煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合開發(fā)

趙青青 丁鋒

摘要：傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)多以C/S架構(gòu)搭建，常局限于局域網(wǎng)使用，不利于對接現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)。文章以B/S架構(gòu)代替?zhèn)鹘y(tǒng)煙草企業(yè)檔案管理的C/S架構(gòu)，針對煙草企業(yè)檔案管理和辦公自動化系統(tǒng)的特征，以MySQL搭建了融合性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，以PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言實現(xiàn)了檔案管理和辦公自動化系統(tǒng)的融合。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；辦公自動化；B/S架構(gòu)；PHP語言

中圖分類號：TP311

文獻標志碼：A

0 引言

搭建辦公自動化系統(tǒng)是當前我國煙草企業(yè)信息化改革工作中的重點之一。如何利用好企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，為煙草企業(yè)的管理運營提供數(shù)據(jù)和信息支持是當前我國煙草企業(yè)檔案管理工作的重要課題。然而，傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理大多以客戶機/服務器（Client/Server，C/S）的架構(gòu)搭建而成。這種架構(gòu)盡管技術(shù)成熟、響應速度快，但基本常用于局域網(wǎng)框架，對辦公空間、地域的限制較大^［1-2］。對于當前我國的煙草企業(yè)信息化改革工作而言，這種C/S架構(gòu)搭建的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在與辦公自動化系統(tǒng)對接時常會受到地域的限制而無法直接通過一種客戶端完成信息、數(shù)據(jù)的對接工作。因此，本文基于B/S，MySQL，PHP等對煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)的融合開發(fā)進行分析，旨在促進煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的連接，提高煙草企業(yè)信息化管理水平。

1 系統(tǒng)設(shè)計目標

1.1 總體設(shè)計目標

從總體來看，煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)的融合開發(fā)旨在對現(xiàn)有的煙草企業(yè)檔案管理平臺進行優(yōu)化，提高檔案管理平臺的開放性和靈活性，以滿足辦公自動化系統(tǒng)的接入。在融合系統(tǒng)開發(fā)完成以后，一方面，要保證系統(tǒng)中兩部分所有數(shù)據(jù)的完整性、準確性等，系統(tǒng)的整體運轉(zhuǎn)要穩(wěn)定、安全；另一方面，要保證檔案數(shù)據(jù)與辦公自動化系統(tǒng)融合以后的數(shù)據(jù)可以通過多個或單個數(shù)據(jù)表進行數(shù)據(jù)管理，以滿足融合以后關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的儲存形式要求。

1.2 功能設(shè)計目標

從具體功能來看，煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接的方式通常包含標準接口鏈接、Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種。在設(shè)計融合平臺的具體功能時，要保證平臺同時滿足兩種不同的鏈接形式。

1.2.1 標準接口鏈接

煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)常見的后臺數(shù)據(jù)標準接口鏈接方式為JDBC或ODBC等。在實際的系統(tǒng)融合平臺開發(fā)過程中需要實現(xiàn)這兩種不同接口程序的系統(tǒng)互通。在具體的標準接口鏈接模式中，首先，利用接口程序?qū)煵萜髽I(yè)辦公自動化系統(tǒng)中的部分原始數(shù)據(jù)進行提??；其次，在煙草企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中建立對應的原始數(shù)據(jù)字段關(guān)系；最后，將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)中形成的對應關(guān)系錄入煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)列表。在兩部分系統(tǒng)鏈接過程中，平臺需要構(gòu)建一個FTP服務器用于實現(xiàn)兩部分系統(tǒng)的標準接口鏈接。當兩部分系統(tǒng)設(shè)定好數(shù)據(jù)的存放路徑以后，平臺會將兩部分系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)全部上傳至該FTP服務器。

1.2.2 Excel數(shù)據(jù)交換鏈接

以Excel數(shù)據(jù)的形式開展交換鏈接同樣是煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合的重要方式。在煙草企業(yè)原始的辦公自動化系統(tǒng)中，各下屬單位或部門有時在使用的開發(fā)軟件方面存在一定差異^［3］。采用Excel數(shù)據(jù)交換鏈接將會在很大程度上彌補不同系統(tǒng)之間因數(shù)據(jù)類型差別而帶來的數(shù)據(jù)交換問題。Excel數(shù)據(jù)交換鏈接的形式對系統(tǒng)類型的開放程度極高。因此，構(gòu)建的融合平臺必須能夠?qū)崿F(xiàn)將兩種部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的Excel轉(zhuǎn)化，從而使兩個不同系統(tǒng)可以在不進行統(tǒng)一接口標準化的情況下開展數(shù)據(jù)交換對接等。

2 系統(tǒng)融合平臺搭建

2.1 系統(tǒng)框架

選擇檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺開發(fā)工具時，設(shè)計人員除考慮系統(tǒng)設(shè)計目標需求外，還要考慮開發(fā)工具的整體成本。本文選擇免費的MySQL工具作為構(gòu)建融合平臺數(shù)據(jù)庫的基本工具，選擇PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言對融合平臺的FTP服務器腳本進行編寫。其中，MySQL工具相比其他數(shù)據(jù)庫語言具有多用戶、多線程、運算速度快等優(yōu)勢；PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言則具有可以跨平臺開發(fā)、開放性強、功能完善等優(yōu)點。本文搭建的煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺框架如圖1所示。

該框架基于B/S思路進行構(gòu)建，主要包含了門戶層、應用層和數(shù)據(jù)層3部分。其中，門戶層由檔案查詢錄入界面、檔案數(shù)據(jù)辦公自動化應用界面及管理員界面組成；應用層則主要包括煙草企業(yè)檔案管理工作中所需的各類功能性系統(tǒng)，例如煙草企業(yè)生產(chǎn)檔案的管理系統(tǒng)、財務檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等；數(shù)據(jù)層主要指數(shù)據(jù)庫，包括煙草企業(yè)所有入檔檔案的原始數(shù)據(jù)等。

2.2 平臺工作流程

將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)融入辦公自動化系統(tǒng)的根本目的是實現(xiàn)煙草企業(yè)檔案管理的分布式辦公，即打破傳統(tǒng)檔案管理受時間、空間等的限制，實現(xiàn)煙草企業(yè)檔案信息的即時性增、刪、改、查。煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺的一般工作流程如圖2所示。

辦公自動化系統(tǒng)所形成的系統(tǒng)歸檔文件及其他數(shù)據(jù)將會分別通過應用系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的形式歸入MySQL檔案數(shù)據(jù)庫^［4］。MySQL檔案數(shù)據(jù)庫分別與全文檢索數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)的雙向傳遞，檔案管理系統(tǒng)可以通過MySQL檔案數(shù)據(jù)庫對煙草企業(yè)的原始數(shù)據(jù)進行收集整編、管理、開發(fā)利用；而全文檢索數(shù)據(jù)庫則直接提供信息服務，對接辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)通過信息服務模塊得到的數(shù)據(jù)均為可視化形式，不需要再進行復雜的篩選、歸檔等。

3 系統(tǒng)主要功能實現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)對接功能

煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接包含標準接口鏈接和Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種形式，是兩種系統(tǒng)進行融合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)借助FTP服務器和PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言進行搭建，如圖3所示。

數(shù)據(jù)對接模塊工作時，辦公自動化系統(tǒng)終端及其形成的各類型文件會通過客戶端數(shù)據(jù)接口和用戶數(shù)據(jù)傳輸功能等進行上傳。系統(tǒng)借助PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言連接FTP服務器完成數(shù)據(jù)上傳的部分核心代碼及融合平臺對JDBC和ODBC數(shù)據(jù)進行相互轉(zhuǎn)化的部分關(guān)鍵代碼如圖4所示。

3.2 融合平臺的安全性設(shè)計

在煙草企業(yè)完成檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的融合以后，需要著重解決系統(tǒng)的用戶權(quán)限等問題^［5］。因此，融合平臺的安全性設(shè)計極為關(guān)鍵。本文根據(jù)煙草企業(yè)不同檔案保密性質(zhì)差異設(shè)計了一種三級權(quán)限審核流程。第一級權(quán)限審核為煙草企業(yè)使用辦公自動化系統(tǒng)的各生產(chǎn)、人力資源、財務部門等的主管審核，主管具有首次申請駁回的權(quán)限；第二級權(quán)限審核為檔案管理工作人員的直接審核，同樣可以決定是否駁回某一人員、某一次的系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請；第三級權(quán)限審核為檔案管理主管人員，具有最終的權(quán)限作業(yè)申請決定權(quán)。三級權(quán)限審核模式能夠盡可能保證融合以后系統(tǒng)的權(quán)限歸屬能夠科學、公平，保證融合系統(tǒng)的穩(wěn)定運營。

4 結(jié)語

煙草企業(yè)的信息化建設(shè)要求企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)融合。本文針對傳統(tǒng)C/S架構(gòu)檔案管理系統(tǒng)多用于局域網(wǎng)等問題，結(jié)合B/S架構(gòu)、MySQL、PHP等對煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的融合進行分析，通過一體化平臺的建設(shè)實現(xiàn)了兩種系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和連接等。

參考文獻

［1］伍志新，宋偉，劉景娜.醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的對接實現(xiàn)［J］.微型電腦應用2022（5）：186-187，195.

［2］王筱倩．辦公自動化系統(tǒng)與辦公自動化和檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究［J］.中國新通信，2019（14）：60-61.

［3］張娟．檔案管理自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)路徑［J］.微型電腦應用，2019（3）：90-92.

［4］楚熙婷，王芝飛.信息化教學背景下職業(yè)本科公共英語教學改革的思考［J］.辦公自動化，2022（6）：62-64.

［5］張楠，孫偉.基于OAIS的高校數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計方案［J］.現(xiàn)代信息科技，2018（3）：147-149.

（編輯 王雪芬）

Integrated development of tobacco enterprise archive management and office automation systemZhao Qingqing， Ding Feng

（Guizhou Tobacco Company Southwest Guizhou Branch， Xingyi 562400， China）

Abstract： The traditional tobacco enterprise archives management system is mostly built with C/S architecture， which is often limited to the use of local area network， which is not conducive to the docking of modern office automation system. In this paper， B/S architecture is used to replace the traditional C/S architecture of tobacco enterprise archives management. According to the characteristics of tobacco enterprise archives management and office automation system， MySQL is used to build a fusion database， and PHP network programming language is used to realize the integration of archives management and office automation system.

Key words： tobacco enterprises; archives management; office automation; B/S architecture; PHP language