信息化系統(tǒng)在信息化工程監(jiān)理中的應(yīng)用

穆軍 鐘曼麗 林欣

摘? 要：當(dāng)前信息化項(xiàng)目蓬勃發(fā)展且不斷朝向復(fù)雜化、大型化等趨勢(shì)發(fā)展，信息化項(xiàng)目管理難度增加，傳統(tǒng)的監(jiān)理模式已不足以滿足當(dāng)前信息化項(xiàng)目的管理需求。在傳統(tǒng)監(jiān)理工作模式中加入信息化手段，借助信息化系統(tǒng)可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)監(jiān)理手段的不足，不僅有助于提升工作效率，而且便于文檔管理和信息共享，大大提升項(xiàng)目管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化工程監(jiān)理的智能化、高效化、規(guī)范化和可視化。推動(dòng)信息化系統(tǒng)在信息化工程監(jiān)理中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。

關(guān)鍵詞：信息化系統(tǒng)；信息化工程監(jiān)理；文檔管理；信息共享；智能化

中圖分類號(hào)：TP315；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2023）15-0126-05

Application of Information System in the Information Engineering Supervision

MU Jun1， ZHONG Manli1， LIN Xin2

（1.Guangzhou Qingyu Information Technology Co.， Ltd.， Guangzhou? 510030， China;

2.Guangdong Financial Operation Monitoring Center， Guangzhou? 510030， China）

Abstract： At present， information projects are developing vigorously and increasingly towards the trend of complexity and large size， meanwhile the difficulty of information project management is increasing. The traditional supervision mode is no longer enough to meet the management needs of current information projects. Adding the information approach to the traditional supervision working mode and using information system can effectively make up for the shortcomings of the traditional supervision methods. It not only helps to improve the work efficiency， but also facilitates document management and information sharing， so as to improve the level of project management greatly and realize the intelligentization， high efficiency， standardization and visualization of information engineering supervision. It is the general trend to promote the application of information system in information engineering supervision.

Keywords： information system; information engineering supervision; document management; information sharing; intelligentization

0? 引? 言

我國(guó)信息化監(jiān)理衍生于傳統(tǒng)的建筑行業(yè)的建設(shè)監(jiān)理，通過吸取其經(jīng)驗(yàn)和思路，并結(jié)合信息化工程行業(yè)自身特點(diǎn)，為解決信息化建設(shè)屢遭失敗、信息化建設(shè)市場(chǎng)混亂等問題，信息化監(jiān)理業(yè)應(yīng)運(yùn)而生并得以發(fā)展[1]。作為對(duì)項(xiàng)目審查和監(jiān)督的第三方機(jī)構(gòu)，信息化工程監(jiān)理需要以“質(zhì)量第一、預(yù)防為主、一切用數(shù)據(jù)說話，科學(xué)、公正、守法”作為監(jiān)理原則，以“四控制（投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、變更控制）；三管理（合同管理、信息管理、安全管理）；一協(xié)調(diào)（溝通組織協(xié)調(diào)）”作為管理辦法，從技術(shù)和管理的角度對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程控制和管理，從而確保項(xiàng)目按照用戶要求，保質(zhì)保量地按時(shí)完成，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)[2]。

當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，政府、企業(yè)等信息化項(xiàng)目蓬勃發(fā)展且不斷朝向復(fù)雜化、大型化等趨勢(shì)發(fā)展，加之信息化項(xiàng)目投資數(shù)額一般較大，風(fēng)險(xiǎn)較大，復(fù)雜性及變更性強(qiáng)，設(shè)計(jì)性要求高，因此信息化項(xiàng)目管理難度增加。傳統(tǒng)的監(jiān)理模式信息管理手段落后，信息共享不及時(shí)，應(yīng)用管理水平低，已不足以滿足當(dāng)前信息化項(xiàng)目的管理需求，亟需將信息技術(shù)手段與傳統(tǒng)監(jiān)理模式融合起來從而更高效地管理項(xiàng)目。近年來，已有不少監(jiān)理企業(yè)開始引入信息化系統(tǒng)開展監(jiān)理業(yè)務(wù)，信息化系統(tǒng)在建筑工程監(jiān)理、電力監(jiān)理、通信工程監(jiān)理領(lǐng)域都已經(jīng)有相關(guān)研究及應(yīng)用[3-5]。信息化工程監(jiān)理行業(yè)也開始逐步引入信息化系統(tǒng)，但大多還是采取傳統(tǒng)手段，如采用社交軟件或者電子郵件等形式溝通項(xiàng)目進(jìn)展和發(fā)送項(xiàng)目資料，這類方法需要手動(dòng)整理、保存、歸檔，整理標(biāo)準(zhǔn)不一，后續(xù)監(jiān)理工程師檢索和查閱不便，而且對(duì)于監(jiān)理項(xiàng)目數(shù)量多、項(xiàng)目工作量大、周期長(zhǎng)、技術(shù)要求高且安全性高的信息化工程項(xiàng)目十分不便，不利于項(xiàng)目信息和項(xiàng)目資料的安全保護(hù)，很難確保監(jiān)理質(zhì)量[6]。推動(dòng)信息化系統(tǒng)在信息化工程監(jiān)理行業(yè)的應(yīng)用，有助于解決監(jiān)理信息量大、監(jiān)理過程復(fù)雜等問題，規(guī)范監(jiān)理管理工作，提升監(jiān)理水平，具有良好的發(fā)展前景[7]。

1? 信息化系統(tǒng)在信息化工程監(jiān)理中的必要性

1.1? 規(guī)范業(yè)務(wù)流程

監(jiān)理需要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行全過程、全方位的監(jiān)控。在以往的信息化工程建設(shè)監(jiān)理中，由于缺少有效的管理和溝通的橋梁和工具，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致甲、乙、丙三方信息失真，溝通困難，甚至監(jiān)理方無法確切得到乙方的項(xiàng)目資料[8]，項(xiàng)目各環(huán)節(jié)運(yùn)行情況不清晰，項(xiàng)目管控力度不足等問題。引入信息化系統(tǒng)有助于甲乙丙三方在線互動(dòng)交流，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度和更新項(xiàng)目信息，協(xié)調(diào)項(xiàng)目工作中的問題，提升工作效率。此外系統(tǒng)可以將信息化項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的每個(gè)環(huán)節(jié)變得清晰可見，便于監(jiān)理工程師對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)把控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施中的問題和安排后續(xù)工作；可以建立監(jiān)理知識(shí)庫(kù)，收集信息化監(jiān)理政策、培訓(xùn)視頻及項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，便于監(jiān)理工程師查閱學(xué)習(xí)，提高專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平。信息化系統(tǒng)既能為三方提供一個(gè)實(shí)時(shí)的溝通交流平臺(tái)，為監(jiān)理工程師提供一個(gè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)平臺(tái)，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目全過程、全方位的可視化監(jiān)控管理，大大提升工作效率和項(xiàng)目監(jiān)管質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。

1.2? 規(guī)范文檔管理

監(jiān)理工作的實(shí)施需要依據(jù)所記錄的項(xiàng)目文檔，監(jiān)理工作反饋的結(jié)果也涉及較多文檔。文檔不僅是監(jiān)理方在項(xiàng)目全過程中的紀(jì)實(shí)工作記錄，也是監(jiān)理方按照合同要求控制信息化工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量、進(jìn)度和最終結(jié)果的實(shí)際記錄[9]。在傳統(tǒng)監(jiān)理模式下，文檔管理經(jīng)常存在文檔編寫不及時(shí)，文檔遺漏，文檔內(nèi)容缺乏真實(shí)性與規(guī)范性，文檔審查不嚴(yán)格等問題。通過信息化系統(tǒng)可以有效避免出現(xiàn)事后補(bǔ)文檔、文檔不齊全、項(xiàng)目文檔與實(shí)際情況不符現(xiàn)象，便于用戶隨時(shí)隨地查閱和審核文檔，還可以加強(qiáng)文檔的安全管理，實(shí)現(xiàn)文檔管理規(guī)范化。

1.3? 高效管理項(xiàng)目

信息是監(jiān)理決策的依據(jù)，是監(jiān)理工程師協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位的重要媒介，也是監(jiān)理公司內(nèi)部管理和決策的重要依據(jù)。在信息化工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位之間的信息不同步和不共享很容易造成“信息孤島”，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅可以實(shí)現(xiàn)甲乙丙三方的信息共享，確保信息的完整性和及時(shí)性，保證項(xiàng)目保質(zhì)保量按時(shí)完成建設(shè)；還可以實(shí)現(xiàn)監(jiān)理公司內(nèi)部信息共享，一方面有利于各類關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的采集，能夠?qū)Ａ啃畔⑦M(jìn)行有效的處理、保存，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字檔案管理，便于監(jiān)理工程師在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)獲取相關(guān)信息，對(duì)項(xiàng)目開展有效的檢查和監(jiān)督工作，進(jìn)一步保證管理的質(zhì)量提升[10]，另一方面便于公司內(nèi)部各級(jí)管理人員實(shí)時(shí)掌握各監(jiān)理項(xiàng)目的工作情況，實(shí)時(shí)在線溝通和監(jiān)管，提升了公司內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目的有效監(jiān)管和便捷服務(wù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)層的精準(zhǔn)決策提供了信息支撐，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理高效化。

2? 監(jiān)理信息化系統(tǒng)的架構(gòu)及主要功能

2.1? 系統(tǒng)架構(gòu)

監(jiān)理信息化系統(tǒng)基于云架構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)分為三層：Iaas基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)層，Pass平臺(tái)即服務(wù)層及Saas軟件即服務(wù)層，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

Iaas基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)層：利用公有云搭建基礎(chǔ)環(huán)境，包括云計(jì)算服務(wù)（虛擬主機(jī)）、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)及通信服務(wù)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件等。

Pass平臺(tái)即服務(wù)層：包括兩個(gè)層，一個(gè)是數(shù)據(jù)支撐層，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)；另一個(gè)是平臺(tái)支撐層，主要是平臺(tái)的控制和管理，包括身份認(rèn)證、用戶管理、訪問控制、日志管理等。

Saas軟件即服務(wù)層：主要為應(yīng)用服務(wù)軟件，包括項(xiàng)目管理系統(tǒng)、知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)、資源庫(kù)系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等應(yīng)用。

2.2? 主要功能

監(jiān)理信息化系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)用戶管理、項(xiàng)目管理及文檔管理，通過信息系統(tǒng)固化項(xiàng)目管理流程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息遠(yuǎn)程查看，項(xiàng)目文檔批量上傳、快速存檔和隨時(shí)隨地查看，使項(xiàng)目管理流程更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)主要功能如圖2所示。

2.2.1? 用戶管理

用戶管理包含用戶注冊(cè)、用戶審核、用戶授權(quán)、顯示用戶列表及顯示用戶項(xiàng)目，如圖3用戶管理流程圖所示。用戶通過填寫個(gè)人信息注冊(cè)賬號(hào)，使用賬號(hào)和密碼驗(yàn)證登錄身份認(rèn)證，新注冊(cè)用戶在注冊(cè)成功后可進(jìn)入系統(tǒng)，但無操作權(quán)限，下次登錄操作需經(jīng)過管理員審核方可使用。管理員負(fù)責(zé)審核注冊(cè)的新用戶及新增或刪除用戶、修改用戶信息。用戶信息主要包括用戶名、姓名、職位、電話、郵箱等。當(dāng)用戶遇到忘記密碼的情況，可以通過注冊(cè)賬號(hào)時(shí)填寫的密碼找回方式找回原密碼，也可設(shè)置新密碼。用戶管理可以實(shí)現(xiàn)切換用戶賬號(hào)和注銷賬號(hào)，還可以創(chuàng)建不同角色用戶，如圖4所示。用戶列表顯示分為監(jiān)理方、建設(shè)方及承建方，管理員點(diǎn)擊查看的操作選項(xiàng)可對(duì)其用戶進(jìn)行刪除和修改信息。系統(tǒng)管理員還可根據(jù)用戶角色設(shè)置不同的用戶權(quán)限，不同角色用戶可使用的功能模塊及可查看的信息不同，從而實(shí)現(xiàn)多方參與項(xiàng)目管理。

2.2.2? 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理主要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目資金及項(xiàng)目變更等的管理。項(xiàng)目管理模塊的流程如圖5所示，用戶通過錄入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目周期、承建方、建設(shè)方、項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間、項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間、投資規(guī)模、合同金額、關(guān)聯(lián)父項(xiàng)目等項(xiàng)目信息完成新項(xiàng)目的建立，創(chuàng)建后的項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度可分類為立項(xiàng)項(xiàng)目、進(jìn)行中項(xiàng)目和完結(jié)項(xiàng)目，進(jìn)行中項(xiàng)目錄入各階段信息和上傳完各階段項(xiàng)目文檔后，點(diǎn)擊確認(rèn)完結(jié)，該項(xiàng)目即歸類為完結(jié)項(xiàng)目。用戶點(diǎn)擊圖6中的查看操作選項(xiàng)可以查看和修改項(xiàng)目基本信息，如項(xiàng)目類型、項(xiàng)目金額、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其聯(lián)系方式、以及項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度等情況，對(duì)于需要?jiǎng)h除的項(xiàng)目也通過點(diǎn)擊查看選項(xiàng)后點(diǎn)擊刪除項(xiàng)目進(jìn)行刪除。項(xiàng)目搜索功能是便于通過關(guān)鍵字快速查找項(xiàng)目，用戶可通過輸入項(xiàng)目關(guān)鍵信息，如項(xiàng)目名稱、立項(xiàng)年度、項(xiàng)目所處階段等快速搜索查詢所要找的項(xiàng)目，如查找“廣州某某所視頻監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”可選定項(xiàng)目名稱，通過錄入“視頻監(jiān)控”關(guān)鍵字來快速搜索到該項(xiàng)目。此外，項(xiàng)目管理模塊也可對(duì)項(xiàng)目合同及項(xiàng)目資金支出情況實(shí)施統(tǒng)一管理，用戶可錄入項(xiàng)目合同的關(guān)鍵信息及項(xiàng)目資金支出情況，將合同中要求的項(xiàng)目付款期數(shù)及對(duì)應(yīng)每期付款金額，與項(xiàng)目實(shí)際支付期數(shù)及對(duì)應(yīng)支付金額作對(duì)比，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)目在各年度、各月度的計(jì)劃支付金額與實(shí)際支付金額，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解項(xiàng)目資金的支付情況，便于為后續(xù)項(xiàng)目資金的合理支付做出妥善安排。考慮到部分項(xiàng)目在實(shí)施過程中可能出現(xiàn)變更的情況，設(shè)置項(xiàng)目變更管理，便于對(duì)變更項(xiàng)目及變更事項(xiàng)進(jìn)行記錄和查看。

2.2.3? 文檔管理

運(yùn)用文檔管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目文檔的整理、上傳和歸檔，確保文檔的真實(shí)完整性、及時(shí)有效性、保密性及規(guī)范性，便于用戶全面、準(zhǔn)確地掌握項(xiàng)目文檔，為當(dāng)前出現(xiàn)或未來可能出現(xiàn)的問題做出及時(shí)、正確的判斷和決策提供依據(jù)。該模塊主要功能為顯示當(dāng)前登錄用戶所管理的項(xiàng)目文件，并以列表形式展現(xiàn)，支持文件搜索、文件本地上傳、在線預(yù)覽、下載、刪除、創(chuàng)建目錄、刪除目錄和屬性修改等。如圖7文檔管理流程圖所示，用戶先在項(xiàng)目列表中選中對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，如“2022年廣州某某學(xué)校信息化建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目”，創(chuàng)建目錄“合同文件”即建立了合同文件的文件夾，選中該文件夾后即可上傳本項(xiàng)目的相關(guān)合同，如圖8所示。在該模塊中，需要用到分布式異地互備的文檔存儲(chǔ)方式，保證多臺(tái)服務(wù)器中都能存有當(dāng)前系統(tǒng)下的所有文檔備份。開發(fā)過程中使用到FastDFS技術(shù)，保證其在文件上傳、下載、同步、存儲(chǔ)和負(fù)載均衡等方面不出現(xiàn)致命性問題。這樣用戶可以不受時(shí)空?qǐng)鏊仍虻南拗?，隨時(shí)隨地查閱文檔。系統(tǒng)可根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)提醒相關(guān)人員上傳項(xiàng)目的相關(guān)文檔，記錄項(xiàng)目文檔上傳時(shí)間，一鍵檢查項(xiàng)目文檔完整性，如檢查“2022年廣州某某學(xué)校信息化建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目”的文檔是否齊全，可在文檔管理中點(diǎn)擊“完整性檢查”，項(xiàng)目名稱中選擇“2022年廣州某某學(xué)校信息化建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目”，在檢查項(xiàng)目中選中建設(shè)方案、批復(fù)文件、合同文件、招標(biāo)文件、初驗(yàn)報(bào)告、終驗(yàn)報(bào)告便可檢查該項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的文檔是否齊全，便于用戶查缺補(bǔ)漏，且文檔可按照項(xiàng)目時(shí)間順序或文檔格式有序分類。為確保項(xiàng)目文檔的保密性，系統(tǒng)可根據(jù)項(xiàng)目安全等級(jí)及文檔的保密要求，對(duì)用戶設(shè)置文檔訪問權(quán)限，明確哪些文件可以查看，哪些文件需要訪問權(quán)限才可以查看。此外，可以將企業(yè)規(guī)章制度、法律法規(guī)、行業(yè)政策、培訓(xùn)資料、項(xiàng)目典型案例及優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)上傳共享形成知識(shí)庫(kù)，為監(jiān)理工程師提供知識(shí)共享平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)文檔知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新。

3? 結(jié)? 論

綜上所述，信息化系統(tǒng)在信息化工程監(jiān)理行業(yè)的應(yīng)用已是大勢(shì)所趨，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)監(jiān)理方式的不足，既能實(shí)現(xiàn)監(jiān)理工作流程透明化，規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)各方的行為，推進(jìn)信息化工程項(xiàng)目的健康有序發(fā)展，又能實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享和文檔規(guī)范管理，為監(jiān)理企業(yè)降本增效，從而為信息化工程監(jiān)理的智能化、高效化、規(guī)范化和可視化提供了一個(gè)良好的輔助工具，讓監(jiān)理工作由煩瑣變簡(jiǎn)單，實(shí)現(xiàn)信息化工程監(jiān)理由傳統(tǒng)的粗放型管理模式向以信息技術(shù)為主要依托的精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變和監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量質(zhì)的飛躍。

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