試論信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理質(zhì)量提高路徑

摘要：伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的運(yùn)行體系得到了進(jìn)一步的完善，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院中的檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求。本文針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，認(rèn)為涉及到的主要問(wèn)題包括醫(yī)院的檔案管理機(jī)制尚未建設(shè)完善、人才能力有待提高、硬件設(shè)施相對(duì)落后以及對(duì)檔案資料的重要價(jià)值認(rèn)知不明等，進(jìn)一步提出行之有效的解決措施和方法，希望可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高，幫助醫(yī)院更好地開(kāi)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理，檔案管理，檔案質(zhì)量

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)中形成的歷史資料，能夠?yàn)獒t(yī)院的管理者提供大量的參考信息和依據(jù)，幫助醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)制定合理的決策，也能夠促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。近些年新醫(yī)改的推進(jìn)和深入發(fā)展已經(jīng)讓醫(yī)療體系產(chǎn)生了變化，醫(yī)院的服務(wù)模式和以往不再相同，讓醫(yī)院檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)出了更加明顯的問(wèn)題，根據(jù)醫(yī)院的現(xiàn)狀分析提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效措施和方法，成為了醫(yī)院快速穩(wěn)定發(fā)展的重要前提。

一、提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的重要作用

醫(yī)院的檔案管理體現(xiàn)出復(fù)雜性以及綜合性特點(diǎn)，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作的主要職能是要為各部門的工作順利進(jìn)行、醫(yī)院的改革以及日常發(fā)展提供充足的檔案信息資料，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，而醫(yī)院的檔案管理面臨著更高的挑戰(zhàn)，要對(duì)醫(yī)院開(kāi)展日常管理就需要重視檔案管理，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的重要作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）醫(yī)療檔案管理有助于醫(yī)院整體性發(fā)展

現(xiàn)如今醫(yī)療衛(wèi)生體制改革工作不斷深入，讓醫(yī)院中的各大部門以及科室都處于規(guī)范化建設(shè)的重要時(shí)期，也獲得了相對(duì)應(yīng)的成果，在醫(yī)院中的檔案管理工作是醫(yī)院管理體系的關(guān)鍵組成部分，影響到醫(yī)院的管理結(jié)果，而在檔案管理中通過(guò)融入信息化技術(shù)，更有助于提高檔案記錄價(jià)值，讓醫(yī)療體系發(fā)展中的規(guī)范性得到進(jìn)一步提升。同時(shí)醫(yī)院的檔案資料信息具有的安全性效果也直接影響到了醫(yī)患關(guān)系、患者的合法權(quán)益。眾所周知，在醫(yī)院開(kāi)展的檔案管理工作中體現(xiàn)出科學(xué)性和規(guī)范性效果，能讓醫(yī)院的檔案管理為醫(yī)院中的醫(yī)生和患者提供更加優(yōu)質(zhì)且及時(shí)的服務(wù)，也有助于醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理模式的轉(zhuǎn)變，為提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和水平做出更重要的貢獻(xiàn)，特別是在醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理對(duì)于醫(yī)療技術(shù)的持續(xù)發(fā)展以及現(xiàn)代化的整治工作具有重要影響，幫助醫(yī)院不斷進(jìn)步，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）醫(yī)療檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史的真實(shí)寫照

醫(yī)院中的檔案資料會(huì)記錄下不同階段的信息內(nèi)容，包括醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中的一些重大歷史事件、醫(yī)學(xué)教研、財(cái)務(wù)、設(shè)備、人事等多個(gè)方面的詳細(xì)資料，通過(guò)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療檔案進(jìn)行分析，可以掌控醫(yī)院的發(fā)展歷史，了解醫(yī)院的運(yùn)行狀況，也能對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展方向產(chǎn)生相應(yīng)的了解，也就是說(shuō)醫(yī)院中的檔案管理絕不僅僅是對(duì)于醫(yī)院檔案開(kāi)展的簡(jiǎn)單管理工作，同時(shí)也會(huì)影響到醫(yī)院歷史的保存情況。

（三）醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)患問(wèn)題進(jìn)行處理的重要憑證

在醫(yī)院的建設(shè)以及發(fā)展過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)醫(yī)患糾紛，對(duì)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展造成影響，在這時(shí)醫(yī)患檔案就體現(xiàn)出了至關(guān)重要的作用，和其他的行業(yè)相比較體現(xiàn)出了差異性。尤其是在醫(yī)患關(guān)系的處理環(huán)節(jié)，通常會(huì)由于醫(yī)院方面以及患者雙方各執(zhí)一詞而導(dǎo)致事件進(jìn)一步惡化，對(duì)于醫(yī)院造成極其嚴(yán)重的影響，如果在這時(shí)醫(yī)院無(wú)法向法院提供有力的證據(jù)，通常會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院承擔(dān)敗訴的責(zé)任。但是當(dāng)醫(yī)院有完整的檔案時(shí)，就能為醫(yī)患關(guān)系的處理提供很好的憑證，可以提供更加完整的醫(yī)患檔案，為有關(guān)方面的查閱提供方便，這對(duì)于醫(yī)患關(guān)系的公正處理具有一定影響，同時(shí)也有助于維護(hù)患者和醫(yī)院雙方的合法權(quán)益。

（四）醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作開(kāi)展的前提

醫(yī)院組織開(kāi)展日常管理工作會(huì)和檔案管理存在緊密關(guān)聯(lián)，比如說(shuō)在醫(yī)院中關(guān)于儀器設(shè)備的檔案管理就會(huì)包括各種儀器設(shè)備的申報(bào)、采購(gòu)、運(yùn)行情況監(jiān)測(cè)、維護(hù)、檢修等多個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)，而這些儀器設(shè)備的使用以及維護(hù)都會(huì)直接影響到醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的狀態(tài)，又比如針對(duì)醫(yī)院中人事檔案資料的管理，會(huì)影響到醫(yī)院的人力資源隊(duì)伍的建設(shè)以及人力資源的合理安排分配，對(duì)醫(yī)院中人力資源的績(jī)效考核和評(píng)價(jià)都會(huì)影響到醫(yī)院的實(shí)際管理狀態(tài)，如果脫離檔案管理，那么其他的日常工作都會(huì)難以順利開(kāi)展，醫(yī)院也無(wú)法正常運(yùn)行[1]。

（五）醫(yī)院檔案管理有助于積累經(jīng)驗(yàn)

醫(yī)院的檔案管理會(huì)涉及到醫(yī)院發(fā)展的全過(guò)程和各個(gè)細(xì)節(jié)，也是醫(yī)院中的關(guān)鍵員工積累經(jīng)驗(yàn)、傳播經(jīng)驗(yàn)的重要組成部分，比如說(shuō)針對(duì)醫(yī)院中某些特殊的病例要怎樣進(jìn)行處理、對(duì)于醫(yī)院中的患者辦理出院時(shí)要掌握哪些手續(xù)、注意哪些問(wèn)題、在醫(yī)療體系中要怎樣處理緊急狀況。這些病例資料的存在是醫(yī)療科研體系中的重要組成部分，也是關(guān)鍵的資料來(lái)源，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中遇到相同病情的患者提供借鑒的資料和參考的經(jīng)驗(yàn)，也可以為一些新的治療方法的推廣和普及奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院的檔案管理機(jī)制尚未健全

現(xiàn)如今社會(huì)的不斷發(fā)展已經(jīng)讓檔案管理的工作形式更加豐富多樣，檔案管理的范圍也越來(lái)越全面，但是實(shí)際中仍然有一部分醫(yī)院的管理模式相對(duì)比較單一，管理體系并不健全，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程受到了阻礙，有一些醫(yī)院中開(kāi)展檔案管理工作時(shí)涉及到的材料太過(guò)于分散，對(duì)于管理工作也缺乏相應(yīng)的制度體系作為支撐，管理的結(jié)果沒(méi)有辦法得到嚴(yán)格的考核，因此也無(wú)法得到精確的評(píng)價(jià)，管理體制不夠健全，或者是缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致實(shí)際的管理效果達(dá)不到理想的狀態(tài)，管理制約體系形同虛設(shè)，同樣影響到了檔案管理的成效，用于檔案管理方面的人力資源和物資被浪費(fèi)，嚴(yán)重影響到了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)腳步。除此之外，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展，并且在各大行業(yè)得到了滲透，由于醫(yī)院的管理機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理體系中的作用無(wú)法得到充分的發(fā)揮，檔案管理的技術(shù)水平相對(duì)較低[3]。

（二）醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施配備不足

隨著新醫(yī)改的政策全面落實(shí)和實(shí)施，醫(yī)療保障制度的建設(shè)效果逐漸提高，醫(yī)療水平也持續(xù)上升，讓醫(yī)院中的就醫(yī)效果越來(lái)越好，采集的各類檔案信息數(shù)量也越來(lái)越豐富，但是當(dāng)前的醫(yī)院對(duì)于檔案管理設(shè)備的投入?yún)s并沒(méi)有重視，有很多的醫(yī)院檔案管理設(shè)備相對(duì)比較老舊，在檔案管理過(guò)程中的庫(kù)房空間壓抑，這就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展受到阻礙。伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化水平持續(xù)提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到了普及和應(yīng)用，對(duì)于檔案的信息化要求也在持續(xù)提升，舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備導(dǎo)致醫(yī)院中開(kāi)展檔案管理時(shí)仍然會(huì)采取手工搜集、整理數(shù)據(jù)等方式，導(dǎo)致工作效率不高。另外，在醫(yī)院檔案管理時(shí)，可能會(huì)由于一些紙質(zhì)資料的存放時(shí)間較長(zhǎng)、設(shè)施條件落后以及檔案存放庫(kù)房破舊等因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案破損和丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量和效果[4]。

（三）對(duì)于醫(yī)院檔案資源的重要價(jià)值認(rèn)知不足

醫(yī)院中的檔案資料對(duì)各方面工作的有序開(kāi)展具有積極的引導(dǎo)作用，通過(guò)對(duì)檔案資源的科學(xué)利用，能協(xié)助醫(yī)院中的各項(xiàng)工作取得重大的突破，使之獲得更明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。近些年來(lái)有關(guān)方面對(duì)檔案資料應(yīng)用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了進(jìn)一步宣傳，但是群眾對(duì)于檔案資料的利用價(jià)值了解還是不夠深入，長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)更加關(guān)注醫(yī)療體系的完善，而忽視檔案管理方面的工作，導(dǎo)致檔案管理太過(guò)于隨意自由，使檔案資料的價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)。還有一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部，其檔案管理的意識(shí)相對(duì)比較淡薄，又容易受到人力資源、設(shè)施以及經(jīng)費(fèi)等多重因素的影響，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)了問(wèn)題。也正是由于對(duì)檔案工作的重視度缺乏，讓檔案信息資源的關(guān)鍵價(jià)值并未得到充分的發(fā)揮，影響到了檔案資源的利用效果[5]。

（四）專業(yè)醫(yī)院檔案管理工作人才數(shù)量不足

對(duì)于醫(yī)院檔案管理的工作結(jié)果造成影響的因素豐富多樣，其中檔案管理專業(yè)人才的缺乏是重要的一個(gè)原因。隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平持續(xù)提高，對(duì)于檔案管理專業(yè)的研究也在越來(lái)越深入，在這個(gè)過(guò)程中也涌現(xiàn)出了一批專業(yè)性人才，他們從事檔案研究工作，并逐漸研究和探索出了有助于檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵措施和方法，促使各大高校的檔案學(xué)專業(yè)逐漸壯大，學(xué)生人才的數(shù)量越來(lái)越多。但是調(diào)查研究的過(guò)程中仍然發(fā)現(xiàn)很多檔案管理專業(yè)人才，他們從事的職業(yè)可能會(huì)更加偏向于專業(yè)研究機(jī)構(gòu)的館員或者是圖書館館員等專業(yè)型的崗位，而醫(yī)院的檔案管理工作則會(huì)有其他的專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)，這就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的實(shí)際成效不明顯，影響到醫(yī)院檔案管理效果的提升。由于負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員專業(yè)及知識(shí)匱乏，導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中太過(guò)于混亂，讓醫(yī)院中不同的檔案資料分類不明，標(biāo)識(shí)不清，查找時(shí)極度困難，難以為其他工作的開(kāi)展提供支持[6]。

三、提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的措施

（一）健全醫(yī)院檔案管理的制度體系

醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作首先要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭在檔案管理方面投入更多的支持和關(guān)注，為檔案管理工作開(kāi)展創(chuàng)造更加便捷的條件，將檔案管理歸結(jié)到醫(yī)院管理的重要議程中。還需要重視醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和醫(yī)院中的業(yè)務(wù)共同開(kāi)展同步實(shí)施，使醫(yī)院能真正認(rèn)識(shí)到檔案管理具有的重要影響，在檔案管理中有責(zé)任感，開(kāi)拓思想，更新觀念。醫(yī)院還需要結(jié)合有關(guān)方面的法律法規(guī)，結(jié)合自身的發(fā)展情況，以及對(duì)檔案管理提出的要求，制定出和本單位的情況更加匹配的檔案管理制度體系，使其中的細(xì)節(jié)明確，流程清晰，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的監(jiān)管責(zé)任，完善監(jiān)管制度，確保醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都能有參考的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的要求[7]。

（二）重視醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)施的投入

現(xiàn)如今信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，計(jì)算機(jī)的使用在檔案管理方面提出了更高的要求，也產(chǎn)生了良好的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，有助于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)和要求，對(duì)此，首先是需要提高醫(yī)院中檔案存放設(shè)備以及技術(shù)的現(xiàn)代化設(shè)備，包括檔案資料存放的庫(kù)房、檔案柜以及庫(kù)房的空調(diào)等硬件設(shè)施。另外是計(jì)算機(jī)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用價(jià)值更加明顯，因此必須要在計(jì)算機(jī)管理環(huán)節(jié)加大重視，要保障計(jì)算機(jī)運(yùn)行的穩(wěn)定性，對(duì)計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)檔案信息情況進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)[8]。

（三）增強(qiáng)醫(yī)院管理人員的檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作重視，是醫(yī)院檔案管理工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提，要將檔案管理歸結(jié)到醫(yī)院中重要的議事日程，使之作為醫(yī)院長(zhǎng)期建設(shè)以及發(fā)展過(guò)程中的關(guān)鍵內(nèi)容，和醫(yī)院中的其他業(yè)務(wù)同步規(guī)劃以及有序開(kāi)展。要針對(duì)醫(yī)院中的檔案管理工作進(jìn)行全方位的宣傳，確保醫(yī)院中的領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員以及其他的醫(yī)院職工都能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案資料所具有的重要意義，也能明確檔案資料和自己日常生活、工作之間產(chǎn)生的緊密關(guān)聯(lián)，大力支持檔案管理工作，配合相關(guān)的任務(wù)。同時(shí)針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)將其歸結(jié)到醫(yī)院各大科室的責(zé)任目標(biāo)中，讓檔案管理的結(jié)果和負(fù)責(zé)人的績(jī)效考核相互匹配，從制度上來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作的有序執(zhí)行，讓檔案管理的時(shí)效性得到提升[9]。

（四）提高醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作的成敗離不開(kāi)人員的支持，因此在醫(yī)院中建設(shè)一支專業(yè)的、有能力的檔案管理人才隊(duì)伍則是達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)的重要前提。只有將檔案管理人員的培養(yǎng)歸結(jié)到醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃中，才能在提高檔案管理人員的素質(zhì)方面作出重要的貢獻(xiàn)，提供相應(yīng)的保障。要加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，使之定期參與檔案局等專業(yè)管理部門組織的培訓(xùn)過(guò)程中，讓其接受知識(shí)更新理念，不斷的進(jìn)修，提高自身的和水平，才能更好的在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮重要作用。與此同時(shí)，由于醫(yī)院的檔案管理工作本身比較特殊，就需要組織安排檔案管理工作人員深入到臨床一線去參加調(diào)查和學(xué)習(xí)，使醫(yī)院中檔案管理信息的新需求得到進(jìn)一步的更新，也能總結(jié)探索出一條更適宜醫(yī)院檔案管理的新道路和方法，促進(jìn)檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[10]。

（五）完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)

醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)管理工作必須要根據(jù)醫(yī)院自身的發(fā)展情況以及當(dāng)?shù)氐那闆r引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，使用相對(duì)來(lái)說(shuō)更符合醫(yī)院發(fā)展情況的信息技術(shù)，絕不能在信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中盲目追求速度，而是要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排信息化系統(tǒng)的軟件和功能，對(duì)各部門的情況產(chǎn)生了解，并實(shí)施檔案綜合管理工作。在檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性的原則，制定出信息化管理系統(tǒng)使用的流程和方式，對(duì)不同部門以及人員的檔案資料查閱權(quán)限進(jìn)行清晰的制定和分配，讓檔案信息的完整性、安全性和有效性得到同步的提升和最大化的保障。在開(kāi)展醫(yī)院檔案信息化管理時(shí)，需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況投資，使之為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)助力[11]。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作的最終目的是要將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，就需要根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展特點(diǎn)，圍繞醫(yī)院管理需求的不同方面進(jìn)行深入的探索和研究，尋找行之有效的、最科學(xué)合理的檔案管理辦法，讓檔案資料的利用率得到提高，也能充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院決策環(huán)節(jié)所具有的重要優(yōu)勢(shì)和作用，達(dá)到醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)醫(yī)院不斷進(jìn)步。

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（作者簡(jiǎn)介：李品，職務(wù)：檔案管理中級(jí)館員；學(xué)歷：本科；研究方向：醫(yī)院檔案管理）

（責(zé)任編輯：李雪威）