圖紙類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字化創(chuàng)新策略研究

魯 松，劉利峰

（華北理工大學(xué)，河北 唐山 063000）

工程設(shè)計(jì)圖紙屬于設(shè)計(jì)人員和施工人員溝通的紐帶與橋梁，在項(xiàng)目建設(shè)中起到了重要作用。創(chuàng)新與改革是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的動(dòng)力，只有不斷創(chuàng)新檔案管理工作的管理理念，才能夠提升檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量。在信息技術(shù)崛起和發(fā)展的時(shí)下，若想切實(shí)提高圖紙檔案管理工作成效，設(shè)計(jì)單位便要將數(shù)字化管理作為重點(diǎn)，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)制定圖紙檔案的數(shù)字化管理計(jì)劃，為檔案管理工作提供可靠的保障。

1 傳統(tǒng)圖紙類檔案的特點(diǎn)

1.1 數(shù)量繁多

工程設(shè)計(jì)圖紙主要以工程實(shí)際情況為中心進(jìn)行檔案存放，每張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙均涉及了從前期可行性研究到工程最終結(jié)束的全周期過(guò)程。工程設(shè)計(jì)圖紙的形成通常要經(jīng)過(guò)大量分析、研究設(shè)計(jì)等流程，在工程項(xiàng)目中起到了至關(guān)重要的作用。伴隨新工程項(xiàng)目的增加和時(shí)間的推移，工程設(shè)計(jì)圖紙的數(shù)量日益增加，由于每一份工程設(shè)計(jì)圖紙都擁有相應(yīng)的保管價(jià)值，檔案要存放完好不得銷毀，為圖紙類檔案管理工作帶來(lái)的較大壓力，檔案管理人員工作量的增多，以及紙質(zhì)檔案存放占用更多的庫(kù)房，都不利于圖紙類檔案管理工作的有序開(kāi)展。

1.2 分類保管

工程設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诠こ添?xiàng)目中具有較高的參考價(jià)值，對(duì)于不同項(xiàng)目，工程設(shè)計(jì)圖紙中的內(nèi)容同樣存在差異，圖紙的專業(yè)性較強(qiáng)，管理的目的則在于滿足工程不同階段中的參考需要。在存放圖紙類檔案之時(shí)，會(huì)采取不同類型項(xiàng)目工程分類保管的模式，使檔案管理具備系統(tǒng)性特征，便于在施工人員使用圖紙檔案時(shí)可迅速按照檔案的項(xiàng)目類型、技術(shù)等分類進(jìn)行定位，為工程建設(shè)的順利開(kāi)展提供了資料支持。管理人員在保管圖紙類檔案使，應(yīng)該嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目分類做好整理、歸納、存放等方面的工作。

1.3 通用性強(qiáng)

工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、建設(shè)等環(huán)節(jié)均與圖紙類檔案密切相關(guān)，擁有保存工作歷史和施工經(jīng)驗(yàn)等的價(jià)值，可以在今后同類工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工中提供可靠的數(shù)據(jù)和信息支撐。在實(shí)際建設(shè)中的部分工程項(xiàng)目，盡管內(nèi)容有所區(qū)別，但在設(shè)計(jì)、技術(shù)、工藝等方面會(huì)存在相似、相通之處，說(shuō)明工程設(shè)計(jì)圖紙存在較強(qiáng)的通用性。在實(shí)際開(kāi)展工程設(shè)計(jì)之時(shí)，可借鑒過(guò)去的圖紙類檔案，有利于避免重復(fù)工作，從根本上縮短工程項(xiàng)目前期準(zhǔn)備的時(shí)間，提高了工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)速度，降低了工程設(shè)計(jì)的投入成本，保證了工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。

1.4 多變性強(qiáng)

工程設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生來(lái)源于對(duì)工程建設(shè)從技術(shù)、成本、步驟等多層面的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，屬于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員按照實(shí)際工程情況擬定的工作結(jié)果，帶有一定的主觀性。有時(shí)會(huì)在工程項(xiàng)目建設(shè)中因突發(fā)情況而產(chǎn)生計(jì)劃變更的情況，此時(shí)便需要對(duì)原本的圖紙類檔案進(jìn)行補(bǔ)充、調(diào)整等，部分圖紙甚至要經(jīng)過(guò)多次修改或作廢，重新按照工程項(xiàng)目建設(shè)情況對(duì)圖紙進(jìn)行制定。工程設(shè)計(jì)圖紙的變更不可避免，針對(duì)圖紙檔案的多變性，需要檔案管理人員盡快掌握?qǐng)D紙類檔案的修改狀況，避免為工程項(xiàng)目帶來(lái)?yè)p失。

2 圖紙檔案數(shù)字化管理工作創(chuàng)新的必要性

數(shù)字檔案是在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)時(shí)代下產(chǎn)生的，由于需要依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的使用，來(lái)實(shí)現(xiàn)整理虛擬檔案信息工作，相較于以紙質(zhì)等檔案實(shí)體為載體的手工整理方式來(lái)說(shuō)，存在著巨大的變化。主要表現(xiàn)在三方面中：

2.1 名目更清晰

以往針對(duì)于立卷的整理，是以“件”為單位，而由于電子檔案具有非實(shí)體化、虛擬化的特點(diǎn)，整理電子文檔就變成了整理“非實(shí)體”。而“件”是電子文檔整理期間文件歸檔的單位。檔案數(shù)據(jù)信息單元為“件”，在實(shí)際展開(kāi)整理期間，先依據(jù)一定特征，通過(guò)檔案軟件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)多角度的整合相關(guān)文件，以此整理成目錄形式。為此，整理工作進(jìn)行期間，在電子文檔中，傳統(tǒng)的案卷已經(jīng)不復(fù)存在，傳統(tǒng)手工的各種整理模式也消失匿跡，包括：裝訂、立卷、組卷等。

2.2 便于長(zhǎng)久保存

全程管理和監(jiān)控產(chǎn)生電子文件再到最終永久性保存和銷毀的經(jīng)過(guò)叫做全程檔案管理模式。產(chǎn)生電子文件再到永久性保存或者是銷毀，在電子文件時(shí)代中是一個(gè)完整的經(jīng)過(guò)，并且不再像紙質(zhì)檔案文件一樣易于區(qū)分各個(gè)階段間的界限，這便更要高度重視動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控電子文件從形成、保管、轉(zhuǎn)運(yùn)、銷毀、使用等全部經(jīng)過(guò)，以此保證電子檔案文件的可靠性、完整性、安全性以及真實(shí)性。

2.3 功能更完善

檔案管理與電子文件在前段控制形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下已經(jīng)難以對(duì)不同工作流程之間的界限進(jìn)行清晰劃分，管理檔案開(kāi)始于歸檔文件轉(zhuǎn)化為相關(guān)檔案，而是對(duì)形成文件的階段進(jìn)行了延伸，在設(shè)計(jì)管理電子文件系統(tǒng)期間，便就參與其中，在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中融合管理電子文件的要求。例如，在電子文件管理系統(tǒng)中，如若涉及巨大的電子文件數(shù)量，就需要預(yù)先設(shè)置各種功能，包括：期限保管、歸檔范圍等，在收到或者是生成文件期間，就能夠展開(kāi)前段鑒定和動(dòng)態(tài)化歸檔，從而確保電子檔案歸檔的安全性和穩(wěn)定性。

3 圖紙檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

3.1 制度的創(chuàng)新

檔案管理制度的創(chuàng)新是創(chuàng)新檔案管理工作的主要內(nèi)容，促進(jìn)著檔案管理行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，保證檔案信息管理的統(tǒng)一性和集中性。根據(jù)研究和調(diào)查我國(guó)管理檔案相關(guān)工作情況可以得知，現(xiàn)階段，制定的有關(guān)于圖書(shū)管理檔案信息的相關(guān)體系和制度缺乏健全性以及完善性，難以將管理檔案的效果充分發(fā)揮出來(lái)。雖然針對(duì)于檔案管理，有關(guān)單位與各個(gè)部門(mén)正在不斷加強(qiáng)重視程度，但是由于缺乏強(qiáng)有力的建設(shè)信息系統(tǒng)力度，難以對(duì)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行有效優(yōu)化。因此，需要確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定的統(tǒng)一性和完善性，明確檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的最終目的；還可以推廣集中管理檔案信息，依托于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的使用，確保檔案信息管理自動(dòng)化作用的實(shí)現(xiàn)。

3.2 增加工作創(chuàng)新特色

現(xiàn)階段，圖紙檔案服務(wù)工作局限性較大，體現(xiàn)在查閱和使用的檔案僅限于本單位所產(chǎn)生的，而沒(méi)有深入分析和研究怎樣將本單位檔案對(duì)接外界，以此更好地服務(wù)于社會(huì)。針對(duì)于傳統(tǒng)登門(mén)查詢檔案的服務(wù)模式，檔案管理相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)勇于做出改變，將被動(dòng)服務(wù)朝著主動(dòng)服務(wù)方向變化，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，建立遠(yuǎn)程服務(wù)機(jī)制。創(chuàng)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，依托于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理的功能，構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)，有效連接單位內(nèi)部的各個(gè)科室，切實(shí)達(dá)到一體化文檔和自動(dòng)化各環(huán)節(jié)的效果，實(shí)現(xiàn)共享資源，提升使用資源的效率。管理方法的更新是檔案管理工作創(chuàng)新方法的重要手段，積極朝著現(xiàn)代化檔案裝備技術(shù)方向努力，主動(dòng)處理和解決傳統(tǒng)手工操作方式中的不足之處，通過(guò)對(duì)多種現(xiàn)代化技術(shù)的使用，提升管理工作的整體質(zhì)量和效率，加強(qiáng)其中的技術(shù)水平與技術(shù)含量，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的有效創(chuàng)新。

3.3 管理思路的創(chuàng)新

圖紙檔案管理工作缺乏先進(jìn)的工作方式，并且工作內(nèi)容單一乏味，導(dǎo)致一些管理檔案工作人員創(chuàng)新欲望和創(chuàng)新意識(shí)嚴(yán)重不足。在實(shí)際工作中，部分檔案管理工作人員依據(jù)傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作、循規(guī)蹈矩、依賴于傳統(tǒng)方法與理念，不清楚市場(chǎng)檔案資料所需的實(shí)際情況，檔案管理工作是否對(duì)現(xiàn)階段社會(huì)需求相滿足以及相關(guān)科學(xué)技術(shù)發(fā)展形勢(shì)怎樣等，上述這些內(nèi)容了解甚少，更別說(shuō)檔案管理模式思路的創(chuàng)新，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理與時(shí)代脫軌，難以提升工作效率。想要切實(shí)對(duì)此種狀況進(jìn)行改變，就需要積極改善檔案工作的工作模式，將事后搜集模式朝著事中參與事前介入的工作理念方向轉(zhuǎn)化。只有高度重視工作理念的創(chuàng)新，才能夠依托于先進(jìn)觀念和服務(wù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流與趨勢(shì)，從而有效提升自我的核心市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.4 提升工作人員素質(zhì)

創(chuàng)新檔案管理工作在數(shù)字化檔案改革中關(guān)鍵是提升有關(guān)管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，這為實(shí)現(xiàn)信息化、科技化管理檔案提供了方向。第一，針對(duì)于自我信息技術(shù)能力和水平，檔案管理工作人員要積極進(jìn)行提升，積極主動(dòng)的加入與培訓(xùn)教育有關(guān)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，努力了解和熟悉現(xiàn)代化的理論知識(shí)內(nèi)容和操作技能，提升信息化管理檔案的整體能力和水平，從而為社會(huì)大眾提供更好、更周到的服務(wù)。第二，作為一名檔案管理工作人員要時(shí)刻維持較高的職業(yè)道德水平，包括：忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)、高度的責(zé)任感等。在實(shí)際進(jìn)行管理檔案工作期間，要認(rèn)真檢查其中可能涉及到的一系列問(wèn)題，并及早地展開(kāi)處理和積極，要按照一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則處理工作，確保順利開(kāi)展檔案管理的創(chuàng)新工作。第三，作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人員，管理者對(duì)工作的狀態(tài)和態(tài)度起著直接影響，為此，對(duì)管理領(lǐng)導(dǎo)者的創(chuàng)新能力進(jìn)行提高十分重要，在工作中，管理領(lǐng)導(dǎo)者要時(shí)刻保持積極的工作態(tài)度，進(jìn)而為創(chuàng)新檔案管理工作提出有用的建議和意見(jiàn)。

4 圖紙類檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)方案及效果

4.1 設(shè)計(jì)方案

圖紙類檔案的數(shù)字化管理工作主要包括兩個(gè)層面，即按照檔案庫(kù)中已有的紙質(zhì)檔案，選用掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理，使掃描完成的電子文件圖紙擁有特定的簽名，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致且無(wú)法做出修改，保證了檔案的原始性、真實(shí)性；對(duì)于工程設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的圖紙數(shù)字化文件，借助信息技術(shù)的力量，結(jié)合CAD或BIM技術(shù)，與圖片文檔管理軟件加以結(jié)合，構(gòu)成數(shù)字化資料的收集、歸檔工作體系。為此對(duì)于圖紙檔案管理標(biāo)準(zhǔn)采用了以下設(shè)計(jì)方案：①以往的圖片文檔管理軟件難以適應(yīng)基于數(shù)字化文件管理的工作模式，對(duì)于新型管理軟件加以投用和實(shí)施。②搭配歷史性紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作，制定出了符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與設(shè)計(jì)單位自身實(shí)際情況的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)制定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于所有已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。③針對(duì)實(shí)時(shí)生成的工程設(shè)計(jì)圖紙檔案進(jìn)行收集與歸檔工作，按照設(shè)計(jì)資料歸檔操作管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集工作得到規(guī)范，明確規(guī)定圖紙的修正、簽名等相關(guān)問(wèn)題，讓數(shù)字化檔案在原則性問(wèn)題上能夠得到制度支持。④硬件上準(zhǔn)備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等數(shù)字化設(shè)備，軟件方面優(yōu)選專業(yè)性、安全性、拓展性較強(qiáng)的綜合性數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理軟件——SQLServer。軟件集成了C/S和B/S架構(gòu)，軟件功能上主要涵蓋了六個(gè)模塊，軟件安裝、系統(tǒng)設(shè)置、檔案管理、安全操作、軟件升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)查詢，助推數(shù)字化圖紙類檔案管理工作的高效完成。檔案錄入人員可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，分擔(dān)檔案錄入的工作量，由檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格審核，提高了工程圖紙檔案的錄入成效。⑤為解決數(shù)字化檔案的簽名與紙質(zhì)文件一致性的問(wèn)題，單位采用了統(tǒng)一管理模式，在設(shè)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)位置安裝打印控件，及時(shí)提交打印文件，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)存檔處理和提取圖紙文件的屬性，用二維碼表示數(shù)字化檔案的版本，使存檔的文件和打印輸出的紙質(zhì)文檔統(tǒng)一，不會(huì)發(fā)生歸檔遺漏的問(wèn)題，在輸出完成后，可通過(guò)掃描二維碼自動(dòng)提取出圖紙文件的屬性內(nèi)容完成歸檔任務(wù)。在工程項(xiàng)目開(kāi)展初期，為了降低由于圖紙更改發(fā)生紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案不一致問(wèn)題的幾率，對(duì)檔案的輸出流程還進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。

4.2 實(shí)施效果

經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理處理之后，圖紙類檔案已由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為了電子載體，實(shí)現(xiàn)了節(jié)約成本、提升使用效能的目標(biāo)。①工程設(shè)計(jì)人員可直接使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖紙檔案的查閱，不必再前往檔案部門(mén)。②檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)不再是以往的條目數(shù)據(jù)，而搭配了各種格式的電子檔案，如能夠編輯的doc、dwg文件，只讀用的pdf、dwf文件，供打印的plt文件等，各類文件均會(huì)在工程設(shè)計(jì)相關(guān)工作中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。③紙質(zhì)檔案除了底圖與文本原稿以外，歷史檔案中的文本打印稿可予以銷毀，降低了至少每年新增加的圖紙檔案50%，控制了檔案庫(kù)庫(kù)存量的增長(zhǎng)趨勢(shì)，節(jié)約了檔案?jìng)}庫(kù)容量與人力管理的投入成本。④數(shù)據(jù)庫(kù)條目中的各類數(shù)據(jù)信息主要由系統(tǒng)自動(dòng)提取生成，緩解了錄入人員繁重的數(shù)據(jù)輸入工作，提升了工作效果。⑤設(shè)計(jì)中可利用數(shù)字化圖紙檔案中的目錄、圖簽等功能，保證了檔案管理的實(shí)效性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化建設(shè)達(dá)成了圖紙類檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化載體的目標(biāo)，是檔案管理的重要?jiǎng)?chuàng)新和變革。因此，設(shè)計(jì)單位要繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化工作，在實(shí)際工作中針對(duì)性解決遇到的問(wèn)題，通過(guò)綜合利用檔案管理軟件、完善紙質(zhì)檔案錄入工作、采用先進(jìn)數(shù)字化管理制度等手段的運(yùn)用，帶動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。