地勘單位加強合同管理的有效措施探討

劉 菲

（甘肅省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第二地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院，甘肅 蘭州 730000）

一、地勘單位加強合同管理工作的意義

第一，合同規(guī)范化管理有利于地勘單位穩(wěn)定發(fā)展。地勘單位通過合同的簽訂和履行完成主要經(jīng)濟活動，合同規(guī)范化管理會對單位的經(jīng)營管理工作產(chǎn)生積極影響，避免造成不必要的經(jīng)濟損失和負面影響，保證合同各方利益的實現(xiàn)，有利于地勘單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。

第二，加強合同管理有利于防范和規(guī)避風(fēng)險。加強合同管理可以盡早防范和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，用預(yù)防代替補救，減少糾紛，維護權(quán)益，為地勘單位開展生產(chǎn)經(jīng)營活動，取得高效的經(jīng)濟效益保駕護航。

第三，有效的合同管理有利于提升單位的形象。合同是地勘單位對外合作的紐帶，單位通過對合同的嚴格管理，將大大提高合同的履約率，增強單位知名度和信譽度，有利于提升單位形象。

二、地勘單位合同管理工作存在的問題

大部分地勘單位在合同管理中已經(jīng)完成了制度和相應(yīng)的審批流程的制定，較為有效地規(guī)范了合同從提交到審批再到實施等一系列環(huán)節(jié)，但是隨著地勘單位市場化的深入，合同管理工作也出現(xiàn)一些問題。

（一）對合同管理重視程度不足

部分地勘單位不僅未能從戰(zhàn)略層面布局合同管理，甚至連專業(yè)的合同管理科室都沒有，更沒有深刻意識到合同管理工作對學(xué)習(xí)和迭代相關(guān)知識的內(nèi)在需求，對合同管理人員的培訓(xùn)嚴重不足，使得他們的管理思想和方法缺乏新理念的補充，導(dǎo)致合同管理工作一直處于自學(xué)摸索階段，管理方法相對固化，很難適應(yīng)市場變化的要求。另外，一些具體項目負責(zé)人沒有認識到合同和市場之間的必然聯(lián)系，專注于承攬項目和施工，在合同簽訂時不細究條款，增加了不必要的風(fēng)險。總之，地勘單位從上到下對于合同管理的重視程度都有待提高。

（二）制度細則不夠完善

地勘單位雖然大部分都制定了合同管理制度，但細則還不夠完善，具體管理時會出現(xiàn)無規(guī)可依的情況，特別是當(dāng)遇到合同需重新簽訂或變更時缺乏有效的制度監(jiān)督，加之權(quán)責(zé)劃分不清晰和人員職責(zé)不明確，出現(xiàn)問題時會出現(xiàn)互相推諉和難于認定負責(zé)人的情況。只有不斷完善的合同管理制度，才能使合同管理工作確實做到有據(jù)可依。

（三）合同審批審核不夠嚴謹

地勘單位的合同中經(jīng)常會出現(xiàn)以下情況：1.文字表述不明確不嚴謹，容易產(chǎn)生歧義；2.部分合同條款會呈現(xiàn)權(quán)責(zé)不對等的情況；3.合同主體單位名稱會因為各種原因出錯；4.合同文本中的工期、簽訂時間等等關(guān)鍵內(nèi)容與實際情況不符。在審批審核的過程中，可能存在對以上問題審核不嚴格未及時發(fā)現(xiàn)的情況，從而產(chǎn)生不必要糾紛，導(dǎo)致后續(xù)一系列問題。

（四）風(fēng)險預(yù)判和談判能力不足

1.對于風(fēng)險的預(yù)判能力不足。由于缺乏市場經(jīng)驗，對合同風(fēng)險造成的嚴重后果缺乏客觀的預(yù)判，抱有僥幸心理，缺乏自我保護的意識。表現(xiàn)在合同條款中就會出現(xiàn)以下情況：（1）甲乙雙方權(quán)責(zé)不對等，有時甲方單位甚至要求使用甲方合同文本，條款內(nèi)容明顯有利于他們，特別是一部分合同甲方固定單價，要求乙方一定要在項目實施過程中明顯低于已經(jīng)規(guī)定的單價，乙方利潤空間很小，如果具體項目實施現(xiàn)場出現(xiàn)無法預(yù)知的突發(fā)情況而且又很難協(xié)商達成一致時，地勘單位就會面臨很大的合同風(fēng)險。（2）默認行業(yè)中違規(guī)行為，例如，合同后置，先干活，后簽合同，無法保障在施工階段產(chǎn)生的突發(fā)狀況帶來的后果，可能產(chǎn)生糾紛，讓單位蒙受不必要的經(jīng)濟損失；違約條款表述含糊不清或者從字面看雙方都有違約責(zé)任，但實質(zhì)上基層地勘單位承擔(dān)無限違約責(zé)任，而合作方卻有不合理的違約責(zé)任上限保護；缺少退出（解除）條款或者相關(guān)條款太粗，為合作無法繼續(xù)時埋下糾紛隱患。

2.合同談判能力較弱。在市場環(huán)境中，大多數(shù)地勘單位缺乏核心競爭力，很多時候存在受制于合作方、缺少話語權(quán)的情況，為了爭取更多的經(jīng)濟效益、完成單位的經(jīng)營指標(biāo)，在合同條款中明顯存在自身權(quán)利受損的情況卻不敢據(jù)理力爭，甚至主動放棄了談判的權(quán)利，埋下合同風(fēng)險的隱患。

（五）合同管理效率低，缺乏信息化管理手段

大部分地勘單位仍在使用“手工臺賬+Excel表格”的模式完成合同登記和信息匯總的相關(guān)工作，由于地勘單位的合同數(shù)量大、類型多，利用這種方式錄入、查閱和匯總信息都會占用大量的時間，而且存在信息遺漏的風(fēng)險，工作效率低，時效性不強，不便于合同履行過程化管理，大大影響了合同管理水平的提高。

（六）重靜態(tài)管理、輕動態(tài)管理

1.合同履約過程的監(jiān)管不到位。大部分地勘單位的合同管理部門沒有參與前期談判工作，工作的重點放在了合同的簽訂和存檔環(huán)節(jié)，項目實施過程中涉及的資金情況變化、工程量調(diào)整變更、合同主要信息變更等情況合同管理部門都沒有在項目落實的過程中形成動態(tài)的監(jiān)督與管理，存在合同履約過程監(jiān)管不及時、不到位的情況。

2.預(yù)警機制不健全。靜態(tài)管理較之于動態(tài)管理反應(yīng)會明顯滯后，合同主管科室缺乏對項目的進度、結(jié)款情況等關(guān)鍵節(jié)點的管控，大部分地勘單位未能通過有效的管理軟件進行合同管理的全過程聯(lián)動，很難準確預(yù)測項目資金的收支情況、項目履行情況以及合同風(fēng)險情況等，導(dǎo)致不能很好地進行財務(wù)風(fēng)險和履約風(fēng)險管控的前置規(guī)劃。

三、加強地勘單位合同管理的有效措施

（一）全面認識合同管理工作的重要性

1.重視合同管理工作。提升全員對合同管理工作的重視程度是提高地勘單位合同管理水平的前提，把合同管理提升到戰(zhàn)略層面，將抓合同管理放到與質(zhì)量和安全管理同等重要的位置，秉承“重合同，守信用”的原則，將合同管理作為一項重要日程常抓不懈、有效落實，從而實現(xiàn)單位經(jīng)濟效益和社會效益最大化，規(guī)避風(fēng)險，提升經(jīng)濟效益。

2.加強合同管理人員專業(yè)化培訓(xùn)。一是做好合同管理人員的選拔工作。合同管理人員必須具備較強的責(zé)任感和認真的工作態(tài)度，熟悉并正確運用合同管理相關(guān)知識和技能，同時，也應(yīng)具有相應(yīng)的學(xué)歷和工作經(jīng)驗。二是定期組織合同管理人員培訓(xùn)，幫助其提高認知能力與綜合素養(yǎng)。培訓(xùn)的主要形式可采取有計劃地選派管理骨干參加相關(guān)主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家、主管部門的領(lǐng)導(dǎo)來授課指導(dǎo)；內(nèi)部組織相關(guān)業(yè)務(wù)交流和總結(jié)，對工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)的共性問題進行及時歸納和總結(jié)，還要不斷學(xué)習(xí)與合同管理相關(guān)的其他學(xué)科知識及基本能力，例如，財務(wù)審計、風(fēng)險評估、項目管理、表達能力、數(shù)據(jù)分析能力等。

（二）完善合同管理制度、機構(gòu)及合同條款

1.完善合同管理制度。結(jié)合實際情況，建立健全職責(zé)清晰、流程順暢、管理層級明確的合同管理制度。合同管理相關(guān)制度包括主體資信調(diào)查制度、合同審查制度、合同臺賬、文本、檔案、專用印章等管理制度、合同履約監(jiān)督管理制度、合同歸檔制度、合同管理工作考核、獎懲制度等合同管理辦法等。

2.合理設(shè)置合同管理機構(gòu)和崗位。（1）應(yīng)明確統(tǒng)一管理合同的部門。專設(shè)一個科室和專門的合同管理崗位，配備專業(yè)的合同管理人員，結(jié)合各二級業(yè)務(wù)部門的協(xié)作配合，在相關(guān)法規(guī)、制度指導(dǎo)下，辦理合同的起草擬定、審批核準、簽訂蓋章等管理工作。（2）在二級業(yè)務(wù)部門建立合同管理小組，配備專職的合同管理人員。由部門負責(zé)人牽頭把關(guān)，同時必須明確科室之間和科室內(nèi)部的崗位職責(zé)，劃分權(quán)責(zé)邊界，明確授權(quán)委托事宜、招投標(biāo)管理、合同審核審批、合同終止變更、合同借閱存檔、合同履約過程監(jiān)督等各環(huán)節(jié)的具體負責(zé)人，保障分工明確。

3.完善合同條款。（1）規(guī)范合同范本。訂立規(guī)范的合同范本是合同管理工作必要的環(huán)節(jié)，合同管理人員應(yīng)盡量采用本單位合同范本，爭取從合同擬定階段就能更多考慮本單位的權(quán)利需求。合同風(fēng)險大多起源于合同本身，在制定范本的過程中應(yīng)對合同內(nèi)容和文字表達仔細推敲，避免出現(xiàn)雙重含義或歧義，把合同條款中的風(fēng)險降到最低，做好前置把控。另外，必須定期修訂合同范本，將周期內(nèi)累計的共性問題、突出問題通過合同范本的有效修正降低合同風(fēng)險，減少合同簽訂帶來的隱患。（2）注重違約責(zé)任條款。退出條款、解除條款和違約條款比合作條款更為重要，一旦出現(xiàn)合作分歧、合同糾紛雙方再去談判的成本會很高，在合作之初應(yīng)將相關(guān)條款盡量準確地寫進合同里，最好能明確表述做了哪些事情賠付多少錢，出現(xiàn)哪種情況解除合同，雙方承擔(dān)什么責(zé)任，不能寫得太簡單或者過于籠統(tǒng)。

（三）加大合同審查管理力度

1.建立合同審核的工作程序。首先，明確審查對方主體資格、資信及履約能力的部門和負責(zé)人，并制定調(diào)查方案，保證相關(guān)審查的準確性；其次，建立重大合同的談判、審批和簽約制度，明確審批流程、確定談判方案、組建談判小組、完善報批登記簽約手續(xù)；再次，明確會簽審核制度，對于不同類型合同確定具體審批負責(zé)人，如果在履約過程中出現(xiàn)合同變更情況，應(yīng)按照合同會簽流程進行重新審批。

2.明確合同審核各環(huán)節(jié)責(zé)任。明確合同審查各環(huán)節(jié)的責(zé)任，避免職責(zé)重復(fù)，提高審查效力，并對合同進行分級管理，合同主管科室負責(zé)制定合同管理的相關(guān)規(guī)章制度并審查監(jiān)督合同履行情況。二級業(yè)務(wù)部門負責(zé)承攬項目、參與談判，及時密切監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，隨時處理突發(fā)情況，減少合同糾紛。

3.加強合同條款中重要信息的審核。首先，要對合同條款、內(nèi)容是否平等、雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系是否明確等進行審核。其次，特別關(guān)注合同的關(guān)鍵信息審核，包括合同的簽訂時間和工作地點、合同額的約定及付款方式、合同期限、技術(shù)手段要求及工作內(nèi)容、雙方權(quán)責(zé)義務(wù)、違約責(zé)任等。最后，如果遇到甲方硬性要求使用甲方合同版本，應(yīng)對提出的不公平或者不合理的要求仔細甄別、認真審查。

（四）加強合同全過程管理

1.完善合同管理的各項基礎(chǔ)工作。合同管理的基礎(chǔ)工作包括以下內(nèi)容：（1）建立合同管理臺賬，盡可能完整錄入合同的所有相關(guān)信息；（2）合同文本的存檔歸檔管理；（3）合同變更等相關(guān)材料的收集、登記和保管工作；（4）合同印章使用、保管和登記；（5）實時監(jiān)管合同履約情況；（6）規(guī)范合同的變更與解除程序；（7）項目的驗收、決算和結(jié)算；（8）合同糾紛的解決流程；（9）合同管理工作的檢查、考核、獎懲；（10）合同終結(jié)工作。

2.加強合同履行的動態(tài)監(jiān)管。合同行為并不局限于與合同相對人簽署合同的靜態(tài)時間點，而是一個動態(tài)、連續(xù)的過程，地勘單位合同管理就是圍繞這個過程展開的風(fēng)險預(yù)防和實時控制活動。（1）合同履約情況的動態(tài)監(jiān)管。如果合同一經(jīng)生效，合同的簽訂雙方將必須嚴格按照合同條款約定履行各方的權(quán)利和義務(wù)，簽約單位須進行全程監(jiān)管，從而了解合同的履行情況，合同管理部門需要與項目實施部門密切加強聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)阻礙履約的因素，便于及時溝通、排除不利因素，盡量避免違約情況的發(fā)生。另外，合同資料的管理也不僅指合同文本，還包括項目履行過程中的往來信函、投標(biāo)書、確認單、委托書、中標(biāo)函等信息要件。（2）合同風(fēng)險的動態(tài)監(jiān)控。合同風(fēng)險存在于單位經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)，對于合同風(fēng)險的監(jiān)控應(yīng)該是伴隨其簽訂和履約全流程的動態(tài)監(jiān)管過程，合同主管科室必須負起責(zé)任，如果全面監(jiān)管的過程中出現(xiàn)偏差要及時采取措施加以控制、及時處理，盡量把風(fēng)險降低到最低程度，以保證合同按照簽訂要求順利履行。

（五）加強合同管理的信息化建設(shè)

目前，大部分地勘單位的合同管理方式仍然非常低效，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在合同管理工作的需要，必須引入高效合同管理系統(tǒng)。當(dāng)前市面上可選擇的合同管理軟件中，國外的產(chǎn)品品牌價格偏高、使用方法繁瑣，如果選用可能需要合同管理人員花很多不必要的時間去學(xué)習(xí)和適用，國內(nèi)軟件品牌主要是針對財務(wù)方面專用軟件，合同管理只是附屬的一部分模塊，針對性和專業(yè)性都很難滿足地勘單位的使用要求。就地勘單位目前情況來看，比較適合引進一些辦公系統(tǒng)中的合同管理模塊，比如辦公室OA系統(tǒng)和企業(yè)ERP等。盡管這樣的合同管理系統(tǒng)相對來講功能比較單一，但足以滿足現(xiàn)階段地勘單位的合同管理工作需求，同時還可以將相關(guān)模塊與財務(wù)、技術(shù)及二級業(yè)務(wù)部門進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)合同履約全過程聯(lián)動，可以優(yōu)化管理的流程，有效縮短管理時間。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著市場化進程的不斷深入，合同管理將在地勘單位發(fā)揮越來越大的作用，只有持續(xù)改進和完善合同管理制度和流程，努力提高規(guī)范化和精細化管理水平，緊抓合同管理不放松，嚴格把控合同簽約、審批、履行等各環(huán)節(jié)，防微杜漸，防控風(fēng)險，才能促進地勘單位合同管理工作在市場競爭中穩(wěn)步前行。