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    建設(shè)財務(wù)共享中心 推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型

    2023-08-24 20:49:07徐玉明
    中國民商 2023年7期
    關(guān)鍵詞:財務(wù)管理轉(zhuǎn)型財務(wù)共享中心企業(yè)

    徐玉明

    摘 要:現(xiàn)代企業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)模不斷地擴(kuò)大,管理模式需要不斷革新,財務(wù)管理作為企業(yè)內(nèi)部管理以及經(jīng)濟(jì)經(jīng)營運行的基礎(chǔ)之一,管理的質(zhì)量直接決定著企業(yè)的發(fā)展。因此,企業(yè)財務(wù)管理迫切地需要主動變革,而財務(wù)共享中心正是在這種情況下,為企業(yè)提供了一種新的經(jīng)營思路。因此,本文深入地分析財務(wù)共享中心如何推動企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型,首先簡要地闡述財務(wù)共享中心的內(nèi)容,對其存在的問題進(jìn)行探析,并以此建設(shè)財務(wù)共享中心的方法進(jìn)行探討,希望可以提供幫助。

    關(guān)鍵詞:財務(wù)共享中心;企業(yè);財務(wù)管理轉(zhuǎn)型

    財務(wù)共享中心模式是80年代由美國首次提出和應(yīng)用的一種商業(yè)經(jīng)營模式。它的初衷是為了提高經(jīng)營效率,降低管理成本,通過統(tǒng)一、整合財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),深度挖掘業(yè)務(wù)信息價值,并實現(xiàn)對財務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理,使復(fù)雜重復(fù)的業(yè)務(wù)運作變得更加簡單,同時,財務(wù)共享中心目前也在逐步完善和成熟,為提高公司經(jīng)營效率提供有力的支撐。同時,我國的財政部也頒布了相關(guān)政策,助力企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心,幫助企業(yè)解決財務(wù)工作效率低下、財務(wù)組織分散、經(jīng)營成本高、人員短缺等問題。因此,建立財務(wù)共享中心,可以有效地激發(fā)財務(wù)管理的機(jī)制,促使財務(wù)管理工作朝著戰(zhàn)略經(jīng)營模式方向發(fā)展,為企業(yè)提供更多的決策依據(jù),幫助企業(yè)提高競爭實力,提高經(jīng)營效益。

    一、財務(wù)共享中心建設(shè)背景

    第一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨促進(jìn)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的來臨,給各個行業(yè)帶來了空前的挑戰(zhàn)和機(jī)會,大數(shù)據(jù)分析、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的應(yīng)用,使企業(yè)的經(jīng)營方式發(fā)生了翻天覆地的變化。例如:憑證處理的影像化、會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集中化和共享化、財務(wù)管理智能化等。

    第二、現(xiàn)代化企業(yè)需要更為高效的財務(wù)管理模式。經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展激發(fā)了企業(yè)的活力,促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的迅速擴(kuò)大及經(jīng)營業(yè)務(wù)多樣化的發(fā)展,使得企業(yè)對于財務(wù)管理的需求越來越高,期望財務(wù)部及員工能夠積極地參加公司的經(jīng)營決策以及企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定和實踐,使企業(yè)的財務(wù)工作從簡單核算轉(zhuǎn)向了以經(jīng)營管理決策的轉(zhuǎn)變。

    第三、財務(wù)管理需要共享中心提升工作效率。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,財務(wù)人員往往出現(xiàn)滯后性等問題。以及財務(wù)核算方式較為松散,各個分支機(jī)構(gòu)的會計標(biāo)準(zhǔn)存在差異,各種財務(wù)資料的層層疊加,使得財務(wù)資料的準(zhǔn)確性和時效性都較差。企業(yè)急需對內(nèi)部管理進(jìn)行革新,以提升企業(yè)整體的工作效能,降低財務(wù)人員的需求,解放更多的基礎(chǔ)核算工作,為企業(yè)的經(jīng)營與決策提供支持。財務(wù)共享中心幫助基礎(chǔ)會計處理、財務(wù)管理、報表編制等基礎(chǔ)工作規(guī)范化、精益化。

    二、建設(shè)財務(wù)共享中心對推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的具體影響

    (一)積極影響

    提升企業(yè)管理成本。建設(shè)財務(wù)共享中心,搭建統(tǒng)一的財務(wù)共享服務(wù)平臺,將所有的財務(wù)信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一到財務(wù)共享服務(wù)平臺進(jìn)行管理,集中處理財務(wù)信息數(shù)據(jù),增強(qiáng)處理效率,減少非增值工作量,釋放財務(wù)人員工作量,使其朝著更有價值的方向發(fā)展。同時,財務(wù)共享中心可以加速數(shù)據(jù)的資源整合,減少不必要的成本,提高信息共享,實現(xiàn)各部門的協(xié)同發(fā)展,增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制能力。

    優(yōu)化企業(yè)管理機(jī)制。由于傳統(tǒng)的公司各個專業(yè)功能單位是相互分離的,所以很難在經(jīng)營過程中形成一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理系統(tǒng),因而無法對其進(jìn)行有效的組織和管理。通過建設(shè)財務(wù)共享中心,可以使公司的內(nèi)部管理控制更加協(xié)調(diào)、更加合理、更加科學(xué)地進(jìn)行財務(wù)管理;實現(xiàn)對整個資本運作過程的全面監(jiān)控和有效的、合理化的控制;使會計主管對各個部門的需求狀況有所認(rèn)識,并進(jìn)行適時的調(diào)整,從而達(dá)到減少不必要的資源消耗。此外,在財務(wù)共享的基礎(chǔ)上,公司可以將數(shù)據(jù)采集、實時的數(shù)據(jù)與外界的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比,為財務(wù)公司提供更多的數(shù)據(jù),從而提高企業(yè)的資金運營管理。

    (二)不利影響

    財務(wù)共享中心作為一種現(xiàn)代化管理方式,既有諸多優(yōu)點,也存在著許多弊端。首先,財務(wù)共享模式作為一種新的管理方式,對企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)提出了新的要求,要是未能及時進(jìn)行組織框架的優(yōu)化,采用的方式不科學(xué),極有可能會造成共享平臺的混亂,各部門之間不能進(jìn)行很好的協(xié)同,會降低了經(jīng)營的效益,給企業(yè)造成極大的損失。其次,財務(wù)共享中心系統(tǒng)提高了財務(wù)人員的職能屬性,將重復(fù)性復(fù)雜的工作交由信息技術(shù)之后,財務(wù)人員需要承擔(dān)更具價值的工作,比如,數(shù)據(jù)分析與處理、財務(wù)判斷決策等方面,因此,財務(wù)人員需要有著較高的專業(yè)素養(yǎng)與全局性思維。若財務(wù)人員不能很好地融入到企業(yè)的經(jīng)營模式之中,將現(xiàn)行管理模式與工作相匹配,會降低企業(yè)的經(jīng)營效率。再者,系統(tǒng)平臺的安全性也很難保證,企業(yè)的財務(wù)共享中心的建立對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)都有著很高的需求。其采用了人工智能、云計算等方式,若是被黑客攻擊、惡意篡改計算數(shù)據(jù),會使得核算面臨巨大的風(fēng)險,最終數(shù)據(jù)錯誤,數(shù)據(jù)丟失,信息數(shù)據(jù)泄露,給企業(yè)決策造成極大的困難。企業(yè)要是未能建立起安全機(jī)制,會給企業(yè)帶來極大的風(fēng)險。最后,財務(wù)共享中心的建立需要耗費大量精力;平臺經(jīng)營費用高、業(yè)務(wù)過程繁雜、部門協(xié)作困難;財務(wù)數(shù)據(jù)整合規(guī)模大、需要大量的時間;例如配備先進(jìn)的系統(tǒng)和設(shè)備,若是無法配置到位,也會給企業(yè)的經(jīng)營管理造成很大的影響。

    三、企業(yè)財務(wù)共享存在的弊端

    (一)缺乏業(yè)財融合管理體系

    首先,財務(wù)共享中心的建立雖然解放了財務(wù)人員的工作量,但是使業(yè)務(wù)部門的審批、申請、業(yè)務(wù)活動的開展更加的復(fù)雜,使得其他相關(guān)部門人員對于業(yè)財融合產(chǎn)生了強(qiáng)烈的抵觸心理。比如,網(wǎng)上申報流程愈發(fā)的嚴(yán)格,過程時間更長,導(dǎo)致相關(guān)人員對于業(yè)財融合的積極性受挫。其次,業(yè)務(wù)與財務(wù)兩者之間的目標(biāo)不同。業(yè)務(wù)部門專注于業(yè)績,忽視成本和風(fēng)險。而財務(wù)部門在財務(wù)共享的模式下,更加關(guān)注于風(fēng)險、成本、利潤等情況。最后,財務(wù)共享中心的建立需要對企業(yè)原有管理體系進(jìn)行優(yōu)化變革,其中面臨著很多的困難,比如,各部門之間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致,信息數(shù)據(jù)會有大量失真的情況;各部門之間缺乏交流,業(yè)財融合機(jī)制困難加大,加劇了財務(wù)人員的工作量。

    (二)財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高

    財務(wù)共享中心的建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理的關(guān)鍵,并且財務(wù)信息數(shù)據(jù)的真實性與高質(zhì)量是財務(wù)共享中心建立的依據(jù),在建設(shè)的過程中,需要有大量真實的數(shù)據(jù)作為參照,并且也會因為系統(tǒng)設(shè)計問題、運行問題、計算問題出現(xiàn)大量問題,致使財務(wù)信息失真,質(zhì)量參差不齊。首先,企業(yè)收集信息不準(zhǔn)確,無論是外部信息還是內(nèi)部信息,都存在著嚴(yán)重的問題,導(dǎo)致企業(yè)在決策上出現(xiàn)錯誤,給企業(yè)帶來巨大損失。其次,企業(yè)隨著規(guī)模的擴(kuò)大,經(jīng)營活動也在不斷增加,財務(wù)人員面對的業(yè)務(wù)信息量不斷地在增加,難以在短時間內(nèi)完成復(fù)雜的信息記錄、分析,也降低了財務(wù)信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量。最后,財務(wù)共享中心系統(tǒng)保持著企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密文件與信息,若是企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)遭受泄露、攻擊、惡意篡改等,將會嚴(yán)重影響企業(yè)的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

    (三)綜合高素質(zhì)人才缺乏

    企業(yè)的財務(wù)共享對于人才的要求很高。部分財務(wù)人員難以適應(yīng)全新的模式下,對于相關(guān)信息技術(shù)較為陌生,缺乏主動學(xué)習(xí)的積極性。而部分企業(yè)的計算機(jī)人才也缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗,未能明白企業(yè)的運營管理、業(yè)務(wù)流程,導(dǎo)致使得信息系統(tǒng)的建立缺乏完整性、模塊建立不完整,不利于財務(wù)共享中心的建設(shè)。再者,財務(wù)共享中心的建立,使財務(wù)分析與財務(wù)運營的工作更為分離,更為精細(xì)的分類會讓財務(wù)人員的工作能力變得單一,他們只能熟悉自己的工作,而不會去做其他的事情。比如,管報銷的不懂報表,管報表的不懂應(yīng)收。

    (四)信息化建設(shè)不足

    企業(yè)的財務(wù)共享信息化建設(shè)的不足主要是因為信息系統(tǒng)集成性有待提高?,F(xiàn)階段的有些企業(yè)雖然已經(jīng)引入了一部分的高科技信息技術(shù)。但是由于其自身的規(guī)模龐大、旗下各企業(yè)分布廣泛、信息化統(tǒng)一難度加大,信息化模塊建立不足等等,使得財務(wù)信息數(shù)據(jù)都受到了較大影響,影響財務(wù)共享信息化的建設(shè)。

    四、企業(yè)財務(wù)共享實施措施

    (一)健全業(yè)財融合管理體系

    健全業(yè)財融合管理體系,可以從統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、健全業(yè)財融合管理制度、人員配置等方面入手。

    第一,建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。對單位會計核算、會計科目、基礎(chǔ)資料設(shè)置進(jìn)行規(guī)范。嚴(yán)格按照企業(yè)會計準(zhǔn)則,梳理原來無規(guī)則入賬科目,對各種憑證進(jìn)行審查。規(guī)范統(tǒng)一企業(yè)科目分類標(biāo)準(zhǔn),對各種表單進(jìn)行統(tǒng)一定制模板,對基礎(chǔ)資料制定統(tǒng)一編排規(guī)則,統(tǒng)一系統(tǒng)平臺上的模塊口徑,完成資金的標(biāo)準(zhǔn)化入賬。

    第二,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。企業(yè)需要重塑業(yè)務(wù)與財務(wù)流程,梳理、優(yōu)化各個部門的工作,將財務(wù)管理工作融入到業(yè)務(wù)的事前、事中、事后的全過程之中,提高工作效率。在這個過程中,要充分考慮各分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點,根據(jù)實際情況對業(yè)財系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化,進(jìn)一步實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、規(guī)范化管理。

    第三,是建立健全業(yè)財融合管理機(jī)制。企業(yè)要加強(qiáng)對自我的認(rèn)知,立足實際情況,調(diào)整、優(yōu)化現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系,并加大其執(zhí)行力度,同時明確業(yè)財融合各個部門的工作權(quán)責(zé)與工作內(nèi)容,協(xié)同發(fā)展,實現(xiàn)業(yè)財深度融合。

    第四,強(qiáng)化員工的財務(wù)戰(zhàn)略思考能力。企業(yè)需要提高財務(wù)工作人員的專業(yè)素養(yǎng),提高其創(chuàng)新性思維以及實踐操作技術(shù),深挖數(shù)據(jù)信息價值,綜合運用一系列手段、方式加速業(yè)財?shù)娜诤?,為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供保障,關(guān)注全業(yè)務(wù)鏈條,提供財務(wù)數(shù)據(jù)分析、決策支持等延伸服務(wù),實現(xiàn)財務(wù)增效創(chuàng)效。

    第五,建立業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的溝通機(jī)制,加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間的交流,將企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,通過財務(wù)大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將數(shù)據(jù)進(jìn)行集成,并將其充分利用。企業(yè)也可以更新和改進(jìn)現(xiàn)有的軟件,降低信息的傳遞和遺漏,使得信息能夠毫無障礙地通過各個部門進(jìn)行交流。

    (二)提高企業(yè)財務(wù)信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量

    首先,要正確地收集信息。在當(dāng)前信息化時代,信息是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素,對企業(yè)快速搶占市場具有重要影響,無論是外部市場信息,還是內(nèi)部企業(yè)數(shù)據(jù),都需要高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息。通過構(gòu)建以企業(yè)財務(wù)共享中心,完成基礎(chǔ)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型,有效解決企業(yè)內(nèi)部信息資源共享的問題。同時,可以構(gòu)建動態(tài)監(jiān)測機(jī)制,對于市場發(fā)生的事項進(jìn)行統(tǒng)計,對行業(yè)發(fā)展的趨勢進(jìn)行預(yù)測,以提高企業(yè)的財務(wù)信息的決策力。

    其次,要提高財務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化能力。財務(wù)人員要利用財務(wù)共享中心做好數(shù)據(jù)的采集、篩選、處理工作,剔除無用信息之后,形成多層次的財務(wù)報表。通過引入、運用全新的信息技術(shù),對企業(yè)實行了集中化的處理,推動財務(wù)管理工作全面升級,朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展趨勢邁進(jìn)。

    最后,要使財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化、透明化。財務(wù)共享中心的工作內(nèi)容涉及大量的企業(yè)數(shù)據(jù)與資料,關(guān)系企業(yè)的機(jī)密與安全。但同時也存在著一些潛在的問題,因此必須加強(qiáng)對財務(wù)數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)。因此,在建立財務(wù)共享中心時,必須根據(jù)實際情況,針對企業(yè)數(shù)據(jù)信息運行體量,配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)軟件和硬件。尤其是對涉及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù),必須設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻,這樣既能防止信息的非法竊取,對非法的網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行攔截,保障共享中心的數(shù)據(jù)安全。除此之外,財務(wù)共享中心的人員應(yīng)加強(qiáng)安全防范意識,在使用準(zhǔn)則的指引下進(jìn)行合理、規(guī)范的操作,并根據(jù)權(quán)責(zé)登記的權(quán)限設(shè)定不同的權(quán)限,對未被授權(quán)的人進(jìn)行訪問拒絕,防止財務(wù)數(shù)據(jù)的泄漏。

    (三)打造專業(yè)財務(wù)管理隊伍

    在建立財務(wù)共享中心時,涉及很多部門和機(jī)構(gòu),其需要改變原有的工作模式,改變原有的組織結(jié)構(gòu),此方式會影響到各個部門的利益。這一部分需要更加專業(yè)的人士進(jìn)行變革,建設(shè)財務(wù)共享中心模式。具體而言,企業(yè)應(yīng)該需要招聘或者培養(yǎng)各項專業(yè)人士,包括財務(wù)運營人員、計算機(jī)人員、管理人員以及各個業(yè)務(wù)的專業(yè)人士組成財務(wù)共享團(tuán)隊。其中企業(yè)需要構(gòu)建一套科學(xué)完善的人才培養(yǎng)機(jī)制,培養(yǎng)專業(yè)財務(wù)人員,將少數(shù)財務(wù)人員集中于會計核算,更多地用于財務(wù)前端轉(zhuǎn)型,促使財務(wù)流程更加精細(xì)化,推動業(yè)財融合。除此之外,也需加強(qiáng)計算機(jī)人才的培養(yǎng),將其向管理技術(shù)人員轉(zhuǎn)型、培訓(xùn),促進(jìn)財務(wù)共享中心更加完全。

    (四)引進(jìn)信息化管理方式

    企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)需要企業(yè)資源計劃信息系統(tǒng)(ERP)及相關(guān)功能接口軟件、集團(tuán)一體化管控、多組織結(jié)算、合并報表軟件(Hyperion, BPC等)、信息交流、文件存儲類軟件等等系統(tǒng)模塊。

    以某Z企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心采購付款為例,利用財務(wù)共享平臺,實現(xiàn)應(yīng)付賬款會計規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,將各主體的財務(wù)核算統(tǒng)一起來,實現(xiàn)業(yè)財融合,為企業(yè)全面分析提供保障。資金計劃啟動時,按照供應(yīng)商的交易信用賬期自動拉取供應(yīng)商付款計劃進(jìn)行控制,防止資金超預(yù)算付款。每次支付都有應(yīng)付賬款結(jié)余顯示和資金計劃雙重限制,避免了無計劃支付。每筆付款單都與應(yīng)付單相聯(lián)系,在支付批準(zhǔn)時,可以隨時查看各項目的入賬情況。出納對資金的支付,可以按照資金的實際狀況進(jìn)行分割和合并。采購申請、采購訂單、采購入賬、資金計劃、付款全業(yè)務(wù)鏈的系統(tǒng)化、流程化并形成全流程跟蹤《采購訂單執(zhí)行匯總表》,并能自動生成憑證,自動結(jié)賬。

    再比如云報銷系統(tǒng)的建立,云報銷系統(tǒng)可以用電腦或手機(jī)操作,使得操作方便靈活,管理上一般分事前申請與事后報銷兩個模塊,按照企業(yè)的差旅管理規(guī)定,報銷模塊可以與ERP對接,嚴(yán)格執(zhí)行職工的報銷標(biāo)準(zhǔn),生成借款信息或報銷等費用憑證傳送到ERP線上流程審批,給員工帶來報銷便捷,不用受紙質(zhì)簽字找不到人的煩惱。同時,對超出規(guī)定的費用進(jìn)行審核,并加強(qiáng)對出差費用的控制。再通過ERP直接傳輸?shù)姐y行或資金管理軟件系統(tǒng)付款后,再回傳到ERP中生成付款憑證。目前電子發(fā)票的出現(xiàn),有些報銷軟件會從供應(yīng)商/服務(wù)商處獲得發(fā)票信息,傳輸?shù)綀箐N軟件中,從而省掉了紙質(zhì)發(fā)票上傳復(fù)印,驗證等流程,實現(xiàn)發(fā)票的無紙化,通過信息系統(tǒng)管理,規(guī)避重復(fù)報銷的風(fēng)險,使得信息數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確和高效。

    五、結(jié)束語

    綜上所述,財務(wù)共享中心作為企業(yè)財務(wù)管理的一種全新模式,對企業(yè)的發(fā)展有著引導(dǎo)作用。企業(yè)可以通過重構(gòu)財務(wù)組織、加強(qiáng)業(yè)財融合、再造業(yè)務(wù)流程、打造專業(yè)化財務(wù)團(tuán)隊、引進(jìn)新的信息技術(shù)來實現(xiàn)財務(wù)管理的集中高效處理、為財務(wù)數(shù)據(jù)賦能,提高財務(wù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、精細(xì)化,助力企業(yè)戰(zhàn)略落地。

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