基于人工智能的高校教學(xué)檔案管理工作探究

文/中國人民解放軍海軍工程大學(xué) 黃金輝 范慧麗 曾欣平

隨著GPU性能的大幅提升和制造成本下降，帶動人工智能算力瓶頸突破。同時，政府機構(gòu)為了鼓勵和支持創(chuàng)新，發(fā)布了人工智能相關(guān)的政策及規(guī)劃，人工智能技術(shù)開始在市場中得到大規(guī)模應(yīng)用。然而，高校教學(xué)檔案管理依然沿襲傳統(tǒng)的工作方式，導(dǎo)致檔案收集難、整理效率低、服務(wù)利用差、管理任務(wù)重和信息系統(tǒng)安全等問題。在這種背景下，學(xué)術(shù)界提出人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用理念，如何將人工智能技術(shù)應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理工作中，以解決當前存在的問題，值得我們進行深入研究和思考。

一、高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，主要包括招生材料、學(xué)籍材料、畢業(yè)生材料等，這些是為用戶提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，也是反映高校教學(xué)、學(xué)生管理、課程改革、教師評估、學(xué)科發(fā)展等工作的全過程，是高校辦學(xué)特色和辦學(xué)宗旨的鮮明體現(xiàn)，具有提高教學(xué)質(zhì)量和進行教學(xué)改革的必備條件，是評價教學(xué)水平和成績的科學(xué)依據(jù)。因此，高校教學(xué)檔案的作用取決于高校教學(xué)檔案管理工作的好壞，但其存在以下問題：

（一）重視不足，檔案收集難。由于檔案管理人員缺乏正確的認識，文件材料收集不及時和不完整。從檔案管理人員角度看，檔案管理單位制訂和發(fā)布檔案管理工作細則等文件，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，檔案產(chǎn)生單位既了解檔案管理內(nèi)容，也明確檔案移交的意義和重要性，但移交檔案的積極性不高；從檔案產(chǎn)生單位角度看，部分教師認為檔案工作不是主要工作內(nèi)容，體現(xiàn)不出自己的工作成果。另外，檔案移交后查詢利用需要提交審批流程，手續(xù)繁雜，查詢結(jié)果反饋無明確時效，如果檔案留存在自己單位，無須審批流程可隨時查閱。由此可見，檔案收集難的原因在于檔案管理工作人員重視不足和檔案服務(wù)利用感知度差。

（二）專業(yè)人員不足，檔案整理效率低。部分高校檔案管理專業(yè)人員配置方面以教師兼職為主，由于檔案管理理論知識體系不健全和對工作內(nèi)容了解不足，檔案管理效率低下。外包服務(wù)雖然可以作為一種解決方案，卻因為外包人員的非專業(yè)性，存在檔案分類質(zhì)量差、失泄密風險等問題。由于檔案價值鑒定工作專業(yè)化程度高，對檔案工作者提出了更高的工作要求。一方面，勝任該工作的人員數(shù)量有限；另一方面，要保障工作質(zhì)量必然導(dǎo)致整體效率低的問題。

（三）檔案管理工作者自身素質(zhì)不高，檔案管理任務(wù)重。部分高校教學(xué)檔案管理方式較為落后，檔案管理工作者缺乏先進的學(xué)習(xí)能力和管理意識，對教學(xué)檔案管理現(xiàn)存問題未做深入思考，也未自主學(xué)習(xí)新知識、新技能。檔案仍采用人工管理方式，隨著檔案實體數(shù)量的增加，容易造成檔案出入庫、查閱、借閱賬目不清；以紙質(zhì)記錄方式管理人員進出庫房，管理極不嚴格；“八防”設(shè)備與智慧校園建設(shè)目標脫節(jié)，防火采用傳統(tǒng)滅火器，恒溫采用家用空調(diào)，除濕采用除濕機，各防護設(shè)備獨立運行（門禁、溫濕度控制、消防），不具備遠程控制和自動預(yù)警功能，庫房管理效率低下；系統(tǒng)安全防護方面，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以局域網(wǎng)方式進行訪問或采用單機方式運行服務(wù)，雖能有效防止病毒感染和黑客入侵，避免數(shù)據(jù)泄露和損毀，但使用不方便。

（四）重保管，輕利用。檔案管理工作除盡量延長檔案的壽命外，檔案作為有價值的歷史記錄資料，只有充分發(fā)掘利用才能使其價值得到發(fā)揮。目前高校教學(xué)檔案管理主要集中在庫房建設(shè)和實體檔案管理方面，在如何利用方面以線下業(yè)務(wù)查詢和編研為主，未對教學(xué)檔案管理過程中生成的數(shù)據(jù)和檔案資源做進一步挖掘，檔案利用方式單一。用戶查詢、借閱行為產(chǎn)生的登記數(shù)據(jù)，僅作為日常記錄、催還和事后溯源保障檔案實體安全使用。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間基本情況的材料，也僅僅作為反映學(xué)生個人思想、生活和學(xué)習(xí)情況，提供給檔案查詢單位或出具學(xué)籍證明等相關(guān)業(yè)務(wù)。

（五）信息化與信息安全沖突。教學(xué)檔案高效查詢利用的及時性、準確性和便利性對檔案信息化建設(shè)提出了迫切需求，卻與教學(xué)檔案信息化建設(shè)滯后、檔案涉密特性相矛盾。一方面，需要通過信息化手段，改變教學(xué)檔案落后的管理工作方式，創(chuàng)建便捷的檢索條件，提升服務(wù)利用效率；另一方面，信息化必然會增加檔案信息被黑客入侵竊取、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等風險。

二、人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用

目前，大部分高校教學(xué)檔案管理方式采用手工管理與計算機輔助相結(jié)合的手段，即教務(wù)部門從各教學(xué)檔案生成單位將紙質(zhì)檔案收集完成后，移交至檔案管理部門進行系統(tǒng)著錄、掃描和掛接。當有檔案查詢、借閱需求產(chǎn)生時，需填寫紙質(zhì)審批單據(jù)，檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或檔案分類號進行檢索，定位檔案所在具體庫房密集架位置，找出相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進行復(fù)印。從以上檔案查詢借閱流程可以看出，陳舊的管理方式是高校教學(xué)檔案管理工作問題產(chǎn)生的根本原因。人工智能技術(shù)已在眾多領(lǐng)域應(yīng)用，我們需要抓住新技術(shù)應(yīng)用的契機，積極推進人工智能在高校教學(xué)檔案管理應(yīng)用中的理論研究和探索。

（一）智能收集。檔案收集作為檔案管理工作的第一步，決定了后續(xù)環(huán)節(jié)是否能夠順利進行，其重要程度不言而喻。高校教學(xué)檔案由紙質(zhì)檔案和與之對應(yīng)的電子檔案構(gòu)成。紙質(zhì)檔案由教務(wù)根據(jù)教學(xué)檔案管理工作細則進行收集，人工智能可以根據(jù)規(guī)則設(shè)定到期收集提醒服務(wù)；電子檔案收集包含結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩部分，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用智能Agent技術(shù)可以實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中智能抓取網(wǎng)頁信息，并生成用戶需求的數(shù)據(jù)格式來實現(xiàn)電子檔案的有效收集。智能Agent具有非常強的自主性和交互性，可以根據(jù)使用者制訂的收集規(guī)則主動收集所需信息，并為使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。對于非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)，需要采用圖像識別、語音識別進行文本轉(zhuǎn)換，對于模糊不清的圖片采用圖片處理技術(shù)進行降噪、補光、超分辨率重建處理，生成高清晰圖片。

（二）智能整理。教學(xué)檔案整理涉及鑒定和分類環(huán)節(jié)。檔案價值鑒定對專業(yè)性要求較高，直接影響檔案是否保存。檔案分類的合理性，決定檔案檢索利用的準確性和完整性。首先，人工智能建立知識庫，收集教學(xué)檔案管理領(lǐng)域?qū)＜覚n案價值鑒定的知識和經(jīng)驗映射成規(guī)則；其次，輸入訓(xùn)練用數(shù)據(jù)集并將輸出結(jié)果與專家判斷結(jié)果進行對比，調(diào)整規(guī)則參數(shù)，完善鑒定系統(tǒng)。檔案分類需要根據(jù)檔案介質(zhì)不同選擇對應(yīng)的人工智能技術(shù)。文本檔案采用自然語言處理技術(shù)根據(jù)教學(xué)檔案歸檔范圍，對文件名進行識別，例如人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、教學(xué)工作制度等。并將分類信息標注在文本上，例如分類名冊、保管期限等，并根據(jù)這些信息進行分類。圖片檔案采用圖像識別技術(shù)對圖片中的物體進行識別分類。音頻檔案采用語音識別技術(shù)進行智能識別分類。

（三）智能管理。智能安全管理主要包含檔案庫房管理和信息安全防護兩部分。檔案庫房管理主要包括環(huán)境監(jiān)測、人員監(jiān)測、檔案排架功能。環(huán)境監(jiān)測主要通過對原始視頻圖像經(jīng)過背景建模、目標檢測與識別、目標跟蹤等一系列算法，分析其中的行為以及事件，實現(xiàn)溫濕度自動調(diào)節(jié)、非法闖入報警等“八防”環(huán)境監(jiān)測。人員監(jiān)測采用人臉識別和指紋識別技術(shù)進行身份校驗，對庫房出入人員行為實時監(jiān)控，若遇非法行為自動報警，同時作為日志記錄，在意外情況發(fā)生時進行追蹤溯源。檔案排架是通過RFID和智能機器人共同實現(xiàn)，依據(jù)教學(xué)檔案的排架規(guī)則，收集錄入檔案信息，系統(tǒng)掃描識別自行判斷檔案所屬庫房和密集架位置并由機器人完成排架工作。信息安全防護主要包括病毒檢測、攔截入侵、日志監(jiān)測等技術(shù)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的保護。

（四）智能服務(wù)利用。智能服務(wù)利用主要包括智能檢索和智能利用兩部分。智能檢索是通過自然語言處理、人機交互技術(shù)實現(xiàn)智能問答系統(tǒng)，根據(jù)用戶的檢索行為，獲取用戶顯性和隱形檢索需求，引導(dǎo)用戶進行高效檢索，同時簡化審批手續(xù)，實時在線自主查詢、借閱。教學(xué)檔案除了滿足如學(xué)籍證明、工作查考、編史修志、展覽宣傳等工作外，還可以在學(xué)籍管理、招生畢業(yè)、檔案編研等工作中產(chǎn)生價值。通過對學(xué)籍管理檔案進行數(shù)據(jù)挖掘，根據(jù)歷屆高校各專業(yè)畢業(yè)生回校查詢的頻次，可以反映高校專業(yè)冷熱程度，優(yōu)化專業(yè)設(shè)置。查閱次數(shù)多，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求多，該專業(yè)比較熱門，是就業(yè)較好的專業(yè)，查閱次數(shù)少，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求不多，該專業(yè)比較冷門，就業(yè)情況偏差。學(xué)校在專業(yè)課程設(shè)置上要與社會需求相適應(yīng)，結(jié)合用人單位對于專業(yè)考核的方向，及時調(diào)整專業(yè)設(shè)置和科研方向，并將理論研究與實踐相結(jié)合，應(yīng)用到學(xué)生培養(yǎng)教學(xué)中。招生畢業(yè)檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的生活和學(xué)習(xí)情況記錄，通過對報考學(xué)生歸屬地統(tǒng)計分析，可以觀察各區(qū)域報考本院校的人數(shù)規(guī)模和積極性，為各區(qū)域招生人數(shù)設(shè)定提供數(shù)據(jù)支持。另外，利用人工智能技術(shù)實現(xiàn)教學(xué)檔案編研，借助情感分析技術(shù)創(chuàng)新高校教學(xué)檔案編研實現(xiàn)輿情監(jiān)控。

三、人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)用的困難

近些年人工智能技術(shù)在市場應(yīng)用較為廣泛，在檔案管理領(lǐng)域不僅有相關(guān)的理論研究，同時也有一些實踐項目，如科大訊飛參與的檔案智能收集、國家電網(wǎng)四川省電力公司參與的檔案智能管理、太倉市檔案館參與的檔案智能檢索、德國多特蒙德工業(yè)大學(xué)參與的檔案智能利用等項目。雖然國內(nèi)外人工智能在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用取得了一定成功，但人工智能在高校教學(xué)檔案領(lǐng)域主要集中在理論探討方面，市場應(yīng)用受到諸多限制。本文主要從技術(shù)、人才、資金三方面分析應(yīng)用受限原因。

（一）技術(shù)問題。安全存儲是檔案管理的首要任務(wù)，也是開展其他工作的前提。隨著檔案數(shù)字化以及在數(shù)字化基礎(chǔ)上進行的數(shù)據(jù)挖掘，檔案變成了存儲于服務(wù)器并通過網(wǎng)絡(luò)進行訪問的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)在教學(xué)檔案管理中應(yīng)用帶來便利性的同時，也會產(chǎn)生用戶隱私保護、數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等信息系統(tǒng)安全問題。人工智能技術(shù)的應(yīng)用建立在大量數(shù)據(jù)集基礎(chǔ)上，檔案工作人員通過對訓(xùn)練用檔案數(shù)據(jù)進行人工標注，針對不同類型的檔案數(shù)據(jù)選取訓(xùn)練用模型，為了提高模型的準確性，需要對訓(xùn)練結(jié)果進行評估調(diào)整參數(shù)設(shè)置，在使用檔案數(shù)據(jù)的過程中，用戶隱私如何得到安全性保障便成為難題。在線查閱檔案功能極大方便用戶使用，有利于增強用戶查檔服務(wù)體驗，但也為黑客攻擊提供了可能，如何提高技術(shù)防護能力，確保不發(fā)生數(shù)據(jù)泄露成為研究重點。因此，需要建立一套軟硬件相結(jié)合的綜合信息安全監(jiān)控體系，多維度、全方位保障檔案安全。

（二）人才問題。目前人工智能專業(yè)人才較為緊缺，雖然已有高等學(xué)府開設(shè)相關(guān)專業(yè)，但數(shù)量只占美國的1/6左右。因此在人才培養(yǎng)方面，既需要高等院校培養(yǎng)和輸送專業(yè)性人員，同時針對檔案管理從業(yè)人員需要增加人工智能技術(shù)相關(guān)的課程培訓(xùn)，做好檔案管理工作智能產(chǎn)品應(yīng)用的理論知識儲備和技能實操訓(xùn)練。另外，由于國外在人工智能領(lǐng)域發(fā)展較早，相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液蛯W(xué)者具備豐富的項目經(jīng)驗和技術(shù)水平，人才引進也是解決人才不足問題的方式。

（三）資金問題。教學(xué)檔案管理全流程包含收集、整理、鑒定、保管、利用等諸多環(huán)節(jié)，需要應(yīng)用到智能Agent、檔案價值鑒定專家系統(tǒng)、智能問答系統(tǒng)、智能防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和智能機器人等人工智能產(chǎn)品，因此需要投入大量資金。高校教學(xué)檔案單位一般很難接受如此高昂的成本，若想完成整體系統(tǒng)升級改造任務(wù)，則需要面對和解決其應(yīng)用成本問題。

四、結(jié)語

人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用前景廣闊，既能使檔案管理工作不再枯燥乏味，讓檔案工作者將工作重心放在檔案編研工作上，充分挖掘檔案的價值，又能改善高校教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)利用體驗。但新技術(shù)具體應(yīng)用過程中存在檔案管理安全、專業(yè)人才短缺以及使用成本高等問題，如何提高技術(shù)防護能力、培養(yǎng)專業(yè)人才、降低應(yīng)用成本成為當前面臨的主要問題，也會成為后續(xù)研究的方向和熱點。因此，作為檔案從業(yè)者，我們要錨定主要問題并進行深入探索和研究，使人工智能技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理工作中得到實際應(yīng)用。