(jù)治理本身，缺乏對高校檔案部門參與學(xué)校治理的路徑探討。由于各級各類檔案部門擁有“博大精深”的數(shù)據(jù)資源，大數(shù)據(jù)時(shí)代希求其參與各主體治理的愿望不斷增強(qiáng)[5]，所以探討高校檔案部門參與學(xué)校治理順應(yīng)了時(shí)代呼聲，將促進(jìn)高校檔案部門加快檔案數(shù)據(jù)治理，發(fā)揮檔案資源在學(xué)校治理中的作用，構(gòu)建高校檔案部門參與學(xué)校治理的新格局，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)善治目標(biāo)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校治理的特征

2.1 治理主體多元化

2010年《高等學(xué)校信息公開辦法》[6]實(shí)施，促進(jìn)了學(xué)校依法治校以及公眾對學(xué)校事務(wù)的監(jiān)督，但是高校對外與政府、社會，對內(nèi)與師生的溝通、互動與合作還不夠深入。隨著社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校治理多元化提供了支撐，各類先進(jìn)技術(shù)為高校治理提供信息交互平臺，改變了原來信息不對稱情況，使政府、社會團(tuán)體、教師、學(xué)生等有機(jī)會全面了解和掌握學(xué)校各類事務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，治理權(quán)力的行使更加有效及時(shí)[7]，推動了學(xué)校治理的深層次發(fā)展，使治理主體可以較為平等地參與交流與協(xié)商，合作治理局面逐步呈現(xiàn)。

2.2 治理程序前置化

由于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分散、無序，很難探尋各事物間的有機(jī)聯(lián)系，高校在治理的過程中只能事后知曉和應(yīng)對問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大量的、多維的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，通過數(shù)據(jù)挖掘和人工智能等技術(shù)手段，用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)構(gòu)建萬物互聯(lián)，可追根溯源、層層推導(dǎo)，使高校治理更具預(yù)見性，治理的主動性隨之增強(qiáng)。例如，在面對新冠疫情時(shí)，高校積極推行驗(yàn)證“通行碼”“健康碼”，助力學(xué)校從時(shí)間、空間等開展疫情防控，通過多維度數(shù)據(jù)匯聚，測算風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)，為學(xué)校疫情防控提供決策依據(jù)。

2.3 治理方法精準(zhǔn)化

隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)代高校的組織結(jié)構(gòu)變得更為復(fù)雜，其辦學(xué)功能不斷拓展，社會責(zé)任增強(qiáng)，需要采集、處理、集成更多數(shù)據(jù)才能對其進(jìn)行高效管理。所以，首要任務(wù)是對產(chǎn)教學(xué)研等各類數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、傳輸、存儲及共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在各院系部門的縱橫貫通。其次，再通過挖掘分析數(shù)據(jù)以支撐精細(xì)化管理策略的實(shí)施，更好地滿足師生多樣化、個(gè)性化的服務(wù)需求，從而構(gòu)建精準(zhǔn)服務(wù)體系。如用大數(shù)據(jù)方法，對學(xué)生學(xué)習(xí)過程數(shù)據(jù)的全面記錄，為老師評價(jià)分析學(xué)生、制定個(gè)性化的精準(zhǔn)的教學(xué)策略和教學(xué)方法提供支撐[8]。

2.4 治理模式開放化

開放性是大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要特征，由于信息的產(chǎn)生、傳播、利用的環(huán)境具有開放性和透明性，使多元治理主體參與互動、交流、決策的機(jī)會增加。因此，高校以信息公開化、程序透明化、參與主體多元化的方式，實(shí)現(xiàn)了治理的開放式發(fā)展。一方面高校信息的開放化，積極打造共享網(wǎng)絡(luò)平臺，提高高校治理的透明度，推動依法治校。另一方面高校決策程序的開放化，以更加民主科學(xué)的方式，使高校決策程序逐漸規(guī)范，落實(shí)責(zé)任主體，治理效能不斷提升。因此，高校治理體系建設(shè)進(jìn)程已從原來相對集權(quán)的管理模式，逐漸轉(zhuǎn)化為開放自主的治理模式[9]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案部門參與學(xué)校治理的作用機(jī)理

高校檔案信息資源來源于學(xué)校各業(yè)務(wù)部門，是各部門活動的重要記錄，也是學(xué)校綜合治理的重要信息支撐。同時(shí)，檔案部門以服務(wù)學(xué)校中心工作為目標(biāo)，將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等各類信息技術(shù)手段與檔案資源相結(jié)合，對學(xué)校治理中的重大問題進(jìn)行聚焦分析，為學(xué)校治理提供更加有效全面的檔案信息服務(wù)，使學(xué)校治理更精準(zhǔn)高效。另外，高校檔案部門融入學(xué)校治理，既可彰顯學(xué)校治理能力，還可助推學(xué)校治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.1 為學(xué)校治理提供基本的信息資源

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)成為管理科學(xué)領(lǐng)域被廣泛運(yùn)用的一種社會資源[10]。但是，急劇增加的數(shù)據(jù)，其結(jié)構(gòu)和類型呈現(xiàn)出多樣化特征，加上迅速的傳播速度，數(shù)據(jù)的真?zhèn)坞y以辨識，虛假的、殘缺的信息會給學(xué)校決策帶來負(fù)面干擾，使決策缺乏科學(xué)性，影響決策的準(zhǔn)確性，反而增加了學(xué)校治理的困擾和難度。但是學(xué)校檔案部門的存在，相關(guān)問題迎刃而解，因?yàn)閷W(xué)校信息資源基本上聚集在檔案部門，資源全面真實(shí)詳盡，可為學(xué)校決策制定、職能運(yùn)行等提供充足可信的數(shù)據(jù)源。具體表現(xiàn)為，首先檔案信息真實(shí)，具有原始記錄性和權(quán)威性，使學(xué)校決策更加科學(xué)。其次檔案信息量大，給學(xué)校治理的信息參考全面豐富。再次檔案縱貫學(xué)校發(fā)展始末，有些學(xué)?？绨倌隁v史，其資源類型多樣，可為學(xué)校的科學(xué)治理提供多樣化的信息資源。

3.2 提高學(xué)校治理的精準(zhǔn)度和效率

“精準(zhǔn)思維”是學(xué)校治理的基本要求。要獲得更有效的信息或知識，就必須確保數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，才能達(dá)到治理的高效精準(zhǔn)。在各類先進(jìn)技術(shù)的支持下，高校檔案部門數(shù)據(jù)管理的手段和能力不斷提升，可以較全面地收集學(xué)校師生和社會的各類訴求，力求精準(zhǔn)到位，再通過識別整理大量數(shù)據(jù)，深入挖掘核心關(guān)鍵點(diǎn)，探究發(fā)現(xiàn)深層次問題，為學(xué)校決策層提供針對性更強(qiáng)、精準(zhǔn)度更高的數(shù)據(jù)信息，是學(xué)校精準(zhǔn)治理和高效治理的保障。另外，高校檔案部門緊跟學(xué)校治理變革的思路和方向，與各業(yè)務(wù)部門銜接，打破信息壁壘，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作，使信息交流和傳輸更通暢，提升了學(xué)校內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，提高了學(xué)校行政和服務(wù)師生的效率，使學(xué)校治理效率得到相應(yīng)提升。

3.3 推動學(xué)校治理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

隨著高等教育國際化進(jìn)程的加速，高校治理成為教育改革的重要任務(wù)之一，對此，高校管理者更注重提升自我治理意識，不斷反思和強(qiáng)化治理能力，逐漸構(gòu)建和完善高校治理體系[11]。學(xué)校治理進(jìn)程史就是學(xué)校的發(fā)展史，對其完整地留存，成為高校檔案部門肩負(fù)的重要職責(zé)，這些檔案所承載的歷史，是學(xué)校的思想寶庫也是校園文化的源泉，這種文化資源對校園文化的傳承弘揚(yáng)、師生價(jià)值觀的培養(yǎng)及人格的塑造等有著極其重要的作用，具有“傳道訓(xùn)誡教化”的力量，這將內(nèi)化為全體師生的精神動力，共同致力于人才培養(yǎng)，達(dá)到學(xué)校治理目的。所以，學(xué)校檔案部門對學(xué)校治理中各類檔案資源的收集存儲與利用，既繁榮校園文化、彰顯學(xué)校治理能力，還能推動學(xué)校治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案部門參與學(xué)校治理的實(shí)現(xiàn)路徑

在現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)理念的推動下，高校檔案部門參與學(xué)校治理主要通過構(gòu)建信息平臺、開展數(shù)據(jù)資源管理、深挖資源價(jià)值、拓展數(shù)據(jù)管理和服務(wù)方式等途徑實(shí)施。

4.1 搭建資源管理與利用平臺，暢通信息傳輸渠道

檔案部門作為高校信息資源中心，應(yīng)主動與其他業(yè)務(wù)部門對接，針對各類電子資源的傳輸和利用情況，搭建對應(yīng)的互動平臺，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)資源共享，疏通與學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的信息通道，參與學(xué)校的各項(xiàng)治理任務(wù)。以各類平臺為橋梁，檔案部門與學(xué)校之間信息存儲與利用暢通無阻，各類檔案信息及時(shí)捕獲、快捷利用，不僅提升了檔案部門的存在價(jià)值，還提升其在學(xué)校治理過程中的參與度，解決檔案部門長期處于被邊緣化、參與度低、信息獲得不對稱等問題。

第一，搭建電子文件管理平臺，加快各類文件的電子化歸檔。隨著辦公自動化和電子政務(wù)的迅速發(fā)展，各高校檔案部門急需搭建電子文件管理平臺，該平臺使檔案部門與各業(yè)務(wù)部門緊密相連，在對接各類業(yè)務(wù)活動過程中，把握電子文件運(yùn)行規(guī)律和電子文件歸檔要素，實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效歸檔。如重慶大學(xué)就針對OA系統(tǒng)、新聞網(wǎng)以及研究生管理系統(tǒng)形成的電子文件，構(gòu)建了歸檔和管理平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對前端形成的電子文件的可信歸檔和安全管理[12]。第二，搭建資源利用平臺，提供全方位的信息查閱服務(wù)。面對高校治理對信息資訊服務(wù)需求的多樣化，以及學(xué)校積累多年的庫存資源和海量產(chǎn)生的電子資源，高校檔案部門必須構(gòu)建檔案信息資源利用系統(tǒng)，方便師生查詢檢索。還可運(yùn)用數(shù)據(jù)技術(shù)對資源進(jìn)行加工處理，滿足學(xué)校精細(xì)化的治理需求，從資源利用層面推動學(xué)校治理的發(fā)展。

4.2 開展檔案數(shù)據(jù)化管理，對接學(xué)校數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型

從單向的數(shù)據(jù)管理到多維度的數(shù)據(jù)管控，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)資源的時(shí)空結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨變。為了使數(shù)據(jù)長期可用，全面呈現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值，高校檔案部門需嘗試應(yīng)用數(shù)據(jù)管理思維和手段，全面對接學(xué)校數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型，助力智慧校園建設(shè)。

第一，實(shí)施電子文件歸檔和數(shù)據(jù)化管理。高校檔案部門首先應(yīng)實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理，逐步將檔案管理對象從模擬態(tài)向數(shù)據(jù)態(tài)延伸[13]，開啟檔案數(shù)據(jù)化管理模式，并銜接學(xué)校各業(yè)務(wù)部門，形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈，全方位推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理，以對接學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型。例如，2007年重慶大學(xué)便對接集成OA 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，隨后對校辦OA系統(tǒng)中4類電子公文實(shí)施可信歸檔，解決了電子文件單軌歸檔過渡期的“雙套制”歸檔問題，接著又對接教務(wù)處新增以學(xué)生個(gè)體為對象的電子學(xué)籍歸檔，大量電子文件和元數(shù)據(jù)的及時(shí)可信歸檔為學(xué)校數(shù)據(jù)挖掘和有效利用提供了充足的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[14]，既提升了學(xué)校運(yùn)行效率，還推進(jìn)了數(shù)字校園網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，使學(xué)校逐步形成數(shù)據(jù)決策和數(shù)據(jù)服務(wù)的現(xiàn)代化治理模式。第二，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的管理。為對接學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型，高校檔案部門需對檔案數(shù)據(jù)制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)多樣化數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全生命周期管理，確保檔案數(shù)據(jù)歸檔要素齊全，同時(shí)開展多套備份，保證數(shù)據(jù)存儲安全，促進(jìn)學(xué)校數(shù)據(jù)體系的安全構(gòu)建，多角度推動學(xué)校治理方法的完善和治理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

4.3 挖掘檔案資源價(jià)值，彰顯學(xué)校治理能力

高校檔案具有深厚的歷史價(jià)值和文化內(nèi)涵，是學(xué)校重要的文化資源，是體現(xiàn)學(xué)校綜合實(shí)力和校園文化的重要媒介。所以，深挖檔案資源，探究資源價(jià)值，呈現(xiàn)學(xué)校治理能力和教化能力，是檔案部門參與學(xué)校治理的重要方式。

第一，提供檔案憑據(jù)，顯現(xiàn)依法治校能力。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案在提升治理能力過程中的基礎(chǔ)性和支撐性作用日益突顯。在學(xué)校實(shí)施依法治校過程中，發(fā)揮檔案的憑證和參考作用是檔案部門的重要職責(zé)，特別在保障師生權(quán)益、維護(hù)學(xué)校利益等方面，最能發(fā)揮檔案的憑據(jù)作用。如CGZ學(xué)院在與社會團(tuán)體合作過程中，出現(xiàn)矛盾糾紛與不合理訴求，學(xué)校檔案部門通過查詢原始合同和關(guān)鍵資料，用檔案印證事實(shí)真相，維護(hù)學(xué)校利益，強(qiáng)化了依法治校行動。第二，整合傳播檔案資源，宣傳學(xué)校治理能力。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的推動下，媒體傳播能力不斷提升，信息傳播更加迅速。面對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等豐富的存量數(shù)字化資源以及與日俱增的電子檔案資源，高校檔案部門應(yīng)改變資源利用方式，利用融媒體平臺打造校園資訊傳播陣地，宣傳學(xué)校辦學(xué)特色和人才培養(yǎng)的核心競爭力等，讓師生了解學(xué)校辦學(xué)成果和育人成效，增強(qiáng)校園文化自信，全方位彰顯學(xué)校治理能力。第三，開發(fā)專題資源，凸顯學(xué)校文治教化能力。學(xué)校檔案部門應(yīng)充分利用資源優(yōu)勢，將學(xué)校檔案作為愛國主義教育最生動有力的教材呈現(xiàn)于師生和公眾視野，開展校史檔案、紅色檔案等的利用和宣傳，塑造“三觀”端正的新時(shí)代大學(xué)生，堅(jiān)定教育初心，潛移默化地實(shí)現(xiàn)思想規(guī)訓(xùn)和行為指引，與學(xué)校共同培育既愛校又愛國的時(shí)代英才和大國工匠，展現(xiàn)學(xué)校文治教化能力，促進(jìn)學(xué)校治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.4 創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理和服務(wù)方式，提高服務(wù)效能，適應(yīng)學(xué)校治理需求

隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的擴(kuò)張以及數(shù)據(jù)利用的迫切性，檔案部門坐等上門的信息利用方式已經(jīng)無法滿足便捷、高效的利用需求。所以檔案部門需改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)手段，運(yùn)用信息管理技術(shù)和數(shù)據(jù)管理思維，挖掘、分析、整合館藏?cái)?shù)據(jù)資源，將“故紙堆”變成檔案數(shù)據(jù)庫和知識庫，為學(xué)校治理提供知識服務(wù)，全面提升服務(wù)效能，滿足學(xué)校治理需求。

第一，拓寬資源收集渠道，構(gòu)建學(xué)校專題檔案數(shù)據(jù)庫。首先，學(xué)校檔案部門應(yīng)通過多種渠道收集多種類型的資源，既豐富館藏，又優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，擺脫以文書檔案為主的館藏狀況，重視多元的、基層的、邊緣的數(shù)據(jù)收集，做到應(yīng)收盡收，為學(xué)校治理提供多維度的信息。其次，注重分析數(shù)據(jù)特性，對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫、特色數(shù)據(jù)庫等多類別的檔案數(shù)據(jù)倉庫，對各類資源實(shí)行集中管理和利用，為學(xué)校治理奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。第二，提供專業(yè)化的知識服務(wù)。知識服務(wù)是通過搜索、組織信息知識，對用戶的問題及其相關(guān)因素進(jìn)行分析，為用戶提供知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的支持服務(wù)，它需要具備一定的信息駕馭能力[15]。所以，高校檔案部門應(yīng)不斷提升工作人員知識管理和服務(wù)的素養(yǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對檔案文本資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘提煉，再對信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和推理，對原始文本中包含的信息進(jìn)行多角度呈現(xiàn)，形成系統(tǒng)化知識圖譜，并構(gòu)建檔案知識網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)系統(tǒng)，為學(xué)校決策提供參考，為學(xué)校治理提供依據(jù)。

第三，推進(jìn)大數(shù)據(jù)和人工智能相融合，提升服務(wù)效能。人類社會從智能化到智慧化的逐步躍升，是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)和人工智能技術(shù)融合的結(jié)果?；诖?，智慧城市為大眾提供了各類便捷服務(wù)，社會效益迅速提升，而智慧校園有效治理同樣需要運(yùn)用該類技術(shù)。如中南大學(xué)檔案部門利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，全面實(shí)施智能化檔案管理，破除各業(yè)務(wù)部門間的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集成化管理和檔案資源跨部門利用，使學(xué)校政務(wù)管理和服務(wù)師生更加方便、集約、高效[16]。

本文為2021 年重慶市教育委員會人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目“單套制與高校檔案管理研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號21SKGH369）階段性研究成果。