民國(guó)時(shí)期政府機(jī)構(gòu)檔案裝訂形式研究

畢建新 仲曉瑩 趙慧敏 欒寧麗

摘 要：裝訂是檔案整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是影響檔案實(shí)體保管質(zhì)量的重要因素，研究民國(guó)檔案裝訂規(guī)范有利于了解民國(guó)時(shí)期檔案的整理與歸檔制度。文章以中國(guó)第二歷史檔案館、江蘇省檔案館、蘇州大學(xué)檔案館館藏民國(guó)檔案為調(diào)研對(duì)象，按不同時(shí)期選取300卷（件）檔案作為研究樣本，對(duì)民國(guó)時(shí)期檔案裝訂形式、材料、要求及應(yīng)用情況展開(kāi)研究。研究發(fā)現(xiàn)，民國(guó)檔案的裝訂要求體現(xiàn)了檔案管理的基本思想，裝訂形式的演變體現(xiàn)了傳承、揚(yáng)棄與創(chuàng)新，對(duì)后世具有深遠(yuǎn)影響，還應(yīng)在重新整理中“整舊如舊”。

關(guān)鍵詞：民國(guó)檔案；裝訂；整理

分類號(hào)：G272.4

Research on the Binding Forms of Government Archives During the Republic of china Period： Take Jiangsu Province as an Example

Bi Jianxin1， Zhong Xiaoying2， Zhao Huimin3， Luan Ningli3

（ 1.School of Social Science， Suzhou University， Suzhou， Jiangsu 215123； 2.School of Information Management，Nanjing University， Nanjing， Jiangsu 210023； 3.Jiangsu Provincial Archives， Nanjing， Jiangsu 210019 ）

Abstract： Binding is the basic link of archives sorting and an important factor that affects the quality of archive storage. Studying the binding norms of archives during the Republic of China period is conducive to understanding the sorting and archiving system during that period. This article takes the archives during the Republic of China period collected by the Second Historical Archives of China， the Archives of Jiangsu Province and the Archives of Soochow University as research objects， selects 300 volumes （pieces） of archives as research samples according to different periods， and studies the binding forms， materials， requirements and application of archives during the Republic of China period. The research shows that the requirements of archives binding reflect the basic idea of archival management， and the evolution of archival binding forms reflects inheritance， sublation and innovation processes. The forms of archival binding in this period have a profound impact on future generations and should be reorganized and kept "as old as before" in the new era.

Keywords： Archives During the Republic of China Period； Binding； Sorting

檔案裝訂是指通過(guò)不同方式將歸檔文件以件為單位進(jìn)行固定的過(guò)程。我國(guó)歷史上檔案載體類型繁多，包括甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張等載體材料，不同載體的檔案有不同的裝訂形式。甲骨檔案采用編連成冊(cè)或按包保管的方式；簡(jiǎn)牘檔案使用絲草、麻繩或牛皮編聯(lián)而成；縑帛檔案依據(jù)書(shū)寫(xiě)內(nèi)容裁切后采取卷軸的裝訂形式，唐宋時(shí)期改為折疊式[1]。東晉桓玄詔令之后，紙張取代簡(jiǎn)牘成為國(guó)家文書(shū)的正式書(shū)寫(xiě)材料，紙質(zhì)檔案的裝訂形式包括卷軸裝、經(jīng)折裝、蝴蝶裝、包背裝、線裝等。民國(guó)時(shí)期，由于現(xiàn)代印刷技術(shù)、裝訂技術(shù)的出現(xiàn)，檔案裝訂形式大為簡(jiǎn)化。目前，學(xué)界對(duì)于清代及以前的古籍裝幀形式的研究較為豐富，但對(duì)于民國(guó)時(shí)期檔案裝訂形式的研究則鳳毛麟角。近年來(lái)，大量民國(guó)檔案被重新整理，其原始裝訂形式被新的裝訂形式所取代，民國(guó)檔案的外部形式原始性遭到破壞。因此，有必要對(duì)民國(guó)檔案的裝訂形式開(kāi)展搶救性研究。

1 民國(guó)檔案裝訂形式調(diào)研

民國(guó)檔案數(shù)量龐大，歸檔機(jī)構(gòu)類型眾多，調(diào)研無(wú)法覆蓋所有地區(qū)、所有機(jī)構(gòu)的民國(guó)檔案，故筆者選取中國(guó)第二歷史檔案館、江蘇省檔案館、蘇州大學(xué)檔案館館藏民國(guó)檔案進(jìn)行初步調(diào)研。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大量民國(guó)檔案已拆除原始裝訂形式進(jìn)行重新裝訂，部分尚未整理及正在整理的民國(guó)檔案還保有原始裝訂形式。筆者選取保留原始裝訂形式的300卷（件）民國(guó)檔案作為研究樣本。分1912—1927年、1927—1937年、1937—1945年、1945—1949年四個(gè)階段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)（見(jiàn)表1）。圖1-8列出了調(diào)研所見(jiàn)的8種裝訂形式。布包封、卷夾裝在民國(guó)時(shí)期專著中大量提及，但研究樣本中暫未見(jiàn)此兩類裝訂形式。

2 民國(guó)檔案裝訂形式及材料

民國(guó)時(shí)期檔案裝訂工作在沿襲清代部分做法的基礎(chǔ)上進(jìn)一步簡(jiǎn)化和創(chuàng)新。受經(jīng)濟(jì)水平、地域差異、文化發(fā)展及技術(shù)革新等眾多因素的影響，這一時(shí)期檔案裝訂形式、材料及要求差異較大。

2.1 裝訂形式

根據(jù)對(duì)現(xiàn)有民國(guó)時(shí)期文書(shū)工作和檔案工作資料的梳理，并結(jié)合學(xué)者的相關(guān)論述，本文梳理出民國(guó)檔案包含布包封、卷夾裝、封套裝、線裝、紙釘裝、金屬裝訂、漿糊粘貼七種裝訂形式。清代在圣訓(xùn)、實(shí)錄、玉牒等檔案的保管中廣泛使用書(shū)袱包裹，民國(guó)成立后，這種裝訂形式被外交部等機(jī)構(gòu)沿用并稱之為布包封[2]。卷夾裝是使用韌性較強(qiáng)的厚紙制作的紙夾來(lái)放置文件，以避免文件損壞。清代秘密公文封套裝的形式也被沿用，民國(guó)早期司法部[3]、教育部[4]、肅政廳[5]的文件保管規(guī)則中均有提及，民國(guó)后期行政院明確要求“機(jī)要公文封套一律用軍機(jī)信封”[6]。線裝作為明清以來(lái)最主要的書(shū)籍裝幀形式，在檔案裝訂中也得到廣泛使用。紙釘裝雖未見(jiàn)于民國(guó)官方文件與檔案管理辦法中，但在部分著述中有所提及[7-8]，并在檔案實(shí)物中大量應(yīng)用。隨著現(xiàn)代裝訂技術(shù)的發(fā)展，金屬裝訂開(kāi)始在檔案裝訂中得到應(yīng)用，包括銅釘、鉛釘、訂書(shū)針、大頭針、回形針等。漿糊在古籍裝幀中被廣泛使用，但傳統(tǒng)漿糊極易導(dǎo)致發(fā)霉、蟲(chóng)蛀和鼠嚙，因此民國(guó)時(shí)期大量文件與檔案管理辦法及相關(guān)著述中均明確要求禁止使用傳統(tǒng)漿糊[9-12]?；瘜W(xué)漿糊出現(xiàn)后，殷鐘麒提出檔案裝訂可使用“科學(xué)漿糊”[13]。

2.2 裝訂材料

每種裝訂形式均有相應(yīng)的裝訂材料。民國(guó)初期的布包封通常采用棉布包袱。由于管理不便，這種裝訂形式很快便被淘汰。卷夾裝使用韌性較強(qiáng)的厚紙制作的紙夾，質(zhì)量較好的由上等加厚紙板與帆布制作，質(zhì)量較差的則使用次等紙板或四裱粗紙及土布制作。封套裝通常使用輕薄、有韌性的紙張制作成開(kāi)口的封套，將歸檔文件夾裝其中。線裝通常使用棉繩或麻繩，但不夠牢固，案卷裝訂完畢后無(wú)法直立排架。紙釘裝使用棉紙或皮紙為線穿釘，便于拆換且經(jīng)濟(jì)[14-15]。金屬裝訂在20世紀(jì)30年代后開(kāi)始廣泛使用，其中銅釘、鉛釘主要用于檔案的活動(dòng)裝訂。訂書(shū)針裝訂首先將文件裝訂成冊(cè)，加上封面、封底和案卷目錄后再使用線裝的方式裝訂，通常不獨(dú)立作為一種方式對(duì)文件檔案進(jìn)行裝訂。民國(guó)檔案中使用的訂書(shū)針絕大部分為鐵質(zhì)，極少量為銅質(zhì)，其中鐵質(zhì)訂書(shū)針?shù)P蝕較為嚴(yán)重。大頭針、回形針只是在文件處理過(guò)程中被臨時(shí)用于固定文件，這類固定方法嚴(yán)格意義上并非裝訂形式，因此在當(dāng)時(shí)眾多檔案管理辦法中被明令禁止[16-18]。在漿糊粘貼這一問(wèn)題上，民國(guó)時(shí)期明確要求禁止使用漿糊，如果案卷上已使用漿糊，則要盡量剪除[19-20]。民國(guó)末期化學(xué)漿糊出現(xiàn)后，才有學(xué)者提出可以在檔案裝訂中使用“科學(xué)漿糊”[21-22]。

3 民國(guó)檔案裝訂要求

民國(guó)時(shí)期，雖然檔案裝訂要求較為分散，但逐步形成了一套相對(duì)完善的檔案裝訂規(guī)范。裝訂前，須有整理環(huán)節(jié)，將文件正本、附件整理整齊劃一，統(tǒng)一公文用紙格式[23]，再行裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)盡量做到四方齊整，如無(wú)法做到則需選擇右下兩邊對(duì)齊裝訂，裝訂位置與正文應(yīng)保持一定距離。[24]底面裝訂收結(jié)處應(yīng)貼上封箋，以防調(diào)換[25]；同一案由、卷名相同的文件應(yīng)當(dāng)裝訂成一卷；收發(fā)文及附件應(yīng)當(dāng)按照日期排序。相關(guān)業(yè)務(wù)尚未辦理完畢，還會(huì)有新增文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)做初步的活動(dòng)裝訂；業(yè)務(wù)辦理完畢后，無(wú)新增文件時(shí)，才做固定裝訂。若一件事項(xiàng)形成的文件數(shù)量過(guò)多，案卷可分冊(cè)裝訂。每?jī)?cè)所含文件各機(jī)構(gòu)規(guī)定不一，按照文件數(shù)量規(guī)定，每?jī)?cè)十件[26]至四十件[27]不等；按照厚薄規(guī)定，則二十毫米[28]至一寸不等[29]。此外，各種裝訂形式有其具體要求：

3.1 布包封與卷夾裝

布包封裝訂形式需要在布包封的包頭以較大字體書(shū)寫(xiě)年份，并以千字文次序存放于檔架上。

卷夾有平放卷夾、立排卷夾、橫排卷夾三種形式。平放卷夾適用于紙質(zhì)稍軟的案卷；立排卷夾堅(jiān)韌厚實(shí)、夾背平直，便于標(biāo)寫(xiě)案名及號(hào)碼；橫排卷夾夾口向上，卷背向下排列，卷突用以標(biāo)寫(xiě)所存檔案題名。[30]通常，公文的附件應(yīng)當(dāng)隨文一同釘入卷夾，但當(dāng)附件過(guò)多無(wú)法裝入卷夾時(shí)，則可裝入附件袋或附件箱袋。箱袋上應(yīng)寫(xiě)明案卷卷面各項(xiàng)信息，注明附件字樣，并編號(hào)登記附件簿。[31]卷夾常與導(dǎo)片配合使用。導(dǎo)片是用堅(jiān)韌耐用的厚紙板做成的較卷夾略大的單紙片，紙片突出的部分用于標(biāo)寫(xiě)文字或符號(hào)，放置于各類卷夾之前，用以標(biāo)識(shí)排列其后的文件類型。[32]

3.2 封套裝

封套裝沿襲了清代公文封套的做法。在使用封套的時(shí)候，應(yīng)按照文件大小設(shè)計(jì)封套的尺寸，如行政院規(guī)定“機(jī)要公文封套一律用軍機(jī)信封，照本院現(xiàn)在所用式樣，必要時(shí)，得再添較大及較小者各一種（按現(xiàn)在式樣闊十五公分五公厘，高二十四公分五公厘。必要時(shí)，得就高闊分別放大或縮?。?，以便按公文件數(shù)之多寡為適度之裝用”[33]。封套裝的優(yōu)點(diǎn)在于它可以保證涉密公文的安全，并有效維護(hù)檔案的完整性和成套性。

3.3 線裝與紙釘裝

線裝多以棉繩與麻繩為裝訂材料，其中麻繩的強(qiáng)度明顯高于棉繩。樣本中裝訂繩直徑介于0.2—1.5毫米之間，裝訂時(shí)所用繩子粗細(xì)因檔案的厚薄而不同。最薄的檔案厚度約0.5毫米，以約0.2毫米直徑的棉繩裝訂7頁(yè)檔案；最厚的案卷厚度約2.3厘米，以約1.5毫米直徑棉繩裝訂百余頁(yè)檔案。線裝形式參照古籍裝幀的方法，以“四孔一線”裝訂法為主，兼用“兩孔一線”“三孔一線”的方法。線裝的優(yōu)點(diǎn)在于文件外觀整齊，無(wú)論是棉繩還是麻繩均不會(huì)對(duì)檔案紙張?jiān)斐晌蹞p。

部分較薄的檔案省略了線裝步驟，只保留紙釘裝。使用紙釘固定書(shū)葉是古籍線裝中必不可少的環(huán)節(jié)，因此推測(cè)民國(guó)時(shí)期應(yīng)當(dāng)是將紙釘裝歸入到線裝形式中，并未將其單列為一種裝訂形式。樣本中部分單據(jù)粘存薄、估單等文件材料采用紙釘裝，有兩孔、四孔、六孔等多種固定形式。部分紙釘打結(jié)處粘貼有封箋，以防止打結(jié)散開(kāi)。紙釘裝的優(yōu)點(diǎn)在于成本低、裝訂牢固，對(duì)檔案起到很好的固定和保護(hù)作用。

3.4 各類金屬裝訂形式

金屬裝訂形式包括銅釘裝、訂書(shū)針裝、回形針裝與大頭針裝。銅釘裝通過(guò)在檔案右側(cè)裝訂兩枚直徑約0.9厘米的銅質(zhì)圓釘來(lái)固定檔案。作為活動(dòng)裝訂形式，銅釘裝背面釘口需要用封箋粘貼并加蓋圖章，可以避免對(duì)其他文件的磨損，也可以避免裝訂好的文件被調(diào)換。訂書(shū)針裝以鐵質(zhì)或銅質(zhì)訂書(shū)針為裝訂材料，裝訂位置位于檔案右側(cè)或右上角。部分樣本與《財(cái)政部直接稅處檔案處理法》規(guī)范一致，先以訂書(shū)針裝訂，再使用麻繩或棉繩裝訂?；匦吾樠b與大頭針裝的使用情況相似，是臨時(shí)固定方式，并非嚴(yán)格意義上的檔案裝訂形式。但在實(shí)際歸檔工作中，管理人員并未將大頭針與回形針拆除，而是隨文件保留。金屬裝訂形式因其使用方便快捷的優(yōu)勢(shì)得到大量運(yùn)用，但金屬裝訂形式也存在一個(gè)嚴(yán)重缺陷，即鐵質(zhì)裝訂材料銹蝕后易對(duì)檔案紙張本體造成嚴(yán)重污損。

3.5 漿糊粘貼

漿糊粘貼常用于裝訂頁(yè)數(shù)較少的檔案，樣本中大量司法檔案采用此種裝訂形式。部分案卷先使用漿糊進(jìn)行粘貼，再用麻繩、棉繩、紙釘?shù)仍俅窝b訂。此外，漿糊還常用于將附件粘貼在裝訂件后或檔案內(nèi)頁(yè)，具有粘貼牢固、價(jià)格低廉、易制作的優(yōu)點(diǎn)。但是傳統(tǒng)漿糊由面粉制作而成，極易遭蟲(chóng)蛀及鼠嚙，因此傳統(tǒng)漿糊粘貼方式被明令禁止，直至不易發(fā)霉蟲(chóng)蛀及鼠嚙的科學(xué)漿糊發(fā)明后才被允許使用[34]。

4 結(jié) 論

4.1 民國(guó)檔案裝訂要求體現(xiàn)了檔案管理的基本思想

民國(guó)時(shí)期檔案裝訂已經(jīng)體現(xiàn)出檔案保護(hù)、檔案工作安全簡(jiǎn)便和維護(hù)檔案真實(shí)性與完整性的思想。例如，不同機(jī)構(gòu)的文書(shū)與檔案管理辦法多次強(qiáng)調(diào)避免使用漿糊，以防止蟲(chóng)蛀及鼠嚙，體現(xiàn)了樸素的檔案保護(hù)思想；金屬裝訂形式的普及，體現(xiàn)了檔案工作中追求安全簡(jiǎn)便的原則；布包封與封套裝中“裝訂部分尤須接牢，以免抽換”“文件裝訂線上有簽注及其他字跡印章者，須設(shè)法使之露出”等要求，體現(xiàn)了維護(hù)檔案真實(shí)性與完整性的檔案管理思想。

4.2 民國(guó)檔案裝訂形式的演變體現(xiàn)了傳承、揚(yáng)棄與創(chuàng)新

民國(guó)時(shí)期，檔案裝訂形式因各自的特點(diǎn)得到了傳承和揚(yáng)棄。民國(guó)初期，部分政府機(jī)構(gòu)沿用清代布包封的裝訂形式，但布包封裝訂形式成本較高且不便于管理，因此逐步被淘汰。封套裝也沿襲了清代公文封套的做法，這種裝訂形式因簡(jiǎn)單便捷、易于制作而被保留至今。民國(guó)檔案裝訂使用最多的便是線裝與紙釘裝，由于裝訂成本低且裝訂牢固，沿用至今。傳統(tǒng)漿糊粘貼的方法則因?yàn)橐装l(fā)霉、遭蟲(chóng)蛀鼠嚙被禁止使用，新的科學(xué)漿糊逐漸取而代之。銅釘、鉛釘、訂書(shū)針等舶來(lái)品不斷涌現(xiàn)，因其簡(jiǎn)單易用、裝訂牢固的優(yōu)勢(shì)逐漸成為主要裝訂形式。

4.3 民國(guó)檔案裝訂形式對(duì)后世產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響

民國(guó)檔案的裝訂形式對(duì)后世有著深遠(yuǎn)影響。能否便捷有效、低成本地保護(hù)和固定檔案，決定著裝訂形式是否擁有生命力。例如，線裝與紙釘裝形式具有極佳的固定作用，且對(duì)檔案紙張無(wú)任何損壞，故被一直沿用至今。部分金屬裝訂形式因使用方便、成本較低的優(yōu)勢(shì)被保留下來(lái)，為解決鐵質(zhì)裝訂材料易銹蝕的缺點(diǎn)，目前只有不銹鋼材質(zhì)方可用于檔案裝訂。如檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T 69—2018）規(guī)定可以使用不銹鋼訂書(shū)釘和不銹鋼夾來(lái)裝訂紙質(zhì)檔案。銅釘裝、大頭針裝、回形針裝等裝訂形式因?yàn)槌杀具^(guò)高、固定效果較差、易銹蝕被逐漸淘汰。傳統(tǒng)漿糊不適用于檔案裝訂，但其粘接的裝訂形式因便捷、低成本的優(yōu)點(diǎn)被保留了下來(lái)，如今所使用的漿糊以《漿糊》（QB/T 1962—2011）作為參考標(biāo)準(zhǔn)。封套裝目前只可用于定期或臨時(shí)保管檔案的裝訂。

4.4 民國(guó)檔案裝訂形式應(yīng)在重新整理中“整舊如舊”

古籍修復(fù)領(lǐng)域的“修舊如舊”原則在民國(guó)檔案保護(hù)工作中卻難以實(shí)現(xiàn)，大量民國(guó)檔案的原始裝訂形式在重新整理后消失殆盡。而相當(dāng)部分的原始裝訂完全可以保證民國(guó)檔案案卷的牢固，并無(wú)重新裝訂的必要。保留民國(guó)檔案的原始裝訂形式，不僅可以維護(hù)其形式完整性，同時(shí)也可以避免在重新整理的過(guò)程中造成案卷內(nèi)頁(yè)的遺失和排列順序的混亂。檔案部門(mén)應(yīng)在民國(guó)檔案整理中落實(shí)“整舊如舊”的原則。

*本文系江蘇省社科基金項(xiàng)目“民國(guó)時(shí)期江蘇地區(qū)司法檔案修護(hù)與整理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：19TQB004）、國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“民國(guó)檔案紙張信息庫(kù)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2023-B-014）階段性研究成果。

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