高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

韓蕾

檔案管理工作是職業(yè)院校管理工作中必不可少的組成部分，在職業(yè)院校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中有著不可替代、不可動(dòng)搖的地位。本文分析了高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，包括檔案管理工作地位偏低、管理設(shè)施簡(jiǎn)陋陳舊、檔案利用程序復(fù)雜、人員水平還有待提升等，并針對(duì)問(wèn)題的表現(xiàn)探索了高職院校檔案管理工作的改進(jìn)策略。

當(dāng)前，黨和國(guó)家對(duì)于職業(yè)教育高度重視，在這一背景下我國(guó)高職院校得到如火如荼的發(fā)展，科研水平、人才培養(yǎng)、教學(xué)質(zhì)量、社會(huì)影響力等方面都在逐步提升。因此，各高校不僅要抓好學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量，也要高度關(guān)注檔案管理工作，通過(guò)有效方法助推檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作地位偏低

近些年來(lái)，高職院校檔案規(guī)模在持續(xù)擴(kuò)大，檔案種類(lèi)也越來(lái)越多，學(xué)校在檔案管理工作上也投入了更多的資金和人力，檔案管理工作隸屬于高職院校圖書(shū)館，高職院校圖書(shū)館主要任務(wù)還是圖書(shū)管理和借閱，檔案管理是一項(xiàng)次要內(nèi)容。因此，各方人員對(duì)于檔案管理工作的重視度也不高，比之其他板塊，高職院校在檔案管理上投入的財(cái)政撥款不多，人員數(shù)量也偏少，學(xué)校也是將更多的資金投入到教育改革中，面對(duì)龐大的檔案管理任務(wù)，檔案管理人員也是心有余而力不足。

管理設(shè)施簡(jiǎn)陋陳舊

目前，多數(shù)高職院校的專職檔案人員數(shù)量少，有些學(xué)校招聘了兼職檔案員，也在檔案室內(nèi)安裝了基本的設(shè)施設(shè)備和攝像裝置，制定了專門(mén)的檔案管理規(guī)定，但是，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的信息化建設(shè)水平還較為滯后。檔案基礎(chǔ)設(shè)施比較老舊，電子化軟件還未全面推廣，在一些地方存在攝像死角，信息化水平不高，一些高職院校在檔案的查詢、輸入上還未完全實(shí)現(xiàn)信息化。

檔案利用程序復(fù)雜

檔案管理工作與檔案生成和存儲(chǔ)之間有著密切關(guān)系，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高職院校檔案管理工作都是采用封閉化模式，總體來(lái)看，高職院校檔案利用程序非常復(fù)雜，相關(guān)人員要查閱檔案，必須要經(jīng)過(guò)層層審批，這無(wú)疑影響了檔案信息的利用效率。

人員水平還有待提升

檔案管理工作的質(zhì)量與人員專業(yè)能力有著密切關(guān)系，目前一些高職院校檔案工作人員年齡偏大，未能適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理工作要求，他們的學(xué)習(xí)能力較差，有的檔案管理人員還在固守傳統(tǒng)的管理方法，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)。在工作量較大的情況下，會(huì)找兼職學(xué)生來(lái)幫忙錄入檔案，但針對(duì)一些機(jī)密文件或者特殊檔案，要求檔案人員進(jìn)行進(jìn)一步的判斷，這對(duì)檔案人員的專業(yè)能力提出了較高要求，由于人員現(xiàn)有能力無(wú)法滿足高職院校檔案管理工作的需求，致使檔案管理和利用出現(xiàn)了“兩張皮”現(xiàn)象。

高職院校檔案管理工作的改進(jìn)策略

優(yōu)化管理體制，革新管理意識(shí)

優(yōu)化管理體制：在高職院校檔案管理工作中，必須要將基礎(chǔ)工作落實(shí)、做細(xì)，推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化發(fā)展，檔案管理工作會(huì)受到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及計(jì)劃發(fā)展等因素的影響，在信息化時(shí)代下，檔案查閱方式發(fā)生了翻天覆地的變化，但就當(dāng)前的制度建設(shè)來(lái)看，還未針對(duì)新時(shí)期的檔案建設(shè)頒布標(biāo)準(zhǔn)，缺乏健全的規(guī)章制度，加之檔案工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了高職院校檔案作用的發(fā)揮。對(duì)此，高職院校需要完善規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則來(lái)制定發(fā)展規(guī)劃，并且要充分考慮到學(xué)校的自身特點(diǎn)，以迅速推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，還要及早規(guī)范檔案管理工作的具體流程，結(jié)合學(xué)校層次和規(guī)模來(lái)合理安排，并根據(jù)實(shí)際情況安排人員，定期根據(jù)檔案管理工作的反饋情況來(lái)調(diào)整制度內(nèi)容。

強(qiáng)化管理意識(shí)：意識(shí)會(huì)影響行動(dòng)，目前高職院校各方人員普遍存在檔案意識(shí)薄弱的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作缺乏客觀、真實(shí)的了解。高職院校管理者也未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，而學(xué)生方面也不知道檔案與自身利益的關(guān)聯(lián)。因此，高職院校管理者需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，將檔案管理工作納入到學(xué)校整體規(guī)劃中，投入必備的人力和和物力，增加資金扶持，并通過(guò)各種平臺(tái)來(lái)對(duì)師生開(kāi)展宣傳，讓廣大教職工、學(xué)生能夠真正關(guān)注到檔案工作，意識(shí)到檔案與自身發(fā)展的聯(lián)系。

強(qiáng)化信息化意識(shí)：進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之后，信息技術(shù)迅速發(fā)展，要讓高職院校檔案管理工作切實(shí)取得成效，還需要與信息化進(jìn)行深度結(jié)合。高職院校管理者需要在這一方面予以更多關(guān)注，提供制度、資金、人員方面的支持，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，利用先進(jìn)、完備的信息化辦學(xué)設(shè)備，為高職院校檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)提供支持。

促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

利用數(shù)字化改造檔案館藏：數(shù)字化改造是借助各種數(shù)字化信息技術(shù)來(lái)改造館藏檔案，這是一種應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)、多媒體來(lái)進(jìn)行處理的一種技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲(chǔ)形式，這是高職院校檔案建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。通過(guò)數(shù)字化改造，能夠形成完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)然，檔案數(shù)字化并不意味著只需要電子文件，而是應(yīng)當(dāng)做到電子文件、紙質(zhì)檔案保管的并舉。

做好數(shù)字化檔案收集工作：在OA系統(tǒng)的普及下網(wǎng)絡(luò)歸檔成為了必然趨勢(shì)，各個(gè)職能部門(mén)需要將形成的電子檔案移交至檔案部門(mén)，確保檔案的整理和歸集可以順利完成，避免重復(fù)性勞動(dòng)。高職院校還需要進(jìn)行電子化改造，增加資金投入建設(shè)電子化檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)加檔案的概念融入到檔案管理工作中，廣大師生以及社會(huì)大眾提供便利的檔案服務(wù)，以更好的發(fā)揮出高職院校的育人作用。

基于流程再造，創(chuàng)新檔案服務(wù)

在傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)思想中是被動(dòng)化的“等人來(lái)用”，如果不將檔案利用起來(lái)，那么就無(wú)法發(fā)揮出其價(jià)值，在信息化時(shí)代下，有必要利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)來(lái)再造檔案服務(wù)流程，讓檔案服務(wù)朝著新的方向發(fā)展，喚醒封閉的“死檔案”，以積極、主動(dòng)的理念來(lái)盤(pán)活檔案資源，挖掘檔案價(jià)值，打造現(xiàn)代化的檔案服務(wù)體系。

一方面，檔案工作人員在檔案服務(wù)工作中需要踐行幾個(gè)服務(wù)理念。一是人性化，人性化要求檔案服務(wù)工作要以人為本，秉承“顧客至上”的原則，無(wú)論檔案利用者身份是誰(shuí)，都要做到平等對(duì)待，為其提供人性化的檔案服務(wù)；二是個(gè)性化，個(gè)性化即根據(jù)不同查閱者的需求提供個(gè)性化服務(wù)檔案，檔案人員要仔細(xì)了解檔案查閱者的具體要求，對(duì)用戶進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)注，有針對(duì)性的提供定制化服務(wù)；三是知識(shí)性，檔案的知識(shí)化服務(wù)是基于大數(shù)據(jù)作為支撐，對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，設(shè)置出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)。

另一方面，要拓展檔案服務(wù)路徑，在新時(shí)期下信息傳播渠道越來(lái)越多，檔案服務(wù)途徑也要隨之進(jìn)行調(diào)整，如可以開(kāi)發(fā)“微服務(wù)”，微服務(wù)是以微信、微博為傳播渠道的一種服務(wù)方式，通過(guò)微服務(wù)，能夠?yàn)椴殚喺咛峁┍憬?、方便的檔案信息服務(wù)，縮短了服務(wù)間隔，也可顯著提升高職院校檔案的影響力。目前，越來(lái)越多的高職院校參與到這一工作中，比如上海大學(xué)檔案館、南京檔案、中大檔案館等等，都頗具影響力。另外還可以推出遠(yuǎn)程服務(wù)，遠(yuǎn)程服務(wù)不受地域限制，有著快捷方便、成本低廉的特點(diǎn)，非常適合應(yīng)用在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，主要使用的方式有電子郵件、實(shí)時(shí)交互軟件、檔案檢索系統(tǒng)等，高職院校需要利用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)改進(jìn)檔案服務(wù)系統(tǒng)，豐富遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)容，讓利用者足不出戶也能夠查閱檔案。

重視人才培養(yǎng)，建立專兼職隊(duì)伍

要提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量，關(guān)鍵還是在于人才，人才綜合素質(zhì)對(duì)于檔案工作質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生直接影響，在高職教育的發(fā)展下給檔案管理工作帶來(lái)了新機(jī)遇，但也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。作為檔案工作人員，要主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)，不僅要做好本職工作，還要主動(dòng)關(guān)注報(bào)刊、書(shū)籍、新聞、傳媒的最新信息，積極參與專題培訓(xùn)、交流會(huì)議和知識(shí)講座，了解先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，能夠利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)高效開(kāi)展檔案工作，提高交流能力，培育數(shù)據(jù)分析能力，積極總結(jié)問(wèn)題，思考對(duì)策。

同時(shí)，高職院校方面需要加強(qiáng)對(duì)兼職檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，為其提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流機(jī)會(huì)，提升兼職檔案工作人員的敬業(yè)精神和職業(yè)認(rèn)知，通過(guò)該種措施來(lái)建立一支綜合素質(zhì)過(guò)硬、專兼職相結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍。高職院校還要建立完善的考核流程，對(duì)檔案工作人員定期進(jìn)行考核，并且制定涵蓋檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、檔案管理質(zhì)量、檔案研究等在內(nèi)的獎(jiǎng)懲制度，每年定期組織工作考核，對(duì)于表現(xiàn)突出、業(yè)績(jī)好、履職優(yōu)的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，相反則追究其責(zé)任，并進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。通過(guò)考核來(lái)提高檔案工作人員的積極性，確保檔案管理工作可朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

除此之外，還要大力培育或者通過(guò)外部引進(jìn)檔案管理負(fù)責(zé)人，有的高職院校由于資金限制無(wú)法開(kāi)設(shè)檔案館，是通過(guò)檔案室的形式來(lái)進(jìn)行管理，檔案室屬于圖書(shū)館的下轄部門(mén)，由于缺乏優(yōu)秀的檔案管理負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致檔案工作的開(kāi)展質(zhì)量不甚理想，這不僅會(huì)增加檔案管理工作的難度，也會(huì)影響檔案工作人員的積極性。因此，高職建設(shè)院校管理者要重視這項(xiàng)工作，大力引進(jìn)專業(yè)人才開(kāi)辟晉升渠道，鼓勵(lì)檔案工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能鍛煉工作能力培育業(yè)務(wù)素質(zhì)。

做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)

一是將部門(mén)歸檔立卷制度落到實(shí)處。高職院校需要嚴(yán)格落實(shí)部門(mén)歸檔立卷制度，要求檔案工作人員及時(shí)完成部門(mén)檔案的整理和編目，移交至檔案部門(mén)。對(duì)此，各個(gè)黨群部門(mén)和院系也要建立契合本部門(mén)的檔案工作機(jī)制，配備兼職檔案人員，將檔案工作納入部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)，按照要求設(shè)置立卷點(diǎn)，由檔案工作人員負(fù)責(zé)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管和檢查工作，確保高職院校檔案收集的完整性。

二是把控好歸檔案卷的質(zhì)量。高職院校要明確歸檔材料的范圍和保管期限，保障每一份檔案的齊全和完整，在工作中，檔案人員要注意區(qū)分一些重復(fù)和相似材料，減少信息重復(fù)度，將不需歸檔、沒(méi)有價(jià)值的文件資料剔除出來(lái)，建立嚴(yán)格的檔案驗(yàn)收程序，針對(duì)檔案的移交情況建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

三是做好檔案鑒定工作。檔案鑒定也屬于檔案管理工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，也會(huì)影響檔案質(zhì)量的高低，鑒定內(nèi)容包括檔案來(lái)源的鑒定、檔案保管價(jià)值的鑒定、保管期限的鑒定以及真?zhèn)舞b定。高職院校需要重視檔案鑒定工作，選擇業(yè)務(wù)水平高、專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成檔案工作小組，做好入庫(kù)關(guān)，守好出庫(kù)門(mén)，科學(xué)優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。對(duì)于檔案的銷(xiāo)毀要嚴(yán)寬適度，避免銷(xiāo)毀有價(jià)值的檔案內(nèi)容。

四是優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。高職院校要重視檔案資源的整合，避免出現(xiàn)由于檔案類(lèi)別少、數(shù)量不足而影響檔案利用效果的情況，檔案工作人員需要改變工作理念，打破以往陳舊的檔案管理模式，提高自身的檔案資源整合能力，根據(jù)檔案的來(lái)源、載體形式、形成時(shí)間、專業(yè)性質(zhì)等來(lái)整合檔案信息資源，豐富檔案內(nèi)容，為檔案資源的共通共享奠定基礎(chǔ)。

五是重視特色檔案的管理。每一所高職院校都有其自身的發(fā)展歷史，造就了檔案管理工作的獨(dú)特性，因此，在檔案管理工作的開(kāi)展上還需特別關(guān)注一些特色化的檔案資料，比如，可以建立學(xué)業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)位論文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，不僅可以實(shí)時(shí)監(jiān)控學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、心理健康狀態(tài)、學(xué)?；顒?dòng)參與情況、社團(tuán)組織情況、技能比賽獲獎(jiǎng)情況等，還能夠幫助教育管理部門(mén)分析教師教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，有助于為學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù)。也可幫助學(xué)生管理部門(mén)掌握學(xué)生的心理狀態(tài)，有針對(duì)性的開(kāi)展心理教育，在就業(yè)方面則能夠使用人單位清晰了解到學(xué)生在校期間的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和思想道德情況，根據(jù)學(xué)生的個(gè)人條件、行為特征為其提供崗位，提高工作效率。另外，高職院校有必要面向社會(huì)收集關(guān)于教育、娛樂(lè)、休閑、文化類(lèi)的檔案信息，豐富館藏資源，提高檔案質(zhì)量，擴(kuò)大高職院校檔案服務(wù)工作的影響力。

總而言之，在高職院校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，檔案中承載著高職院校各個(gè)階段的印記，也見(jiàn)證著高職院校的發(fā)展，近些年來(lái)在國(guó)家的高度重視下高職院校檔案管理水平得到了顯著提升。但是隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，高職院校檔案管理工作的問(wèn)題也逐漸暴露出來(lái)，造成當(dāng)前高職院校檔案工作問(wèn)題的原因多種多樣，對(duì)此還需要從管理體制、數(shù)字化建設(shè)、檔案服務(wù)、人才培養(yǎng)等多個(gè)方面來(lái)著手，不斷改進(jìn)檔案工作形式，拓寬檔案服務(wù)功能，充分發(fā)揮出檔案對(duì)高職院校發(fā)展的推動(dòng)作用。

（作者單位：臨沂職業(yè)學(xué)院）