智能財務(wù)對高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型的影響研究

史悅君

(江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 211168)

0 引言

財政部于2021 年11 月發(fā)布《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》，明確了“十四五”時期會計改革與發(fā)展的總體目標(biāo):主動適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展客觀需要，會計數(shù)字化進(jìn)程取得實質(zhì)性成果。全面細(xì)化會計改革與發(fā)展的各項工作舉措并抓好落實，是今后五年全行業(yè)必須完成的一項重要任務(wù)，也是黨中央、國務(wù)院和財政部黨組對新時期會計工作提出的新要求。如何統(tǒng)籌安排各項經(jīng)費進(jìn)行合理有效的編制預(yù)算、制訂出既符合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃又滿足實際工作需要的全面預(yù)算，如何提高高校財務(wù)報銷效率，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動、資源配置、組織目標(biāo)、績效評估、績效考核多方位一體的智能財務(wù)模式不僅是自身優(yōu)化資源配置、提高資金使用效率、提升高校辦學(xué)質(zhì)量的內(nèi)在要求，更是發(fā)展財政資金的杠桿效應(yīng)、落實國家教育發(fā)展政策的迫切需要。

1 J 學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)實施的概況和瓶頸

2023 年度學(xué)校收支總預(yù)算為3.359 7億元，總預(yù)算比上年增加2 751.16萬元，增幅為8.1%。但在這兩年高校財政撥款增幅漸緩的背景下，財務(wù)預(yù)決算收支矛盾凸顯，資金有限，預(yù)算執(zhí)行情況不容樂觀。

為了提升財務(wù)信息化水平，財務(wù)處通過推進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，完善全面預(yù)算管理，健全財務(wù)核算和績效考核，開展內(nèi)部控制等管理措施不斷加強財務(wù)管理，學(xué)校的財務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)有一個基本的框架。然而，在推進(jìn)過程中也存在制約財務(wù)管理提升的一些問題。

1.1 財務(wù)信息孤島嚴(yán)重，工作效率不高

目前，財務(wù)處開通了微信公眾號、校內(nèi)網(wǎng)站天翼財務(wù)系統(tǒng)、學(xué)校財務(wù)處官網(wǎng)等多渠道教職工進(jìn)行財務(wù)相關(guān)信息的查詢通道。財務(wù)系統(tǒng)在具體功能分類上有很多，但不同的財務(wù)系統(tǒng)并沒有很好地融合形成數(shù)據(jù)對接，也沒有和校內(nèi)各個部門系統(tǒng)聯(lián)系起來，信息孤島嚴(yán)重，財務(wù)信息共享程度低，數(shù)據(jù)查詢渠道煩瑣。不同的系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)滯后的情況，使得財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員對項目經(jīng)費的使用情況了解不對等，容易出現(xiàn)溝通障礙。

就財務(wù)管理工作而言，在面對需要對接其他部門的工作時，大部分的數(shù)據(jù)收集工作依然采取“人工＋Word/Excel”的方式，數(shù)據(jù)統(tǒng)計煩瑣，后期整理、核對數(shù)據(jù)處理的工作量大，工作效率不高。

1.2 財務(wù)報賬流程煩瑣

隨著高等教育投入的增加，大學(xué)的收入、支出規(guī)模擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量增加。由于財務(wù)人員有限，工作空間小，報銷人員不得不等待，報銷問題很難解決。網(wǎng)上預(yù)約報銷，相對傳統(tǒng)的現(xiàn)場審核排隊的模式，有效解決了“簽字難、報銷慢”的高校財務(wù)報銷難題。盡管J 學(xué)校推出了網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，但是目前在試運行階段還存在系統(tǒng)不穩(wěn)定、搭建不夠成熟等問題。

目前的網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)根據(jù)報銷內(nèi)容和各種支出的分類，分別設(shè)置了日常報銷業(yè)務(wù)、國內(nèi)差旅費業(yè)務(wù)、暫借款業(yè)務(wù)、酬金申報業(yè)務(wù)和因公出國業(yè)務(wù)這5 種不同類型的報銷單據(jù)。業(yè)務(wù)部門的教師及工作人員在操作報銷系統(tǒng)時，首先要根據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，選擇相對應(yīng)的報銷單據(jù)類型，再依次選擇對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)科目，例如，辦公費、印刷費、咨詢費、郵電費、委托業(yè)務(wù)費、其他交通費用等。由于大多數(shù)教師對財務(wù)報銷制度鉆研不深，在選擇單據(jù)類型和經(jīng)濟(jì)科目時填寫不準(zhǔn)確，系統(tǒng)沒有自動稽核功能，因此需要財務(wù)人員花費大量的時間進(jìn)行人工鑒定，后期與報銷經(jīng)辦人員進(jìn)行溝通，增加教師的重復(fù)工作量。

1.3 項目支出績效管理水平不高

目前，學(xué)校在預(yù)算申報時，經(jīng)評審形成了學(xué)校整體預(yù)算績效共121 個三級指標(biāo)，以及7 個項目預(yù)算績效，但是學(xué)校項目支出績效管理體系的建設(shè)明顯滯后于高校業(yè)務(wù)的發(fā)展。由于項目支出績效目標(biāo)體系不健全、不細(xì)化，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)不一，缺乏科學(xué)性和合理性，難以客觀公正地在實際操作中對不同類型項目的實施情況做出評價，容易使績效評估流于形式，直接影響項目實施單位工作的積極性。

1.4 內(nèi)控工作不夠科學(xué)有效

學(xué)校目前沒有實現(xiàn)內(nèi)控信息化的業(yè)務(wù)體系來控制學(xué)校的日常經(jīng)濟(jì)活動，實現(xiàn)相互配合、融合管理，爭取利益最大化。研究發(fā)現(xiàn)，資本支出占總預(yù)算的比例與預(yù)算執(zhí)行情況呈負(fù)相關(guān)。資本性支出占預(yù)算總額的比重越高，預(yù)算執(zhí)行力就越弱。與使用日常運營活動相關(guān)的計劃相比，實施與資本支出相關(guān)的計劃肯定需要付出更多的時間，并且面臨更高的風(fēng)險(例如，項目失敗的風(fēng)險)[1]。因此，漫長的招標(biāo)過程、采購程序冗長、監(jiān)測和跟蹤系統(tǒng)不力、內(nèi)部控制項目監(jiān)督不足以及問責(zé)制薄弱等，導(dǎo)致了付款的延遲，阻礙了項目的執(zhí)行和支付，從而產(chǎn)生了學(xué)校巨額的待處理賬單。在財政年度結(jié)束時，就有可能會導(dǎo)致用于發(fā)展的項目預(yù)算資金指標(biāo)額度被收回，這就需要根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展，對招標(biāo)工作進(jìn)行提前謀劃。

2 智能化背景下高校財務(wù)管理數(shù)字化模式轉(zhuǎn)型方案

2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型財務(wù)人員，為構(gòu)建智能財務(wù)管理系統(tǒng)提供內(nèi)部保障

技術(shù)帶來的新動力推動了時代發(fā)展，企業(yè)、高校的商業(yè)模式在“大智移云物”全面發(fā)展的數(shù)字化背景下快速變化，與此同時數(shù)智化人才的新生代缺口也在逐漸擴(kuò)大。智能財務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展增加了會計專業(yè)人員在履行業(yè)務(wù)時檢查和分析方面的工作，并導(dǎo)致出現(xiàn)了與這些系統(tǒng)密切相關(guān)的計算機(jī)化的信息系統(tǒng)的工作人員。如今的會計人員已經(jīng)不是簡單的數(shù)據(jù)登記員，而是管理人員的重要組成部分，對領(lǐng)導(dǎo)層的決策有著重大影響。這些智能財務(wù)的發(fā)展對財務(wù)會計人員來說也是一個挑戰(zhàn)，他們不僅需要適應(yīng)這些變化，而且還必須利用這些變化在短時間內(nèi)準(zhǔn)確靈活地運用這些系統(tǒng)。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，人才隊伍建設(shè)是必要的。

另外，可以制訂措施，讓通過多年教學(xué)獲得更廣泛經(jīng)驗的教師加入數(shù)字化轉(zhuǎn)型培訓(xùn)計劃。建立創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)，將經(jīng)驗豐富的和具有優(yōu)秀數(shù)字能力和專業(yè)知識的教師聚集在一起，在學(xué)校適當(dāng)整合數(shù)字內(nèi)容，建立網(wǎng)絡(luò)，這可以在轉(zhuǎn)型過程中發(fā)揮非常重要的作用。

2.2 優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，為構(gòu)建智能財務(wù)管理系統(tǒng)提供技術(shù)保障

2.2.1 利用人工智能技術(shù)，輔助財務(wù)核算審核，提高財務(wù)工作效率及業(yè)務(wù)準(zhǔn)確度

網(wǎng)上發(fā)票認(rèn)證功能以信息化手段為抓手、以智能化賦能數(shù)據(jù)服務(wù)，可以節(jié)省財務(wù)人員大量的時間。報銷人員只需在系統(tǒng)中掃描發(fā)票，然后在提交報銷單時勾選“已認(rèn)證”的發(fā)票進(jìn)行報銷，就能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)自動填入報銷單、線上審批等一系列操作。報銷單的金額也可以根據(jù)所選發(fā)票的總金額自動生成，報銷金額和付款信息在線填寫，避免了會計手工錄入造成的錯誤。這一稽核功能大大減少了報銷人員和財務(wù)人員的工作量，提高了財務(wù)工作效率。做到了“多讓數(shù)據(jù)跑，少讓師生跑”的有效措施，使廣大師生把更多寶貴的時間投入科學(xué)研究、教學(xué)和學(xué)習(xí)中。

2.2.2 優(yōu)化簽批審核環(huán)節(jié)，加大財務(wù)預(yù)審等財務(wù)監(jiān)督力度

非接觸式網(wǎng)上報銷的基本流程如下:報銷申請者填寫相關(guān)信息→上傳附件→通過手機(jī)或電腦提交網(wǎng)上審批流程→在線簽字批準(zhǔn)后打印報銷單→各級資金負(fù)責(zé)人通過電腦(或手機(jī))逐級進(jìn)行網(wǎng)上審批→在報銷系統(tǒng)中打印憑證→財務(wù)處根據(jù)投遞的報銷單單號檢查并審核發(fā)票后轉(zhuǎn)入系統(tǒng)自動生成憑證→將報銷款項轉(zhuǎn)入經(jīng)辦人指定的賬戶。

針對網(wǎng)上報賬系統(tǒng)運用可能會存在的財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)不規(guī)范、報銷材料準(zhǔn)備不完整等問題。增加5 000元以上財務(wù)預(yù)審及10 000萬元以上的財務(wù)大額審核網(wǎng)上簽批流程，避免較多的單據(jù)在提交財務(wù)部門后發(fā)現(xiàn)缺少相關(guān)資料的可能性，減少了教師來財務(wù)部門取回報銷材料，然后在補充相關(guān)材料后重新將報銷單送回財務(wù)部門的返工量，提高報銷的成功率，減少重復(fù)勞動。

2.2.3 搭建跨部門財務(wù)共享平臺，促進(jìn)信息交互式溝通以及財務(wù)間共享，提高工作效率

高校業(yè)務(wù)部門的基本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括:設(shè)備采購、合同計量、工程基建、教學(xué)等。目前高校開發(fā)使用的信息系統(tǒng)，基本都是相互獨立的系統(tǒng)，其基本都是為本部門的工作服務(wù)(例如單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財政系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、審計系統(tǒng)、工程基建系統(tǒng)等)[2]。因財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法直接運用到財務(wù)系統(tǒng)，很難實現(xiàn)部門之間的融合。

可以通過建立財務(wù)共享平臺，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接與財務(wù)系統(tǒng)對接，縮短信息融合所需要的時間，提高系統(tǒng)間的連接程度，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)和會計檔案的電子化以及票據(jù)憑證的無紙化，提高財務(wù)工作效率，促進(jìn)資源的共享和整合。如圖1 所示展示了由財務(wù)共享平臺數(shù)據(jù)池將業(yè)財信息統(tǒng)一存儲的框架。

圖1 財務(wù)共享平臺

依托數(shù)字化平臺，建立集成財務(wù)報銷系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、內(nèi)部控制系統(tǒng)(包括采購管理、合同管理、工程管理)、會計核算系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)、集中支付系統(tǒng)、銀行等支付系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享業(yè)務(wù)模塊，強化數(shù)字賦能，推動財務(wù)管理便捷化、預(yù)算規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，大大提升財務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門的工作效率。各業(yè)務(wù)部門人員通過平臺財務(wù)數(shù)據(jù)的公開，就能隨時隨地看到預(yù)算申報、預(yù)算執(zhí)行、合同審核、報銷流程等動態(tài)信息，做到流程可跟蹤，審批有依據(jù)，實現(xiàn)對資金活動的事前、事中、事后控制，促進(jìn)學(xué)校治理能力有效提升、財務(wù)轉(zhuǎn)型升級，以“數(shù)智”賦能，推動學(xué)?！爸巍崩碜儭爸恰崩?。財務(wù)人員也可以通過平臺參與到業(yè)務(wù)中，處理合同、預(yù)算、采購等審核過程，以及項目的中期執(zhí)行監(jiān)控和后期績效評估，進(jìn)而有效規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。

3 智能財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的保障措施

基于“十四五”時期會計信息化工作面臨的會計數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，高校數(shù)字化財務(wù)轉(zhuǎn)型的風(fēng)險不容忽視，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的優(yōu)勢與執(zhí)行過程中的安全風(fēng)險需要結(jié)合考慮。由于網(wǎng)上報銷使財務(wù)系統(tǒng)和銀行緊密相連，如果惡意篡改支付信息，將導(dǎo)致無法彌補的資金損失[3]。因此，應(yīng)采取適當(dāng)措施，加強風(fēng)險管理，確保數(shù)據(jù)和相關(guān)信息處于有效保護(hù)和合法利用的狀態(tài)，保障學(xué)校安全穩(wěn)定運行。可以采用基于崗位權(quán)限的訪問控制模式，規(guī)范不同人員的操作權(quán)限范圍，每個操作都必須經(jīng)過嚴(yán)格授權(quán)，并在基礎(chǔ)平臺的授權(quán)管理模塊、登錄模塊和各子系統(tǒng)的主要功能模塊中添加詳細(xì)的系統(tǒng)操作日志記錄，方便回溯操作流程。同時，還需通過利用國家相關(guān)政策支持以及使用最新的信息技術(shù)加強智能財務(wù)管理系統(tǒng)的外部保障[4]，完善校內(nèi)相關(guān)硬件設(shè)備，加強內(nèi)部控制和風(fēng)險管理。

4 結(jié)論

從智能財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)到治理模式創(chuàng)新，從財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級到業(yè)財融合的高效組織架構(gòu)，數(shù)字賦能的智慧財務(wù)正在開花結(jié)果。依托“信息化財務(wù)”平臺，為學(xué)校提供切實可行的服務(wù)，以智能財務(wù)之筆書寫高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型的答卷，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，深入挖掘數(shù)據(jù)價值潛力，加大數(shù)字化創(chuàng)新力度。利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，實現(xiàn)預(yù)算管理智能化、財務(wù)報銷無紙化、交互式溝通以及財務(wù)間共享，努力建設(shè)可以幫助高校財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的方案，形成中國特色高水平學(xué)校治理能力，提升發(fā)展內(nèi)生動力。同時，要更好統(tǒng)籌發(fā)展和安全，增強風(fēng)險防范意識，堅持合法合規(guī)，完善內(nèi)控、財務(wù)等制度體系，健全風(fēng)險監(jiān)測、評估、預(yù)警機(jī)制，牢牢守住不發(fā)生系統(tǒng)性風(fēng)險的底線。會計改革與發(fā)展在“十四五”時期的全面推進(jìn)中，已經(jīng)開啟了新的征程。高校應(yīng)繼續(xù)奮勇前進(jìn)，樹立正確選人用人導(dǎo)向，打造高素質(zhì)專業(yè)化復(fù)合型人才隊伍，建立財務(wù)共享平臺，合力推動會計事業(yè)邁上新臺階，引領(lǐng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展，在新時代創(chuàng)造新輝煌。