大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

就大數(shù)據(jù)而言，其不僅是指海量的數(shù)據(jù)集合，更是指處理數(shù)據(jù)的一種專業(yè)化的技術(shù)手段，并以此為社會(huì)提供越來(lái)越多具有價(jià)值的信息，這也是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)重要方式。在開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中，通過(guò)積極采用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，使傳統(tǒng)檔案工作方式得以有效改善的同時(shí)，檔案工作的質(zhì)量和效率也得到進(jìn)一步提升，只有這樣才能推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，更好地服務(wù)于廣大使用者。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理能力略顯不足

就目前情況而言，還有一小部分單位沒(méi)有創(chuàng)建起數(shù)字檔案工作制度體系，在管理方面尚顯能力不足，而這對(duì)數(shù)字檔案資源效能的真正發(fā)揮來(lái)說(shuō)影響非常大。

一方面，技術(shù)方面缺少明確的標(biāo)準(zhǔn)，而不同的檔案人員在進(jìn)行立卷歸檔的過(guò)程中，所采用的標(biāo)準(zhǔn)、范式等也會(huì)存在一定的差異，這就為后期檔案資源的優(yōu)化整合、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建等增加了難度。還有些單位由于沒(méi)有制定數(shù)字檔案技術(shù)性規(guī)范文件，所以檔案人員在開(kāi)展工作時(shí)，勢(shì)必?zé)o法有效地指引他們的行為。另一方面，管理標(biāo)準(zhǔn)還不健全，這就使檔案管理流程精細(xì)化程度低，管理內(nèi)容不夠規(guī)范化，那么檔案人員的規(guī)范及責(zé)任意識(shí)的樹(shù)立也會(huì)受到一定程度的影響，如果任其發(fā)展下去，則將不利于數(shù)字檔案管理進(jìn)程向前推進(jìn)。

（二）信息化技術(shù)手段應(yīng)用不全面

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理部門(mén)對(duì)先進(jìn)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，對(duì)檔案資源的管理、開(kāi)發(fā)以及利用等會(huì)產(chǎn)生直接性的影響。而且就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，仍有大部分單位對(duì)數(shù)字檔案資源，無(wú)論是管理，還是開(kāi)發(fā)、利用等方面發(fā)展程度都不高，其通常表現(xiàn)為對(duì)檔案管理系統(tǒng)只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的應(yīng)用，例如檔案資源的存儲(chǔ)、檢索以及查閱等，并沒(méi)有將大數(shù)據(jù)、云共享等先進(jìn)信息化技術(shù)手段的真正作用發(fā)揮出來(lái)，這樣不僅檔案資源的利用率會(huì)受到影響，而且檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的步伐也會(huì)非常緩慢。

（三）檔案安全管理能力有待加強(qiáng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒等也隨之大量地涌現(xiàn)出來(lái)，這就給數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、硬盤(pán)以及U盤(pán)等載體帶來(lái)了不可預(yù)知的危害，并且也極易引起威脅信息安全的事件發(fā)生。當(dāng)前對(duì)于數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)利用和信息資源安全管控兩者之間的關(guān)系，仍有些單位沒(méi)有厘清并處理好，這就導(dǎo)致安全隱患問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

首先，對(duì)硬件、軟件等相關(guān)設(shè)施設(shè)備，在管理上并未進(jìn)一步強(qiáng)化安全措施，這極易使病毒傳播開(kāi)來(lái)，影響設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，未能充分運(yùn)用先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)手段，在抵御風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)急能力上尚有不足，必須進(jìn)行有效的提升才能夠更好地應(yīng)對(duì)病毒等帶來(lái)的侵害。最后，檔案安全管理制度還需要不斷地完善，并且由于有些檔案人員或是技術(shù)人員缺乏足夠的安全意識(shí)，這也會(huì)給檔案工作的順利開(kāi)展帶來(lái)不小的影響。

（四）檔案工作人員綜合素養(yǎng)有待提升

一方面，檔案工作人員在檔案理念上亟待改變，檔案的使用已經(jīng)不再局限于相關(guān)部門(mén)，而是逐漸向社會(huì)大眾擴(kuò)展，但是在檔案理念上仍然在沿用以往的。而隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，這勢(shì)必難以適應(yīng)發(fā)展需求。身處大數(shù)據(jù)這一大的環(huán)境下，檔案工作應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的思想理念，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，立足于新的視角，不斷拓寬思路，以此使檔案工作能夠真正地朝著創(chuàng)新的方向發(fā)展，從而更好地服務(wù)于廣大受眾。另一方面，檔案工作人員無(wú)論是在知識(shí)結(jié)構(gòu)還是專業(yè)技能方面都迎來(lái)了新的改變，他們只有通過(guò)積極學(xué)習(xí)掌握與之相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，在增加自身知識(shí)儲(chǔ)備的同時(shí)，能夠熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息化技術(shù)，這樣受眾對(duì)檔案信息的多樣化需求才能得到有效滿足，檔案工作也才能在發(fā)展上更加穩(wěn)定。另外，檔案工作人員在工作形式上也應(yīng)有所轉(zhuǎn)變，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案在歸納、劃分等工作內(nèi)容方面已經(jīng)不再是由人工手動(dòng)來(lái)完成，而且如今采用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，還必須對(duì)檔案的收集、管理進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范性。

（五）檔案工作合作性與規(guī)范性面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代在開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中，還應(yīng)注重館際合作，也就是說(shuō)，要推動(dòng)檔案館實(shí)現(xiàn)國(guó)際化的合作交流。大數(shù)據(jù)并不單純地指容量大，還包括時(shí)間維度以及其他多個(gè)方向，并且隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程的加快，各類檔案館和檔案室必須建立起密切合作，以此將檔案信息的作用更好地發(fā)揮出來(lái)。然而部分檔案存在權(quán)限方面的限制，這也就使館際合作存在一定的局限性，并對(duì)檔案工作發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。除此之外，在檔案工作發(fā)展過(guò)程中，檔案工作的規(guī)范性也是一個(gè)重要問(wèn)題。在新時(shí)代，知識(shí)化是檔案服務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而在提供服務(wù)的同時(shí)，勢(shì)必要對(duì)一些個(gè)人的信息進(jìn)行收集，但這也就增加了個(gè)人信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，容易引發(fā)相關(guān)的問(wèn)題。同時(shí)，檔案工作要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須加大力度開(kāi)展宣傳工作。檔案宣傳主要由檔案資源服務(wù)、相關(guān)法律普及等部分組成。在開(kāi)展宣傳工作時(shí)，應(yīng)面向一定的媒體進(jìn)行全面的宣傳，并且宣傳也應(yīng)由群眾傳播轉(zhuǎn)變?yōu)榉直妭鞑?。但是檔案工作自身所存在的保密性這一特點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)給宣傳工作增加難度，導(dǎo)致檔案宣傳達(dá)不到預(yù)期效果。

（六）檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、挖掘等存在難度

當(dāng)前在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題，例如，無(wú)法增加新的數(shù)據(jù)，檔案庫(kù)發(fā)生脹庫(kù)的情況，這就說(shuō)明檔案庫(kù)容量已經(jīng)呈現(xiàn)飽和，沒(méi)有辦法再將新的檔案存儲(chǔ)進(jìn)來(lái)。所以，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)而言，檔案庫(kù)的儲(chǔ)存空間是一個(gè)亟須解決的問(wèn)題，而如何才能使其得到妥善解決，那就要從擴(kuò)大檔案庫(kù)存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)備份等方面著手。檔案數(shù)據(jù)通常被分為結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化兩種，并且它們?cè)趦?chǔ)存方式上也存在著一定的差異性，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是借助數(shù)據(jù)記錄來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，而非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則是通過(guò)文件系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要包含文本、圖像以及音頻等信息形式，并且隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，其已經(jīng)逐漸成為數(shù)據(jù)的主要構(gòu)成部分和信息的主體，這類數(shù)據(jù)具有體積大、種類多樣以及增長(zhǎng)快速等特點(diǎn)。而在開(kāi)展挖掘和分析非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)工作的過(guò)程中，由于存儲(chǔ)技術(shù)等應(yīng)用能力還不成熟，則難以滿足非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展需求，無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作應(yīng)采取的發(fā)展策略

（一）不斷完善數(shù)字檔案資源管理機(jī)制

檔案工作要想實(shí)現(xiàn)順利開(kāi)展，首先就要制定行之有效的規(guī)章制度，只有如此，檔案人員的管理流程才能變得更加規(guī)范化，并對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)劃分，劃分清楚檔案人員各自的職責(zé)范圍，將責(zé)任落實(shí)到位。

首先，必須制定出相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，充分結(jié)合國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合自身發(fā)展情況的規(guī)章制度，針對(duì)電子文件、音頻以及視頻等形式的數(shù)據(jù)，對(duì)其歸檔技術(shù)的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化的介紹，這樣才能從根源上使數(shù)字檔案資源的質(zhì)量得到有效的控制，進(jìn)而為電子檔案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效化的管理給予技術(shù)上的有力支持。其次，制定檔案管理規(guī)章制度，對(duì)數(shù)字檔案資源管理的職責(zé)劃分、查閱權(quán)限以及績(jī)效考核等工作內(nèi)容進(jìn)行充分明確，確保檔案人員在工作中有據(jù)可依，從而確保各項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展。由此可見(jiàn)，只有立足于收集、管理以及利用等多個(gè)層面進(jìn)行綜合考慮，才能使數(shù)字檔案資源管理各個(gè)環(huán)節(jié)更加規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程得以進(jìn)一步加快。

（二）大力推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐

為了使檔案資源能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，就必須充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及云存儲(chǔ)等信息化技術(shù)手段，并使它們能夠與檔案管理工作進(jìn)行有效的融合，以此創(chuàng)建一個(gè)在操作、檢索以及存儲(chǔ)等方面都有著突出表現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

首先，將檔案管理與業(yè)務(wù)兩個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)界限打破，充分利用智能算法技術(shù)，創(chuàng)建起電子文件預(yù)歸檔系統(tǒng)。在開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合檔案資源各自不同的類型和特點(diǎn)，創(chuàng)建起相對(duì)應(yīng)的歸檔板塊，并使之與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)在一起，這樣電子文件、元數(shù)據(jù)就可以直接傳送到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。比如，文書(shū)檔案必須在0A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立起關(guān)聯(lián)性，相關(guān)工作人員只要按動(dòng)一下上傳鍵，就可以將檔案資料自動(dòng)傳輸?shù)筋A(yù)歸檔系統(tǒng)中，之后再由檔案人員經(jīng)過(guò)仔細(xì)地校驗(yàn)之后再立卷歸檔。其次，廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)建具有深度的檢索模型，針對(duì)電子文件、圖片要采取字節(jié)檢索模式，以此使檔案編研的需求得到進(jìn)一步滿足，立足于多個(gè)視角，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，以此使檔案資源的參考決策、憑證等價(jià)值更好地發(fā)揮出來(lái)。最后，加大力度運(yùn)用云存儲(chǔ)技術(shù)，創(chuàng)建數(shù)據(jù)共享中心。要與當(dāng)?shù)氐恼?wù)中心、檔案館等建立密切的合作關(guān)系，推動(dòng)數(shù)字檔案資源盡快實(shí)現(xiàn)共享，以此使檔案資源在管理、傳輸上面的成本得以有效縮減。在這一過(guò)程中應(yīng)特別注意對(duì)于一些保密檔案，應(yīng)確保其安全性，不將其作為共享內(nèi)容。

（三）創(chuàng)建科學(xué)合理的安全管理體系

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案部門(mén)要對(duì)信息資源的安全管控予以高度重視，充分考慮硬件、軟件以及技術(shù)等綜合因素，創(chuàng)建起一個(gè)兼具全面化、精細(xì)化等特征的安全防護(hù)體系。

首先，針對(duì)硬件設(shè)施加強(qiáng)管理，定期安排人員查殺U盤(pán)、硬盤(pán)中潛藏的病毒，并將內(nèi)外網(wǎng)分離，嚴(yán)格遵守隔離機(jī)制，這樣內(nèi)網(wǎng)的檔案資源才能更加具有安全性。而且對(duì)U盤(pán)等移動(dòng)硬件設(shè)備的使用范圍予以充分明確，使U盤(pán)得到專項(xiàng)的使用，以免產(chǎn)生病毒交互傳染的風(fēng)險(xiǎn)。其次，積極使用殺毒、防火墻等軟件，以此對(duì)非法程序、病毒以及黑客入侵等做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并予以妥善處理，提前做好相關(guān)的防護(hù)措施和應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)提升數(shù)字檔案資源的安全等級(jí)。再次，加強(qiáng)對(duì)區(qū)塊鏈、云存儲(chǔ)等技術(shù)的應(yīng)用，使其能夠?yàn)闄n案安全管理提供技術(shù)支持，具有更強(qiáng)的應(yīng)急能力，確保數(shù)據(jù)資料既精準(zhǔn)又安全。一是充分借助區(qū)塊鏈技術(shù)，加密處理信息資源，一旦有人更改或是訪問(wèn)都會(huì)留下痕跡，使數(shù)字檔案資源的真實(shí)、完整以及準(zhǔn)確等特性得以保全。同時(shí)，特別要重點(diǎn)加密那些涉及保密和隱私的檔案資料，將風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低。二是將云存儲(chǔ)終端和數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，采用云存儲(chǔ)技術(shù)，備份處理線上終端的檔案資源，這樣不僅可以使數(shù)據(jù)備份還原更加便捷，還可以防止丟失重要數(shù)據(jù)。最后，對(duì)數(shù)字檔案資源的安全制度予以進(jìn)一步完善，明確各管理環(huán)節(jié)的責(zé)任，細(xì)化訪問(wèn)等級(jí)和權(quán)限，并進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全防范意識(shí)。

（四）優(yōu)化整合數(shù)字檔案資源

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，對(duì)檔案數(shù)據(jù)無(wú)論是在質(zhì)量還是在精準(zhǔn)性方面都提出了嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)，那么這就需要檔案工作人員樹(shù)立起正確的檔案理念，立足于多個(gè)層面對(duì)檔案資源的收集范圍進(jìn)行劃定，圍繞受眾需求來(lái)打造數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案可以對(duì)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化等進(jìn)行真實(shí)準(zhǔn)確地記錄。此外，應(yīng)科學(xué)合理地挑選那些有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，以免數(shù)據(jù)庫(kù)中資源過(guò)于泛化，不過(guò)在提倡檔案工作智能化的同時(shí)，也要將傳統(tǒng)檔案工作模式的優(yōu)勢(shì)延續(xù)下去，以此使檔案工作方式不斷優(yōu)化，從而使檔案信息的利用率得到進(jìn)一步提升。

（五）創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，受眾對(duì)檔案信息的需求也越發(fā)多樣化，而就檔案數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，其要遠(yuǎn)比那些網(wǎng)絡(luò)上所傳播的信息資源更具安全性和可靠性。隨著檔案特性的顯現(xiàn)和社會(huì)大眾需求的不斷增長(zhǎng)，有越來(lái)越多的群眾開(kāi)始使用檔案，因此，作為檔案管理部門(mén)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思路，在服務(wù)上變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)收集整理受眾的真實(shí)需求，以此提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，注重開(kāi)發(fā)檔案資源，采用先進(jìn)技術(shù)手段優(yōu)化檢索功能，提高檢索的效率，并合理地借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使檔案服務(wù)工作更加多元化。目前檔案工作的開(kāi)展以數(shù)據(jù)為主，那么，就應(yīng)全面分析比對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，對(duì)其價(jià)值進(jìn)行深入地挖掘，并予以專業(yè)化的處理達(dá)到數(shù)據(jù)增值的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作要積極面對(duì)時(shí)代發(fā)展所帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身的信息化、智能化水平。還要結(jié)合自身檔案工作開(kāi)展中存在的問(wèn)題，采取科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)措施，從而使檔案信息的利用率得到有效的提升，并為檔案使用者提供更加便捷高效的檔案服務(wù)。

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（作者簡(jiǎn)介：康瑞，女，本科，駐馬店市中醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）