利用“清單模式”提升航天產(chǎn)品技術(shù)文件審簽質(zhì)量

王一晴 王拓 劉翠云

（北京航天自動(dòng)控制研究所， 北京， 100854）

航天產(chǎn)品技術(shù)文件是航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)、 生產(chǎn)、試驗(yàn)、 使用和管理的基本依據(jù)， 它不僅指導(dǎo)著正在進(jìn)行中的研制和生產(chǎn)工作， 同時(shí)也以檔案記錄的形式成為航天事業(yè)的知識(shí)寶庫(kù)。 技術(shù)文件的審簽是保障技術(shù)文件質(zhì)量最重要的制度， 但由于高強(qiáng)度的科研任務(wù)、 嚴(yán)格的計(jì)劃管理制度和設(shè)計(jì)人員意識(shí)不足等原因?qū)е聦徍炄藛T在審簽過(guò)程中難以正常履職， 審簽過(guò)程流于形式。 所以一直以來(lái)， 如何切實(shí)提高技術(shù)文件的審簽質(zhì)量成為航天管理者需要深入研究的問(wèn)題之一[1]。

在審簽過(guò)程中， 大部分問(wèn)題的出現(xiàn)并不是因?yàn)槲粗睦碚撝R(shí)， 而是因?yàn)闆](méi)有正確使用已存在、 已掌握的知識(shí)而導(dǎo)致的低層次問(wèn)題， 通過(guò)一些便捷有效的管理模式降低此類問(wèn)題的發(fā)生就可以提升技術(shù)文件的審簽質(zhì)量[2]。 將廣泛應(yīng)用于醫(yī)療、 建筑、 投資等行業(yè)的清單管理模式引入技術(shù)文件審簽工作， 利用看似簡(jiǎn)單的列舉清單、 打鉤完成的方式幫助每個(gè)審簽人員克服固有的記憶力和注意力問(wèn)題[3]。 使清單模式持續(xù)發(fā)揮效果，則要從制作清單到推廣實(shí)施， 乃至持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程中配合科學(xué)的管理方式， 使清單簡(jiǎn)潔高效且便于利用、 使清單模式融入電子簽署流程、 使簽署人員在審查文件時(shí)可以有意識(shí)的尋求清單， 從而達(dá)到利用清單模式提升技術(shù)文件審簽質(zhì)量的目的。

1 航天產(chǎn)品技術(shù)文件審簽現(xiàn)狀

1.1 航天產(chǎn)品技術(shù)文件審簽特點(diǎn)

1.1.1 審簽流程及要求明確

基于航天產(chǎn)品嚴(yán)格的質(zhì)量要求和完整的標(biāo)準(zhǔn)體系， 其技術(shù)文件在貫徹國(guó)軍標(biāo)中三級(jí)審簽制度的同時(shí)， 配合質(zhì)量體系中要求的工藝、 質(zhì)量會(huì)簽制度及標(biāo)準(zhǔn)化審查制度， 技術(shù)文件按照編寫(xiě)、 校對(duì)、 審核、 工藝、 會(huì)簽、 標(biāo)審、 批準(zhǔn)的順序進(jìn)行簽署， 其中除了必須進(jìn)行的編寫(xiě)、 校對(duì)、 審核、批準(zhǔn)簽署外， 工藝、 會(huì)簽、 標(biāo)審要按照不同類別技術(shù)文件的具體要求進(jìn)行簽署[4]。 同時(shí)航天行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)明確了各層次產(chǎn)品的簽署人員的資格權(quán)限及各級(jí)簽署人員的技術(shù)職責(zé)。

從國(guó)軍標(biāo)、 航天工業(yè)行業(yè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)到各級(jí)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類別技術(shù)文件的簽署人員資質(zhì)、 簽署流程和完整性、 簽署方法及簽署職責(zé)都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定， 使得技術(shù)文件的審簽質(zhì)量有了制度層面的基礎(chǔ)保障。

1.1.2 審簽過(guò)程信息化程度高

隨著各級(jí)單位的信息化程度不斷提高， 技術(shù)文件從設(shè)計(jì)軟件中產(chǎn)生最終至數(shù)字檔案館或電子檔案庫(kù)歸檔， 其流轉(zhuǎn)形式均為電子文件。 與此同時(shí)技術(shù)文件的簽署也以電子簽署的方式在各信息系統(tǒng)開(kāi)展完成， 隨著設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)的完善升級(jí)和互聯(lián)互通， 電子簽署同時(shí)支持外單位的跨域電子會(huì)簽。 少部分不能完成互通的單位則以簽署頁(yè)確認(rèn)等形式實(shí)現(xiàn)電子代簽署。

1.2 技術(shù)文件審簽問(wèn)題案例分析

標(biāo)準(zhǔn)化審查作為全部簽署流程中批準(zhǔn)簽署前的倒數(shù)第2 個(gè)環(huán)節(jié)， 其審查內(nèi)容范圍較廣， 同時(shí)涵蓋了校對(duì)、 審核、 會(huì)簽等上游環(huán)節(jié)未發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題， 且標(biāo)準(zhǔn)化審查人員為專人專崗， 有利于開(kāi)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。 所以本案例把標(biāo)準(zhǔn)化審查環(huán)節(jié)中統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)作為切入點(diǎn)， 對(duì)當(dāng)前簽署情況進(jìn)行分析。

在一個(gè)季度時(shí)間內(nèi)， 經(jīng)某研究所標(biāo)準(zhǔn)化審查人員統(tǒng)計(jì)， 共計(jì)產(chǎn)生標(biāo)審未通過(guò)設(shè)計(jì)文件305份， 涉及問(wèn)題338 項(xiàng) （部分文件存在涉及多項(xiàng)問(wèn)題不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的情況， 每個(gè)問(wèn)題項(xiàng)單獨(dú)計(jì)算）。 去除17 項(xiàng)非典型問(wèn)題， 將剩余321 項(xiàng)問(wèn)題按照問(wèn)題內(nèi)容進(jìn)行分類， 按問(wèn)題產(chǎn)生數(shù)量由多至少分類排序后形成表1。

表1 標(biāo)準(zhǔn)化審查問(wèn)題列表

對(duì)表1 進(jìn)行進(jìn)一步分析， 序號(hào)2、 5、 8 項(xiàng)問(wèn)題涉及簽署完整性、 配套完整性、 標(biāo)準(zhǔn)選用問(wèn)題， 屬于標(biāo)準(zhǔn)化審查應(yīng)負(fù)責(zé)的專業(yè)性問(wèn)題， 共計(jì)118 項(xiàng)。 其余203 項(xiàng)問(wèn)題多為基礎(chǔ)性問(wèn)題， 占63.2%。 也就是說(shuō)， 技術(shù)文件經(jīng)過(guò)校對(duì)、 審核、會(huì)簽等多環(huán)節(jié)把關(guān)， 仍存在著大量的基礎(chǔ)性問(wèn)題， 其中還包含著如頁(yè)碼、 空白頁(yè)、 顯示不完整等低層次問(wèn)題。 在審查過(guò)程中甚至還出現(xiàn)了空白文檔、 空白更改單等極端情況。

2 技術(shù)文件審簽中存在的問(wèn)題類型與分析

2.1 存在的問(wèn)題

2.1.1 “無(wú)知之錯(cuò)”

如果技術(shù)文件審簽問(wèn)題來(lái)自于我們尚未得到明確結(jié)論的知識(shí)內(nèi)容， 那么這部分問(wèn)題屬于 “無(wú)知之錯(cuò)”。 “無(wú)知之錯(cuò)” 作為未知內(nèi)容很難在簽署過(guò)程中暴露出來(lái)， 一般會(huì)在生產(chǎn)、 試驗(yàn)等后續(xù)研制環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)， 其解決或減少需要一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)累積。

要解決 “無(wú)知之錯(cuò)”， 降低其發(fā)生幾率需要在長(zhǎng)期研究中通過(guò)行業(yè)的進(jìn)步、 技術(shù)的創(chuàng)新等方式不斷積累經(jīng)驗(yàn)而實(shí)現(xiàn)。 在經(jīng)驗(yàn)累積充足且管理體系完整的航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件管理模式中， “無(wú)知之錯(cuò)” 的數(shù)量少、 占比小， 同時(shí)難以通過(guò)短期的管理模式改變得到改善。

2.1.2 “無(wú)能之錯(cuò)”

各級(jí)人員在簽署過(guò)程中產(chǎn)生的 “無(wú)能之錯(cuò)”指在已知知識(shí)的范圍內(nèi)出現(xiàn)的錯(cuò)誤， 其數(shù)量多、占比大， 方便統(tǒng)計(jì)且容易改正。

根據(jù)表1 統(tǒng)計(jì)， 在審簽過(guò)程中統(tǒng)計(jì)出的所有問(wèn)題都在我們已知的知識(shí)體系中， 屬于沒(méi)有正確使用相關(guān)知識(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤。 其中有203 項(xiàng)不屬于標(biāo)準(zhǔn)化審查專業(yè)的問(wèn)題， 而是應(yīng)該在前期簽署流程 （設(shè)計(jì)、 校對(duì)、 審核、 會(huì)簽環(huán)節(jié)） 可以檢查出來(lái)的問(wèn)題， 這些問(wèn)題就是設(shè)計(jì)、 校對(duì)、 審核、 會(huì)簽人員在審簽過(guò)程中犯下的 “無(wú)能之錯(cuò)”。

2.2 原因解析

2.2.1 審簽人員意識(shí)不到位

高密度發(fā)射、 快速的研制節(jié)奏形成了當(dāng)前周期緊、 任務(wù)重的高強(qiáng)度研制工作現(xiàn)狀， 簽署人員要在完成自己主管的設(shè)計(jì)任務(wù)的前提下再審簽其他設(shè)計(jì)的技術(shù)文件， 投入的精力明顯不足。 同時(shí)嚴(yán)肅的計(jì)劃考核方式往往使人們更加關(guān)注主管設(shè)計(jì)時(shí)間， 而無(wú)法保障后續(xù)的審簽時(shí)間。 精力和時(shí)間的雙重制約下導(dǎo)致審簽過(guò)程常常流于形式。

2.2.2 審簽知識(shí)點(diǎn)繁雜， 掌握及應(yīng)用難度大

審簽知識(shí)來(lái)源于各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、 各類質(zhì)量要求和技術(shù)要求， 僅標(biāo)準(zhǔn)一項(xiàng)就包括了國(guó)軍標(biāo)、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、院標(biāo)、 企標(biāo)等各級(jí)要求， 從中產(chǎn)生出大量的審簽要點(diǎn)。 部分技術(shù)文件缺乏對(duì)審簽要點(diǎn)的梳理， 即使是經(jīng)過(guò)梳理的要點(diǎn)也存在顆粒度不一致、 內(nèi)容不夠系統(tǒng)、 難以執(zhí)行等問(wèn)題。 審簽要點(diǎn)的分散使審簽人員難以一一知曉， 而審簽要點(diǎn)的數(shù)量繁多使審簽人員難以一一落實(shí)， 其數(shù)量和復(fù)雜程度都超過(guò)了審簽人員個(gè)體能夠正確使用或全面落實(shí)的能力范圍。

2.2.3 人員個(gè)體的客觀局限性

設(shè)想一個(gè)能夠掌握所有審簽知識(shí)且能熟練運(yùn)用這些知識(shí)的超級(jí)專家， 在面對(duì)日復(fù)一日數(shù)量眾多的文件審查工作時(shí)， 由于客觀局限性， 或多或少也可能有一些審簽要點(diǎn)被忽略， 從而導(dǎo)致難以避免的錯(cuò)誤， 進(jìn)而可能會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量問(wèn)題。

3 清單模式與技術(shù)文件審簽研究

3.1 清單模式概述

清單模式是對(duì)已知的知識(shí)進(jìn)行整合， 將要完成這項(xiàng)復(fù)雜工作所要進(jìn)行的所有項(xiàng)目列于一張清單之上， 執(zhí)行人只要按照清單上的內(nèi)容一一執(zhí)行即可完成該項(xiàng)工作。 這種傻瓜模式操作可以很大程度上防止低層次錯(cuò)誤的發(fā)生， 使工作者在充分利用我們所掌握的知識(shí)的同時(shí)， 還可以彌補(bǔ)個(gè)體人員不可避免的缺陷和不足。

3.2 清單模式對(duì)技術(shù)文件審簽工作的適用性

3.2.1 適用于要點(diǎn)繁雜的審簽工作

據(jù)統(tǒng)計(jì)， 一份某專業(yè)系統(tǒng)級(jí)電路圖在審查過(guò)程中共有20 項(xiàng)技術(shù)文件圖樣共性審查內(nèi)容、 20項(xiàng)電路圖審查內(nèi)容、 28 項(xiàng)專業(yè)審查內(nèi)容， 可能會(huì)涉及29 項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和制度要求， 可見(jiàn)技術(shù)文件審查的復(fù)雜程度。 這些內(nèi)容已經(jīng)是經(jīng)專業(yè)人員從各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和制度中梳理而成的要點(diǎn)。 而當(dāng)設(shè)計(jì)人員面對(duì)數(shù)量眾多、 內(nèi)容繁雜的標(biāo)準(zhǔn)和制度原文時(shí)，技術(shù)文件審查就變成一件復(fù)雜到難以優(yōu)質(zhì)完成的工作。 如果將梳理出的要點(diǎn)按照各級(jí)審簽的不同分工制作成一份份審簽清單， 它就可以提醒各級(jí)簽署人員應(yīng)該完成的工作。 這時(shí)清單不僅是一種檢查方法， 還是一種高質(zhì)量工作的保障。

3.2.2 有規(guī)可循、 有標(biāo)可依

航天行業(yè)發(fā)展至今， 航天產(chǎn)品的設(shè)計(jì)工作積累并形成了大量的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)， 設(shè)計(jì)文件其實(shí)就是設(shè)計(jì)人員把這些內(nèi)容一一實(shí)現(xiàn)的載體。 審簽人員對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行審查同樣也是檢查各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)和要求是否落實(shí)的過(guò)程。 也就是說(shuō)， 審查要點(diǎn)清單完全可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求被制作出來(lái)， 這也正是清單模式的實(shí)施基礎(chǔ)。

3.3 清單模式在審簽過(guò)程中的作用

3.3.1 有效減少低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生

當(dāng)我們所掌握知識(shí)的復(fù)雜程度超過(guò)了以個(gè)人能力難以使其穩(wěn)定地發(fā)揮功效時(shí)， 我們就會(huì)面對(duì)兩大問(wèn)題： 忘記知識(shí)和忽略知識(shí)。 設(shè)計(jì)人員在技術(shù)文件的審簽過(guò)程中同樣面對(duì)這2 個(gè)問(wèn)題， 在繁重的科研壓力下， 記憶力和注意力不足會(huì)讓我們忘記應(yīng)該審查的知識(shí)點(diǎn)或者明明記得但因?yàn)槁楸源笠舛^(guò)了應(yīng)該審查的知識(shí)點(diǎn)。 審簽要點(diǎn)清單提供了一種認(rèn)知防護(hù)網(wǎng)， 它可以提醒各級(jí)簽署人員 “應(yīng)該審查什么” 和 “不要忘記什么”， 保障每一個(gè)簽署人員不遺漏任何簡(jiǎn)單的問(wèn)題， 不跳過(guò)任何簡(jiǎn)單的步驟。 運(yùn)用得當(dāng)將會(huì)大大減少審簽環(huán)節(jié)中低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生概率。

3.3.2 用集體智慧降低個(gè)人認(rèn)知缺陷

在設(shè)計(jì)文件審簽的過(guò)程中， 每個(gè)環(huán)節(jié)的簽署人員都是獨(dú)立完成工作， 無(wú)紙化辦公及網(wǎng)絡(luò)簽署的應(yīng)用在提高效率的同時(shí)也增強(qiáng)了簽署工作的獨(dú)立性。 清單的出現(xiàn)可以改善這一狀況， 經(jīng)過(guò)專家團(tuán)隊(duì)討論和研究制作出來(lái)的審簽清單結(jié)合了集體的智慧， 從而降低個(gè)人認(rèn)知缺陷。

4 清單模式審簽應(yīng)用

4.1 清單制作

4.1.1 成立清單制作組

在制作清單之前應(yīng)成立清單制作組， 可以按照不同專業(yè)、 不同類型技術(shù)文件分別成立不同的清單制作小組。 但應(yīng)注意的是制作小組成員應(yīng)涵蓋某專業(yè)或某類技術(shù)文件的所有審簽專業(yè)和角色，同時(shí)應(yīng)該是經(jīng)驗(yàn)豐富、 悉知知識(shí)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的專家和一線工作人員。 由小組制作出來(lái)的清單應(yīng)進(jìn)行廣泛的意見(jiàn)征集并在不同小組中交換討論， 確保清單要點(diǎn)的顆粒度保持一致且可執(zhí)行性強(qiáng)。

4.1.2 清單制作原則

a） 以人為本。在審簽工作中， 清單內(nèi)容應(yīng)符合各個(gè)審簽角色的特點(diǎn)， 它只負(fù)責(zé)提醒簽署人員各環(huán)節(jié)中的要點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)， 幫助他們搞清楚最關(guān)鍵和最重要的內(nèi)容。 只有審簽人員在使用過(guò)程中感覺(jué)方便便捷， 他們才能體會(huì)到清單的作用和價(jià)值， 清單模式才能持續(xù)發(fā)揮作用。

b） 抓取 “關(guān)鍵點(diǎn)”， 避免 “大而全”。清單從來(lái)都不是大而全的操作手冊(cè)， 而是理性選擇后的思維工具。 如果清單冗長(zhǎng)就會(huì)不便于使用， 再全面的內(nèi)容也會(huì)讓使用者感到麻煩、 甚至忽視。一份好的審簽清單應(yīng)精確、 高效、 切中要害， 清晰地列出每一個(gè)審簽角色需要確認(rèn)的必不可少的關(guān)鍵內(nèi)容， 使審簽人員在簽署過(guò)程中能夠按照清單的提示頭腦清晰地完成工作。

c） 合理的呈現(xiàn)方式。當(dāng)清單內(nèi)容被確定出來(lái)后， 其呈現(xiàn)方式也決定了清單的好用程度。 首先， 清單的語(yǔ)言應(yīng)做到簡(jiǎn)練、 準(zhǔn)確； 其次， 清單應(yīng)進(jìn)行合理的排版， 其內(nèi)容最好不要超過(guò)1 頁(yè)，要排列整齊， 一目了然。 讓使用者一眼看過(guò)去產(chǎn)生 “完全可以輕松完成” 的心理狀態(tài)。

d） 清單的驗(yàn)證測(cè)試。制作完成后的清單要在實(shí)際環(huán)境中進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)證。 技術(shù)文件種類多樣， 航天產(chǎn)品研制涉及專業(yè)眾多， 清單在制作前期進(jìn)行的意見(jiàn)征集并不能涵蓋實(shí)際工作中的各種情況， 所以審簽清單應(yīng)在過(guò)程中進(jìn)行完善和修改， 最終得以正式應(yīng)用。

4.2 清單實(shí)施

審簽清單可以有2 種使用方式： 一是審簽人員憑借自己的知識(shí)儲(chǔ)備和工作經(jīng)驗(yàn)完成審簽工作， 然后對(duì)照清單進(jìn)行一一確認(rèn)； 二是審簽人員對(duì)照清單一邊查閱清單一邊確認(rèn)文件內(nèi)容。 這2 種方式都可以起到一定的效果， 同時(shí)都要依靠數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)。 前者的好處是實(shí)現(xiàn)更加快捷方便， 審簽人員完成審閱后在是否同意簽署的界面增加清單內(nèi)容并配合打鉤欄和批注意見(jiàn)欄使用。 這種方式的缺點(diǎn)是審簽人員如需要重新確認(rèn)某項(xiàng)內(nèi)容則需要在文件和審簽頁(yè)來(lái)回切換， 且清單確認(rèn)放在最后容易使人忽視， 產(chǎn)生習(xí)慣性勾選的情況。 第二種方式為簽署人員同時(shí)提供兩個(gè)界面， 即設(shè)計(jì)文件和審簽清單的同時(shí)瀏覽， 對(duì)照確認(rèn)內(nèi)容讓使用更為便利。 但這種方式基于當(dāng)前已經(jīng)形成體系的設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)說(shuō)改造量更大， 實(shí)現(xiàn)較為困難。

無(wú)論采用哪種方式， 審簽清單的最終實(shí)現(xiàn)者還是審簽人員。 當(dāng)審簽人員打開(kāi)一份設(shè)計(jì)文件時(shí)， 他們本能的第一反應(yīng)肯定是憑借經(jīng)驗(yàn)完成審簽， 而不是查閱清單完成工作。 所以除了實(shí)用的清單、 方便使用方式外， 清單模式的實(shí)施還需要配合有效的宣貫培訓(xùn)[5]。 將清單模式的理念植入設(shè)計(jì)人員的思想， 使他們?cè)趯徍炦^(guò)程中產(chǎn)生主動(dòng)尋求清單幫助的意識(shí)。

4.3 持續(xù)改進(jìn)

好的清單不是一成不變的。 審簽清單在應(yīng)用中一定會(huì)收集到各類問(wèn)題， 一方面是現(xiàn)有清單中讓審簽人員覺(jué)得不便利或不好用的內(nèi)容， 比如： 清單過(guò)于冗長(zhǎng)、 部分內(nèi)容描述不清、 條目模糊難以操作、視覺(jué)感受差等等。 另一方面， 各型號(hào)在研制過(guò)程中還會(huì)不斷出現(xiàn)各類質(zhì)量問(wèn)題， 其中一部分問(wèn)題與技術(shù)文件的編制有關(guān)。 責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期收集上述兩個(gè)方面問(wèn)題， 并組織專家組討論修訂清單。 但要注意的是， 簡(jiǎn)潔的清單可以確保執(zhí)行力度但有可能影響清單的安全性， 冗長(zhǎng)的清單雖然安全卻容易因不便于使用導(dǎo)致被應(yīng)付了事。 在清單的持續(xù)改進(jìn)中， 新的問(wèn)題帶來(lái)的一定是清單內(nèi)容的增加， 但更加困難的部分是刪減內(nèi)容。 清單改進(jìn)團(tuán)隊(duì)要在保持合理篇幅的程度下對(duì)清單進(jìn)行動(dòng)態(tài)修訂， 既確保清單簡(jiǎn)潔、 便于操作， 又確保其安全有效。

清單模式在實(shí)施過(guò)程中要堅(jiān)持以人為本， 審簽清單應(yīng)安全有效且便于使用， 用數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)清單與電子簽署流程的融合， 配合廣泛的培訓(xùn)和宣貫， 使審簽人員在審簽過(guò)程形成“主動(dòng)尋求清單幫助—感受清單帶來(lái)的效果—主動(dòng)尋求清單幫助” 的良性循環(huán)。 同時(shí)， 管理者需要組織人員對(duì)清單進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理， 通過(guò)持續(xù)改進(jìn)讓清單在審簽工作中保持長(zhǎng)效， 從而切實(shí)提升技術(shù)文件的審簽質(zhì)量。