信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

房顏

摘 要：檔案管理是高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，對(duì)確保高校學(xué)生管理工作的高效開展具有重要作用，是當(dāng)前高校管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。通過對(duì)高校當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作情況進(jìn)行了解可知，學(xué)生檔案管理工作存在較多的問題，影響著檔案管理工作效果。因此，加大對(duì)學(xué)生檔案管理存在的問題進(jìn)行研究，提出加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對(duì)策具有必要性。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；問題；對(duì)策

學(xué)生檔案管理是學(xué)生資料的重要組成部分，里面記錄著學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的各項(xiàng)資料，主要包括學(xué)生的軍訓(xùn)考核成績、綜合測(cè)評(píng)表、入黨和入團(tuán)相關(guān)資料和學(xué)生在校期間的表現(xiàn)。隨著高校擴(kuò)招規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)學(xué)生檔案管理工作更是提出了更多的要求，提高學(xué)生檔案管理水平，是高校管理工作的重要內(nèi)容，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理改革迫在眉睫。

1 高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

近年來，各大高校紛紛采取擴(kuò)招政策，促進(jìn)了高校學(xué)生數(shù)量的增加，增加了檔案管理的工作量。但是當(dāng)前大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的重要性，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的學(xué)生檔案管理意識(shí)薄弱，并且學(xué)校沒有給檔案管理部門提供大量的管理資金，制約著檔案管理工作的進(jìn)一步開展。由于檔案管理資金的投入量不足，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作的宣傳力度不足，學(xué)生不能及時(shí)了解檔案管理工作的意義，學(xué)生的檔案信息填寫出現(xiàn)不規(guī)范和不完整情況，學(xué)生也存在不配合檔案管理部門工作的情況。

1.2 檔案管理不規(guī)范

目前，大多數(shù)高校的檔案管理部門主要運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案管理模式較為陳舊，檔案填寫及其不規(guī)范，不符合檔案書寫管理要求，導(dǎo)致學(xué)生檔案的價(jià)值性降低。例如，常會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失，檔案材料填寫不全、檔案資料造假、教師對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)客觀性較強(qiáng)等，導(dǎo)致檔案不規(guī)范。高校主要是運(yùn)用紙質(zhì)檔案，檔案管理方法較為陳舊，與新時(shí)期的信息化背景呈現(xiàn)出嚴(yán)重的不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，不能及時(shí)的進(jìn)行更新，增加了檔案查找的難度，降低了檔案管理效率[1]。

1.3 檔案管理信息化水平不高

近年來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校被廣泛應(yīng)用，需要將信息化融入到高校檔案管理工作中來，以促進(jìn)高校檔案信息化管理水平的提高。但是通過對(duì)高校檔案管理的信息化情況進(jìn)行研究分析可知，目前，高校的檔案管理信息化水平相對(duì)較低，檔案的記錄、收集和整理工作主要是采用手工操做形式，增加了檔案管理人員的工作量。并且高校檔案的管理方式普遍呈現(xiàn)出分散情況，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為滯后，導(dǎo)致檔案信息無法得到及時(shí)的共享和交流，影響著學(xué)生檔案管理向著信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理的信息化管理水平不高。

2 信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

2.1 重視檔案管理工作

學(xué)生檔案管理是高校管理工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性較強(qiáng)的工作，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，有助于提高高校的人才管理水平，對(duì)大學(xué)生的成長成才具有重要作用。要求高校的領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員需要意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，使高校的檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化背景下檔案管理的要求，提高檔案管理的信息化服務(wù)水平。另外，針對(duì)檔案管理意識(shí)薄弱問題，需要做好學(xué)生檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)，在高校內(nèi)部設(shè)立檔案館，充分發(fā)揮檔案館的作用，更好的協(xié)助檔案管理人員開展檔案管理工作，使檔案管理工作更具規(guī)范化[2]。

2.2 規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

要想確保檔案管理工作的規(guī)范性，需要結(jié)合信息化背景下對(duì)檔案管理工作的要求，建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)功能，利用計(jì)算機(jī)軟件來協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。注重對(duì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和研究，強(qiáng)化信息系統(tǒng)的應(yīng)用能力，為學(xué)生檔案的內(nèi)容編寫、數(shù)據(jù)采集和信息安全建立統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，提高學(xué)生檔案的操作性能，確保學(xué)生檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的高效開展。同時(shí)，還需要積極推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作與高校其他部門之間的互聯(lián)網(wǎng)對(duì)接，促進(jìn)各個(gè)分散部門之間的整合，建立網(wǎng)絡(luò)化關(guān)系，將學(xué)生的信息及時(shí)上傳到信息管理系統(tǒng)中，達(dá)到各部門間學(xué)生信息共享的目的。

2.3 提高檔案管理信息化水平

高校的檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照信息化背景下檔案管理的要求進(jìn)行開展，嚴(yán)格按照新時(shí)期學(xué)生檔案管理的要求，不斷的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，將信息化技術(shù)運(yùn)用到高校學(xué)生檔案管理工作中來，并配備專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理人員，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，做好數(shù)字化檔案資料的調(diào)研工作，加大對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，降低檔案管理信息化成本。同時(shí)，要求檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)化知識(shí)，能夠?qū)τ杏玫臄?shù)據(jù)資料進(jìn)行及時(shí)處理，提升檔案資料的價(jià)值，提高數(shù)字化檔案的效率，使檔案資料充分的發(fā)揮出自身的應(yīng)用價(jià)值[3]。

3 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案管理工作面臨著新的發(fā)展契機(jī)和挑戰(zhàn)，在信息化背景下，應(yīng)該充分把握好信息化技術(shù)這把雙刃劍，加大對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的研究力度，將其作為高校管理工作的重要組成部分。由于高校學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性和復(fù)雜性較強(qiáng)的工作，在實(shí)際的工作中會(huì)出現(xiàn)較多的問題，要求重視檔案管理工作、規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王燕鳳.信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展策略探究[J].城建檔案，2015，12：58-59.

[2]閆明.信息化背景下的高校檔案管理對(duì)策分析[J].經(jīng)營管理者，2016，23：327.

[3]陳娟娟.新時(shí)期加強(qiáng)高校學(xué)生成績檔案管理的對(duì)策初探[J].讀天下，2016，17：164.