事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略分析

文/山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會保障局 郭紅艷

隨著我國教育水平的不斷提高，人才數(shù)量不斷增長，建立人事檔案管理制度能夠有效滿足人事工作的需求。當今社會人們對自身權益的關注度日漸提高，人事檔案管理的合理性關系到每個人的切身利益，因此，受到廣泛關注。此外，由于人才流動機制的不斷完善，部門間的人才流動性較大，建立完善的人事檔案制度，可以確保人事檔案管理工作的有序進行。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的重要性

（一）做好人事檔案管理關系到事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。在事業(yè)單位的日常管理中，往往忽視了人事管理工作的重要性，而把業(yè)務性工作放在首位。很多單位的人事檔案管理模式已無法滿足如今信息化時代的發(fā)展需求。人事檔案管理工作所涉及的人才管理、選拔以及人力資源的合理配置，關系到一個單位的持續(xù)健康發(fā)展。因此，需要高度重視人事檔案管理工作，在人事檔案管理的方法與制度上進行創(chuàng)新和改革，以確保事業(yè)單位的順利發(fā)展。

（二）做好人事檔案管理對人力資源優(yōu)化配置至關重要。人事統(tǒng)計工作在事業(yè)單位的人事管理工作中屬于比較基礎的工作內(nèi)容，但也是推動事業(yè)單位進行創(chuàng)新發(fā)展的重要源動力。事業(yè)單位需要進行創(chuàng)新發(fā)展，涉及的人員和部門比較復雜，因此在創(chuàng)新過程中，要對工作部門的設置和人員配備進行合理性優(yōu)化。另外，事業(yè)單位中的人事管理人員在工作職責上也會出現(xiàn)職責交疊的問題[1]。因此，我們應該積極調整不同工作部門的工作職責，避免業(yè)務交疊的現(xiàn)象發(fā)生。同時，應當根據(jù)現(xiàn)代化的人力資源管理觀念，進行人事調整和安撫，防止人才流失。

（三）做好人事檔案管理對于人才的培養(yǎng)至關重要。做好人事檔案管理工作：一是需要根據(jù)事業(yè)單位自身的現(xiàn)實因素和發(fā)展狀況，為員工量身定制培訓計劃，并針對培訓計劃進行實踐總結，不斷優(yōu)化培訓內(nèi)容和方向，達到強化員工工作能力的目標；二是有意識、有目的地挖掘員工潛能，將職業(yè)培訓和職業(yè)規(guī)劃當成重要任務，讓員工養(yǎng)成良好的工作習慣和態(tài)度；三是積極開展員工之間的調研，了解員工對當前單位的工作任務和工作要求所持有的態(tài)度，是否認可當前人事管理模式，深入了解員工內(nèi)心動態(tài)，實時掌握其工作和生活中的真實情況[2]。并結合員工特點，開展多樣化培訓活動，提高人才的綜合素質，從而更好地適應單位的各項工作要求。

二、我國人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

（一）管理模式較為單一。在當前的人事檔案管理工作中，管理模式較為單一的問題主要有以下幾個方面的原因：1.人員思想較為保守。大多數(shù)人事檔案管理人員的檔案管理都是在固定的情況下進行，習慣了這種方式，形成了固定的思維，從而導致了當前的檔案管理模式較為單一。2.管理機構過于分散。在當前事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理機構過于分散，甚至出現(xiàn)了人檔分離現(xiàn)象。這種檔案管理方式適合于上級部門對單位進行管理，但是隨著社會的發(fā)展，檔案材料類型的增多，檔案材料的激增，事業(yè)單位對于檔案處理的內(nèi)容和范圍均出現(xiàn)了非常大的變化，尤其是基于信息化的發(fā)展，當前事業(yè)單位的檔案管理方式已不適合事業(yè)單位對于檔案管理的需求，因此，必須迎合時代的需求，做出調整，才能夠適應當前的社會現(xiàn)狀[3]。3.檔案更新不夠及時。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對于時效性的重要程度越發(fā)重視，在這樣的情況下，增強自身的時效性成了所有行業(yè)所有部門共同注意的問題，如果在人事檔案方面缺乏足夠的時效性，將會導致了人事檔案無法發(fā)揮作用，甚至在一定的程度上干擾到事業(yè)單位的正常工作進程，從而造成損失。因此，準確、及時的更新檔案信息，加強檔案管理的更新與維護，能有效提升檔案的時效性，幫助用人單位更好地做出人才決策。

總之，人事檔案管理要注重創(chuàng)新思維，調整管理機構，加強檔案信息的更新與維護，提升時效性，以適應當前社會的發(fā)展和用人單位的需求。

（二）管理存在封閉性和局限性。在檔案管理工作中，封閉性和局限性是常見的問題。過去，由于檔案包含大量個人信息和涉密信息，對封閉性有著非常高的要求。然而，隨著國家的逐漸穩(wěn)定和發(fā)展，許多涉密的個人檔案已經(jīng)被歸類。盡管這種傳統(tǒng)做法不再必要，但仍然作為一種習慣保留下來。這種現(xiàn)象對人事檔案管理工作造成了很大的影響[4]。首先，人事檔案管理過于封閉，一旦出現(xiàn)人事調動，將難以及時找到相關個人檔案信息，找尋檔案的過程不僅浪費大量的時間，還會造成人員流動困難的情況；其次，檔案的封閉性和局限性對人才流動造成了很大的影響，如檔案不能調動，導致當前的人才流動只能限制在某些地區(qū)。使人才無法發(fā)揮其應有的效應，影響了社會中人才資源分配的靈活度。

三、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升理念思路

檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的先決條件和根本。隨著計算機技術和信息化的普及，檔案的現(xiàn)代化已經(jīng)得到了極大的推動，在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)網(wǎng)絡信息資源共享的基本前提。

檔案工作規(guī)范化是歷史發(fā)展的必然趨勢，也是檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。它綜合運用各種檔案工作要素，對檔案工作進行科學化的管理，使檔案工作從無秩序走向秩序。沒有檔案工作規(guī)范化，檔案工作就會走向混亂，失去意義和價值[5]。因此，檔案工作規(guī)范化是檔案工作現(xiàn)代化的必備條件，只有通過規(guī)范化的管理，才能實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮檔案的功能和價值。

四、創(chuàng)新認識檔案管理制度以及模式的方法

（一）打破現(xiàn)有的人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀。當前部分單位的人事檔案管理，效率低下，導致管理效果達不到預期。因此，在實際管理中，必須充分優(yōu)化管理，可以從以下幾個方面入手：首先，設置分類管理模式，對不同專業(yè)性質的人員進行專項管理。以此提高工作與管理效率；其次，提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識并增強其在創(chuàng)新方面的動力。單位應定期對人事檔案管理人員進行培訓，以增強其工作素養(yǎng)和創(chuàng)新素養(yǎng)；最后，增強人事檔案管理的信息化能力，通過采用統(tǒng)一的人事管理平臺，進行人員信息化知識培訓，在各部門之間建立人才庫，便于人事管理和信息更新，同時也有利于人才的交流和選拔，體現(xiàn)人事管理在人才選拔方面的作用。

此外，需要貫徹以人為本的立卷檔案管理方針。在實踐中，要重視以下三個方面：第一，正確掌握檔案立卷的時間，確保能夠及時立卷；第二，確定立卷的優(yōu)先次序，進行正確分配。在以人為本的指導下，應注重區(qū)分文檔和材料，特別是要區(qū)分在內(nèi)容、形式、作用等方面有許多相同之處的文檔材料，以降低檔案的重復和信息的冗余，從而達到更好的使用效益；第三，在堅持以人為本的基礎上，注重對整個部門的整體保護。

（二）建立規(guī)范化的檔案管理制度。第一，確保整個檔案部門工作流程的穩(wěn)定。在整理檔案時，要把握好要點，區(qū)分輕重緩急，嚴把門禁，防止不能存檔的檔案出現(xiàn)；與此同時，要避免檔案丟失。尤其是立卷，應將相似且相互關聯(lián)的檔案資料集中于一冊，以保證同一個題目的完整性，反映出整個事件的流程和始末，這樣，檔案的使用效率得到了提升，也使得檔案資料的保存更加完善，不會造成混亂；第二，要促進檔案規(guī)范化、標準化，必須不斷地提升檔案工作者的能力。加強檔案管理隊伍的組織，加強職業(yè)道德教育、規(guī)章制度和專業(yè)教育，進一步的提升技術。一是強化責任感。要對檔案工作產(chǎn)生濃厚的興趣，要有高度的責任感和使命感；二是加強對《中華人民共和國檔案法》的研究，樹立“依法治檔”和“依法用檔”的觀念，切實地保護好檔案的完整性和安全性，檔案工作的隱蔽和保密性質，注定了它不可能像其他工作一樣引人注目；三是利用現(xiàn)代信息化技術推動檔案工作規(guī)范化。實行現(xiàn)代的經(jīng)營模式有利于提高事業(yè)單位的規(guī)范化水平。要逐漸轉變過去陳舊、單一的人工管理模式，采用現(xiàn)代化的管理手段，通過電腦、網(wǎng)絡對檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工作、存儲、査找調閱，才能迅速、準確、全面、系統(tǒng)的管理檔案資料，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化、自動化和現(xiàn)代化；四是加強檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計工作。要加強檔案的收集工作，需要建立完善的檔案管理機制，制定檔案收集的標準和規(guī)范，明確檔案收集的范圍和目的，并加強對檔案收集的監(jiān)督和管理。同時，還要注重與各個部門、機構和個人進行溝通和合作，共同推動檔案的收集工作。要加強檔案的整理和鑒定工作，需要對收集到的檔案進行分類、整理和鑒定，確保檔案的準確性和完整性。另外，還要建立檔案鑒定制度和專業(yè)的鑒定團隊，對檔案的真實性、可靠性和價值進行鑒定。要加強檔案的統(tǒng)計工作，需要建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理和鑒定情況進行統(tǒng)計和分析，及時了解檔案資源的情況，為檔案資源的利用和管理提供參考和依據(jù)。

（三）做好檔案數(shù)字化的流程。檔案數(shù)字化并不是簡單的信息輸入，而是需要保存好源文件，然后進行上傳的過程，這個環(huán)節(jié)需要對原本的文件進行完善的歸檔流程，確保源文件不會出現(xiàn)問題。第一步，做好檔案選取。根據(jù)檔案保存的需要和實際利用價值，選擇需要數(shù)字化的檔案；第二步，做好準備工作。對選定的檔案進行分類、整理和鑒定，清理、修復和整理檔案文件，為數(shù)字化工作做好準備；第三步，數(shù)字化設備的選擇。根據(jù)檔案的特點和要求，選擇合適的數(shù)字化設備和軟件，如掃描儀、相機、OCR 等；第四步，數(shù)字化操作。使用數(shù)字化設備和軟件，對檔案進行數(shù)字化操作，包括掃描、拍攝、錄入、編輯、標注、保存等；第五步，質量控制。對數(shù)字化后的檔案進行質量控制，檢查數(shù)字化的質量、準確性、完整性和可讀性等；第六步，數(shù)字檔案的管理。建立數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)，包括數(shù)字檔案的存儲、備份、檢索和維護等；最后，共享和利用。建立數(shù)字檔案的共享和利用機制，使檔案資源能夠更廣泛地被利用和共享，提高檔案資源的利用價值。

（四）加強檔案保密和安全管理。在數(shù)字化和信息化時代，檔案的保密和安全管理至關重要，特別是對于包含敏感信息的檔案，應當多措并舉做好保密和安全管理。第一，制定好檔案安全政策。建立明確的檔案安全政策和流程，確保檔案的訪問、傳輸和存儲都符合法律法規(guī)和組織內(nèi)部的規(guī)定。制定安全政策可以幫助規(guī)范檔案管理，并明確責任人和授權訪問人員；第二，做好數(shù)據(jù)加密和訪問控制。對數(shù)字化檔案采用強密碼和數(shù)據(jù)加密措施，確保只有授權人員能夠訪問和修改檔案。實施訪問控制，限制不同用戶的權限，確保只有有權人員能夠查看敏感信息；第三，定期備份和制訂數(shù)據(jù)恢復計劃。建立定期備份檔案數(shù)據(jù)的計劃，并制訂數(shù)據(jù)恢復計劃，通過數(shù)據(jù)陣列多重備份、冷備份等技術方式，確保即使發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或意外事件，檔案仍能夠迅速恢復；第四，做好敏感信息的脫敏處理。對于包含敏感信息的檔案，可以考慮采用脫敏技術，將敏感信息替換為虛擬數(shù)據(jù)，以降低潛在的安全風險。

總之，做好檔案數(shù)字化需要注意每個步驟的細節(jié)，注重檔案的選擇、準備、數(shù)字化、質量控制、管理和共享、保密和安全管理等環(huán)節(jié)，以保證數(shù)字檔案的質量和實用性。

五、結語

通過對人事檔案管理的探討，可以看出其在事業(yè)單位管理中的重要性。一個高效的人事檔案管理系統(tǒng)可以幫助單位更好地掌握人才資源，提升管理效率，同時也為人員的晉升和發(fā)展提供了更多的機會。在實際的管理工作中，需要不斷優(yōu)化檔案管理的各個方面，包括分類管理模式、人員培訓和信息化建設等，以實現(xiàn)管理的有效性和效率。此外，檔案管理工作者也應該注重以人為本的立卷存案方針，正確掌握檔案立卷的時間和優(yōu)先次序，注重對整個單位檔案的整體保護。只有在這些方面得到不斷改善，才能夠推動人事檔案管理的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻。