信息化社會背景下的檔案服務(wù)模式探索

喬琳

摘 要：在社會實(shí)踐的不斷變遷中認(rèn)識和把握檔案信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，自覺調(diào)整目標(biāo)定位和實(shí)現(xiàn)目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達(dá)到穩(wěn)定的運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展，是保持檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的力量之源。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)模式

當(dāng)今信息化時代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進(jìn)，信息在社會生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

1 檔案信息服務(wù)模式含義

模式是某類問題的方法論，是問題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會所認(rèn)同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評價。從系統(tǒng)論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術(shù)以及多種物質(zhì)要素構(gòu)成的具有一定功能的有機(jī)整體，是對組成要素及其基本關(guān)系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進(jìn)其運(yùn)行變化的動態(tài)過程系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)模式是指在檔案信息服務(wù)理念這種精神的支配下，通過制定一系列檔案信息服務(wù)制度，來規(guī)范檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)行與檔案信息利用者的行為，使社會檔案信息需求與供給達(dá)到平衡狀態(tài)的一種檔案信息服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)作狀態(tài)。檔案信息服務(wù)模式一旦建立并發(fā)揮作用，就會對檔案信息服務(wù)工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務(wù)工作的各方面在服務(wù)模式的規(guī)范下有序開展，但是，檔案信息服務(wù)模式又不是持久不變的，它必將隨著社會實(shí)踐這個大的運(yùn)行環(huán)境的變化而變化。

2 信息化社會背景下的檔案服務(wù)對策

1、制定完善的檔案信息管理制度

檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須要在重視檔案信息管理，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)與掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識，認(rèn)真參與到軟件開發(fā)工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時，還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創(chuàng)造有利于檔案管理的條件，發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

2、強(qiáng)化信息集成服務(wù)模式

隨著數(shù)字檔案館的不斷發(fā)展與完善，其信息服務(wù)模式也日漸增多，其中集成信息服務(wù)模式無疑是最為主要的一種，同時也是對數(shù)字檔案館效能發(fā)揮影響最大的一種，對用戶以及檔案館自身都有著相當(dāng)突出的作用。信息集成服務(wù)模式是一種綜合度更大、效率更好的服務(wù)機(jī)制，需要數(shù)字檔案館對館內(nèi)的各種要素資源進(jìn)行整合。具體而言，集成信息服務(wù)包含技術(shù)、人力、資源等多項(xiàng)整合要素，其中資源是基礎(chǔ)，而技術(shù)則是集成能否成功的關(guān)鍵，其最終目標(biāo)是為用戶構(gòu)建一個多元化、全方位的檔案信息服務(wù)模式。相比于傳統(tǒng)信息服務(wù)模式中，因用戶界面或檢索軟件等的不同而造成的檢索困難的情形，信息集成服務(wù)模式借助集成系統(tǒng)，將格式各異的數(shù)字檔案資源串聯(lián)起來，使得用戶可以更為簡便迅捷地從集成服務(wù)機(jī)制中獲取所需的信息服務(wù)。

3、加快檔案信息資源開發(fā)

信息資源建設(shè)是檔案信息資源用戶需求的最基本保障和最為重要的前提。數(shù)字檔案館用戶的習(xí)慣和偏好已發(fā)生變化，廣大用戶更多地依賴網(wǎng)絡(luò)，傳統(tǒng)型的檔案信息資源體系很難適應(yīng)當(dāng)前社會用戶需求。所以，在信息資源建設(shè)方面，我們要根據(jù)時代發(fā)展要求，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建立面向公眾的以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息資源體系。首先，數(shù)字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的信息基礎(chǔ)。其次，數(shù)字檔案館需要加大對檔案信息資源開發(fā)工作的投入，加快大難信息資源開發(fā)進(jìn)程。通過對檔案信息資源價值的深層次挖掘，為社會公眾踢狗日益豐富的檔案信息集成品。再次，加大數(shù)字檔案信息資源建設(shè)力度。數(shù)字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)上被廣泛查閱、參考。這就要做好當(dāng)前電子文件歸檔工作，確保電子文件及時歸檔，繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，采用通用標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)技術(shù)，為檔案信息資源服務(wù)建立完整的數(shù)字信息資源體系。另外，數(shù)字檔案館建設(shè)要結(jié)合實(shí)際情況，在條件允許的情況下，著力構(gòu)建特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫，如名人信息數(shù)據(jù)庫、地方特色數(shù)據(jù)庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。

4、保護(hù)檔案信息的安全

網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全。

5、加強(qiáng)科學(xué)管理，提高服務(wù)效益

數(shù)字檔案館與其說是技術(shù)問題，不如說是管理問題。因?yàn)榧夹g(shù)可以購買過改造，但任何根據(jù)本館需要，把技術(shù)、人員、資源等有效組織起來，將服務(wù)建立并運(yùn)行起來的過程，就需要發(fā)揮管理的作用。（1）數(shù)字檔案館工作組。成立數(shù)字檔案館工作小組，負(fù)責(zé)推進(jìn)數(shù)字檔案館用戶服務(wù)的各項(xiàng)工作，包括國內(nèi)外調(diào)研、本館現(xiàn)狀分析，需要解決的問題等，提出有關(guān)開展數(shù)字檔案館用戶服務(wù)的政策建議；開展數(shù)字檔案館用戶服務(wù)必須投入一定的人力、物力、和財(cái)力。資金短缺已成為制約數(shù)字檔案館發(fā)展的重要的因素之一。需要利用一切便利條件籌集資金，以保障數(shù)字檔案館建設(shè)。（2）服務(wù)管理。包括服務(wù)運(yùn)行模式、服務(wù)機(jī)制、服務(wù)質(zhì)量等。（3）組織機(jī)構(gòu)。相應(yīng)的管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)、自從專家組織等。（4）人員管理。工作人員的素質(zhì)要求、培訓(xùn)、分級認(rèn)證制度等。（5）完整的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。如知識庫-問題元數(shù)據(jù)規(guī)范及問題編輯規(guī)則、只是組織體系、檔案規(guī)范、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口和檢索協(xié)議等。（6）隱私與版權(quán)保護(hù)制度。

3 結(jié)語

在當(dāng)前分眾傳播時代，檔案網(wǎng)絡(luò)開展分眾信息服務(wù)是更好滿足用戶需求的必然趨勢，通過對檔案網(wǎng)站用戶群體進(jìn)行細(xì)分，并通過對信息資源進(jìn)行整合，從而為不同用戶提供所需的信息信息和服務(wù)，有效地提高了檔案服務(wù)內(nèi)容的個性化，確保了檔案信息資源利用率的提高。而且在分眾信息服務(wù)運(yùn)用過程中，檔案信息個性化服務(wù)會有所降低，有利于檔案網(wǎng)絡(luò)社會效益最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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