知識管理視域下企業(yè)檔案精細(xì)化管控模式研究

文/江蘇省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 吳曉行

所謂知識管理就是利用各種方法和工具，對企業(yè)內(nèi)部的知識進(jìn)行有效的獲取、組織、傳播和應(yīng)用。將知識管理引進(jìn)企業(yè)檔案管理是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要步驟。據(jù)相關(guān)研究表明，目前許多企業(yè)檔案室的管理建設(shè)無法滿足知識管理的需求。為了在提升企業(yè)現(xiàn)有檔案管理效果的不同，整合資源、獲取并更新知識，企業(yè)應(yīng)作出改變。首先，企業(yè)應(yīng)通過整合各種資源來獲取知識，并確保知識與時(shí)俱進(jìn)，不斷跟上時(shí)代的步伐。同時(shí)，在補(bǔ)充知識系統(tǒng)的過程中，也要運(yùn)用知識管理的方法和理念加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的建設(shè)。這樣，企業(yè)在進(jìn)行知識積累的過程中逐步形成智慧資本。在該背景下，本次研究在知識管理視域下進(jìn)行自發(fā)性的企業(yè)檔案精細(xì)化管控模式改革研究。

一、知識管理背景

知識管理是科技飛速發(fā)展的產(chǎn)物，也是一種先進(jìn)的管理方式。知識管理是“集百家所長”的綜合性概念，涵蓋了經(jīng)濟(jì)理論知識、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理理論以及企業(yè)管理思想等多個(gè)領(lǐng)域，旨在整合知識資源并深度挖掘知識內(nèi)涵。在企業(yè)管理中，知識管理占據(jù)了重要地位，以滿足工作需求和用戶深度需求為主要目標(biāo)。知識管理的重要性已被廣泛認(rèn)可，并納入主流商業(yè)課程中，被視為管理者必備的核心技能之一。進(jìn)入21 世紀(jì)以來，擁有高質(zhì)量的知識幾乎是所有成功企業(yè)的共同特點(diǎn)，而知識管理對于知識資產(chǎn)的重視超過其他任何管理形式。通過充分利用知識資源，企業(yè)可以創(chuàng)造競爭優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[1]。

二、企業(yè)檔案管理存在問題

（一）檔案管理制度不完善。很多管理水平薄弱的企業(yè)都有同一個(gè)特性，就是擁有模糊不清的檔案管理制度與職責(zé)，沒有嚴(yán)格的考察方式，也沒有根據(jù)企業(yè)發(fā)展方向?qū)n案管理進(jìn)行規(guī)劃與更新。大部分企業(yè)通常都會忽視檔案管理工作，只注重企業(yè)規(guī)模方面的中長期發(fā)展，考慮全面一點(diǎn)的企業(yè)可能會在意企業(yè)設(shè)備以及企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員方面的發(fā)展，考慮最周到的企業(yè)管理者也只會對企業(yè)人員結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行及時(shí)的更新與詳細(xì)的規(guī)劃。大部分企業(yè)都受到檔案管理以及檔案設(shè)備不需要額外投入規(guī)劃的傳統(tǒng)觀念禁錮，忽視檔案管理制度現(xiàn)象的普遍存在，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展步調(diào)不一致，造成了企業(yè)資源檔案收集困難、企業(yè)檔案資料不具備完整性的問題，而企業(yè)檔案管理更新滯后會對企業(yè)整體的管理水平與基礎(chǔ)技術(shù)水平帶來較大的消極影響。

（二）檔案管理分散。缺乏大局觀的企業(yè)在初期階段，都會在企業(yè)技術(shù)、企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、監(jiān)管產(chǎn)品質(zhì)量等方面投入大量的人力物力?？紤]周全一點(diǎn)的企業(yè)會注重人事管理相關(guān)方面的建設(shè)，如人事管理制度和人事管理責(zé)任等。在檔案管理制度與檔案管理責(zé)任認(rèn)定方面卻存在缺陷。這種差異和不均衡的現(xiàn)象會對企業(yè)檔案管理的后續(xù)工作進(jìn)展造成影響，如企業(yè)檔案資料的完整性等方面，這是由企業(yè)檔案資料分散性零散性的特點(diǎn)造成的，企業(yè)檔案管理工作的這種特殊性也對企業(yè)的歸檔工作產(chǎn)生了消極作用。即使是已經(jīng)歸檔的檔案資料也不具備規(guī)范性，相關(guān)的使用制度體系混亂，沒有設(shè)立最基本的考核與監(jiān)督體系，企業(yè)檔案管理工作停滯不前。究其根本是因?yàn)槠髽I(yè)對檔案法規(guī)的認(rèn)識不夠深刻，沒有發(fā)現(xiàn)檔案對于企業(yè)自身發(fā)展的重要性。大部分企業(yè)部門為貼合自身利益只強(qiáng)調(diào)自身工作的特殊性與重要性，不能從企業(yè)整體發(fā)展出發(fā)理解檔案歸檔的現(xiàn)實(shí)意義，使檔案管理工作停滯不前。在某些企業(yè)的工作人員眼中，一些重要會議資料和錄像等材料不具備重要性，不需要投入時(shí)間和精力留存記錄，這阻礙了企業(yè)的高效發(fā)展[2]。

（三）企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)能力弱。企業(yè)各部門的檔案意識薄弱并受到自身管理水平的限制，對檔案工作的監(jiān)督過程產(chǎn)生了消極的作用，同時(shí)，降低了對檔案質(zhì)量的把控能力。這種消極作用會伴隨企業(yè)管理體系發(fā)展，并隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大被不斷放大，放大后的負(fù)面影響將直接阻礙企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)展。企業(yè)檔案管理人員往往將大量的時(shí)間浪費(fèi)在瑣事的處理上，缺乏系統(tǒng)性培訓(xùn)的檔案管理人員的專業(yè)能力不能適應(yīng)企業(yè)整體發(fā)展的需要，造成這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理專業(yè)知識的匱乏，接收檔案資料的同時(shí)不能判斷所接收文件的完整性，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案與資料錯(cuò)配的現(xiàn)象[3]。

（四）檔案管理流程出現(xiàn)問題。即使是二十一世紀(jì)，也有很多企業(yè)部門仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理形式，采用人工分類的傳統(tǒng)管理流程，這種管理形式在浪費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間的同時(shí)，并不能保證檔案的完整性，甚至?xí)斐蓹n案殘缺、字跡模糊等情況。

（五）歸檔存在問題。企業(yè)檔案的歸檔過程中往往會出現(xiàn)員工處理不及時(shí)、檔案管理收集工作進(jìn)度緩慢、工作效率低、歸檔內(nèi)容不符等問題。這些問題導(dǎo)致了企業(yè)檔案不具備真實(shí)性，這為檔案管理的后續(xù)工作帶來了極大的阻力，如果不能及時(shí)解決，會對企業(yè)整體工作進(jìn)度造成負(fù)面影響。出現(xiàn)這種問題最直接的原因就是企業(yè)對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

三、知識管理視域下企業(yè)檔案管理的改革措施

（一）管理理念的精細(xì)化。企業(yè)檔案管理的改革創(chuàng)新離不開精細(xì)化管理。這種精細(xì)化在社會分工方面有所體現(xiàn)，又與服務(wù)質(zhì)量相聯(lián)系，是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的基本保障。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)上，引入精細(xì)化理念，可創(chuàng)造出新的企業(yè)檔案管理模式，“開源節(jié)流”的同時(shí)使企業(yè)檔案管理形成“知識化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會化”三位一體的成熟檔案管理體系。精細(xì)化管理概念極具前瞻性，在滿足時(shí)代發(fā)展需要的同時(shí)，展現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化理念，對復(fù)雜的管理行為進(jìn)行了簡化與規(guī)范，擴(kuò)展了企業(yè)檔案管理工作的范圍。精細(xì)化檔案管理中的“精細(xì)”主要針對檔案管理責(zé)任，是企業(yè)在分析檔案管理理論與實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)中得出的最佳答案。企業(yè)應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行責(zé)任劃分，將責(zé)任具體明確給每一個(gè)負(fù)責(zé)檔案管理的員工，每一個(gè)檔案工作者都需要完成自身職責(zé)，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做到檔案管理工作一步到位。

（二）崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)。企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)擁有復(fù)雜冗長的工作流程，具體包含檔案整理、測試檔案內(nèi)容真實(shí)性、編寫檔案目錄、進(jìn)行檔案分類、檔案上架、將檔案裝訂成冊、文件檔案歸檔以及移交檔案室鑒定等。隨著信息化時(shí)代到來，企業(yè)檔案信息的復(fù)雜性與零散性暴露在大眾視野中。導(dǎo)致檔案管理人員在檔案整理的過程中即使認(rèn)真仔細(xì)核對，也無法避免地存在一些檔案錯(cuò)誤。在檔案形成之后有大量的工作需要跟進(jìn)，所以積極構(gòu)建高效科學(xué)的精細(xì)化企業(yè)檔案管理機(jī)制刻不容緩。檔案管理水平的提升順應(yīng)企業(yè)飛速發(fā)展的需要，崗位設(shè)計(jì)中最主要的內(nèi)容就是將任務(wù)、責(zé)任以及權(quán)力與單個(gè)崗位相聯(lián)系。在檔案管理的服務(wù)對象以及任務(wù)改變的過程中，企業(yè)檔案管理模式也應(yīng)該隨著檔案管理服務(wù)對象的改變而發(fā)展。流程設(shè)計(jì)側(cè)重于制度以及信息化管理，檔案的實(shí)效性、完整性、明確性都得到保證的前提下，健全企業(yè)檔案管理流程，使精細(xì)化企業(yè)檔案管理得到可持續(xù)性發(fā)展。在重視企業(yè)實(shí)際情況的同時(shí)，嚴(yán)格設(shè)立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作得到有效控制。崗位設(shè)計(jì)涵蓋了企業(yè)檔案管理工作的職責(zé)范圍、責(zé)任義務(wù)以及表彰評價(jià)等多個(gè)方面的內(nèi)容，在對企業(yè)檔案管理進(jìn)行全方位調(diào)整的同時(shí)對企業(yè)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化[4]。

（三）檔案信息資源精細(xì)化。將精細(xì)化管理理念引入企業(yè)檔案管理，構(gòu)建企業(yè)局域網(wǎng)，適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的同時(shí)，廣大用戶的服務(wù)體驗(yàn)感得到提升。企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理工作中完整性與精確性的現(xiàn)實(shí)意義，積極開發(fā)利用企業(yè)檔案資源并將其作為企業(yè)的首要工作目標(biāo)，構(gòu)建更加系統(tǒng)化、合理化的企業(yè)檔案管理方式。邁入信息化時(shí)代以來，更加零散復(fù)雜的企業(yè)檔案信息使檔案管理模式多元化，以達(dá)到企業(yè)檔案信息合理分類與企業(yè)檔案管理有效的目標(biāo)。在企業(yè)檔案精細(xì)化管理過程中，打破了企業(yè)部門之間各自為政的傳統(tǒng)觀念，使企業(yè)檔案歸檔過程更具系統(tǒng)性與條理性，完成信息系統(tǒng)的完整建立與一體化管理[5]。

（四）精細(xì)涉密檔案管理制度。由于企業(yè)檔案管理制度要求具有針對性，需要加快企業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)，精細(xì)化整合企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源，分析企業(yè)檔案信息內(nèi)容，挖掘企業(yè)檔案信息內(nèi)容價(jià)值性。涉密檔案工作需要科學(xué)技術(shù)以及嚴(yán)密的監(jiān)督措施加持，同時(shí)部門之間通力協(xié)作也是企業(yè)檔案保密管理工作成功的關(guān)鍵?！吨腥A人民共和國檔案法》等相關(guān)法規(guī)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理保密準(zhǔn)則制定的方向，企業(yè)涉密檔案管理工作應(yīng)該依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)開展，并嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理保密準(zhǔn)則。為了約束管理人員，減少企業(yè)檔案管理工作過程中問題的發(fā)生，企業(yè)從自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，降低泄密事件發(fā)生的可能性，如進(jìn)行企業(yè)檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，在培養(yǎng)企業(yè)檔案管理復(fù)合型人才的同時(shí)加強(qiáng)警示教育工作，將“泄密就是違法犯罪”的口號刻在檔案管理人員心中[6]。

（五）更新企業(yè)檔案管理理念。企業(yè)檔案管理需要應(yīng)用新的系統(tǒng)來順應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展需要。檔案管理人員必須明確檔案管理的工作內(nèi)容以及相應(yīng)職責(zé)所在。打破傳統(tǒng)檔案管理思想的禁錮，接受新時(shí)代檔案管理理念發(fā)展，只有接受精細(xì)化改革并將精細(xì)化檔案管理理念奉為圭臬的企業(yè)才能更好地進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作。與此同時(shí)，企業(yè)必須為員工提供必要的培訓(xùn)，才有可能完成精細(xì)化檔案管理轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作流程復(fù)雜、檔案種類繁多、檔案涉及面廣等問題的存在，大多數(shù)企業(yè)的檔案整理工作質(zhì)量并不高。為解決企業(yè)檔案管理存在的問題，提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理工作部門必須貫徹執(zhí)行精細(xì)化檔案管理理念，將精細(xì)化檔案管理理念傳遞給企業(yè)檔案管理人員[7]。除此之外，企業(yè)檔案管理人員也需要順應(yīng)企業(yè)檔案管理工作需要，通過企業(yè)檔案管理培訓(xùn)提高自身的檔案管理能力，成為企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理人才。

（六）營造檔案管理工作的競爭意識。競爭不可避免地出現(xiàn)在檔案管理工作中，適當(dāng)?shù)母偁幱行Ъぐl(fā)了檔案管理人員的潛力，也激發(fā)了檔案管理人員的危機(jī)意識，促使檔案管理人員不斷提升自身的檔案管理能力，滿足企業(yè)發(fā)展后檔案管理的工作需求。受傳統(tǒng)的檔案管理思想禁錮，企業(yè)并不能發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中競爭存在的現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)因忽視檔案管理中競爭的重要性，導(dǎo)致檔案管理人員的存在感低、檔案管理部門的活力低，對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升產(chǎn)生了消極作用，企業(yè)檔案管理部門不能發(fā)揮出自身的全部實(shí)力。在檔案管理工作中使用競爭機(jī)制，營造良好的競爭氛圍來改善檔案管理工作環(huán)境、重視檔案管理人才，并通過引進(jìn)人才的方式，促進(jìn)檔案管理人員提升自身的檔案管理能力[8]。

（七）建立健全檔案管理制度。企業(yè)檔案管理工作受傳統(tǒng)檔案管理思想的禁錮，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理以存儲為主。這種錯(cuò)誤的認(rèn)知導(dǎo)致一半以上的企業(yè)不能對檔案管理的重要性產(chǎn)生正確認(rèn)知，更不會建設(shè)完善的檔案管理制度。檔案管理工作不受企業(yè)重視，導(dǎo)致檔案管理人員在完成檔案管理工作時(shí)只能依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)，這就造成了檔案信息混亂、丟失的情況不間斷地發(fā)生。建立完整且貼合企業(yè)自身發(fā)展情況與目標(biāo)的企業(yè)檔案管理制度可以大大降低這種情況的發(fā)生。企業(yè)檔案管理工作的精細(xì)化發(fā)展有效實(shí)施、企業(yè)檔案管理制度的建立，對企業(yè)檔案管理精細(xì)化工作有積極的促進(jìn)作用[9]。

四、結(jié)語

創(chuàng)新的企業(yè)檔案管理模式可在提升檔案管理效率的同時(shí)，有效減少檔案管理中存在出現(xiàn)的錯(cuò)誤。目前，對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理手段是企業(yè)的正確選擇。企業(yè)在進(jìn)行規(guī)劃時(shí)應(yīng)該將檔案管理工作納入其中，樹立企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，更新企業(yè)檔案管理模式，以此來推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展[10]。