大數(shù)據在物資招標采購管理中的應用

牟春梅 四川蜀城廣業(yè)貿易有限公司

在當今信息化時代，數(shù)據已經成為企業(yè)管理中不可或缺的一部分。特別是在物資招標采購管理中，數(shù)據的應用更是發(fā)揮了重要的作用[1]。而大數(shù)據作為一種新的數(shù)據管理模式和技術手段，更是深刻地影響了物資招標采購管理的方方面面。通過對大數(shù)據的精準和高效應用，物資招標采購管理可以更加科學合理地進行，從而提高采購成功率和管理效率，降低企業(yè)采購成本，實現(xiàn)了物資采購管理的數(shù)字化、信息化和智能化。本文將從大數(shù)據在物資招標采購過程中的應用具體分析，詳細探討大數(shù)據在物資招標采購管理中的應用及其效果，以期為企業(yè)的物資招標采購管理提供一定的參考和借鑒。

一、項目概況

本文將以大數(shù)據技術在某公司物資招標采購管理中的應用為例展開討論，該公司擁有物資招標采購管理平臺，每年采購金額達到數(shù)億元，需求種類繁多，招標頻率高。近年來，該公司開始嘗試應用大數(shù)據技術來提高物資招標采購效率和精度，有效縮短了招標周期，降低了人工成本，并大大減少了招標采購風險。

二、物資招標管理的重要性

在物資招標采購中，如果沒有科學合理的招標管理，往往容易導致低效率、高成本、低質量等問題的出現(xiàn)。因此，科學合理的物資招標管理顯得尤為重要[2-3]。物資招標管理的重要性體現(xiàn)在以下幾方面：

一是促進競爭：通過物資招標的形式，可以引入競爭機制，從而促進采購商、供應商之間的競爭，通過競爭優(yōu)勝劣汰，提升了采購質量，同時也降低了采購成本，使采購商和供應商都受益。

二是提高采購管理效率：通過物資招標的標準化流程，可以有效降低對采購部門的管理成本，簡化審批流程，提高管理效率，加速采購進程，更好地滿足企業(yè)業(yè)務需求。

三是保障采購安全：通過物資招標的規(guī)范化、透明化管理，可以有效防范采購丑聞和貪污腐敗現(xiàn)象，維護企業(yè)的形象和信譽。

四是優(yōu)化供應鏈合作：通過物資招標形式進行采購，可以引入供應商競爭，優(yōu)化供應商選擇，挑選出更加符合企業(yè)戰(zhàn)略需求的供應商，從而達成更加優(yōu)質的供應鏈合作，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據技術在物資招標采購管理中的應用

(一)需求分析與評估

在物資招標采購管理中，需求分析與評估是一個關鍵的環(huán)節(jié)。通過對采購需求的充分了解和評估，可以更好地制定招標方案，選擇合適的供應商，保證采購的順利進行[4]。而大數(shù)據技術在需求分析與評估方面也有著重要的應用。具體來說，大數(shù)據技術在需求分析與評估中的應用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.數(shù)據挖掘

利用大數(shù)據挖掘技術，可以對歷史采購數(shù)據、市場價格數(shù)據、競爭對手數(shù)據等進行分析，從中發(fā)掘出采購需求的內在規(guī)律、市場趨勢、供應商競爭情況等，為采購需求的準確定位提供數(shù)據支持。

2.數(shù)據建模

通過建立采購需求的數(shù)據模型，可以對采購需求進行量化評估和可視化分析，輔助采購部門制定招標規(guī)劃，評估供應商和產品的合格情況，并對招標結果進行預測和分析，提高采購成功率。

3.數(shù)據識別

大數(shù)據技術可以對供應商的信用管理、風險管理和監(jiān)管合規(guī)性進行識別和評估，從而為采購部門提供更好的風險評估、管理建議和決策依據。

(二)招標采購流程管理

如在某公司進行軟件采購的過程中，采購部門可以利用大數(shù)據技術，對市場上的各種軟件進行數(shù)據分析和評估，幫助他們制定招標方案，優(yōu)化招標流程，在其中加入相關采購需求和要求。在決策過程中，利用大數(shù)據分析結果，根據供應商和產品的質量、價格、難度等多個指標進行優(yōu)化，并挑選出最為合適的供應商和產品。大數(shù)據技術可以對招標流程進行優(yōu)化和管理，提高采購的效率和準確性。具體來說，大數(shù)據技術在招標采購流程管理中的應用主要分為以下幾個方面：

1.信息管理

利用大數(shù)據技術，可以對大量的供應商信息、采購需求信息、招標信息等進行管理和處理。相較于人工處理，大數(shù)據技術可以更加高效、準確地管理這些信息。

2.招標管理

大數(shù)據技術可以對招標規(guī)則、招標條件等進行分析和優(yōu)化，根據歷史數(shù)據和市場趨勢等因素，幫助采購部門制定更加科學合理的招標方案。

3.風險管理

大數(shù)據技術可以識別和評估潛在的風險，輔助采購部門進行風險管理。例如，通過監(jiān)測供應商的財務狀況、信用評級等數(shù)據，識別風險，并給予警示和預警，規(guī)避采購過程中可能出現(xiàn)的風險。

4.評估與決策

大數(shù)據技術可以對供應商和產品的質量、性能等進行評估和分析，幫助采購部門做出決策。例如，通過大量的歷史采購數(shù)據、市場價格、競爭對手數(shù)據等，識別出高質量、價格合理的供應商，并對這些供應商進行排名和排序，輔助采購部門做出決策。

(三)供應商管理

如在某電子廠進行固態(tài)硬盤采購的過程中，采購部門可以利用大數(shù)據技術，通過對大量供應商歷史交易數(shù)據的分析和比較，選出最優(yōu)質、價格最優(yōu)、服務最好的供應商，并對這些供應商進行分類和細分管理，提高采購效率，降低采購成本[5]。同時，對采購過程中的信息進行全面監(jiān)控和管理，預防采購風險的發(fā)生。針對供應商的合理選擇和有效管理是保證采購管理效率和采購成本控制的關鍵環(huán)節(jié)，而大數(shù)據技術在供應商管理中有著廣泛的應用。具體來說，大數(shù)據技術在供應商管理中的應用主要分為以下幾個方面：

1.供應商評估

大數(shù)據技術可以幫助采購部門對供應商進行評估和篩選，選出質量穩(wěn)定、交貨時間準確、價格優(yōu)惠的最佳供應商。通過對供應商的財務狀況、信用評級、營業(yè)執(zhí)照、資質證書等多維度數(shù)據進行分析，可以更加全面客觀地評估供應商的實力和風險狀況。

2.供應商管理

大數(shù)據技術可以對供應商的交付情況、質量情況、客訴情況、服務情況等進行全面監(jiān)控和管理，并對供應商進行分類和細分管理，將資源集中在最優(yōu)質的供應商身上，從而提高采購效率和降低采購成本。

3.供應商風險管理

大數(shù)據技術可以對供應商的風險進行全面識別和評估，例如供應商的資信狀況、歷史違規(guī)記錄、監(jiān)管標準等，對潛在風險進行預警和規(guī)避，保證采購過程的安全、高效。

供應商之間的分析和比較：利用系統(tǒng)搜集供應商提交的信息，對其盡量量化；對供應商的質量、服務、流程體驗進行分析，從而挑選出最優(yōu)的供應商。

(四)采購成本管理

如一家大型制造企業(yè)在生產時需要采購大量鋼材。通過大數(shù)據技術，這家制造企業(yè)可以收集并分析大量的供應商報價數(shù)據、鋼材品種、地區(qū)、規(guī)格等信息，選出鋼材價格相對優(yōu)惠的供應商，并且預測市場價格趨勢，及時與供應商進行協(xié)商，以獲得更好的采購價格。此外，大數(shù)據還可以預測一定時間內的鋼材價格的波動情況，在前期與供應商談判時肯定采購需求，預測采購物品價格波動，從而有效控制采購成本。使用大數(shù)據技術可以更全面、準確地了解采購成本的情況，從而做出更優(yōu)質的決策，提高采購過程的效率和節(jié)約成本的能力。具體來說，大數(shù)據技術在采購成本管理方面可以通過以下幾種方式實現(xiàn)：

1.采購價格監(jiān)控

大數(shù)據技術可以通過對市場行情和供需關系等因素進行分析和預測，及時監(jiān)測采購物品的市場價格變化，確保采購價格具有競爭力、參考性和公正性。當價格變化很大時，采購方可以及時調整采購計劃和要求供應商提供具體進價，確保實現(xiàn)采購成本的控制。

2.供應商定價分析

采購成本管理需要深入了解供應商定價背景和市場行情，及時進行分析。借助于大數(shù)據技術，采購方可以從供應商提供的多個數(shù)據指標獲取數(shù)據分析挖掘，找出選定的供應商所從事的業(yè)務及新的品牌(如硬盤驅動器、攝像頭、USB 設備等)在市場上的表現(xiàn)及價格趨勢，并結合市場上具有代表性的庫存和渠道信息，獲取更全面的市場趨勢，從而在采購過程中更為準確地把控成本。

3.成本風險預警

在采購過程中，由于采購物品的價格、運輸成本等因素的不確定性，采購方可能會面臨一定的成本風險。采用大數(shù)據技術可以對采購過程中的數(shù)據進行采集和分析，及時預警，并采取相應的措施避免或降低風險。

(五)數(shù)據安全保護

如在一家政府采購機構可能需處理數(shù)量龐大的招標文件和投標文件，包括各種標書、合同和管理文件。大數(shù)據技術可以幫助這家政府采購機構設定權限，限制不同人員查閱不同部分的數(shù)據，以確保數(shù)據的安全性。此外，為了確保數(shù)據的完整性，政府采購機構可以使用大數(shù)據技術以及相應的管理軟件對招標文件進行管理和備份，如果需要修改或刪除文件，操作記錄也會被備份保存，以便跟蹤和追溯。在物資招標采購管理中，數(shù)據安全保護非常重要，尤其是當涉及到采購中的大量關鍵數(shù)據時。大數(shù)據技術可以通過加密、審核、備份等多種手段來保護采購數(shù)據的安全性。具體來說，大數(shù)據技術在數(shù)據安全保護方面可以通過以下幾種方式實現(xiàn)：

1.數(shù)據補全

通過對采購數(shù)據進行全面補全，確保采購數(shù)據的準確性和完整性，防止數(shù)據被篡改。

2.數(shù)據加密

采購數(shù)據通常包括企業(yè)的機密信息，如價格、合同等。為了保護這些數(shù)據的安全，大數(shù)據技術可以對這些信息進行加密處理，保證數(shù)據的安全性。

3.數(shù)據備份

由于采購數(shù)據十分重要，因此備份數(shù)據是非常必要的。大數(shù)據技術可以在采購數(shù)據考慮中構建備份機制，確保數(shù)據的完整性和可靠性。如果遇到數(shù)據丟失或損壞情況，可以及時恢復數(shù)據。

4.多人審核

大數(shù)據技術可以提供多種角色權限管理機制，允許多個采購人員參與數(shù)據審核工作，確保數(shù)據的準確性和安全性。

四、案例分析

該公司采用了如下大數(shù)據技術：

一是數(shù)據預處理：該公司采集了大量的招標、采購數(shù)據，通過數(shù)據預處理技術進行數(shù)據清洗和去重，將海量數(shù)據轉換成可分析的數(shù)據格式，從而為后續(xù)數(shù)據分析提供了基礎。

二是數(shù)據分析：該公司使用了數(shù)據挖掘技術分析歷史交易數(shù)據，進行預測和分析供應商的質量、交貨時間等，以便從中選取最佳供應商。

三是多維度評價：在招標過程中，該公司使用多維度評價方法，通過對供應商的合作記錄、質量認證、信用等多個方面進行評估，為招標和采購過程提供可靠參考。

四是云計算：該公司利用云計算技術，將招標和采購流程中的各種數(shù)據云端存儲和管理，并為相關人員提供了高效便捷的數(shù)據查看與管理方式，在保證數(shù)據安全的同時，提高了員工的工作效率。

同時，該公司使用大數(shù)據技術能夠帶來多方面的效益，如：可實現(xiàn)數(shù)據的快速分析，省略繁瑣工作，僅需關注分析結果；減少員工的工作量，提高工作效率，管理信息的準確性；多維度分析，提高采購的準確性和可靠性，減少質量事故或交貨延遲等問題的發(fā)生；在招標和采購的過程中建立數(shù)據平臺，促進各部門協(xié)作和信息共享，實現(xiàn)生產、采購、物流等工作更好地銜接。

總之，大數(shù)據技術對于物資招標采購管理中具有重要的應用價值，能夠為企業(yè)帶來多方面的效益。通過上述案例的分析，可以看出該公司在物資招標采購方面應用大數(shù)據技術的收益很大，因此企業(yè)應該在采用大數(shù)據技術時注重數(shù)據處理質量，甄別合適的技術，促進企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

五、建議與展望

(一)建議

1.投入更多的人力、物力和財力

物資招標采購管理中應用大數(shù)據技術需要投入大量的人力、物力和財力。因此，企業(yè)應該多投入人力和物力，構建全面、穩(wěn)定的數(shù)據平臺，并投入足夠的資金購買先進的技術硬件和軟件。

2.加強數(shù)據安全保護

在應用大數(shù)據技術時，要注意保護數(shù)據的安全。企業(yè)應加強數(shù)據安全保護，采取多種措施，例如設立數(shù)據安全專員，加強設備及網絡安全，制定數(shù)據安全標準和制度等。

3.強化數(shù)據管理

對于采購流程中的各類數(shù)據，企業(yè)應該建立健有效的數(shù)據管理體系，包括數(shù)據收集、整理、分析和應用等環(huán)節(jié)。對數(shù)據的準確性、及時性、真實性和有效性進行有效監(jiān)管和管理。

(二)展望

1.應用領域的拓展和深化

大數(shù)據技術在物資招標采購管理中的應用尚未發(fā)揮出全部的潛力，未來企業(yè)可以在更廣泛的領域應用大數(shù)據技術，例如供應鏈管理、質量控制、市場預測等方面，從而進一步提高采購管理的效率和水平。

2.技術上的進一步創(chuàng)新

隨著大數(shù)據技術的不斷進步，企業(yè)應關注最新的技術趨勢，及時引進先進的技術，在實踐中不斷探索新的應用模式和方法，并注重與其他技術的結合，促進技術的創(chuàng)新和發(fā)展。

3.全員參與和倡導

大數(shù)據技術在采購管理中的應用需要全員參與和倡導。企業(yè)應該通過系統(tǒng)的培訓、學習和交流，提高員工的數(shù)據素養(yǎng)和應用水平，培養(yǎng)一支懂數(shù)據、善用數(shù)據的專業(yè)化隊伍，用數(shù)據驅動企業(yè)的業(yè)務創(chuàng)新和發(fā)展。

六、結語

綜上所述，在物資招標采購管理中，大數(shù)據技術的應用能夠有效提高采購管理的效率和水平，實現(xiàn)數(shù)據驅動的業(yè)務創(chuàng)新和發(fā)展。然而，在應用大數(shù)據技術時需要注意保護數(shù)據的安全，加強數(shù)據管理，并投入更多的人力、物力和財力。未來，企業(yè)可以在更廣泛的領域應用大數(shù)據技術，注重技術的創(chuàng)新和發(fā)展，培養(yǎng)一支懂數(shù)據、善用數(shù)據的專業(yè)化隊伍，以更好地驅動企業(yè)的業(yè)務創(chuàng)新和發(fā)展。