提高檔案管理人員專業(yè)操作技能的策略

郭慶凱

【摘? 要】 檔案管理在管理工作中占據(jù)著至關重要的地位，無論是企業(yè)還是個人，都應給予檔案管理以高度的重視。尤其是在信息時代，檔案管理工作的重要性更加凸顯，檔案管理人員的檔案管理專業(yè)操作技能，直接關乎著檔案管理的水平和成效，是影響檔案資料利用率的關鍵所在。因此檔案管理機構應結合新時期檔案管理的新要求，加強檔案管理人員的培訓、再教育，以提高檔案管理員的協(xié)調能力、文字修養(yǎng)、信息處理能力、創(chuàng)新能力以及學習能力?；诖耍恼路治隽藱n案管理人員應具備的能力，并提出檔案管理人員提高專業(yè)操作技能的策略。

【關鍵詞】 檔案管理工作；專業(yè)操作技能；標準化；責任意識

科學性、專業(yè)性和技術性強是檔案管理工作的主要特征，需要管理人員具有一定的專業(yè)操作技能才能高效地完成檔案管理工作。新時期，社會對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員應結合檔案管理工作的要求，不斷強化自身的檔案管理專業(yè)操作技能，助力檔案管理工作的高效開展。

一、檔案管理人員應具備的能力

（一）協(xié)調能力

檔案管理工作涉及的內容、部門與人員復雜，檔案管理人員需要具備一定的協(xié)調能力，以順利地完成檔案管理工作。如在學校的檔案管理中，包括教育部門下發(fā)的指導文件、黨務工作和教學管理工作等，涉及了學校各級領導以及不同的科室。在檔案管理的過程中，檔案管理人員需要與不同的部門、科室以及人員進行溝通，并且需要得到這些部門與人員的支持。檔案管理人員需要具備一定的協(xié)調能力，以保證各個部門檔案管理工作的協(xié)調統(tǒng)一。

（二）文字修養(yǎng)

由于在檔案管理工作中，需要經(jīng)常利用文字，因此檔案管理人員需要具備一定的文字修養(yǎng)，包括寫作能力、文字的概括能力，這樣檔案管理人員才能將零散的文件與各類材料編纂分類，形成單位、企業(yè)活動需要的文件，促進單位、企業(yè)的發(fā)展。如學校檔案管理工作需要檔案管理人員結合學校教育科研以及教學等活動的需求，將各種材料編纂成為滿足相關活動需求的文件材料，這提升了檔案資料的利用率，從而能夠更好地為學校的科研與教學等活動服務。

（三）信息處理能力

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的信息化水平不斷提升，在檔案管理的過程中，越來越多的手工操作被計算機替代，檔案管理工作的效率和質量也隨之提升，相應的檔案利用形式也發(fā)生了巨大的轉變，檔案管理工作對數(shù)字檔案的利用更加廣泛。在檔案管理的過程中，工作重點已經(jīng)不再是檔案資料的收集、整理，而是對檔案信息的數(shù)字化處理，即將紙質檔案轉化成重要的信息資源。檔案管理人員需要具備一定的信息處理能力，既要全面地收集檔案資料信息，又要及時、準確地提供信息，以提升檔案信息的利用率。

（四）創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是發(fā)展的主要推動力，只有不斷地創(chuàng)新，才能更好地適應新形勢下的新要求。檔案管理工作也是如此，相關檔案管理人員需要不斷地創(chuàng)新，以提升檔案管理的水平和質量。檔案管理人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，秉持創(chuàng)新意識，不斷地探索新思路與新方法，提升檔案管理工作的水平與成效。

（五）學習能力

隨著時代的不斷發(fā)展與進步，社會對檔案管理工作的要求也在不斷提高，這使檔案管理人員的傳統(tǒng)專業(yè)技能難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求。因此檔案管理人員需要加強學習，不斷更新自身的相關知識與技能，強化工作能力。學習能力直接關乎著檔案管理人員專業(yè)操作技能的提升，學習能力越強，專業(yè)操作技能的提升速度越快，學習能力越差，專業(yè)操作技能的提升速度便越慢，甚至無法提升。學習是檔案管理人員積累經(jīng)驗、豐富知識和完善技能的主要手段，要想做好檔案管理工作，檔案管理人員不僅要具備豐富的專業(yè)知識，還要了解自然科學、法律法規(guī)以及社會科學等方面的知識。隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，檔案管理人員還需要掌握和熟練運用信息技術。總之，檔案管理人員應在工作過程中加強學習，不斷完善自身的知識體系，這樣才能滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需求。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）現(xiàn)行的制度標準與部分工作的實際不符

新時期，社會對檔案管理工作的要求較高，檔案管理工作的內容不僅涉及原始檔案的收集、整理以及利用，還涉及檔案的開發(fā)、整理匯編，以形成檔案的宣傳品和文化產(chǎn)品等。隨著檔案管理信息化水平的提升，檔案的形式與載體也發(fā)生了巨大的變化，檔案開始以不同格式電子文件的形式儲存，相應的儲存介質也不相同。檔案信息可以通過網(wǎng)絡平臺進行傳播與分享，檔案的利用方式也更加便捷、智能化。由此可見，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，但是檔案管理相關制度標準的更新與調整存在一定的滯后性，未能與檔案管理工作的實際相適應，導致檔案管理工作常遇到無制度可依、無章可循的問題，影響了檔案管理的規(guī)范性。

（二）檔案管理手段相對落后

現(xiàn)代社會背景下，信息技術快速發(fā)展并得到了廣泛的應用。檔案管理工作也要順應時代的發(fā)展潮流，認識到信息技術的優(yōu)勢和重要作用，借助信息技術提升其自動化與智能化水平。例如檔案管理人員利用自動識別技術提供檔案資料的借閱管理服務，通過辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)檔案資料的自動收集。再如，相關機構建立智慧檔案室或者數(shù)字檔案室，為檔案資料的高效利用奠定基礎。從整體的發(fā)展趨勢來看，檔案管理標準化、檔案資料查詢智能化以及檔案工作的程序化都將成為檔案管理工作的主流趨勢。然而，在實際的檔案管理過程中，封閉管理模式、手工操作以及經(jīng)驗管理等現(xiàn)象依然存在，導致檔案管理水平不高、檔案管理的效果不理想，由此檔案的利用率以及檔案的價值也大打折扣。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理工作具有綜合性、復雜性、系統(tǒng)性以及重要性強等特點，并且在新時期，檔案管理工作的這些特點將更加突出，相應地對檔案管理人員的綜合水平提出了更高的要求。但部分檔案管理人員現(xiàn)有的專業(yè)操作技能難以滿足現(xiàn)實要求，無法高質量地開展檔案管理工作。如果檔案管理人員的專業(yè)操作技能的水平參差不齊，必將影響工作質量。如某些檔案管理人員掌握的專業(yè)知識不全面、缺乏系統(tǒng)的學習，因此綜合能力不強，影響了檔案管理工作的質量和效率。

三、提高檔案管理專業(yè)人員操作技能的措施

（一）轉變觀念，加強認識

觀念決定思想，思想影響行為，要想提高檔案管理的專業(yè)操作技能，首先需要檔案管理人員轉變觀念。檔案管理人員要高度重視檔案管理工作，從思想上正確認識到該工作的重要性。由于檔案是對過去工作以及歷史情況的記錄，是歷史的真實憑證，是當前相關行業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是行業(yè)各項決策的重要參考，因此做好檔案管理工作，才能使當前的工作有據(jù)可依，保證工作的質量和效率。對此，無論是單位還是企業(yè)，都應給予檔案管理工作高度的重視和有力支持，要在內部強化全員檔案意識，使檔案管理工作得到單位、企業(yè)全體工作人員的理解和支持。

單位、企業(yè)應結合自身的發(fā)展需求，成立檔案管理工作領導小組，由分管領導牽頭，主抓各項工作，配合檔案管理人員做好檔案管理工作；要明確檔案管理的職責，將責任落實到人，做到“事事有人抓，件件有落實”，以強化檔案管理人員的責任意識。隨著檔案管理人員責任意識的提升，其學習的主動性和積極性也會隨之提升，相應的專業(yè)操作技能水平也會越來越高；要制訂和完善檔案管理工作的要求與標準，定期對檔案管理工作人員進行考核，重點關注檔案資料的完整性與準確性。定期考核是重要的激勵手段之一，還能對檔案管理人員起到一定的約束作用，科學、合理的考核，能夠促使管理人員主動提升自身的檔案管理專業(yè)操作技能，強化其責任意識，規(guī)范其操作行為，最終實現(xiàn)提升檔案管理工作質量的目的。

（二）提升檔案管理人員的綜合能力

現(xiàn)代檔案管理工作對檔案管理人員的操作能力、業(yè)務素養(yǎng)以及知識水平等都提出了更高的要求，為了更好地完成檔案管理工作任務，檔案管理人員需要具備更高的綜合能力。第一，檔案管理人員要認清檔案管理工作的本質與內涵，認識到檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，并結合該趨勢以及檔案工作的實際要求，加強學習、更新自身的知識與技能，以更好地適應新時代的要求；第二，檔案管理人員要強化自身的服務意識，認識到檔案管理工作的服務性。作為檔案管理人員，應具有較強的服務意識、政治素養(yǎng)與信息技術素養(yǎng)，這樣才能借助網(wǎng)絡為用戶提供優(yōu)質的服務；第三，相關單位和企業(yè)應加強檔案管理隊伍的建設，實行檔案管理人員上崗證制度，要求檔案管理人員持證上崗；第四，相關單位和企業(yè)應針對現(xiàn)有的檔案管理專、兼職人員進行培訓再教育，幫助其掌握檔案管理的要求與規(guī)范、了解檔案管理的相關法律法規(guī)，以提升其檔案管理工作的水平與業(yè)務能力。相關單位要結合檔案管理的需求定期開展培訓，明確培訓時間、培訓內容以及培訓方式等，將檔案管理標準、檔案管理的前沿知識以及相關的法律法規(guī)等作為培訓的主要內容。

檔案管理人員綜合能力的提升，一方面需要借助培訓，另一方面則需要相關單位加強宣傳、引導，幫助檔案管理人員強化學習意識和責任意識，促使其主動地提升檔案管理的專業(yè)操作技能。

（三）加強學習，不斷完善自身的知識體系

專業(yè)性強是檔案管理工作的主要特征之一，因此檔案管理工作難度較高。要高質量地完成檔案管理工作，相關的檔案管理人員需要具備更高的專業(yè)操作技能。對此，作為檔案管理人員，應認清新時期對檔案管理工作的要求，并認識到自身在專業(yè)操作技能方面的不足，通過加強學習的方式彌補短板，完善專業(yè)知識體系，提升自身的專業(yè)技能水平；要樹立終身學習的理念，在工作的過程中不斷學習和積累經(jīng)驗；加強學習不等于盲目學習，檔案管理人員需要保證學習的針對性，結合檔案管理工作的新要求與新挑戰(zhàn)，確定學習目標、學習內容與學習方法，以提升學習的有效性。這不僅能夠促進檔案管理人員的自身發(fā)展，還有助于提高檔案管理工作的質量。

（四）檔案管理工作的標準化、科學化與現(xiàn)代化

在檔案管理的過程中，管理人員應按照《中華人民共和國檔案法》的要求，推動檔案管理工作的標準化、科學化與現(xiàn)代化。具體而言，檔案管理人員要做好檔案資料的收集工作，保證檔案資料的全面性與準確性，及時地整理好已經(jīng)收集的檔案資料，構建完善的檔案檢索系統(tǒng)，做好檔案目錄的錄入工作；建立健全卷宗、檔案交接登記簿、檢查登記簿和銷毀登記簿等檔案臺賬；嚴格按照檔案管理制度要求規(guī)范檔案借閱程序，做好檔案的借閱登記，嚴格履行檔案資料的借閱手續(xù)規(guī)范；不斷加強檔案的數(shù)字化管理。

數(shù)字化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的主流方向和必然趨勢，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能提升檔案資料的利用率。作為檔案管理人員，應結合檔案的數(shù)字化管理需求，加強學習與探索，將自身打造成數(shù)字化專業(yè)人才，為檔案的數(shù)字化管理奠定基礎。

四、結語

檔案管理人員的專業(yè)操作技能是影響檔案管理工作質量的主要因素。相關單位和企業(yè)應結合新時期對檔案管理工作提出的新要求，積極探索提升檔案管理人員專業(yè)操作技能的策略，從觀念的轉變、綜合能力的提升和知識體系的更新等方面入手，促使檔案管理人員加強學習與創(chuàng)新，不斷完善自身的專業(yè)知識體系，創(chuàng)新工作方式，以最終提高檔案工作的質量和效率。

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