財(cái)務(wù)視角下淺析醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的問題及對(duì)策

劉璐 杜春玲 遼寧省金秋醫(yī)院財(cái)務(wù)科

引言

衛(wèi)生材料是指醫(yī)院向患者提供醫(yī)療服務(wù)過程中耗費(fèi)或者植入人體的各種醫(yī)療用材料，是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)的物資保障和重要手段。隨著醫(yī)療科技發(fā)展勢(shì)頭迅猛，臨床和科研活動(dòng)消耗的衛(wèi)生材料在各院各項(xiàng)材料消耗占比日增，衛(wèi)生材料的類型和總量的激增提高成本水平，應(yīng)引起醫(yī)院的重視。為適應(yīng)新醫(yī)改和醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)開展要求，我們要以問題為導(dǎo)向，從醫(yī)院衛(wèi)生材料管理問題出發(fā)，探討行之有效的解決措施，提高衛(wèi)生材料利用效率，提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)能力。

一、衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀及問題

醫(yī)院衛(wèi)生材料實(shí)施多部門聯(lián)動(dòng)管理。由設(shè)備科進(jìn)行歸口管理，負(fù)責(zé)采購(gòu)驗(yàn)收、辦理出入庫(kù)手續(xù)、實(shí)物發(fā)放配送、期末庫(kù)存盤點(diǎn)、提交回款計(jì)劃等；財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，包括會(huì)計(jì)賬務(wù)處理、定期監(jiān)盤、審核回款計(jì)劃、核對(duì)衛(wèi)生材料收入費(fèi)用差異等；內(nèi)審部門進(jìn)行全流程審計(jì)監(jiān)督。但在衛(wèi)生材料實(shí)際使用管理中，由于醫(yī)院信息化管理存在孤島現(xiàn)象等，管理效果不盡如人意。

（一）信息化實(shí)施方面

1.衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺(tái)利用不足

衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺(tái)為醫(yī)院提供衛(wèi)生材料采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、盤存等全流程、多維度的信息支持，可以繪畫出醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的全圖景。但醫(yī)院管理和使用人員對(duì)平臺(tái)的開發(fā)利用并不充分，如相關(guān)比率分析、特定信息篩選統(tǒng)計(jì)等功能使用不足。多部門聯(lián)合開挖系統(tǒng)功能不足，如財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)賬核對(duì)時(shí)，需要使用多情景調(diào)取數(shù)據(jù)倒推各類衛(wèi)材核算的期末余額等。利用平臺(tái)數(shù)據(jù)提供管理決策依據(jù)方面不盡如人意，表現(xiàn)在平臺(tái)升級(jí)過緩，無法根據(jù)工作需要和新維度、新字段生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。平臺(tái)交互性差，不能較好實(shí)現(xiàn)多張報(bào)表的勾稽關(guān)系審核，增加工作量，影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)處理不穩(wěn)定，不同維度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可能存在數(shù)據(jù)不一致的情況，需要不定期校驗(yàn)數(shù)據(jù)，避免增加不必要工作量。

2.跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘

設(shè)備科通過衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行衛(wèi)生材料出入庫(kù)管理，財(cái)務(wù)軟件通過與該平臺(tái)數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成入庫(kù)、出庫(kù)相關(guān)憑證，減少手工錄入的工作量，提高工作效率和準(zhǔn)確性。但仍存在一些不足。如衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺(tái)缺少內(nèi)嵌預(yù)算管理模塊或與財(cái)務(wù)軟件的預(yù)算模塊互聯(lián)互通的手段，在實(shí)際采購(gòu)中缺少事中的預(yù)算控制，財(cái)務(wù)部門僅在核算環(huán)節(jié)進(jìn)行預(yù)算控制，存在事后監(jiān)控的風(fēng)險(xiǎn)。

衛(wèi)生材料的出庫(kù)消耗關(guān)鍵環(huán)節(jié)的問題也較為突出。一般情況下，衛(wèi)生材料的消耗由衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺(tái)產(chǎn)生衛(wèi)生材料費(fèi)用成本數(shù)據(jù)，可收費(fèi)的衛(wèi)生材料計(jì)費(fèi)由HIS 系統(tǒng)管理完成計(jì)入收入。在衛(wèi)生材料取消加成后，可收費(fèi)衛(wèi)生材料的收入與成本應(yīng)該是一致的，但由于兩平臺(tái)相對(duì)獨(dú)立，互聯(lián)互通不暢，存在邏輯上的不相符。在數(shù)據(jù)核對(duì)時(shí)，造成二者差異主要體現(xiàn)在材料的消耗與計(jì)費(fèi)可能計(jì)入不同期間，導(dǎo)致收入費(fèi)用的跨期不匹配。如由于尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)回傳等因素，導(dǎo)致兩平臺(tái)對(duì)同一事項(xiàng)操作時(shí)點(diǎn)、順序等不同，致使系統(tǒng)間可能出現(xiàn)收入（由醫(yī)院信息系統(tǒng)，即Hospital Information System，簡(jiǎn)稱HIS 系統(tǒng)，確認(rèn)收費(fèi)計(jì)入收入）與費(fèi)用（由衛(wèi)材平確認(rèn)衛(wèi)生材料消耗計(jì)入費(fèi)用）之間的數(shù)據(jù)差異。由于兩個(gè)平臺(tái)間參數(shù)維護(hù)方式不同以及不同步等，影響了衛(wèi)材數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如某醫(yī)院衛(wèi)生材料降價(jià)至1000 元以下后將列入低值衛(wèi)材管理，由于互聯(lián)互通不暢，造成HIS 系統(tǒng)未及時(shí)修改為低值衛(wèi)生材料，造成衛(wèi)材收入和消耗數(shù)據(jù)在高值衛(wèi)材和低值衛(wèi)材之間的不匹配及數(shù)據(jù)混亂，影響醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的準(zhǔn)確性及相關(guān)決策分析。為保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，需要人工定期核對(duì)，增加工作量，效率不高。

信息化建設(shè)薄弱致使衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)管理混亂。通常，臨床科室通過HIS 系統(tǒng)中的醫(yī)囑執(zhí)行等，對(duì)患者使用可收費(fèi)耗材進(jìn)行收費(fèi)確認(rèn)；設(shè)備科則使用衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)，以接口形式接收HIS 系統(tǒng)回傳數(shù)據(jù)，進(jìn)行二級(jí)庫(kù)存材料的出庫(kù)核銷等。但在實(shí)踐中，因某些衛(wèi)生材料的特殊屬性（在一定條件下屬于可收費(fèi)材料），導(dǎo)致系統(tǒng)中二級(jí)庫(kù)結(jié)存數(shù)量與實(shí)際不符，仍需要人工調(diào)整。

（二）實(shí)物盤存管理方面

在衛(wèi)生材料實(shí)物盤點(diǎn)方面，設(shè)備科月末定期盤點(diǎn)中心庫(kù)房的衛(wèi)生材料。由于衛(wèi)生材料實(shí)時(shí)消耗出庫(kù)，材料的盤點(diǎn)數(shù)可能與財(cái)務(wù)賬期末數(shù)不一致。由于衛(wèi)生材料管理平臺(tái)只能提供實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)，不能提取特定時(shí)點(diǎn)庫(kù)存數(shù)，因此，財(cái)務(wù)人員在核對(duì)期末數(shù)據(jù)時(shí)，仍需根據(jù)盤點(diǎn)表、盤點(diǎn)時(shí)點(diǎn)與期末時(shí)點(diǎn)期間的出入庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行人工計(jì)算、復(fù)核，手段落后，無法一目了然驗(yàn)證相關(guān)表格、數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系。

在衛(wèi)生材料實(shí)物擺放方面，由于場(chǎng)地空間布局等原因制約，中心庫(kù)房設(shè)有多個(gè)庫(kù)房存放物資，且各庫(kù)房分布較遠(yuǎn)，不便于日常收發(fā)及存貨統(tǒng)一管理。當(dāng)某一物資數(shù)量巨大可能分批到貨，或者由于拆零發(fā)放的需要存放在多個(gè)不同庫(kù)房，增加了產(chǎn)品效期管控難度。在實(shí)際盤點(diǎn)中，由于系統(tǒng)導(dǎo)出的盤點(diǎn)清單與衛(wèi)生材料的實(shí)際擺放順序不一致，可能存在漏盤點(diǎn)、重復(fù)盤點(diǎn)等問題，增加盤點(diǎn)難度。

（三）財(cái)務(wù)核算管理方面

財(cái)務(wù)科對(duì)衛(wèi)生材料進(jìn)行監(jiān)督管理，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理、定期監(jiān)盤、審核回款計(jì)劃、核對(duì)衛(wèi)生材料收入費(fèi)用差異等。通過衛(wèi)生材料管理平臺(tái)和財(cái)務(wù)軟件的接口，衛(wèi)生材料出入庫(kù)業(yè)務(wù)可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。在實(shí)際賬務(wù)處理時(shí)，對(duì)于特殊資金購(gòu)入的指定用途的衛(wèi)生材料或者接受捐贈(zèng)等驗(yàn)收入庫(kù)的衛(wèi)生材料，需要進(jìn)行資金性質(zhì)等相關(guān)明細(xì)項(xiàng)目輔助核算。但衛(wèi)生材料管理平臺(tái)在對(duì)接財(cái)務(wù)核算方面，無法區(qū)分購(gòu)入衛(wèi)生材料的資金來源、領(lǐng)用部門等相關(guān)信息，財(cái)務(wù)核算軟件無法自動(dòng)通過衛(wèi)生材料管理平臺(tái)獲取，仍需人力提供相關(guān)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行手工制作會(huì)計(jì)憑證。這樣的處理方式，易造成特殊信息的漏記賬，影響了數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，增加了年底財(cái)務(wù)部門結(jié)賬前的賬務(wù)核賬對(duì)賬工作量。

隨著醫(yī)用耗材集中帶量采購(gòu)工作的推進(jìn)，越來越多的供應(yīng)商和衛(wèi)生材料品類進(jìn)入集采目錄，衛(wèi)生材料通過集采平臺(tái)和非集采采購(gòu)的方式并存。由于不同的購(gòu)入方式根據(jù)合同約定也有著不同的回款周期，這就造成同一供應(yīng)商存在著不同的回款周期，均需要單獨(dú)核算和統(tǒng)計(jì)。但在衛(wèi)生材料管理平臺(tái)中，供應(yīng)商注冊(cè)賬號(hào)具有唯一性，依據(jù)供應(yīng)商維度的入庫(kù)業(yè)務(wù)通過接口生成會(huì)計(jì)憑證時(shí)，無法區(qū)分同一供應(yīng)商下集采購(gòu)入的衛(wèi)生材料貨款，其他方式購(gòu)入的衛(wèi)生材料貨款，財(cái)務(wù)人員需要通過發(fā)票加蓋的集采印章進(jìn)行人工確認(rèn)。隨著業(yè)務(wù)量增加，人工確認(rèn)方式既增加了重復(fù)的工作量，也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，需要通過信息化方式進(jìn)一步提高工作效率和準(zhǔn)確性。

針對(duì)集中帶量采購(gòu)的衛(wèi)生材料，集采平臺(tái)要求當(dāng)月25 日前完成驗(yàn)收入庫(kù)的發(fā)票，在次月15 日前完成相應(yīng)回款。但實(shí)際業(yè)務(wù)開展中，醫(yī)院設(shè)備科可能出現(xiàn)驗(yàn)票不及時(shí)，導(dǎo)致發(fā)票開具日期與入庫(kù)時(shí)間出現(xiàn)跨期情況，增加往來款項(xiàng)對(duì)賬難度。

二、加強(qiáng)衛(wèi)生材料管理的措施

通過對(duì)衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀的問題梳理，發(fā)現(xiàn)問題有其共性。不同于固定資產(chǎn)的單價(jià)高、藥品的批量總額高等特點(diǎn)，衛(wèi)生材料量大、單體價(jià)值較小，管理方面更為復(fù)雜、煩瑣，重視程度不夠。實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生材料的精細(xì)化管理，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)層面與相關(guān)部門對(duì)衛(wèi)生材料管理的重視程度，提高對(duì)數(shù)據(jù)的重視，充分發(fā)掘利用平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息，讓信息化提升、流程化改造、實(shí)時(shí)化跟進(jìn)促進(jìn)衛(wèi)生材料管理水平的提高，為管理決策提供科學(xué)依據(jù)，為醫(yī)院發(fā)展提質(zhì)增效。

（一）信息化提升

隨著信息手段與大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展進(jìn)步，信息化提升可以提高工作的效率和效果。基于衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀，通過對(duì)平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，建立系統(tǒng)間的互聯(lián)互動(dòng)，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入條形碼對(duì)衛(wèi)生材料進(jìn)行精細(xì)化管理，信息化提升將極大提高管理的效率和效果。

采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入條形碼對(duì)衛(wèi)生材料進(jìn)行精細(xì)化管理，臨床部門使用衛(wèi)生材料時(shí)，通過掃描該衛(wèi)材條形碼，系統(tǒng)自動(dòng)減少庫(kù)存數(shù)量和庫(kù)存金額，并結(jié)出剩余衛(wèi)生材料的庫(kù)存數(shù)量和金額。同時(shí)，財(cái)務(wù)等管理部門可以通過系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能，獲取臨床部門衛(wèi)生材料實(shí)際耗用情況以及庫(kù)房的庫(kù)存情況，有效規(guī)避管理流程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)。建立條形碼管理平臺(tái)。由于條形碼管理采用一物一碼，既有利于衛(wèi)生材料庫(kù)存的核算和管理，當(dāng)使用不良事件發(fā)生時(shí)，也能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查詢到衛(wèi)生材料的來源，為舉證提供資料，有效規(guī)避管理流程中的溯源管理風(fēng)險(xiǎn)。不僅在實(shí)物盤點(diǎn)時(shí)，可以做到實(shí)時(shí)跟蹤、有跡可循，還可以極大提升衛(wèi)材平臺(tái)生成的報(bào)表的準(zhǔn)確度，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同維度的報(bào)表之間數(shù)據(jù)一致性進(jìn)行校驗(yàn)。

通過條形碼技術(shù)，打破衛(wèi)材系統(tǒng)、HIS 系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件之間的數(shù)據(jù)壁壘。當(dāng)對(duì)某一產(chǎn)品進(jìn)行全生命周期的管理時(shí)，購(gòu)入是否符合預(yù)算控制范圍，降價(jià)后是否從高值調(diào)為低值，消耗時(shí)計(jì)入費(fèi)用是否對(duì)應(yīng)到患者收費(fèi)等，可以從根本上避免預(yù)算事后控制、收入費(fèi)用跨期、收入費(fèi)用不匹配、產(chǎn)品盤點(diǎn)盈虧等問題。這種精細(xì)化管理可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管控，不管是歸口管理的職能部門還是具體使用的臨床科室，都能從中極大受益。

（二）流程化改造

在衛(wèi)生材料采購(gòu)入庫(kù)環(huán)節(jié)，充分發(fā)掘利用衛(wèi)材平臺(tái)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行科學(xué)決策制定最佳采購(gòu)量。整合衛(wèi)材平臺(tái)和財(cái)務(wù)軟件，在采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行預(yù)算審批，實(shí)現(xiàn)事中管控而非事后管控，真正發(fā)揮預(yù)算控制作用。針對(duì)專項(xiàng)資金購(gòu)入有指定用途，或通過集采平臺(tái)購(gòu)入，或捐贈(zèng)獲得等具有特殊事項(xiàng)的衛(wèi)生材料，在系統(tǒng)辦理登記，生成報(bào)表，取代手工臺(tái)賬，在審核確認(rèn)模塊中增加采購(gòu)人、科室負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人等電子簽章功能，減少手工簽批的工作量，提高工作效率。

在衛(wèi)生材料存放管理方面，與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，改造衛(wèi)生材料存放庫(kù)房，就近安排庫(kù)房間位置，按照物資類別、批次、效期并結(jié)合盤點(diǎn)清單順序依次存放，便于查找發(fā)放及月度定期盤點(diǎn)。如果衛(wèi)生材料對(duì)存放條件有特殊要求，管理部門要根據(jù)其要求進(jìn)行合理存放，并做好相應(yīng)登記備注工作。物品擺放時(shí)，應(yīng)將效期較近的物資放到較近位置便于先進(jìn)先出，及時(shí)發(fā)放。產(chǎn)品包裝標(biāo)簽統(tǒng)一向外，方便及時(shí)關(guān)注產(chǎn)品效期，避免產(chǎn)品過期造成浪費(fèi)。引入條形碼技術(shù)后，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品的全流程溯源，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

醫(yī)院只有按資產(chǎn)管理要求，通過再造衛(wèi)生材料預(yù)算管理和財(cái)務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理結(jié)合，實(shí)物管理與價(jià)值管理結(jié)合，才能做到賬賬相符、賬實(shí)相符。

（三）實(shí)時(shí)化跟進(jìn)

醫(yī)院層面要提高對(duì)衛(wèi)生材料管理的重視程度，樹立實(shí)時(shí)化跟進(jìn)的管理理念，建立起各部門的實(shí)時(shí)溝通協(xié)調(diào)、聯(lián)動(dòng)機(jī)制，有效梳理、整合各部門需求，協(xié)調(diào)好跨部門間的業(yè)務(wù)協(xié)同，保障衛(wèi)生材料的及時(shí)準(zhǔn)確供應(yīng)、合理有效使用。

醫(yī)院充分利用信息化技術(shù)手段，如引入條形碼技術(shù)，一物一碼可進(jìn)行全流程追蹤，當(dāng)產(chǎn)品生命周期中出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)跟進(jìn)解決，防患未然，以免造成醫(yī)療事故或者運(yùn)營(yíng)管理漏洞等嚴(yán)重不良后果。通過跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)時(shí)核對(duì)并矯正跨系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系，確保數(shù)據(jù)一致性，這也是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)平穩(wěn)的重要要求。當(dāng)信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)異常值時(shí)，要實(shí)時(shí)彈窗預(yù)警給相關(guān)人員，便于他們及時(shí)解決問題以提高管理及使用效果。

財(cái)務(wù)部門可以通過衛(wèi)生材料平臺(tái)與供應(yīng)商進(jìn)行往來對(duì)賬，借助實(shí)時(shí)化信息手段推送實(shí)時(shí)賬單可以核對(duì)往來賬款，當(dāng)雙方往來賬款余額不一致時(shí)，通過衛(wèi)生材料平臺(tái)自動(dòng)比對(duì)該賬期內(nèi)醫(yī)院辦理入庫(kù)的發(fā)票信息與該賬期內(nèi)供應(yīng)商開票信息，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門是否存在入庫(kù)不及時(shí)等情況，并督促相關(guān)科室加快驗(yàn)收入庫(kù)等業(yè)務(wù)辦理流程，避免衛(wèi)生材料收支跨期問題，改善內(nèi)控管理質(zhì)量，從而大大提高對(duì)賬的準(zhǔn)確性和工作效率。設(shè)備科根據(jù)產(chǎn)品使用情況等考核供應(yīng)商以安排往來賬款的回款計(jì)劃，當(dāng)供應(yīng)商考核不合格時(shí)，將延遲其回款周期。設(shè)備科通過衛(wèi)生材料平臺(tái)實(shí)時(shí)將考核情況反饋給供應(yīng)商，有利于及時(shí)改進(jìn)產(chǎn)品使用效果，也便于供應(yīng)商了解回款進(jìn)度，掌握資金情況。

通過對(duì)衛(wèi)生材料管理中可能出現(xiàn)的問題或者特殊需要注意點(diǎn)實(shí)時(shí)化跟進(jìn)解決，是確保衛(wèi)生材料精細(xì)化管理的必然要求，也是提高工作效率、改進(jìn)工作質(zhì)量的必然要求。

結(jié)語

衛(wèi)生材料管理在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理中處于重要地位，涉及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的方方面面。本文從財(cái)務(wù)視角對(duì)衛(wèi)生材料管理中各個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理并嘗試提出解決方案，希望有效提高院內(nèi)各類工作的質(zhì)量及效率，對(duì)醫(yī)院在社會(huì)中的持續(xù)發(fā)展有重要意義。醫(yī)院要結(jié)合衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀，通過解決其中的問題，促使醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)能力實(shí)現(xiàn)提升。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的衛(wèi)生材料管理制度，并培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心與業(yè)務(wù)技能，通過信息化提升、流程化改造、實(shí)時(shí)化跟進(jìn)，提升醫(yī)院衛(wèi)生材料管理質(zhì)量，為自身的進(jìn)一步發(fā)展打牢基礎(chǔ)。