基于OCR技術(shù)的企業(yè)移動報(bào)銷平臺建設(shè)方案

譚蓉

摘要：文章分析了企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作現(xiàn)狀，介紹了光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)的工作原理，將OCR技術(shù)引入企業(yè)移動報(bào)銷平臺的建設(shè)，對該平臺的建設(shè)目標(biāo)、思路以及總體建設(shè)方案進(jìn)行了梳理，進(jìn)而在移動終端隨時隨地實(shí)現(xiàn)各種類型發(fā)票的掃描、識別、校驗(yàn)、存儲、審批等一系列財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程。移動報(bào)銷平臺的建設(shè)使報(bào)銷人員提交發(fā)票報(bào)銷審批時不受時間、地點(diǎn)和辦公設(shè)備的限制，為企業(yè)在日常財(cái)務(wù)結(jié)算工作中提供信息化支持，提高了報(bào)銷效率，加快了企業(yè)辦公自動化發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：移動報(bào)銷；OCR技術(shù)；發(fā)票審批

中圖分類號：TP315

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

隨著市場需求的不斷增加，制造型企業(yè)的科研、生產(chǎn)任務(wù)也不斷加大，財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)量的日趨增長及復(fù)雜程度使財(cái)務(wù)核算效率和準(zhǔn)確性都受到了一定影響，同時也不同程度地影響著產(chǎn)品科研和生產(chǎn)進(jìn)度，不利于企業(yè)的日常經(jīng)營管理和高質(zhì)量發(fā)展。進(jìn)入信息化時代后，各類企業(yè)都不同程度地注重自身的信息化建設(shè)及發(fā)展，面臨復(fù)雜且多樣化的業(yè)務(wù)場景，有不少的管理信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)便是其中的一部分。然而越來越復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程也為企業(yè)日常運(yùn)營和管理工作帶來一定的困擾，比如企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之間缺乏整體性，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)協(xié)同共享，業(yè)務(wù)人員發(fā)票報(bào)銷流程復(fù)雜、難度大、地點(diǎn)受限等。因此，針對企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，“零接觸”的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式為企業(yè)財(cái)務(wù)工作的信息化建設(shè)及應(yīng)用提供了新思路。

1 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作現(xiàn)狀

在當(dāng)前信息科技迅猛發(fā)展的社會中，各類企業(yè)都致力于辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)制造型企業(yè)仍然存在一些譬如合同、發(fā)票等各類紙質(zhì)文件需要進(jìn)行人工審核的情況。在企業(yè)日常管理工作中，發(fā)票報(bào)銷業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)，企業(yè)每天都有大量的紙質(zhì)發(fā)票單據(jù)需要進(jìn)行報(bào)銷，并且該項(xiàng)工作與員工自身的利益緊密相關(guān)，也涉及多個部門，這就使企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作顯得較為分散，辦理起來十分困難。在分散式管理的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式下，從申請人報(bào)銷單據(jù)的填報(bào)、貼票，到財(cái)務(wù)會計(jì)審批、核驗(yàn)的報(bào)銷流程不僅效率低下，而且耗費(fèi)大量的成本，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)愈發(fā)難以支撐流程復(fù)雜的業(yè)務(wù)類型^［1］。

為了降低業(yè)務(wù)人員在報(bào)銷單據(jù)信息填寫錯誤時產(chǎn)生的返工耗時風(fēng)險(xiǎn)，可透明化企業(yè)開支的電子發(fā)票逐漸被推廣使用。然而，電子發(fā)票的普及雖然可以連接企業(yè)內(nèi)、外部財(cái)務(wù)信息，優(yōu)化員工發(fā)票報(bào)銷流程，但是也存在多次打印、重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為縮短業(yè)務(wù)人員使用信息系統(tǒng)的時間并且提高工作效率，自動化識別電子發(fā)票內(nèi)容并完成發(fā)票核驗(yàn)成為企業(yè)移動報(bào)銷平臺建設(shè)的重點(diǎn)工作。

2 OCR技術(shù)基本原理

OCR技術(shù)是對通過使用照相機(jī)、掃描儀等移動硬件設(shè)備輸入的圖像資料進(jìn)行處理、分析和識別，將圖像信息轉(zhuǎn)換為可被計(jì)算機(jī)記錄的圖像識別技術(shù)，即將圖像中的文字識別并轉(zhuǎn)換成為可以被編輯的文本內(nèi)容。OCR技術(shù)的工作原理是先對捕捉到的圖像進(jìn)行一系列如二值化、傾斜校正、平滑降噪的預(yù)處理，其次利用聚類、分割等算法對圖像中的文字形態(tài)特征進(jìn)行分析和提取，之后再對目標(biāo)區(qū)域進(jìn)行字符識別，檢測其中的文字、圖像或者表格并識別內(nèi)容，最后將識別結(jié)果輸出和存儲^［2］，其技術(shù)流程如圖1所示。

目前，OCR技術(shù)在我國的發(fā)展日趨成熟，應(yīng)用場景也越來越廣泛，在眾多行業(yè)領(lǐng)域的信息提取業(yè)務(wù)中展現(xiàn)了極大的便利性和準(zhǔn)確性優(yōu)勢，如智慧停車場車牌號識別，作業(yè)批改，身份證、銀行卡、金融票據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等信息識別錄入等。OCR技術(shù)與傳統(tǒng)人工錄入的方式相比優(yōu)勢較為明顯，不僅可以提高單據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化和報(bào)銷效率，降低人工填報(bào)的出錯率，還可以節(jié)省人力成本。為加快傳統(tǒng)制造型企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，多樣化的市場需求及智能移動終端的普及為OCR技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)中的應(yīng)用提供了發(fā)展機(jī)遇。

3 企業(yè)移動報(bào)銷平臺的搭建

3.1 移動報(bào)銷平臺建設(shè)目標(biāo)及思路

當(dāng)前財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量在企業(yè)日常管理工作中占有較大的比重。隨著企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善和規(guī)范化，財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程不僅涉及多種類型的審批角色，而且審批環(huán)節(jié)變得越來越復(fù)雜，審批效率也隨之降低。因此，針對企業(yè)發(fā)票報(bào)銷繁雜的問題，優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“業(yè)財(cái)一體化”建設(shè)的重點(diǎn)工作^［3］。為響應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略要求，使業(yè)務(wù)信息的處理更加高效和規(guī)范化，同時實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的高度共享，本文基于企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)場景搭建了移動報(bào)銷平臺。該平臺能夠利用OCR技術(shù)自動識別各種類型的財(cái)務(wù)票據(jù)圖片后，對票面信息進(jìn)行實(shí)時傳遞、存儲及發(fā)票審驗(yàn)，最后通過對財(cái)務(wù)報(bào)銷審批流程的發(fā)起完成發(fā)票報(bào)銷。

企業(yè)移動報(bào)銷平臺建設(shè)的目的是使報(bào)銷人的提單時間、地點(diǎn)不再受限，簡化報(bào)銷流程，減少財(cái)務(wù)信息人工比對操作，提高票據(jù)入庫效率，有效解決傳統(tǒng)報(bào)銷模式的粘貼紙質(zhì)發(fā)票、大批量發(fā)票信息人工錄入出錯率高、效率低下、審批時間長的問題，為企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算工作提供信息化支持^［4］。

3.2 移動報(bào)銷平臺建設(shè)總體方案

3.2.1 發(fā)票識別

移動報(bào)銷平臺支持精準(zhǔn)識別多種常見類型的發(fā)票，如增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、增值稅電子發(fā)票、行程車票等，單張識別或者多張同時識別均可。

在移動端進(jìn)行發(fā)票圖片或者PDF電子發(fā)票掃描時，通過OCR技術(shù)自動分類提取發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、校驗(yàn)碼、稅后金額等版面基礎(chǔ)信息，與國家稅務(wù)局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺接口相關(guān)聯(lián)后，可對發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，核驗(yàn)完成后向報(bào)銷人反饋票面信息及真?zhèn)悟?yàn)證結(jié)果^［5］。發(fā)票識別失敗時會在移動端提示失敗原因，然后重新返回至發(fā)票掃描界面，而通過校驗(yàn)的發(fā)票數(shù)據(jù)將自動保存在票據(jù)文件夾中。對于同一張發(fā)票而言，每個用戶或者整個報(bào)銷平臺只能識別錄入一張，不支持重復(fù)保存。

3.2.2 發(fā)票報(bào)銷

在移動端票據(jù)文件夾中，用戶可以按照票據(jù)類別、金額、開票日期等字段對發(fā)票進(jìn)行高級檢索，還可以對“未報(bào)銷、報(bào)銷中、已報(bào)銷”這3種報(bào)銷狀態(tài)的發(fā)票進(jìn)行分類查看^［6］。通過對“未報(bào)銷”狀態(tài)的發(fā)票選擇報(bào)銷操作可以發(fā)起報(bào)銷審批流程，該流程可由單張發(fā)票發(fā)起，也可將多張發(fā)票合并共同發(fā)起，發(fā)票狀態(tài)可以由用戶將“未報(bào)銷”手動批量變更為“已報(bào)銷”；正在報(bào)銷審批中的發(fā)票會暫時被鎖定，用戶無法進(jìn)行任何操作，票面信息將自動回填至流程表單中，無需用戶手動填寫，待審批流程結(jié)束并通過審批后，該發(fā)票的狀態(tài)將自動變更為“已報(bào)銷”，報(bào)銷完成的發(fā)票無法被重復(fù)使用。具體報(bào)銷流程如圖2所示。

圖2 企業(yè)移動端發(fā)票報(bào)銷流程

用戶在移動端拍攝掃描發(fā)票，圖片格式或者PDF文件均可，利用OCR技術(shù)進(jìn)行發(fā)票識別并驗(yàn)真成功后將提取到的票面信息保存在票據(jù)文件夾中，此時票據(jù)文件夾中剛添加的發(fā)票的狀態(tài)呈“未報(bào)銷”狀態(tài)，其余的發(fā)票狀態(tài)可顯示為“報(bào)銷中”或“已報(bào)銷”。在票據(jù)文件夾中選擇“未報(bào)銷”狀態(tài)的票據(jù)發(fā)起特定的報(bào)銷審批流程，此時所上傳的票面信息會按照表單格式自動映射在表單控件列表中，當(dāng)報(bào)銷人將自動填寫完成的審批表單提交后，發(fā)票報(bào)銷審批流程便正式發(fā)起，該流程會按照設(shè)計(jì)步驟依次往下一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)^［7］。當(dāng)該流程處在等待各層級負(fù)責(zé)人審批的過程中時，被選擇報(bào)銷發(fā)票的狀態(tài)一直顯示為“報(bào)銷中”，直至報(bào)銷流程審批通過后，發(fā)票狀態(tài)變更為“已報(bào)銷”。

3.2.3 發(fā)票審批

報(bào)銷人通過移動報(bào)銷平臺發(fā)起并跟蹤財(cái)務(wù)發(fā)票報(bào)銷審批流程，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在移動端“個人待辦工作”中對報(bào)銷人所發(fā)起的報(bào)銷流程進(jìn)行審批辦理。當(dāng)審批未通過時，審批人可以進(jìn)行審批意見的填寫并將該步驟退回至發(fā)起人，發(fā)起人重新提交發(fā)票報(bào)銷審批流程。流程審批結(jié)束后，審批人可以在“辦結(jié)工作”中對已經(jīng)審批完成的流程表及內(nèi)容進(jìn)行查看，報(bào)銷人可以在個人的票據(jù)文件夾中對“已報(bào)銷”狀態(tài)的發(fā)票進(jìn)行查看，待報(bào)銷人員收到財(cái)務(wù)支付的賬款后，該發(fā)票報(bào)銷流程辦理完成。

4 結(jié)語

移動報(bào)銷平臺是以解決企業(yè)當(dāng)前財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、效率低下等問題而建設(shè)的，本文介紹了OCR技術(shù)的基本原理，基于企業(yè)當(dāng)前的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作現(xiàn)狀對移動報(bào)銷平臺的建設(shè)目標(biāo)及方案進(jìn)行了論述。為使財(cái)務(wù)報(bào)銷不受時間和地點(diǎn)的限制，利用OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)移動終端發(fā)票信息的掃描、識別及存儲功能，通過連接國票查驗(yàn)平臺對發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷審批業(yè)務(wù)，在優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程、節(jié)省報(bào)銷人員時間的基礎(chǔ)上促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

［1］羅躍成，楊名友，孫汝順.A企業(yè)基于財(cái)務(wù)共享的智能財(cái)務(wù)管理平臺構(gòu)建［J］.財(cái)務(wù)與會計(jì)，2021（9）：77-80.

［2］左濤.基于OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)文字識別在不動產(chǎn)登記中的應(yīng)用［J］.地理空間信息，2023（2）：133-135.

［3］王慧婷.基于OCR技術(shù)的智能報(bào)賬平臺設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.青島：山東科技大學(xué)，2020.

［4］劉寧波，李剛，張華強(qiáng).基于OCR技術(shù)的發(fā)票自動識別校驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.電腦知識與技術(shù)，2019（11）：6-7.

［5］賈巖.OCR技術(shù)在高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中的應(yīng)用［J］.中國管理信息化，2023（2）：88-90.

［6］王宗飛，郭建明.人工智能在高職院校財(cái)務(wù)中的應(yīng)用研究［J］.工程技術(shù)研究，2021（13）：239-240.

［7］蘭天，鄧小云.人事部門使用OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)請假條匯總［J］.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2020（23）：73-74.

（編輯 王雪芬）

Construction scheme of enterprise mobile reimbursement platform based on OCR technologyTan Rong

（Information Center of Xian Huanghe Electromechanical Co.， Ltd.， Xian 710043， China）

Abstract： Analyze the status quo of the financial reimbursement of the enterprise， introduce the working principle of OCR technology， and introduce OCR technology into the construction of the corporate mobile reimbursement platform. It combed the platforms construction goals and ideas and overall construction plans， and then mobile the terminal will achieve a series of financial reimbursement business processes such as scanning， identification， verification， storage， and approval of various types of invoices anytime， anywhere. The construction of the mobile reimbursement platform enables the reimbursement personnel to submit invoices for reimbursement approval by the limit of time， place and office equipment， which provides information support for enterprises in daily financial settlement work， improves the efficiency of reimbursement， accelerates the development process of enterprise office automation development.

Key words： mobile reimbursement; OCR technology; invoice approval