傾心打造社保醫(yī)保人事檔案融合建設(shè)發(fā)展范例

張小戎 王小雨 宋雪妹

北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)（以下簡(jiǎn)稱“經(jīng)開區(qū)”）自1992年建區(qū)以來，30年間始終以首都建設(shè)發(fā)展規(guī)劃為統(tǒng)領(lǐng)，以建設(shè)“三城一區(qū)”主平臺(tái)為抓手，把引進(jìn)優(yōu)質(zhì)企業(yè)及人才作為核心發(fā)展戰(zhàn)略，開展了一系列改革創(chuàng)新的生動(dòng)實(shí)踐，走出了一條社保業(yè)務(wù)檔案、醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案、流動(dòng)人員人事檔案（以下簡(jiǎn)稱“三類檔案”）融合建設(shè)發(fā)展的新路。

30年間，經(jīng)開區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)保障中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）幾經(jīng)更名變遷，直至2019年11月由原四家單位統(tǒng)一合并，三類檔案集中統(tǒng)一管理，檔案數(shù)量急劇增加，檔案服務(wù)需求更加旺盛，檔案管理規(guī)模也隨之?dāng)U大。面對(duì)新情況新任務(wù)，中心牢記習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作的重要指示批示精神，努力發(fā)揮三類檔案在經(jīng)開區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)保障業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)性作用，不斷加強(qiáng)檔案工作，形成了資源體系更規(guī)范、業(yè)務(wù)辦理更智能、服務(wù)方式更貼心的檔案管理新局面。

一、打造統(tǒng)一、規(guī)范的檔案資源體系

三類檔案關(guān)系國(guó)計(jì)民生，打造統(tǒng)一、規(guī)范的三類檔案資源體系，是精準(zhǔn)服務(wù)經(jīng)開區(qū)各類企業(yè)和群眾的基礎(chǔ)，是經(jīng)開區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)保障中心的首要任務(wù)。

完善業(yè)務(wù)材料歸檔制度。中心依據(jù)國(guó)家三類檔案管理規(guī)定，按照北京市相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則，在經(jīng)開區(qū)管委會(huì)檔案主管部門指導(dǎo)下，統(tǒng)一制定了《文件材料分類方案、歸檔范圍及檔案保管期限表》“三合一”制度，將社保業(yè)務(wù)10大類、醫(yī)保業(yè)務(wù)6大類、流動(dòng)人員7大類的歸檔文件材料納入統(tǒng)一的歸檔體系，并在三項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，做到各項(xiàng)業(yè)務(wù)文件材料“日清月結(jié)”“應(yīng)歸盡歸”。

加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控。中心通過不間斷開展多種形式的檔案管理政策與業(yè)務(wù)培訓(xùn)及月度考核，打造了一支學(xué)習(xí)型、實(shí)干型、服務(wù)型的三類檔案綜合管理隊(duì)伍，著力促進(jìn)三類檔案數(shù)量和質(zhì)量雙提升。截至2022年底，中心管理社保業(yè)務(wù)檔案15917卷、687707件，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案4984卷、121409件；服務(wù)個(gè)人存檔1551人、單位存檔2517家，庫(kù)存人事檔案32537份，較1996年增幅超20倍（見圖1）。

建立三類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。為解決三類檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，中心組織研究修改三項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)則，將建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嵌入業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程，推進(jìn)三項(xiàng)業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)單套歸檔，并同步開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化，匯聚而成三類檔案集成數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步建立起以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源管理體系。

二、建立智能、高效的檔案信息管理系統(tǒng)

伴隨北京市產(chǎn)業(yè)升級(jí)和非首都功能疏解戰(zhàn)略的實(shí)施，經(jīng)開區(qū)將“產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移”作為戰(zhàn)略實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，中心立足區(qū)內(nèi)的檔案服務(wù)已進(jìn)入全新的發(fā)展階段，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、建立智能高效的檔案信息管理系統(tǒng)成為必然的選擇。

研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。為提升三類檔案管理和服務(wù)的整體能效，中心檔案部門學(xué)習(xí)研究外省市同行業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求，潛心研發(fā)一套具有“創(chuàng)新性、安全性”的檔案信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)于2021年正式上線應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了三類檔案智能一體化管理，由此開啟了經(jīng)開區(qū)三類檔案管理與服務(wù)的新模式。

打破業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)壁壘。通過檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)可實(shí)現(xiàn)三類檔案數(shù)據(jù)線上實(shí)時(shí)歸檔、及時(shí)接收與快捷利用，對(duì)外可實(shí)現(xiàn)企業(yè)、個(gè)人三類檔案信息集成化查詢服務(wù)，徹底改變過去的煩瑣方式，打通中心內(nèi)部各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，串聯(lián)起社保、醫(yī)保、人事及財(cái)務(wù)檔案信息，創(chuàng)造三類檔案信息“一口進(jìn)、一口出”新的業(yè)務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化運(yùn)行。

強(qiáng)化檔案實(shí)體管理。通過檔案信息管理系統(tǒng)，在中心完備的檔案庫(kù)房“八防”設(shè)施設(shè)備基礎(chǔ)上，打造“云監(jiān)控+獨(dú)立中控+紅外報(bào)警+RFID防盜標(biāo)簽”四重監(jiān)控管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案非法出入庫(kù)抓拍、非法出庫(kù)報(bào)警、實(shí)體快速精準(zhǔn)盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)展示等檔案智能化管理，構(gòu)建中心全新的檔案安全管理體系。

三、構(gòu)建專業(yè)、貼心的檔案服務(wù)體系

中心樹立創(chuàng)新管理、優(yōu)化服務(wù)理念，30年間檔案管理服務(wù)單位、人員數(shù)量呈線性增長(zhǎng)。尤其進(jìn)入21世紀(jì)，經(jīng)開區(qū)建設(shè)進(jìn)入大發(fā)展階段，星網(wǎng)工業(yè)園初步建成，奔馳、京東等世界500強(qiáng)企業(yè)落戶經(jīng)開區(qū)，制造業(yè)等產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，伴隨而來的是勞動(dòng)力大量流入和技術(shù)人才不斷引進(jìn)，人員流動(dòng)不斷加快，對(duì)中心三類檔案的提供利用服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量也提出了更高要求。

優(yōu)化檔案服務(wù)模式。緊跟北京市政府和經(jīng)開區(qū)優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境“4.0版”改革步伐，多維度優(yōu)化管理，真正實(shí)現(xiàn)為辦事企業(yè)和群眾“一窗受理、集成服務(wù)、一次辦結(jié)”的綜合窗口服務(wù)，經(jīng)辦服務(wù)模式逐步統(tǒng)一，服務(wù)效率和質(zhì)量不斷提升。

拓寬檔案服務(wù)渠道。通過持續(xù)優(yōu)化“預(yù)約辦”“上門辦”，為區(qū)內(nèi)企業(yè)開辟檔案服務(wù)綠色通道，提供一對(duì)一管家式服務(wù)，開辦畢業(yè)生落戶專場(chǎng)等。大力宣傳企業(yè)業(yè)務(wù)線上辦理，利用電話、郵件、微信社群等多渠道“不見面”服務(wù)方式，及時(shí)為企業(yè)和群眾解決業(yè)務(wù)難題，提高服務(wù)效率。2022年，中心檔案部門共完成“不見面”服務(wù)27.7萬余次。

提升依法服務(wù)水平。中心檔案部門嚴(yán)格依照國(guó)家相關(guān)政策文件要求，嚴(yán)格檔案服務(wù)管理，遵照人社部印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，依法取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用，杜絕違法收費(fèi)等吃拿卡要等行為發(fā)生，切實(shí)保障檔案服務(wù)為人民，增強(qiáng)人民群眾的獲得感、幸福感。

2023年是全面貫徹落實(shí)黨的二十大精神的開局之年，中心的三類檔案管理與服務(wù)將以此為新的起點(diǎn)，進(jìn)一步面向經(jīng)開區(qū)發(fā)展、面向企業(yè)和群眾需要，立足新時(shí)代，貫徹新理念，謀求新作為。一方面，以數(shù)字檔案室建設(shè)為關(guān)鍵抓手，構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，利用多維數(shù)據(jù)匯聚，通過大數(shù)據(jù)挖掘分析等技術(shù)手段，不斷提升中心的檔案信息化能力；另一方面，置身于經(jīng)開區(qū)高質(zhì)量發(fā)展的大潮中，當(dāng)以更加開放的眼光、更加務(wù)實(shí)的作風(fēng)，主動(dòng)服務(wù)，對(duì)接需求，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)再上新臺(tái)階，譜寫檔案事業(yè)發(fā)展新篇章。

作者單位：北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)保障中心