淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”時代教育系統(tǒng)的檔案管理

文/蘭明全

引言

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為不可或缺的生產(chǎn)資料。在這種背景下，教育系統(tǒng)檔案管理工作也面臨著全新的發(fā)展環(huán)境，迎來新的挑戰(zhàn)。因此在整個教育系統(tǒng)內(nèi)部，要改變長期以來以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的傳統(tǒng)檔案管理模式。在檔案管理過程中積極的挖掘和應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，主動擁抱大數(shù)據(jù)，充分的認識檔案管理過程中大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的價值，將其轉(zhuǎn)變?yōu)椴豢苫蛉钡臋n案數(shù)字化資源，為教育系統(tǒng)人員管理更加高質(zhì)量、更加高效發(fā)展提供全新的思路和方法[1]。

教育部門的檔案工作非常重要，不僅關(guān)系著本單位的長遠發(fā)展，也與整個國家的教育水平息息相關(guān)。當前教育系統(tǒng)在檔案管理工作過程中，存在著一些突出的問題。例如管理工作人員服務(wù)意識整體上較弱，檔案管理過程中，信息資源開發(fā)利用的主動性不高等。針對這些突出問題，如何在當前互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的背景下提升教育系統(tǒng)檔案管理工作水平尤為重要。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下教育系統(tǒng)檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)

作為公共服務(wù)領(lǐng)域當中不可或缺的一部分，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代教育檔案管理對于教育教學活動而言是非常關(guān)鍵的，檔案信息應(yīng)當更加深入的進行挖掘和利用，為信息使用者提供更加多元化和個性化的服務(wù)，在提升教學質(zhì)量方面貢獻出應(yīng)有的力量?；ヂ?lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的融入對于教育系統(tǒng)檔案管理工作而言是一種全新的工作思路?；ヂ?lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為教育系統(tǒng)檔案管理帶來了諸多機遇，從提高效率到拓展服務(wù)范圍，從優(yōu)化資源利用到提升數(shù)據(jù)安全性，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)都發(fā)揮著重要作用。

（一）信息化助推檔案管理效率提升

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用為教育系統(tǒng)檔案管理帶來了高效、便捷的工作方式。通過電子檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、共享與傳遞，大大提高了檔案管理的效率。教育系統(tǒng)可以利用云存儲技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)存儲在云端，實現(xiàn)跨地域、跨學校的檔案信息共享，加快辦事效率，提升工作質(zhì)量。

（二）拓展了檔案管理服務(wù)范圍

互聯(lián)網(wǎng)的普及為教育系統(tǒng)檔案管理工作提供了更為豐富的技術(shù)支持。通過建設(shè)教育檔案管理平臺，教育系統(tǒng)可以為學生、教師、家長等提供在線查詢、申請辦理等服務(wù)，方便用戶隨時隨地獲取所需信息。同時，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以將檔案管理服務(wù)拓展到校外，為校友、社會單位等提供檔案查詢與認證服務(wù)，進一步提升教育系統(tǒng)檔案管理的服務(wù)水平與影響力。

（三）實現(xiàn)了檔案信息資源整合

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，教育系統(tǒng)檔案管理工作可以借助信息技術(shù)實現(xiàn)資源整合。通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)各部門、各學校檔案的整合與共享，避免出現(xiàn)重復建設(shè)與信息孤島現(xiàn)象。同時，利用數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行深入分析，能夠更好的發(fā)現(xiàn)潛在問題，科學總結(jié)規(guī)律，為決策提供科學依據(jù)，優(yōu)化教育資源配置[2]。

（四）提升了檔案數(shù)據(jù)安全性與隱私性

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，教育系統(tǒng)檔案管理面臨著更高的數(shù)據(jù)安全性和隱私性要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，通過采用先進的信息安全技術(shù)，可以加強對檔案數(shù)據(jù)的保護，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。同時，建立完善的隱私保護機制，能夠更好的保護教育系統(tǒng)檔案中涉及個人隱私的信息，提升用戶對檔案管理工作的信任感與滿意度。

但同時，我們也深刻認識到，當前整個社會范圍內(nèi)對檔案利用服務(wù)需求呈現(xiàn)出日益增加的趨勢，教育檔案的信息化、電子化、數(shù)據(jù)化也必將會呈常態(tài)化發(fā)展態(tài)勢，所以多樣性、常態(tài)化對教育系統(tǒng)檔案管理工作提出了更高的要求，帶來了更多的挑戰(zhàn)。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下教育系統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

當前教育系統(tǒng)內(nèi)檔案管理工作依舊以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔。對于教育教學過程沒有進行完整準確地記錄，對于教學活動的成效更無法全面客觀地作出評價。

（一）管理服務(wù)思路創(chuàng)新能力不足

當前教育系統(tǒng)檔案管理關(guān)鍵目的是對教育活動的核心信息材料進行保存，這一目的當然是無可厚非的。但這一目的顯然是從保管者的視角出發(fā)的，檔案管理工作者的主動性創(chuàng)新性無法體現(xiàn)出來，沒有站在檔案信息使用者的角度更加主動的對檔案范圍進行拓展、豐富，去滿足使用者更加多元個性的利用需求。所以當前教育系統(tǒng)檔案管理工作者顯然沒有從真正意義上貫徹服務(wù)至上的理念。

（二）與信息技術(shù)融合不夠緊密

當前從教育系統(tǒng)檔案管理工作具體實踐角度來看，各個教育部門對于檔案管理信息化工作的重視度越來越高，都紛紛建立了獨立的檔案管理平臺，這一做法在很大程度上實現(xiàn)了教育部門內(nèi)部部分數(shù)字化資源的共享，歸檔方式更加高效便捷。但從本質(zhì)上來看，這一做法僅僅是對信息技術(shù)的初級應(yīng)用，信息化程度整體上并不高。相對于真正意義上的大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，這種僅僅是以電子化材料附件形式存在的，與檔案信息化應(yīng)用方式相比還存在較大距離。同時很多檔案管理者天然的對大數(shù)據(jù)技術(shù)存在排斥心理，認為這一技術(shù)的普遍而深度的應(yīng)用對當前封閉的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理信息安全會帶來潛在的負面影響[3]。

（三）檔案內(nèi)容的缺失

以網(wǎng)絡(luò)教育為例，很多過程性學習檔案是缺失的。網(wǎng)絡(luò)教育對學生通過互聯(lián)網(wǎng)自主學習非常關(guān)注和強調(diào)，對過程的考核非常注重，因此對過程考核指標進行了進一步的細化。所以對于網(wǎng)絡(luò)教育學生而言，過程考核是其學習活動當中的一大顯著特點，這也是網(wǎng)絡(luò)教育與全日制教育相區(qū)別的關(guān)鍵點，當前檔案管理工作只關(guān)注入學和畢業(yè)，對過程性檔案是有所忽視的。在參與網(wǎng)絡(luò)教育的學生群體中，在職人員占據(jù)主導。其變動情況比較大，每年很多學生都會提出專業(yè)變更申請，而這些信息沒有納入當前檔案體系當中，因為不屬于核心關(guān)鍵數(shù)據(jù)。如果采取紙質(zhì)歸檔則必要性不大，通過電子化方式很好的解決了這一問題。采取電子化方式一方面可以完整的保留學生的信息，另一方面檔案的嚴肅性也可以更好的體現(xiàn)出來。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提升教育系統(tǒng)檔案管理水平的建議

（一）扎實做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在檔案管理工作過程當中，如果要提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平，前提和基礎(chǔ)就是要做好相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，豐富檔案資源內(nèi)容。要實現(xiàn)這一點首先就要使原始檔案收集歸檔力度進一步加強。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求可以得知，檔案、資源書籍范圍要進一步拓展，檔案資源內(nèi)容要進一步豐富，通過這種方式確保歸檔文件材料的真實準確、齊全，做到這一點才能夠為檔案資源開發(fā)利用奠定堅實的基礎(chǔ)。具體而言，在資源收集的時候?qū)τ谝恍┙?jīng)濟領(lǐng)域的檔案，以及專題類、科技類、電子類、聲像類、實物類等其他過去忽視的檔案載體和形式都要加大收集力度，收集方式也可以實現(xiàn)多元化，定向常規(guī)收集、實時收集等方式都可以應(yīng)用。只有這樣才能從根本上從資源收集工作源頭確保檔案資料的豐富性、全面性，實現(xiàn)應(yīng)收盡收。

（二）轉(zhuǎn)變思路，讓檔案“活”起來

互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代是不可逆轉(zhuǎn)的，要尊重和善于利用這一規(guī)律。對于教育系統(tǒng)檔案管理人員而言，首先要樹立起信息化和大數(shù)據(jù)意識，主動擁抱這一工具。對于檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)之間的契合點要有正確全面的認知，對于現(xiàn)有檔案管理思路和流程要充分運用和依托互聯(lián)網(wǎng)進行改造，使檔案管理工作規(guī)范性。只有如此，才能在檔案管理工作中能夠敏銳地將大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)應(yīng)用其中。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，教育系統(tǒng)檔案管理部門應(yīng)當與時俱進及時的轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法，服務(wù)理念要牢牢的堅持以人為本。過去檔案資源主要特征以保管型為主，而在當前要積極的向服務(wù)型特征轉(zhuǎn)變。通過讓檔案“活”起來的方式，切實有效的提高資源利用率，不斷滿足公眾對檔案信息資源更加多元化的需求。例如一些地方，由教育局牽頭開發(fā)學歷證明查詢認定打印系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以實現(xiàn)智能化學習管理功能，學生如果存在畢業(yè)證丟失等情形，學歷證明開具需求只需登錄該系統(tǒng)，輸入畢業(yè)證書編號、驗證碼等相關(guān)查詢信息和條件就可以打印學歷證明。可以說這一系統(tǒng)真正的使學籍檔案管理工作“活”了起來，進一步使學習檔案的利用率得到提升。在海量紙質(zhì)檔案當中，系統(tǒng)使用者能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息精準、高效、快捷的查詢。特別是對于那些沒有辦法實現(xiàn)實地檔案查閱的使用者而言，提供了很大的便利，深受學生和家長的好評。

對于大數(shù)據(jù)而言，服務(wù)創(chuàng)新是應(yīng)用的最終體現(xiàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代背景下教育系統(tǒng)檔案管理工作不僅僅局限于檔案的整理和保存，更大意義上是對教學管理工作開展過程中產(chǎn)生的各類信息進行綜合精準管理和深度利用服務(wù)。教育系統(tǒng)檔案管理需要依托于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等，對于檔案深層次的價值第一時間深度、全面的挖掘獲取、發(fā)現(xiàn)。實現(xiàn)檔案管理工作的內(nèi)在價值，也為廣大師生提供更加真實快捷的服務(wù)。以更加開放的理念，通過更加多樣化的技術(shù)和手段，不斷的豐富和拓展教育系統(tǒng)檔案服務(wù)的領(lǐng)域與深度，提升檔案服務(wù)水平。

（三）打通資源共享渠道，重視信息安全

檔案資源要更加深入全面的開發(fā)利用，使其滿足教育系統(tǒng)檔案資源使用者多元化的需求，應(yīng)當著力構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，這一平臺以數(shù)字化、信息化和系統(tǒng)化作為依托。要實現(xiàn)多元化的功能，如檔案書籍分類、銷毀等等，而且要關(guān)注電子檔案系統(tǒng)與其他部門之間信息數(shù)據(jù)的對接共享，避免形成信息孤島效應(yīng)，實現(xiàn)資源的共享互通。但系統(tǒng)平臺的安全性工作也要高度關(guān)注，增設(shè)信息防盜系統(tǒng)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運營。檔案管理過程中，做好信息安全工作，首先應(yīng)當對核心和非核心數(shù)據(jù)做出區(qū)分。不同種類的數(shù)據(jù)以不同的手段和方式獲取，構(gòu)建起立體的、多層次的檔案信息安全保障體系。多種技術(shù)可以應(yīng)用，其中包括防火墻、信息加密等等，同時管理過程中要實現(xiàn)實名制，增強安全性[4]。

（四）搭建平臺實現(xiàn)智能化管理，完善歸檔管理模式

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了很大的改變，數(shù)字化、信息化在管理工作中的價值日益凸顯。很多教育部門為此搭建起了各種工作平臺極大的提升了工作效率的同時，使檔案收集利用工作便利性大幅度提升，在信息平臺搭建過程中，要使信息技術(shù)的優(yōu)勢最大限度發(fā)揮出來，從根本上做好檔案收集、數(shù)據(jù)匯總等工作，依托于互聯(lián)網(wǎng)和信息化的平臺為檔案信息使用者提供更加高效便捷的服務(wù)。

當前很多教育部門內(nèi)檔案管理紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，針對這種問題，在歸檔管理中要做到有所區(qū)分，有所重點。如果一些檔案是非核心的，可以采取電子化的方式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更加全面化的目標。根據(jù)一定的規(guī)則，對于哪些過程性學習檔案進行電子化歸檔，可以對教學的整體狀況充分的反映出來，為學生今后檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供憑證。針對當前很多教育部門存在的信息孤島現(xiàn)象，需要進一步打通各種檔案管理平臺以及教學管理平臺，使數(shù)據(jù)信息使用者能夠在不同平臺之間自由的切換[5]。

（五）加強新型檔案團隊建設(shè)

在過去教育系統(tǒng)檔案管理傳統(tǒng)模式之下，采取以紙質(zhì)檔案為主，電子為輔的數(shù)據(jù)采集方式，在檔案管理過程當中也會應(yīng)用信息技術(shù)，但這種應(yīng)用是簡單而初級的。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案工作面臨著更加復雜的環(huán)境，信息技術(shù)可以更加深入的挖掘和應(yīng)用需要充分的依托于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、計算機軟件技術(shù)來進行數(shù)據(jù)的采集。這對于檔案管理人員而言，計算機能力是最關(guān)鍵、最基本的職業(yè)素養(yǎng)和能力之一。傳統(tǒng)檔案管理模式之下，很多管理人員是兼職的，其技能和知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)不適合在大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)模式之下的檔案管理工作，所以對于很多教育部門而言，需要組建一支具備信息技術(shù)專業(yè)知識和技能的專業(yè)檔案團隊。

結(jié)語

在新時期，特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，國家和社會對于檔案信息資源開發(fā)以及檔案利用服務(wù)能力提出了更高的要求，整個教育部門要充分認識到這一變化，意識到檔案信息管理工作的價值，重視檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)的連接，轉(zhuǎn)變工作思路，提升服務(wù)意識。使教育系統(tǒng)檔案管理工作更加智能化，更加電子化、信息化，更好的為信息資源的使用者提供更加高質(zhì)量的服務(wù)，使得檔案管理工作的價值最大程度發(fā)揮出來。