大數(shù)據(jù)背景下檔案管理現(xiàn)代化分析

摘 要：新時(shí)代，事業(yè)單位想要提高服務(wù)能力，需要借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的支持，確保單位檔案管理工作具有先進(jìn)性，不斷提高檔案信息的應(yīng)用質(zhì)量及效率。但是，結(jié)合部分單位的檔案管理工作分析，在多方面因素的影響下，實(shí)際的管理工作缺乏對大數(shù)據(jù)的充分認(rèn)識，如何有效應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)完成檔案管理的現(xiàn)代化升級，也成為單位發(fā)展中需要考慮的問題。因此，本文對檔案管理工作特點(diǎn)和先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析，探討了具體的管理問題并提出對應(yīng)的管理策略，以期可以提高單位的檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；現(xiàn)代化分析

單位的檔案管理有著重要價(jià)值，可以為公益服務(wù)、單位運(yùn)轉(zhuǎn)、人員管理等方面工作提供數(shù)據(jù)和資料的支持。在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，單位的檔案管理工作容易受到較多影響，實(shí)際的檔案管理具有信息可用性降低、數(shù)據(jù)總量增加和數(shù)據(jù)類型增加的特點(diǎn)，給檔案管理工作帶來一定的壓力。檔案管理部門可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極提高各類數(shù)據(jù)的收集、分類、分析、存儲和應(yīng)用等方面的質(zhì)量和效率。因此，有必要在大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的分析，以滿足單位發(fā)展的需要。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的特點(diǎn)

第一，在信息可用性降低方面。當(dāng)電子檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，受到數(shù)據(jù)信息來源廣的影響，在查找相關(guān)資料時(shí)存在著數(shù)據(jù)可信度低、不全面和檢索困難等問題；第二，在數(shù)據(jù)總量增加方面。既會帶來上述的信息檢索應(yīng)用問題，也會增強(qiáng)檔案管理人員的工作強(qiáng)度，且在單位數(shù)據(jù)不斷累積下還需關(guān)注數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)用，確保大量的數(shù)據(jù)可有效存儲；第三，在數(shù)據(jù)種類增加方面。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使檔案的管理工作發(fā)生改變，在數(shù)據(jù)的收集中既有著結(jié)構(gòu)化的信息，也有著非結(jié)構(gòu)化信息，且紙質(zhì)、電子（音頻、視頻、圖片、聲音）等資料也需要分類存儲。因此，新時(shí)代的檔案管理有著數(shù)據(jù)種類增加的特點(diǎn)。

二、檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值

首先，能顯著提高檔案管理的效率。在云計(jì)算和分布式存儲等技術(shù)的支持下，可以高效借助互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，完成單位內(nèi)部各類數(shù)據(jù)的收集和存儲，與以往的人工收集數(shù)據(jù)模式相比較，整體管理的效率較高；其次，能明顯提高檔案信息的準(zhǔn)確性。一方面，體現(xiàn)在智能檢索軟件對各類數(shù)據(jù)的精確查詢、定位和借閱；另一方面，也體現(xiàn)在數(shù)據(jù)收集、存儲中的有效分析，可以確保數(shù)據(jù)信息具有全面性、準(zhǔn)確性和合理性。此外，檔案數(shù)字化管理也能有效預(yù)防數(shù)據(jù)查詢中出現(xiàn)檔案資料更改和替換等問題，進(jìn)而提高其內(nèi)容準(zhǔn)確性；最后，能有效進(jìn)行查漏和規(guī)范保管工作?？梢栽诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的支持下高效對電子檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺工作，有著較高的查漏效率，不過，需要在明確各檔案的缺失信息后，借助人工的方式補(bǔ)缺審核，確保電子檔案的補(bǔ)充具有合理性。同時(shí)，電子檔案管理可以降低檔案信息在空間和管理時(shí)間上的消耗，能在自動化的管理保存中，具有規(guī)范性和效益性等價(jià)值。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案數(shù)據(jù)庫存在安全風(fēng)險(xiǎn)

結(jié)合部分單位的檔案管理工作分析，在缺乏安全防范的意識下，容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的影響，對檔案信息的正常應(yīng)用和保密工作造成影響，不利于體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。首先，在缺乏數(shù)據(jù)安全保護(hù)的意識下，沒有設(shè)置防火墻和殺毒軟件等防護(hù)安全軟件和設(shè)備，容易在數(shù)據(jù)庫的管理中存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，常見的問題有數(shù)據(jù)篡改、竊取等方面。其次，檔案管理人員缺乏對各類硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，在故障頻發(fā)下，容易出現(xiàn)硬件損壞，造成數(shù)據(jù)遺失問題，需要在檢修維護(hù)方面做好宣傳與工作落實(shí)。

2.缺乏檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案現(xiàn)代化的管理升級中，受到多方面因素的影響，單位在先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用落實(shí)中缺乏配套軟件及硬件設(shè)備設(shè)施的采購，制約數(shù)字化、智能化檔案管理工作的開展。首先，部分單位的檔案現(xiàn)代化升級工作需要對新產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲，當(dāng)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)條件缺乏下，便無法落實(shí)自動化數(shù)據(jù)管理。其次，對于以往的紙質(zhì)檔案需要數(shù)字化轉(zhuǎn)變，在缺乏掃描儀等設(shè)備設(shè)施的支持下，也無法高效率完成以往紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲。因此，需要單位提高資金方面的支持。

3.檔案管理人員綜合素養(yǎng)不高

人才是單位的重要資源，可以在發(fā)揮人才的主觀能動性下，提高各崗位工作的質(zhì)量及效率。但是，部分單位的檔案管理人員受到以往管理理念和模式的影響，不僅缺乏高效、高質(zhì)量的工作理念及責(zé)任心，也缺乏對先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備設(shè)施的了解，在不能借助新技術(shù)優(yōu)化自身的工作方式下，容易制約檔案現(xiàn)代化管理的開展。同時(shí)，單位的人力資源管理也缺乏對檔案管理人員的重視，在激勵(lì)、考核及培訓(xùn)等方面落實(shí)不到位，不利于提高員工的工作積極性和專業(yè)性。

4.檔案信息化制度不全面

良好的制度可以為實(shí)際工作提供引導(dǎo)和支持，對于檔案現(xiàn)代化管理而言，借助全面且科學(xué)的制度，可以有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為，監(jiān)督員工承擔(dān)應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。但目前，部分單位的檔案管理制度不僅存在制度內(nèi)容缺乏優(yōu)化的問題，在監(jiān)管不當(dāng)下還出現(xiàn)制度落實(shí)形式化的問題，前者有考核制度、激勵(lì)制度以及責(zé)任追究制度等設(shè)置不全面的問題，后者缺乏專門的監(jiān)管工作和完善的懲處措施，不利于體現(xiàn)制度的價(jià)值，需要完善管理制度。

5.大數(shù)據(jù)技術(shù)落實(shí)不到位

在目前單位的運(yùn)行發(fā)展中，缺乏對檔案工作的關(guān)注，容易出現(xiàn)對檔案工作不重視和單位各部門缺乏配合的問題，且不利于有效落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，影響檔案管理工作的信息化升級。同時(shí)，即使部分單位認(rèn)識大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的價(jià)值，但在應(yīng)用上落實(shí)不深入，僅將其作為檢索的主要工具，并未發(fā)揮其數(shù)據(jù)分析和分類整理等作用，不能提高檔案管理的先進(jìn)性。此外，單位應(yīng)用各類先進(jìn)技術(shù)時(shí)，還存在應(yīng)用不合理的問題，既不能結(jié)合單位實(shí)際需要引進(jìn)正確的技術(shù)，也未及時(shí)明確技術(shù)的應(yīng)用規(guī)范，容易出現(xiàn)較多技術(shù)應(yīng)用問題。

6.未發(fā)揮出管理的服務(wù)價(jià)值

在當(dāng)前單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，受到大數(shù)據(jù)發(fā)展背景的影響，很多單位都積極構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，以有效提升海量數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量和效率。但是，數(shù)據(jù)庫僅能發(fā)揮數(shù)據(jù)的存儲功能，很多單位并未加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的分析應(yīng)用工作，無法發(fā)揮出數(shù)據(jù)管理的服務(wù)性價(jià)值。在新時(shí)代，由于單位檔案數(shù)據(jù)缺乏隱藏價(jià)值分析、缺乏檔案共享應(yīng)用等，不能有效開發(fā)檔案資源，不利于促進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，需要結(jié)合各部門對檔案信息的實(shí)際需要，進(jìn)行檔案的分析、處理及應(yīng)用。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略

1.進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的安全維護(hù)

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景中，雖然在單位檔案管理中可以提高對各類數(shù)據(jù)的收集及應(yīng)用質(zhì)量，但基于信息化技術(shù)所具有的“雙刃劍”特點(diǎn)，需要單位在明確其應(yīng)用價(jià)值后，積極做好數(shù)據(jù)的安全管理工作，從而降低外部因素對檔案數(shù)據(jù)的影響，提高檔案管理的整體質(zhì)量。第一，結(jié)合國家最新修訂的《檔案法》，從技術(shù)應(yīng)用、責(zé)任落實(shí)、機(jī)制完善和方法優(yōu)化等方面，加強(qiáng)檔案管理，確保檔案管理的相關(guān)技術(shù)能夠有效落實(shí)。第二，要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息的保護(hù)工作。一方面，要在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用好防火墻和殺毒軟件，降低黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，預(yù)防出現(xiàn)數(shù)據(jù)失竊、篡改的問題；另一方面，要對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份工作，可以在人為因素對設(shè)備設(shè)施造成損壞時(shí)，預(yù)防出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息不全面的問題。第三，一般數(shù)字化的檔案不僅僅只有數(shù)字代碼，也包括電子圖片和特殊符號等，應(yīng)建立良好的保密制度，并結(jié)合數(shù)據(jù)的重要性做好保密等級的劃分，并在明確各工作人員的瀏覽權(quán)限后，確保檔案管理的安全性。

2.完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

在落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理工作時(shí)，需要單位結(jié)合實(shí)際技術(shù)的應(yīng)用需要，做好各類基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的配置工作，確保在具有先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施及軟件支持后，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在具體的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施完善中，需要做好以下幾點(diǎn)：第一，單位要提高對檔案管理的重視，在注重對信息化技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用后，為現(xiàn)代化的管理奠定技術(shù)基礎(chǔ)；第二，單位需要采購專業(yè)的設(shè)備，結(jié)合實(shí)際的檔案管理需求，制定各類配套設(shè)備設(shè)施的采購計(jì)劃，并重視采購中的質(zhì)量檢測工作和設(shè)備的試運(yùn)行性能分析，最終在設(shè)備設(shè)施配置方面滿足檔案管理的需要；第三，應(yīng)強(qiáng)調(diào)各類設(shè)備設(shè)施的檢修與維護(hù)工作，可以在有效維護(hù)下降低其故障率和維護(hù)費(fèi)用，且利于確保數(shù)據(jù)傳輸及應(yīng)用的可靠性。

3.做好檔案管理專業(yè)人員培訓(xùn)

為了提高單位的檔案管理質(zhì)量，需要關(guān)注檔案管理人員的綜合能力及素養(yǎng)的不足，在及時(shí)培訓(xùn)和管理下，提高檔案管理人員的綜合能力，進(jìn)而滿足現(xiàn)代化的檔案管理需要。首先，要完善培訓(xùn)內(nèi)容。一是，要結(jié)合檔案管理存在的問題進(jìn)行培訓(xùn)，完善內(nèi)容；二是，要結(jié)合新時(shí)代對檔案管理人才的需求，對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有全面性，可以提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率，使單位檔案管理人員的綜合能力可以滿足單位的發(fā)展需要。其次，要對培訓(xùn)方式進(jìn)行優(yōu)化，既可以選擇線上的培訓(xùn)方式，如釘釘直播、視頻教學(xué)等方式，也可以選擇線下的培訓(xùn)方式，如主題會議、座談會等，在線上+線下的方式融合后，利于降低時(shí)間和空間對培訓(xùn)的影響，提高培訓(xùn)質(zhì)量；最后，需要做好培訓(xùn)的激勵(lì)工作，在完成培訓(xùn)計(jì)劃制訂后，還應(yīng)做好培訓(xùn)的監(jiān)督考核和激勵(lì)工作，以提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，促進(jìn)檔案管理信息化水平的提高。

4.完善檔案信息化管理制度

在檔案現(xiàn)代化管理中，需要積極完善對應(yīng)的制度，讓制度為檔案管理提供支持和引導(dǎo)。第一，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境，對檔案管理的制度體系進(jìn)行完善，確保檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入、存儲、輸出和轉(zhuǎn)換等工作具有良好的制度，可以確保各管理環(huán)節(jié)具有流程合理性及操作規(guī)范性；第二，要求結(jié)合實(shí)際的管理問題對管理制度進(jìn)行完善，確保制度具有針對性，考核制度、激勵(lì)制度和責(zé)任追究制度等方面具有科學(xué)性和合理性，能夠有效發(fā)揮其價(jià)值；第三，除了要對相應(yīng)的制度進(jìn)行完善，還需要對檔案源頭做好控制工作，可以構(gòu)建多方位和多層次的檔案收集方案，并對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案現(xiàn)代化的管理質(zhì)量。

5.深入落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理

在單位進(jìn)行檔案管理工作升級時(shí)，需要積極落實(shí)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，確保在有效落實(shí)電子檔案管理、電子文件歸檔和技術(shù)應(yīng)用宣傳等工作下，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。首先，要求大力推動無紙化辦公。在先進(jìn)技術(shù)的支持下可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動生成、校核、審查和簽發(fā)，在全過程中有著無紙化流動的特點(diǎn)。一方面，可以省去紙質(zhì)材料的成本，另一方面，便于提高檔案的流轉(zhuǎn)速度，并在數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)具有信息記錄和電子簽證操作下，能確保檔案的修改具有可靠性、真實(shí)性；其次，需要在落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理中，積極樹立電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保各部門可以有效配合檔案管理人員的工作，提高各類電子文件的歸檔質(zhì)量。一要明確各部門檔案資料的存檔范圍和保存時(shí)間，二要保障文檔和原資料的真實(shí)性與格式規(guī)范性；最后，要求及時(shí)完成數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為單位內(nèi)部海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效存儲，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)辦公實(shí)現(xiàn)自動化、智能化，為現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的條件。

6.提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)的質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化水平，需要在不斷提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)的質(zhì)量中解決各類問題，為現(xiàn)代化的檔案管理提供目標(biāo)指引，使最終的單位檔案管理具有較高的信息化特點(diǎn)，滿足單位日常運(yùn)行和服務(wù)中對檔案信息的需要。第一，為了加強(qiáng)數(shù)據(jù)的傳輸共享效果，需要及時(shí)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，可以通過數(shù)據(jù)及時(shí)共享和溝通，滿足單位不同部門及人員對檔案信息的需要。同時(shí)，要將數(shù)據(jù)共享平臺和各部門的工作系統(tǒng)進(jìn)行連接，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量；第二，需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案數(shù)據(jù)的分析工作，確保在有效的分析中了解檔案的隱藏價(jià)值，為單位運(yùn)行發(fā)展通過數(shù)據(jù)參考；第三，要對日常的檔案需求方向、檢索內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。一方面，可以明確單位對各類檔案的需求比重，能在有效調(diào)整資料位置和做好分類整理后，滿足單位對檔案數(shù)據(jù)的需要；另一方面，能在主動了解員工的需求后，借助個(gè)性化服務(wù)和配套的網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化、智能化應(yīng)用等多方面支持，提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)的質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要單位積極做好檔案現(xiàn)代化管理工作，不僅可以提高檔案的管理質(zhì)量和效率，降低傳統(tǒng)管理中的人力、時(shí)間成本消耗，還能夠分析檔案信息的隱藏價(jià)值，體現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)參考價(jià)值。但是，結(jié)合部分單位的檔案管理工作看，在理念、資金和技術(shù)應(yīng)用方面還存在較多問題，需要單位結(jié)合實(shí)際的檔案管理情況，積極進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的安全維護(hù)和檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善，并做好檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)和建立健全管理制度。此外，還應(yīng)不斷深入落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，以提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)的質(zhì)量，利于有效完成檔案管理的現(xiàn)代化升級，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：徐海燕（1977—），女，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：人事檔案管理及相關(guān)研究。