疾控中心檔案管理工作中存在的問題及其解決措施

李永臣

摘 要：針對疾控中心檔案管理工作中存在的問題展開詳細分析，主要包括檔案歸檔不規(guī)范、檔案整理混亂以及檔案查詢不方便。在此基礎(chǔ)上，從加強檔案管理的制度建設(shè)、做好檔案整理與歸檔工作、制定檔案查詢流程、提高查詢效率以及靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開展智慧化檔案管理幾個層面入手，系統(tǒng)梳理能夠妥善解決疾控中心檔案管理工作相關(guān)問題的對策，為進一步提高疾控中心檔案管理工作質(zhì)量和效率奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；解決措施

疾病的預防和控制，是保障人民健康的重要措施之一。疾控中心作為衛(wèi)生防疫工作的重要機構(gòu)，其檔案管理工作的規(guī)范性和有效性直接關(guān)系到防疫工作的質(zhì)量和效率。在實際工作中，疾控中心檔案管理也存在一些問題，這些問題需要認真分析和解決，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.檔案歸檔不規(guī)范

疾控中心是負責監(jiān)測、預防和控制疾病的重要機構(gòu)，其檔案管理工作對于保障公共衛(wèi)生安全至關(guān)重要。然而，在實際工作中，疾控中心檔案管理工作存在一系列問題。

（1）檔案歸檔混亂。由于檔案管理人員工作繁忙或者工作態(tài)度不嚴謹，可能會導致檔案歸檔的混亂。比如，同一類檔案被分別歸檔到不同的文件夾或者抽屜中，或者檔案被錯誤地歸檔到其他類別的文件夾或者抽屜中，從而導致檔案查找困難，影響工作效率。

（2）檔案歸檔不及時。由于疾控中心的工作涉及大量的數(shù)據(jù)和信息，如果檔案管理人員不能及時對這些數(shù)據(jù)和信息進行歸檔處理，容易導致檔案歸檔不及時的問題，不僅會影響工作效率，還可能導致數(shù)據(jù)的丟失或者被泄露。

（3）檔案保管不安全。檔案保管不安全是另一個常見的問題。由于疾控中心的檔案涉及重要的個人隱私信息，如果檔案管理人員沒有采取適當?shù)谋９艽胧菀讓е聶n案信息被泄露或者丟失。

2.檔案整理混亂

（1）缺乏標準化的檔案管理制度。疾控中心缺乏完善的檔案管理制度，沒有明確規(guī)定檔案歸檔、整理和檢索等具體操作步驟和標準，導致檔案管理混亂。

（2）檔案管理意識淡薄。有些工作人員對檔案管理意識不強，沒有意識到檔案管理的重要性，不夠重視檔案管理工作，導致檔案整理混亂。

（3）人員流動性大。疾控中心的工作人員流動性較大，經(jīng)常有人員調(diào)動和離職，導致檔案管理工作的延誤和不規(guī)范。

（4）工作量大、時間緊。疾控中心的工作量較大，有時候需要在很短的時間內(nèi)完成大量的工作，導致檔案管理工作不規(guī)范。

（5）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。疾控中心可能缺乏專業(yè)的檔案管理人員，沒有人員負責檔案的整理、歸檔和管理，導致檔案整理混亂。

（6）檔案室條件差。疾控中心的檔案室條件可能不夠優(yōu)越，如儲存設(shè)備設(shè)施不足、溫濕度控制不合理等，這些條件不利于檔案管理工作的開展，也會導致檔案整理混亂。

3.檔案查詢不方便

（1）檔案存儲不統(tǒng)一。檔案管理工作不規(guī)范，導致檔案存儲方式不統(tǒng)一，有些檔案可能存儲在不同的位置，或者存儲方式不同，查詢時難以統(tǒng)一查詢。

（2）檔案記錄不完整。檔案記錄不完整，可能出現(xiàn)信息遺漏、重復及錯誤等問題，查詢時需要花費更多的時間確認和核實，影響查詢效率。

（3）查詢工具不完善。疾控中心可能缺乏高效的檔案查詢工具，無法快速定位檔案位置、提取檔案信息，也無法對檔案進行分類、歸檔等操作。

（4）檔案借閱流程不暢。檔案借閱流程不暢，可能需要多重審批或?qū)徍耍斐山栝啎r間過長，影響查詢效率。

（5）檔案保管措施不到位。檔案保管措施不到位，可能出現(xiàn)檔案遺失、丟失和損毀等問題，查詢時無法找到相關(guān)檔案，影響查詢效率。

二、解決疾控中心檔案管理工作的有效對策措施

1.加強檔案管理的制度建設(shè)

為了解決疾控中心檔案管理工作中存在的問題，需要加強檔案管理的制度建設(shè)。

（1）建立檔案管理制度。疾控中心應(yīng)制定相關(guān)的檔案管理制度，明確檔案的管理范圍、檔案的歸檔要求、檔案的保密等級等內(nèi)容，建立健全檔案管理體系。

（2）加強檔案管理人員培訓。對疾控中心檔案管理人員開展培訓，提高其檔案管理的專業(yè)能力，加大對檔案管理制度的執(zhí)行力度。

（3）規(guī)范檔案歸檔程序。建立檔案歸檔程序，對檔案統(tǒng)一編號、分類、封存和標識，確保檔案歸檔規(guī)范化、標準化。

（4）加強檔案整理工作。建立檔案整理的規(guī)范化流程，清點、整理、鑒定和修繕檔案，確保檔案的完整性、真實性和可讀性。

（5）建立電子檔案管理系統(tǒng)。通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案檢索的效率和準確性。

（6）定期開展檔案審查。定期審查檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。

通過以上途徑，可以加強疾控中心的檔案管理工作，規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理水平，確保檔案的安全性和完整性。

2.做好檔案整理與歸檔工作

（1）建立檔案管理制度。建立健全檔案管理制度是做好檔案整理與歸檔工作的前提。疾控中心應(yīng)該制定具體的檔案管理辦法，明確檔案的歸檔、整理、借閱和銷毀等工作流程和規(guī)定，確保檔案的安全性和可靠性。

（2）制定檔案整理標準。疾控中心應(yīng)該根據(jù)檔案的特點和需求制定相應(yīng)的檔案整理標準，包括文件分類、編號、裝訂和標識等方面，使得檔案整齊、清晰、易于管理和使用。

（3）建立檔案查詢系統(tǒng)。建立檔案查詢系統(tǒng)，對檔案展開數(shù)字化處理，便于查詢和使用，并可提高檔案的安全性和保密性。

（4）開展檔案管理培訓。針對檔案管理員和工作人員開展檔案管理培訓，提高其檔案管理能力和水平，規(guī)范工作流程，提高工作質(zhì)量和效率。

（5）加強檔案保管設(shè)備設(shè)施建設(shè)。疾控中心應(yīng)該加強檔案保管設(shè)備設(shè)施建設(shè)，對檔案存放環(huán)境開展合理規(guī)劃和配置，包括溫濕度、通風、防火、防潮及防盜等方面，確保檔案的安全性和完整性。

（6）強化檔案借閱管理。加強檔案借閱管理，制定詳細的借閱申請流程和規(guī)定，嚴格控制檔案借閱權(quán)限和時間，加強檔案的保密性和安全性。同時，加強檔案歸還管理，確保檔案的完整性和及時性。

3.制定檔案查詢流程，提高查詢效率

（1）制定檔案查詢流程。一是設(shè)立專門的檔案查詢窗口或設(shè)備，將查詢的流程和規(guī)定公示在窗口或設(shè)備旁，讓查詢?nèi)藛T了解查詢的規(guī)定和流程；二是制定詳細的查詢指南和操作手冊，對查詢?nèi)藛T開展培訓和教育，以確保他們了解查詢的流程、方法和注意事項；三是采用智能化管理系統(tǒng)，將檔案信息和查詢系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)信息的共享和交流，以提高查詢的效率；四是建立檔案查詢預約制度，為查詢?nèi)藛T提供預約查詢服務(wù)，避免等待時間過長，提高查詢的效率；五是采用自助查詢系統(tǒng)，為查詢?nèi)藛T提供自主查詢的機會，讓他們自行操作，提高查詢效率，減輕檔案查詢窗口的負擔；六是定期評估和優(yōu)化檔案查詢流程，發(fā)現(xiàn)并解決查詢流程中的問題和瓶頸，不斷完善查詢服務(wù)，提高查詢的效率；七是建立查詢記錄和反饋機制，定期對查詢?nèi)藛T展開調(diào)查和反饋，以了解他們的查詢體驗和滿意度，及時改進和調(diào)整，提高查詢效率和服務(wù)質(zhì)量。

（2）建立電子檔案管理系統(tǒng)。在建立電子檔案管理系統(tǒng)之前，需要對疾控中心的檔案管理展開詳細的調(diào)查和分析，確定電子檔案管理系統(tǒng)所需的基本功能，包括檔案存儲、歸檔、檢索、修改和備份等，根據(jù)疾控中心的實際需求和電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，選擇合適的軟件。同時，需要考慮軟件的兼容性、安全性和穩(wěn)定性；電子檔案管理系統(tǒng)的建立需要規(guī)范疾控中心的檔案管理流程，建立標準的電子檔案管理流程，并確保所有的員工都能夠遵守這個流程。電子檔案管理系統(tǒng)需要建立合理的權(quán)限管理制度，對不同的用戶進行不同的權(quán)限控制，確保檔案的安全性和隱私性，建立有效的數(shù)據(jù)備份和恢復機制，確保數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。同時，需要建立災難恢復計劃，確保在系統(tǒng)遭受攻擊或故障時能夠及時恢復。

建立電子檔案管理系統(tǒng)需要充分考慮疾控中心的實際需求，建立標準的管理流程和有效的安全保障機制，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（3）培訓工作人員。一是制訂檔案管理工作人員的培訓計劃，根據(jù)工作內(nèi)容、工作要求和個人特長，制定個性化、系統(tǒng)化的培訓方案；二是建立在線學習平臺，為檔案管理工作人員提供線上學習資源，包括教材、課件和視頻等，讓工作人員在空余時間學習和提高專業(yè)知識和技能；三是疾控中心可以定期開展培訓課程，邀請專業(yè)人士開展專業(yè)培訓，增強檔案管理工作人員的工作技能和素質(zhì)；四是疾控中心可以建立師徒制度，由老師傅指導新員工學習和實踐檔案管理工作，提高新員工的實踐經(jīng)驗和工作能力；五是加強團隊建設(shè)，提高工作人員之間的溝通和協(xié)作能力，激發(fā)團隊的創(chuàng)新和工作激情，為檔案管理工作提供良好的支持和保障。

（4）定期更新檔案信息。第一，制定相關(guān)規(guī)定，明確更新頻率、更新內(nèi)容和更新方式等具體細則，保證所有檔案管理工作人員都清楚自己的職責和任務(wù)；第二，定期組織檔案管理工作人員培訓，提高他們的檔案管理理論和操作水平，使其了解新的法律法規(guī)、標準和規(guī)范，以便更好地開展檔案管理工作；第三，建立健全檔案信息采集和匯總機制，保證檔案信息在第一時間內(nèi)被采集并及時更新到電子檔案管理系統(tǒng)；第四，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，如OCR技術(shù)等，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)自動識別和分類，極大提高更新效率，也保證了信息的準確性；第五，建立檔案質(zhì)量管理制度，確保檔案信息質(zhì)量，如采用抽查的方式審核檔案信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，完善檔案信息質(zhì)量管理工作。

（5）提供查詢工具和服務(wù)。例如，提供查詢終端、自助查詢設(shè)備設(shè)施以及在線查詢服務(wù)等，提高用戶查詢檔案的便捷性和效率。同時，也可以加強對用戶的引導和服務(wù)，幫助他們更快、更準確地查詢到所需信息。

加強檔案管理制度建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，培訓工作人員，定期更新檔案信息以及提供查詢工具和服務(wù)等途徑，可以提高疾控中心檔案查詢的效率和準確度，為公眾和決策者提供更好的信息支持。

4.靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開展智慧化檔案管理

疾控中心作為一個涉及人民健康的機構(gòu)，其檔案管理工作顯得尤為重要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的趨勢。

（1）檔案數(shù)字化。疾控中心可以提供各種查詢工具，如電子查詢終端、查詢軟件等，讓工作人員方便查詢所需檔案。此外，可以建立查詢服務(wù)，如提供檔案查詢熱線電話、網(wǎng)絡(luò)查詢等，方便外部機構(gòu)和個人查詢相關(guān)檔案信息。還可以采用先進的信息技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便地對檔案信息進行管理、整理和查詢。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和備份，提高檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。對于檔案管理工作人員，應(yīng)該定期開展相關(guān)的培訓，提高其檔案管理的專業(yè)知識和技能，加強其對檔案管理工作的理解和認識。同時，應(yīng)該建立相關(guān)的考核機制，確保檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。疾控中心應(yīng)該定期更新檔案信息，清理過期和無用的檔案，及時補充和完善檔案信息，確保檔案信息的完整性和準確性。同時，制定檔案管理規(guī)范、流程和制度，對檔案的整理、歸檔、借閱和移交等環(huán)節(jié)規(guī)范管理，減少檔案管理工作中存在的混亂和錯誤，并建立相關(guān)的監(jiān)督和考核機制，確保檔案管理工作的順利進行。

（2）建立檔案管理信息系統(tǒng)。采用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，如高清晰度掃描儀、光學字符識別儀等，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲，保證數(shù)字檔案質(zhì)量。對數(shù)字檔案分級存儲管理，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，對數(shù)字檔案展開分類存儲，確保檔案的快速訪問。建立電子檔案管理系統(tǒng)，將數(shù)字檔案集中存儲于該系統(tǒng)中，建立完善的權(quán)限控制和備份機制，確保數(shù)字檔案的安全性和完整性。引入人工智能技術(shù)，對數(shù)字檔案開展自動化處理和分類，提高檔案管理效率和準確性。檔案數(shù)字化后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)提供查詢服務(wù)，為用戶提供便捷的查詢工具和服務(wù)，滿足不同用戶的需求。

三、結(jié)束語

疾控中心檔案管理工作是疫情防控工作中的重要組成部分，有效的檔案管理能夠提高工作效率，保證防疫工作順利開展。疾控中心檔案管理工作中的問題雖然存在，但隨著實施解決措施，疾控中心可以不斷優(yōu)化工作流程，提高數(shù)據(jù)管理水平，更好地履行防控使命，為公眾健康安全作出更大的貢獻。

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（作者單位：單縣疾病預防控制中心）