推進數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級背景下的檔案管理規(guī)范建設(shè)

摘 要：本文通過調(diào)查和總結(jié)國內(nèi)有代表性的大型公立醫(yī)院在數(shù)字化形勢下的檔案管理現(xiàn)狀，針對檔案管理模式不健全、專業(yè)人員以及硬件配套缺乏、網(wǎng)絡(luò)安全隱患等問題，提出檔案學理論和實踐創(chuàng)新建議，以形成數(shù)字化、智能化的醫(yī)院檔案系統(tǒng)管理新模式。研究認為，數(shù)字檔案管理的規(guī)范化，有利于發(fā)揮檔案在醫(yī)院的日常運營、事務(wù)處理、人事管理、醫(yī)學研究等各個方面的重要作用，推進醫(yī)院醫(yī)療、人事、基建、后勤等各個方面的規(guī)范化管理，提升醫(yī)院的整體運營效率。同時，規(guī)范基礎(chǔ)上的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型有效實踐，能夠為醫(yī)院通過內(nèi)部文化建設(shè)推動日常工作開展提供有價值的檔案信息支撐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；健康檔案；數(shù)字化；信息化；規(guī)范化；現(xiàn)代化

Abstract： This paper investigates and summarizes the current situation of the archive management in representativelarge public hospitals in China under the digital situation， and puts forward archival theoretical and practicalinnovation suggestions for the formation of a new mode of digital and intelligent hospital archive system managementin view of the problems such as the unsound archive management mode， the lack of professionals and hardwaresupport， and the hidden dangers of network security. According to the research， the standardization of the digitalarchive management is conducive to giving play to the important role of archives in daily operation， transactionprocessing， personnel management， medical research and other aspects of the hospital， promoting the standardizedmanagement of medical treatment， personnel， infrastructure， logistics and other aspects of the hospital， andimproving the overall operational efficiency of the hospital. At the same time， the effective practice of the digitaltransformation of archives on a standard basis can provide more valuable archival information support for daily workin the hospital’s internal cultural construction.

Keywords： Archive management; Hospitals; Health records; Digitization; Informatization; Standardization;Modernization

醫(yī)療衛(wèi)生方面的改革伴隨著社會信息化、數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級不斷的深入，公立醫(yī)院的管理工作也在發(fā)展的過程中需要應(yīng)對戰(zhàn)略升級提出的更多、更高的要求。大型公立醫(yī)院在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中也逐漸意識到在總的管理工作中檔案管理工作逐漸凸顯其重要作用。在各項管理活動中，只有確保檔案管理的不同環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，才能保證醫(yī)院整體運營順利展開。

然而，信息化、數(shù)字化醫(yī)療改革在醫(yī)院的醫(yī)療、臨床、科研、教學等方面進行不斷推進的同時，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院陳舊的檔案管理工作方法不能滿足發(fā)展的需求，很多公立醫(yī)院對電子檔案和數(shù)字檔案規(guī)范性建設(shè)仍處于起步探索階段，檔案完整度差、利用率低、管理混亂等問題日益突出，以規(guī)范管理推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得十分必要。醫(yī)院的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是運用數(shù)字技術(shù)和數(shù)字資源對醫(yī)院業(yè)務(wù)流程持續(xù)優(yōu)化的過程，通過轉(zhuǎn)型達到醫(yī)療行為安全高效、醫(yī)療資源精準匹配、醫(yī)患雙方體驗提升以及醫(yī)院管理的范式創(chuàng)新，數(shù)字檔案是其中數(shù)據(jù)基石。[1]對此，本文重點探討推進數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級背景下的檔案管理規(guī)范建設(shè)。

1 國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 國外發(fā)展現(xiàn)狀。國外對于檔案的研究較早，相關(guān)政策在不斷完善，形成了一套較為完善的理論體系。其中，對于檔案政策研究起步較早的是美國，是檔案管理相關(guān)政策最為完善的國家之一。20世紀50年代起，為了更好地運用檔案信息，美國在信息公開和利用等方面制定了一系列相關(guān)的政策法規(guī)。同時，在率先開展信息化建設(shè)方面，美國不斷完善電子健康檔案的發(fā)展，適應(yīng)新的需求。[2]20世紀90年代開始，智能化檔案管理的概念被美國國家檔案與文件管理局（NARA）提出。2000年3月，由NARA牽頭籌建，美國國家科學基金會大力支持，共建了一個智能化檔案管理系統(tǒng)，電子化檔案逐步取代了紙質(zhì)檔案，檔案管理進入無紙時代，并于2009年最終覆蓋完成。

英國也是檔案相關(guān)政策發(fā)展較早的國家。1836年，英國為了研究檔案改革成立了檔案委員會，委員會提出在英國建立一個總檔案館的提議，能夠使檔案管理公共化。在1838年，英國第一個《公共檔案法》提出并通過，詳細地制定了各類檔案如何收集、管理、利用等條款，運用法律使檔案管理不斷規(guī)范化，這部法律是英國國家檔案的基礎(chǔ)性法律，開啟了較為完善的檔案管理時代。為適應(yīng)管理信息化，1955年開始，英國通過結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理，為民眾提供檔案信息服務(wù)。智能化管理時代開啟后，英國提出數(shù)據(jù)存儲中心UKD（UK Data Archive）和電子記錄政府系統(tǒng)EROS（ElectronicRecords in Office Systems）計劃，形成了獨立、快速的電子檢索系統(tǒng)，可以永久儲存和利用重要信息。[3]

1.2 國內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀。國內(nèi)公立醫(yī)院對于檔案管理沒有重視，大多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理體系還停留在紙質(zhì)記錄或者基本信息電子保留的狀態(tài)。信息完整性方面大打折扣，使得檔案管理工作缺乏科學性、系統(tǒng)性，利用率低。尤其是醫(yī)院人事檔案動態(tài)性強，職工在各個方面都在發(fā)生變化，但大多數(shù)醫(yī)院檔案只記錄員工簡單的過去的信息，而現(xiàn)在的近期資料幾乎沒有更新記錄，這就造成了人事檔案出現(xiàn)信息不全、利用低效的情況，不能更加準確把握職工的“將來時”，搞好人才預測，及時發(fā)現(xiàn)、重用人才。

隨著數(shù)字化席卷全球，各行各業(yè)對傳統(tǒng)的管理方式都進行了改革，傳統(tǒng)的檔案管理模式更是迫切地需要改變。習近平總書記指出，檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化。全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會議、全國檔案局長館長會議提出，將全面貫徹落實黨的二十大精神，系統(tǒng)謀劃推進檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，以檔案依法治理為路徑，以實現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型為關(guān)鍵，加快推進“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃各項重點任務(wù)落實，強化科技和人才支撐，努力建設(shè)與社會主義現(xiàn)代化強國相適應(yīng)的檔案強國。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中暴露出的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一的標準和系統(tǒng)健全的檔案管理體制。醫(yī)院按照自身管理的實際情況，制定貼合自身的管理系統(tǒng)，不同部門的檔案管理標準又不一致，這些差異性導致的體制不健全問題是數(shù)字化不能有效推進的主要障礙。醫(yī)院各部門職責不同會導致信息不共享、溝通不暢，一旦制度體制不健全，檔案信息就會出現(xiàn)記載重復或者利用率低的問題，不能發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的價值作用。[4]

調(diào)查的公立醫(yī)院的情況顯示，雖然醫(yī)院也提出大力響應(yīng)數(shù)字化的號召，但并沒有制定相對應(yīng)的全面化規(guī)章制度，醫(yī)院工作人員除了少部分基礎(chǔ)信息電子錄入，依舊習慣紙質(zhì)化辦公，借閱和傳遞文檔依舊采取人力的方式，將數(shù)字化檔案當做軟任務(wù)，沒有引起重視，這使得檔案數(shù)字化流于形式，沒有發(fā)揮出數(shù)字化管理的作用。而且在如今數(shù)字化的時代，紙質(zhì)版的檔案使得查找資料和科學調(diào)查如大海撈針一樣困難，查找過程中出現(xiàn)諸多不便，其呈現(xiàn)的缺點是致命的，而且不同的檔案制定了不同的管理標準，在需要例如人事、病歷、器械等檔案信息聯(lián)動的時候，檔案的調(diào)取會耗費大量的人力、物力，造成資源的浪費。

2.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)和技能。檔案的管理在大多數(shù)公立醫(yī)院習慣被邊緣化，導致檔案管理工作人員的作用也只是淺顯地停留在信息的簡單記載和借閱上。

調(diào)查所知，在職的檔案專職人員多數(shù)屬于抽調(diào)上崗，普遍存在職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能不足問題，難以按規(guī)范化的標準進行檔案材料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)起碼要求相關(guān)人員具備一定的信息分析能力，能基于利用者的要求匹配并提供相關(guān)的檔案信息。所以，公立醫(yī)院要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，不僅需要有一套科學的管理流程，更為重要的是組建專業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員班子。[5]

2.3 硬件設(shè)施不足，存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。調(diào)查顯示，公立醫(yī)院檔案室普遍存在電腦配備不足、信息聯(lián)網(wǎng)共享不足等問題，完善的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)亟待建立。同時，在沒有充分的安全措施下，信息泄露成為最大的安全隱患。檔案文件中有很多價值大、機密性強的文件還易被黑客攻擊，醫(yī)院需要加強防范。[6]

3 醫(yī)院數(shù)字化檔案管理對策與建議

3.1 建立科學高效的數(shù)字化檔案管理制度。首先在院內(nèi)要樹立數(shù)字化建設(shè)概念，開展數(shù)字化建設(shè)必須摒棄原有的老舊觀念。醫(yī)院管理層要注重數(shù)字化建設(shè)，貫徹數(shù)字化檔案管理的概念，使得各部門認識到數(shù)字化是將來檔案發(fā)展的必由之路。而要將信息全部數(shù)字化并加以利用，一套科學合理的醫(yī)院檔案管理制度需要被制定以整體規(guī)劃檔案的各個步驟。醫(yī)院要在檔案法的規(guī)定下，制定一套統(tǒng)一、標準、合理的工作制度，包含檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理等制度，滿足客觀需求，也讓工作人員在進行管理時有章可循。要建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺，積極構(gòu)建院內(nèi)檔案網(wǎng)絡(luò)，努力健全檔案庫信息，使得網(wǎng)絡(luò)逐步全面接管檔案管理。重點開發(fā)信息共享和對接平臺，能夠使院內(nèi)人力、病歷、器械資源得到良好的配合，同時不必經(jīng)過繁瑣的紙質(zhì)內(nèi)容進行對接。[7]

醫(yī)院也要結(jié)合自身情況，對檔案管理制定出具體規(guī)則，包括管理方式、文件格式、具體分類、借閱程序等，這樣信息收集后，有助于管理人員對資料整理和分類，對工作進行完善，后續(xù)使用人員進行借閱和檢索。除了檔案管理專業(yè)人員對管理的總體把控，檔案管理應(yīng)該是覆蓋整個醫(yī)院的工作，管理的任務(wù)應(yīng)該層層下分、上下協(xié)同，這樣才能確保這項工作高效運作。這也是使檔案管理規(guī)范化的中心環(huán)節(jié)。[8]

3.2 重視醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)培訓。人才培養(yǎng)是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，當醫(yī)院構(gòu)建完成基本的管理體系后，下一步就是選拔和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員。公立醫(yī)院首先要在人員招聘方面提高要求，招聘具有高水平、高素質(zhì)、強技術(shù)、會管理、有經(jīng)驗的工作人員。同時，通過繼續(xù)教育提高檔案人員的數(shù)字化專業(yè)知識，包括計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)知識等，能夠良好地運用數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)，在出現(xiàn)問題時能夠及時應(yīng)對，避免造成損失。其次是對現(xiàn)有人員通過專業(yè)培訓提高其專業(yè)知識技能，培養(yǎng)符合現(xiàn)代化檔案管理工作要求的專業(yè)型人才和隊伍。

醫(yī)院要將檔案管理人員的技術(shù)培訓作為工作重點，定期開展專業(yè)知識和技能的培訓。通過培訓豐富現(xiàn)代化檔案管理知識內(nèi)容體系，加強對各種新媒體、新技術(shù)的認識，培訓檔案從業(yè)人員計算機技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的使用方法，使其具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力，能夠利用軟件在醫(yī)院開展檔案管理工作，掌握檔案信息的潛在價值，以及可能創(chuàng)造的社會、經(jīng)濟效益。還要定期開展相關(guān)知識的競賽、座談會、講座等，對檔案管理工作人員的能力進行提升，使其成為具有一定的醫(yī)學知識、網(wǎng)絡(luò)知識、管理知識的復合型人才，不斷優(yōu)化檔案管理人員的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提升整體水平。

3.3 完善硬件管理設(shè)施，降低檔案安全隱患。檔案數(shù)字化管理的實施要求醫(yī)院在硬件設(shè)施的配套上也要同步跟進，硬件靠譜是數(shù)字化發(fā)展的先決條件。為實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案用房很必要，實現(xiàn)檔案室辦公、閱檔、庫房“三分開”，應(yīng)選擇較為安全的樓層作為檔案庫房所在地。

為了檔案信息化能更加方便地落實，檔案室的基本配置應(yīng)該齊全，除基本設(shè)施電腦、掃描儀、復印打印機等，還要配備溫濕度計、中央空調(diào)、滅火器等物理防治設(shè)備，先保證做到防火、防盜、防潮、防高溫。

對于配套的硬件設(shè)施要定期更新和維護，使其保持良好的工作狀態(tài)，對于已經(jīng)儲存信息的光盤或硬盤要確保安全并定期整理。同時，對于因為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復雜，黑客技術(shù)不斷涌現(xiàn)帶來的威脅，比較好的預防辦法就是對檔案中價值較大、保密性強的文件使用信息加密、認證與授權(quán)技術(shù)，電腦配備防火墻和殺毒軟件。還要確保信息儲存載體的穩(wěn)定性，需要根據(jù)不同載體的穩(wěn)定性來選擇儲存的內(nèi)容，需要長期保存的信息要選擇硬盤或光盤來保存，不能選擇軟磁盤，并要定期檢查，發(fā)現(xiàn)可能有損壞的情況，要及時維修或者轉(zhuǎn)存，以提升檔案信息的安全性。[9]

4 結(jié)語

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理體系是否緊隨時代的發(fā)展而轉(zhuǎn)變是醫(yī)院在數(shù)字化新形勢下能否趕上時代浪潮的重要因素。尤其是數(shù)字化檔案管理，是串聯(lián)醫(yī)院醫(yī)療、人事、基建、后勤等多個方面工作的重要介質(zhì)。它使醫(yī)院的各方面工作更加高效與便利，所涉及的人員信息、病歷留存等內(nèi)容對醫(yī)療研究、人事管理的未來發(fā)展都能提供參考價值。在當前快速發(fā)展的市場上，醫(yī)院要想提升競爭力，長久地發(fā)展，就要把握醫(yī)院發(fā)展的整體狀態(tài)，而規(guī)范的檔案管理決定了整體工作質(zhì)量的高低和醫(yī)院發(fā)展的長度和深度。因此醫(yī)院要提高重視程度，深化檔案管理制度的改革，引進數(shù)字化下最新設(shè)備，緊跟時代變化，不斷創(chuàng)新升級。

本文聚焦了國內(nèi)公立醫(yī)院數(shù)字化下檔案管理的現(xiàn)狀，提出了建立科學高效的數(shù)字化檔案管理規(guī)范和制度、重視醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)培訓、完善硬件管理設(shè)施和降低檔案安全隱患三個方面的建議。希望醫(yī)院利用數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型契機推進數(shù)字檔案管理的理論與實踐創(chuàng)新，達到有效解決現(xiàn)實問題、取得高質(zhì)量發(fā)展的目的。

參考文獻：

[1]曾嘉興.數(shù)字化轉(zhuǎn)型對醫(yī)療企業(yè)績效的影響研究[D].廣州大學，2023.

[2]e-Health Initiative.E-Health initiative releasesresults from 2009 survey on health informationexchange[OR]. http：//www.ehealth initiative.org/e-health initiative releases results 2008survey health information exchange.html0 [EB/OL].[2010-07-24].

[3]黃霄羽.國外檔案利用服務(wù)社會化的理論認識和實踐特點[J].檔案學通訊，2010（06）：41-44.

[4]劉增寶.檔案管理中常見的問題及對策研究[J].統(tǒng)計與管理，2015，39（12）：107-108.

[5]武蕾.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討[J].城建檔案，2016（04）：，76 77.

[6]陶弘，李善.數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016（06）：22-24.

[7]祝坤.基于EHR平臺的醫(yī)院人事檔案管理問題和對策探究[J].檔案管理，2022（05）：99-100.

[8]董春玲.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法以及有關(guān)策略分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2019，16（11 ）：51-52.

[9]郝偉斌，周昊，李璐璐.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下建設(shè)項目檔案新型監(jiān)管機制研究[J].檔案管理，2020（06）：48-51.

（作者單位：河南省人民醫(yī)院 李成朋，黨校研究生，高級人力資源管理師，人力資源部勞資科科長 來稿日期：2023-06-02）