精細化質量控制模式在醫(yī)院病案管理工作中的應用分析

葉淑芬，曲歌，賴雯菁，何彥，張懿

東莞市中醫(yī)院質控科，廣東東莞 523000

病案為患者在住院期間醫(yī)療活動的原始記錄，通過分析其上所存在的信息，能夠對醫(yī)院自身的管理水平、技術機制及醫(yī)療質量水平從整體上分析，最終明確患者在各個時期所接受到的醫(yī)療服務支持[1]。從既往病案管理工作模式上看，存在著“粗糙化”的特點，未能將病案細化管理。近些年隨著信息化技術在病案管理中不斷應用，推動著當前工作模式的改革。本次研究則是開展了“精細化”質量管理，干預的精髓則是通過“精細化”思路，直面問題的薄弱及關鍵環(huán)節(jié)[2-3]。并從管理的各個環(huán)節(jié)中均進行發(fā)力，最終能在一定程度上提升管理效果。為探討精細化質量控制模式在醫(yī)院病案管理工作中的應用效果抽取2022 年1——6 月東莞市中醫(yī)院的病案500 份，采取常規(guī)病案管理；抽取2022 年7——12月的病案500 份，采取精細化質量控制管理，現報道如下。

1 對象與方法

1.1 研究對象

以科室不同，采取分層抽樣模式，抽取2022 年1——6 月本院病案500 份，采取常規(guī)病案管理；抽取2022 年7——12 月的病案500 份，采取精細化質量控制管理。抽取其他病例20 份、骨科病例43 份，外科病例75 份，消化內科病例148 份、內科病例214 份。參與本研究的病案管理人員共計8 名，其中男5 名，女3 名；年齡23~50 歲，平均（38.23±6.21）歲。在管理完畢后，另隨機在院內對借調病歷檔案的醫(yī)務人員對服務的滿意度進行調研，共調研了20 名醫(yī)務人員，年齡21~61 歲，平均（32.25±2.97）歲。所納入研究的病案管理人員及醫(yī)務人員均未出現過職位變動的情況；同時無病休、離休或是離職人員。

1.2 方法

1.2.1 2022 年1——6 月行常規(guī)病案管理 要求臨床醫(yī)師按時上交病歷（如出院或死亡3 d）內上交病歷，并由病案管理人員根據工作流程對病案予以登記、整體、審核、裝訂及保管工作。隨后根據醫(yī)院管理規(guī)定要求。酌情利用病案教學、科研、復印及調閱，在檔案應用完畢后，在及時做好檔案的清潔及歸檔等工作。

1.2.2 2022 年7——12 月行精細化質量控制管理①強化病案管理人才隊伍建設：按照每月1 次的頻次舉辦病案培訓理論指導工作，并邀請專業(yè)人員講解病案管理時的具體技巧。旨在提升其基礎素質、操作技能、知識結構及業(yè)務水平等。培訓后進行嚴格考核，只有考核成績達標后方可上崗。

②推進病案首頁精細化管理：在患者入院后，需讓患者提供本身的有效身份證證件才可進行病案首頁的辦理。其上的基本信息需填寫完整，住址信息及住址戶口信息則是需要由工作人員填寫。同時在病案首頁上，需明確不同疾病的疾病分類代碼。診療時，則需根據實際情況及規(guī)定要求，對病案內容進行細化。最后由專業(yè)人員對整體內容進行編碼即可。

③病案回收：安排專人進行病案回收，然后當病案室收到病案后，需進行專項清點。在整體管理時應的功能做到詳細核對、詳細記錄。例如嚴格核對病案中化驗單的數量，病案頁碼是否正確、主治醫(yī)是否簽字等情況。確認完畢后，雙方做好病案交接。在管理時，醫(yī)務人員需嚴格按照《醫(yī)療機構病例管理規(guī)定》和醫(yī)院相關規(guī)定內容。制訂病案管理、疾病分類及編碼、上架及借閱、保密等一系列管理制度。其中在病例管理的過程中，需嚴格做到管理“全面”、分類“準確”、裝訂“整體”、查詢“迅速”的應用優(yōu)勢。管理人員在干預時，需嚴格遵循保密制度，使得在檔案借閱工作開展時，能夠做到流程齊全，出現問題時，也能找到相應的責任人。

④管理流程精細化：出院后的患者的病案72 h內提交，死亡患者的病案提交可延長到出院后1 周之內。病案中的手工書寫部分，知情同意書等，需要在1 周內（死亡病案10 d）內及時送入病案室中，并做好交接。在電子病案的管理中，整體的流程以“完善病案首頁內容→打印→核對錄入→生成報表→整理裝訂→歸檔上架”。

⑤標準執(zhí)行及信息化建設的開展：嚴格參照國際標準化組織病案管理標準進行管理。病歷整體的復印及借閱需嚴格按照規(guī)定要求開展管理。更為細化的管理規(guī)則需結合醫(yī)院的實際情況進一步細化。同時在信息化建設方面，系統(tǒng)將自動以彈窗的形式提醒醫(yī)師上交病歷，并及時將病案材料予以歸檔。不定期地購入及維護管理病案室所需要的傳真機、掃描儀、打印機、計算機及云端處理器等設備。引入基于信息化的檔案管理系統(tǒng)，推進病案管理的數字化進程。

⑥強化實體檔案管理：做好庫房的溫濕度調節(jié)及通風工作。同時派出專人定期對病案室做好溫濕度調節(jié)及庫房通風、殺蟲支持，以防止發(fā)生霉變。另外，嚴格限制病案室中人員的進出，鑰匙由單人保管，做好庫房的系統(tǒng)化管理支持。

⑦強化考核：由院領導組成考核小組，不定期地對病案管理人員進行整體考核。將考核評分以“積分制”的形式記錄。對于不規(guī)范之處細化整改，同時將其與績效相互掛鉤。針對出色的環(huán)節(jié)，同樣需予以績效激勵支持。

1.3 觀察指標

①不同管理模式下病案管理存在問題：共涉及3 維度內容，漏填（5 項）、錯填（4 項）、其他（1 項）。

②醫(yī)務人員病案查閱滿意度：服務態(tài)度、病案歸檔、查詢借閱、病案質控、數據提取5 項內容。各維度均按照百分制賦分，單項分值越高效果越佳。

1.4 統(tǒng)計方法

借助SPSS 26.0 統(tǒng)計學軟件分析，計量資料符合正態(tài)分布，用（±s）表示，組間比較采用t檢驗；計數資料用頻數（n）和百分數（%）表示，組間比較采用χ2檢驗。P<0.05 為差異有統(tǒng)計學意義。

2 結果

2.1 不同管理模式下病案管理存在問題比較

在精細化管理模式下，所存在的病案管理問題較常規(guī)管理更少，差異有統(tǒng)計學意義（P<0.05），見表1。

表1 不同管理模式下病案管理存在問題比較

2.2 不同管理模式下醫(yī)務人員病案查詢借閱的滿意度

在精細化管理模式下醫(yī)務人員對服務態(tài)度、病案歸檔、查詢借閱、病案質控、數據提取方面的滿意度評分均高于常規(guī)管理模式下，差異有統(tǒng)計學意義（P<0.05），見表2。

表2 不同管理模式下醫(yī)務人員病案查詢借閱的滿意度比較［(±s)，分］

表2 不同管理模式下醫(yī)務人員病案查詢借閱的滿意度比較［(±s)，分］

組別常規(guī)管理（n=20）精細化管理（n=20）t 值P 值服務態(tài)度92.77±2.64 89.48±2.05 4.401<0.001病案歸檔93.77±3.01 90.45±2.77 3.629<0.001查詢借閱94.55±2.13 91.37±2.62 4.221<0.001病案質控95.23±1.72 90.50±2.48 7.008<0.001數據提取95.26±2.14 89.25±1.97 9.240<0.001

3 討論

病案安全管理為病案管理中最基礎的內容之一。若是干預時出現病案損壞或遺失的情況時，將難以為“醫(yī)、患、教、研及醫(yī)患糾紛”舉證。因此，強化對病案整體的精細化管理是有一定意義的[4]。但是從當前來看，本院在病案管理中仍是存在相關問題的，例如缺少統(tǒng)一的執(zhí)行標準，病案管理人員尚未意識到自身在病案管理中的重要性等。也可能會出現因培訓工作開展不足，出現問題時，病案管理人員不知應如何處理等；更多的是在管理工作中，各環(huán)節(jié)內容開展之間缺乏嚴謹性，銜接不夠緊密，導致病案管理評級降低。這均將在一定程度上影響病案管理的質量水平[5-6]。

因我國當前對檔案管理工作的重視程度逐年增加，使得病案管理工作的開展變得愈發(fā)嚴格[7-8]。為了進一步強化本院病案管理水平，醫(yī)院在2022 年6 月開展精細化管理模式。措施中對整體的管理流程優(yōu)化，將具體的管理工作內容細化、量化、標準化、程序化。從整體上降低了醫(yī)院管理中不必要的成本，做到開源節(jié)流。在管理開展的第一階段，尤為強化培訓工作的展開。這要求管理人員自身必須要有充足的知識儲備，能夠解決工作中出現的各種突發(fā)問題。通過積極在院內開展培訓，強化工作人員間的業(yè)務交流，可調動員工的創(chuàng)新意識，激發(fā)其自身的工作潛能，最終確保各項精細化管理工作得以落到實處。從管理制度上看，則是參照了ISO病案管理模式支持。這將會使得管理工作的開展能夠有跡可循。在后續(xù)階段的不定期考核工作中獎懲制度及監(jiān)督制度的完善，可促進醫(yī)護人員嚴格參照規(guī)章制度開展工作，將工作效果與績效相掛鉤，還可提升其執(zhí)行力水平[9-10]。

從最終管理效果上看：在精細化管理模式下，所存在的病案管理問題較常規(guī)管理更少（P<0.05）。究其根本與精細化管理開展的優(yōu)勢有關：從整體上看，該次管理中突出了科學化的特點，通過標準化量化（規(guī)章制度）制約，使得病案的記錄、回收及存檔工作開展更精確。程婷等[11]學者則是研究顯示，精細化管理模式的引入，可降低病案缺陷發(fā)生率，這也與本研究結果相互驗證。從醫(yī)護人員對病案借閱服務的滿意度上看，也表現為整體化的提升。分析原因在于：措施中不僅對病案管理的內容較為全面，同時還對醫(yī)師病案填寫的過程中所存在的問題在最短的時間內篩選出，早期發(fā)現存在的問題，并反饋給醫(yī)師，縮短了雙方病案交互工作的用時，提升雙方工作效率。責任化管理制度的應用，使得工作開展過程中不會出現“推諉”的現象，各個工作環(huán)節(jié)之間簽字確認，出現錯誤后可第一時間找到責任人，并根據細節(jié)管理內容，制訂出針對性的獎懲措施[12]。措施中也強化了對下實體病案的管理，可減少病案丟失及破損情況的發(fā)生。

綜上所述，在醫(yī)院病案管理工作中，采用精細化質量控制模式管理，可減少病案管理存在問題，提升醫(yī)護人員對病案服務的滿意度水平。