全國大學英語四、六級考試工作的管理辦法

摘 要：全國大學英語四、六級考試作為一項科學的英語水平測試被高校、企事業(yè)單位、外企等眾多機構(gòu)所認可，但因工作繁重、時間緊迫、考生眾多等原因，學校在組織考試時難免會出現(xiàn)失誤，造成了很多本可以避免的麻煩。本文以西安財經(jīng)大學的大學英語四、六級考試工作管理辦法為例，結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗總結(jié)了一套行之有效的科學管理辦法，希望有助于各類高校降低大學英語四、六級考試工作中出現(xiàn)失誤的概率。

關(guān)鍵詞：全國大學英語四、六級考試；管理；過程管理

作者簡介：張城瑋（1990.12-），男，陜西西安人，西安財經(jīng)大學，實習研究員，碩士，研究方向：教育教學管理。

一、前言

全國大學英語四、六級考試作為一項國家級英語等級考試，每年6月與12月舉行，因試題難度梯度科學、考風嚴謹、側(cè)重點全面，其對學校檢測學生英語學習能力、用人單位考查入職人員英語水平具有重要參考價值。近幾年高校招生規(guī)模不斷擴大，在校大學生數(shù)量激增，用人單位對入職人員英語水平的要求有所提高，所以，大學英語四、六級考試報名人數(shù)也大幅度增長。以2021年6月、12月兩次四、六級考試為例，陜西省普通全日制本科院校中有15所報名已經(jīng)過萬，其中三所985/211院校報名人數(shù)甚至逼近2萬，占全校總?cè)藬?shù)的75%。筆者所在西安財經(jīng)大學這兩次考試共設(shè)600個考場，參與考試的監(jiān)考人員和考務(wù)工作人員達560人。因為是全國性的標準化考試，所以管理難度巨大，考務(wù)工作極其繁重?？紕?wù)管理人員提前一個月便要開始進行大量的考前準備工作，如上報報名數(shù)據(jù)、報名系統(tǒng)編排、預定核對試卷、整理考場材料袋、放音設(shè)備檢查等。由于工作量大，工作人員較少，因此難免有紕漏發(fā)生。

在考試管理過程中，由于責任巨大、工作量繁重、時間緊迫，一套行之有效的科學的管理辦法顯得尤為重要，它可以使負責組織考試的相關(guān)工作人員提高工作效率，同時將出現(xiàn)失誤的概率盡可能降低。在這種背景下，筆者根據(jù)多年參與四、六級考試管理工作的經(jīng)驗總結(jié)出一套較為有效的管理辦法。

二、規(guī)劃管理

（一）管理綜述

第一步，考位與考場規(guī)劃。自每年省考試院公布本次四、六級考試考務(wù)文件開始，對上次四、六級考試情況進行合理分析，預估本次參加考試的考生規(guī)模，根據(jù)考生規(guī)模初步制訂方案，確定考位數(shù)與具體考場位置。以西安財經(jīng)大學為例，本校長安校區(qū)共有教學樓三棟，其中一號教學樓最大可容納1750人參加考試，因此可以設(shè)置58個考場，其中常規(guī)考場50個，剩下8個為處理突發(fā)情況的應(yīng)急考場。

第二步，規(guī)劃本?？荚囄募８鶕?jù)省考試院下發(fā)的有關(guān)全國大學英語四、六級考試報名和考務(wù)的文件，了解最新政策及相關(guān)細節(jié)的變化，制訂本校大學英語四、六級考試報名及考務(wù)文件，并匯報給上級領(lǐng)導審批簽字蓋章。規(guī)劃時間節(jié)點，根據(jù)省考試院下發(fā)的考務(wù)文件填寫相關(guān)表格，經(jīng)由主考簽字蓋章后上傳到指定平臺。

第三步，規(guī)劃報名時間。由于現(xiàn)階段大學英語四、六級考試已經(jīng)采用網(wǎng)上報名系統(tǒng)進行單人點對點報名，所以應(yīng)更加細致地規(guī)劃考生報名時間，根據(jù)優(yōu)先級通過不同的報名時間約束不同層次的考生報名，優(yōu)先讓大三、大四學生參加六級考試，以便之后考研使用，優(yōu)先讓本科學生報考四級，優(yōu)先讓研究生報考六級，以便之后攻讀博士學位使用。

（二）階段管理

全國大學英語四、六級考試主要分為考前階段、考試階段和考后階段三個階段。

1.考前階段?？记半A段分為考位規(guī)劃、考生報名、考生繳費、考場編排四個部分?？嘉灰?guī)劃部分前文已經(jīng)提及，在此不再贅述；考生報名部分主要是指考生自主在報名信息網(wǎng)上進行互聯(lián)網(wǎng)報名，在考生報名之前管理人員需完成考試報名系統(tǒng)中學籍庫的維護，刪除已畢業(yè)學生，添加符合本次考試要求的學生，在維護學籍庫時應(yīng)做到全信息化辦公，用計算機核檢取代人工核檢，盡可能降低出現(xiàn)錯誤的可能性。在全部報名考生完成繳費后方可結(jié)束報名。之后是考場編排部分，根據(jù)以往經(jīng)驗，考場編排部分是整個考前階段最復雜也最易出錯的部分，筆者認為應(yīng)采取“一人一機一方案”的管理辦法，即專人使用專用電腦進行唯一一套方案的編排，在整個編排過程中不應(yīng)有第二人參與，對編排后的結(jié)果不應(yīng)再進行任何改動，保證本地編排數(shù)據(jù)和教育部考試中心服務(wù)器中的編排數(shù)據(jù)高度一致。

2.考試階段?？荚囯A段主要分為考前準備、考試進行兩個部分。在進行考前準備時，應(yīng)注意安排各部門相關(guān)負責人對考務(wù)工作進行梳理，熟悉操作流程對所有監(jiān)考人員務(wù)必進行監(jiān)考培訓。根據(jù)以往經(jīng)驗，若對監(jiān)考人員培訓不足，會出現(xiàn)考生考試時忘貼條碼且監(jiān)考人員忘記檢查，最后考生因沒有條碼而成績作廢；考生試題冊上沒有條碼，監(jiān)考人員忘記將其試題冊放入答題卡袋中，最后致使考生卷型無法被識別而成績作廢等情況。

全國大學英語四、六級考試是全校規(guī)模的統(tǒng)一英語考試，因此任務(wù)量巨大，考務(wù)內(nèi)容繁雜。需要教務(wù)處考務(wù)科準備的考務(wù)資料有：（1）桌貼；（2）門貼；（3）考生座位表；（4）考生簽到表；（5）考場記錄單；（6）考試操作規(guī)程；（7）考場考務(wù)袋（包括：筆，橡皮，剪刀，膠水，監(jiān)考牌等）；（8）樓層總考務(wù)辦公室考務(wù)袋（包括：哨子、筆、橡皮、剪刀、膠水、捆扎帶、各樓層負責人員電話、考務(wù)人員牌等）；（9）手機信號屏蔽儀；（10）金屬探測儀。

因為種類繁多，所以在考前準備時應(yīng)制作詳細物料清單，用于清點所需物品。

考試進行時，考場每層都要安排一定數(shù)量的考務(wù)及工作人員，設(shè)置各層考務(wù)辦公室，一旦有緊急突發(fā)急情況需立即匯報總考務(wù)辦公室。

監(jiān)考人員需要嚴格執(zhí)行學校相應(yīng)考試管理制度，嚴肅考場紀律，對違紀或作弊考生從嚴處理。考試前應(yīng)向?qū)W生展示試卷袋的完整性后方可啟封試卷，考試前需向考生宣讀相關(guān)考試紀律與注意事項?？荚囍?，發(fā)現(xiàn)考生未貼條形碼需及時提醒，考生的條碼遺失或損壞，監(jiān)考人員需在考試結(jié)束后將其試題冊裝入答題卡袋中?？荚嚱Y(jié)束后，監(jiān)考人員需細心清點試卷數(shù)量，交本樓層考務(wù)辦公室，之后考務(wù)人員需再次清點試卷袋數(shù)與答題卡袋數(shù)，清點完成后由每層考務(wù)辦公室將試卷袋與答題卡袋分開打包送往總考務(wù)辦公室。

3.過程階段。過程管理是決定考試準備節(jié)奏與考試能否順利舉行的決定性因素，詳細的時間節(jié)點安排與科學有效的過程規(guī)劃可以讓繁重的考試工作變得輕松與高效。

首先要根據(jù)省考試院下發(fā)的英語四、六級考試報名文件明確每一步操作的具體時間節(jié)點，非特殊情況下可以概括為考前兩個月、考前一個半月、考前一個月、考前半個月、考前一周、考試當天、考后一周七個時間節(jié)點。

具體任務(wù)主要為：

（1）考前兩個月，省考試院下發(fā)報名文件和考務(wù)文件，學校維護考生學籍庫，根據(jù)文件要求組織學生報名。

（2）考前一個半月，學校開始根據(jù)報考人數(shù)進行考場編排，安排相應(yīng)數(shù)量的監(jiān)考及考務(wù)人員。

（3）考前一個月，開始整理相關(guān)考務(wù)資料，逐一清點數(shù)目。

（4）考前半個月，組織相關(guān)考務(wù)人員統(tǒng)一學習考試操作手冊，熟悉考務(wù)工作，制訂考試突發(fā)情況處置預案。

（5）考前一周，接收本校考試試卷，安排試卷保密室值班人員，對所有監(jiān)考人員進行統(tǒng)一培訓，告知本次考試新政策與新變化。

（6）考試當天，嚴肅考風，逐一清點試卷數(shù)與答題卡數(shù)，安排總值班室人員，妥善處理突發(fā)緊急情況，控制輿情，時刻監(jiān)控社會反響。

（7）考試結(jié)束后一周，統(tǒng)計缺考違紀名單，整理本次考試各項數(shù)據(jù)，撰寫考試總結(jié)，制作相關(guān)費用發(fā)放表。

4.人力管理。因為全國大學生英語四、六級考試是全校范圍的國家級考試，所以應(yīng)根據(jù)實際情況充分發(fā)揮每一個職能部門的作用，舉全校之力共同完成考試相關(guān)工作?？荚嚲唧w的操作與準備等工作一般由教務(wù)處完成，教務(wù)處考務(wù)科主要負責，外語學院提供聽力監(jiān)聽教師，考試當天一切安排聽從總考務(wù)辦公室部署。

西安財經(jīng)大學的每次四、六級考試中，主考由主管教學的副校長擔任，對本次考試進行總體的規(guī)劃與部署，從領(lǐng)導高度決策處理突發(fā)事件。副主考為教務(wù)處處長，負責巡視與協(xié)調(diào)整場考試，在考試中與各個職能部門主要負責人直接聯(lián)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)特殊情況直接向主考匯報。各二級學院對考生進行考前紀律培訓，各學院輔導員代表在考試當天需在總考務(wù)辦公室值班，解決本學院學生問題。信息中心負責四、六級聽力播放設(shè)備的維護與操作。校醫(yī)院需派醫(yī)生在考試當天在各教學樓值班。后勤中心負責考試當天電力及照明設(shè)備的穩(wěn)定運行。各行政職能部門需留有值班人員并彼此知會值班電話，一旦發(fā)生突發(fā)情況需保證在3分鐘內(nèi)聯(lián)系上相關(guān)部門負責人。

三、風險規(guī)避

大學英語四、六級考試中的風險主要分為設(shè)備風險與監(jiān)考人員風險兩方面。

設(shè)備風險主要為考場斷電、聽力設(shè)備無法正常播放、校園廣播突發(fā)雜音等硬件設(shè)備故障，在規(guī)避風險時應(yīng)落實專人專設(shè)備負責制，保證有處理突發(fā)情況的應(yīng)急設(shè)備。

監(jiān)考人員風險主要體現(xiàn)在監(jiān)考人員因特殊原因無法到達考場、監(jiān)考人員業(yè)務(wù)不熟練操作失誤、監(jiān)考人員拍攝考場內(nèi)信息發(fā)布于互聯(lián)網(wǎng)等。針對上述情況需在考前對監(jiān)考人員集中進行培訓，操作失誤的監(jiān)考人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)院系教師管理辦法取消其年度評優(yōu)資格。對于因特殊原因無法到達考場的監(jiān)考人員，應(yīng)預留一定數(shù)量的考務(wù)人員用于臨時頂替其進行監(jiān)考。

英語四、六級考試過程復雜，操作繁瑣，稍有不慎就會出現(xiàn)各種各樣的情況，處理不及時還會衍生一系列的次生問題。為應(yīng)對考場出現(xiàn)的各種突發(fā)情況，需要設(shè)立專人負責管理，監(jiān)考人員或考生一旦出發(fā)出現(xiàn)突發(fā)狀況，應(yīng)急情況管理專員可以在不影響其他考生正?？荚嚨那闆r下第一時間趕赴現(xiàn)場進行高效、專業(yè)的指導和處理，將突發(fā)情況對其他考生的影響降到最低。通過專人的指導和處理，可以有效地減少由于各種突發(fā)情況處理不當而引發(fā)的一系列麻煩，減輕考務(wù)人員的工作壓力，減輕后續(xù)工作量。

考試結(jié)束后，由于考生和監(jiān)考人員要同時走出考場，此時教學樓中人流量大、環(huán)境復雜、噪音嘈雜。為了盡可能高效、準確地完成收集試卷清點答題卡等工作，避免相關(guān)工作人員因為復雜的環(huán)境造成工作的疏忽，因此可以安排監(jiān)考人員在各層考務(wù)辦公室門口依次排隊，逐一交卷，清點清楚后簽字確認再離開現(xiàn)場?？荚嚥牧鲜正R后，總考務(wù)辦公室人員要認真核對缺考考生，設(shè)立“誰監(jiān)考誰負責”的管理制度，對缺考填報失誤的監(jiān)考人員進行必要的警示或處罰，總考務(wù)辦公室必須依據(jù)考場記錄單逐一核實考生簽到情況，絕不允許將缺考考生與實考考生填涂錯誤，對違紀作弊考生核查其基本信息，確認其在考場記錄單上的簽名，做到之后的處罰有據(jù)可依。將考生的權(quán)益放在第一位，認真核查答題卡袋上的信息填寫是否正確、有效。必須保證答題卡袋記錄與缺考記錄及違紀作弊考生記錄相符，如不符，先讓相關(guān)考場的監(jiān)考人員進行現(xiàn)場更正，并向上級部門上報，必要時可以對監(jiān)考人員給予處分。

四、結(jié)語

隨著我國本科教育體系的逐步完善，大學本科生人數(shù)呈明顯上升趨勢。在這種背景下，大學英語四、六級考生人數(shù)明顯增多，考務(wù)工作的繁重與復雜程度也在逐年增加，一套行之有效的科學管理辦法可以幫考務(wù)工作人員有條不紊地開展四、六級考試相關(guān)工作。本文中的模塊化過程管理流程可以清晰地將每一步操作的時間節(jié)點詳細標出，從而形成一個為期兩個月的工作細化流程圖，這個模塊化過程管理結(jié)構(gòu)只需簡單地替換其中的內(nèi)容即可用于任何一個考試管理之中。

高校不斷加強對大學英語四、六級考試過程的監(jiān)督與管理，增強了學生英語學習的動力，推動了本科英語教學的改革，進而提高了高校的整體英語教學質(zhì)量。高校要通過加強流程化、規(guī)范化的考務(wù)管理，以實際行動切實保障學生的利益，讓大學英語四、六級考試考務(wù)工作更加規(guī)范化、標準化。

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