數(shù)字檔案室賦能企業(yè)治理探析

關(guān)瑤

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)數(shù)字檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，論文分析了當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案管理的新特點(diǎn)，闡述了數(shù)字檔案室在助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、節(jié)能降本和高質(zhì)量發(fā)展方面的重要意義，分析了數(shù)字檔案室助力企業(yè)治理能力提升存在的難點(diǎn)，并提出了若干解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室 數(shù)字化 企業(yè)治理

檔案以其特有的真實(shí)可靠等特點(diǎn)，成為企業(yè)生存發(fā)展必不可少的重要資源。在數(shù)字化時(shí)代，檔案更多地以電子形態(tài)生成、存儲(chǔ)和利用，如何利用數(shù)字檔案資源提升企業(yè)治理能力，助力企業(yè)傳承歷史、服務(wù)生產(chǎn)、促進(jìn)發(fā)展，是新時(shí)代企業(yè)檔案人需要考慮的重要問題。

一、企業(yè)數(shù)字檔案管理新特點(diǎn)

（一）電子檔案逐步成為企業(yè)增量檔案的主體

近年來，我國信息化發(fā)展迅猛，根據(jù)國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室《數(shù)字中國發(fā)展報(bào)告（2021年）》中的數(shù)據(jù)，我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模已經(jīng)穩(wěn)居世界第二，互聯(lián)網(wǎng)普及率提升至73%，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施全球規(guī)模最大。[1]在辦公方式上，電子辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件簽批，電子發(fā)票、電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用廣泛，[2]為服務(wù)生產(chǎn)而開發(fā)的專業(yè)軟件更是紛繁多樣。

數(shù)字化辦公引發(fā)了檔案信息載體及檔案管理方式的巨大改變，催生了電子文件數(shù)量的海量增長，電子檔案正逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成為企業(yè)增量檔案的主要形式。此外，對(duì)于一些成立較早的企業(yè)，其檔案數(shù)量基數(shù)大，庫房面積難以持續(xù)擴(kuò)充，而電子檔案存儲(chǔ)的高密度性和利用的便捷性等優(yōu)勢，助推企業(yè)加快增量檔案電子化工作的研究和實(shí)踐。

（二）電子檔案管理的法律法規(guī)體系已然成型

在法律層面，《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂版）第37條明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！吨腥A人民共和國電子簽名法》（2019年修正版）則對(duì)電子檔案中合法的電子簽名簽章進(jìn)行了認(rèn)可，一份真實(shí)完整的電子文件和紙質(zhì)文件一樣，具備了成為檔案的基本要素。新修訂的系列法律明確了電子檔案的法律地位，為那些來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件，經(jīng)過歸檔程序成為檔案進(jìn)行保管和利用提供了法律依據(jù)。

此外，電子文件管理的規(guī)章制度不斷完善。國家檔案局2017年發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號(hào)），對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供指導(dǎo)，各地方依據(jù)實(shí)際情況對(duì)本地區(qū)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提出了要求，例如北京市早就啟動(dòng)了北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，完成了《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》（DB11/T 1357—2016）等一系列標(biāo)準(zhǔn)。湖北省檔案局、湖北省檔案館在2022年發(fā)布了《湖北省數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)測評(píng)辦法》（鄂檔發(fā)〔2022〕3號(hào)），對(duì)該地區(qū)的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。在財(cái)務(wù)等專業(yè)領(lǐng)域，相應(yīng)的電子檔案管理辦法也在逐步細(xì)化，《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）于2022年7月1日起正式實(shí)施，財(cái)政部、國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）提出，來源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力，可以直接報(bào)銷入賬歸檔。

（三）數(shù)字檔案室建設(shè)的理論與實(shí)踐融合并進(jìn)

早期的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，更多的是基于紙質(zhì)檔案管理模式，通過開發(fā)一套信息系統(tǒng)來輔助檔案部門開展收、管、用等系列工作，隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，檔案工作的管理對(duì)象更加多元，檔案系統(tǒng)更多的是協(xié)助管理人員做好電子檔案和各類數(shù)字資源的在線管理、共享利用和信息服務(wù)工作。數(shù)字檔案管理面對(duì)的管理對(duì)象、管理方式變革引發(fā)了廣大專家學(xué)者和業(yè)務(wù)工作者的持續(xù)探討，以“數(shù)字檔案室”作為關(guān)鍵詞查閱文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫可以看到，探討數(shù)字檔案室內(nèi)涵、建設(shè)內(nèi)容等方面的文獻(xiàn)早在20年前便已出現(xiàn)。在權(quán)威文件方面，國家檔案局在2014年就發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對(duì)數(shù)字檔案室的概念、特征、建設(shè)原則等進(jìn)行了全方位闡述。

同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展也給數(shù)字檔案室建設(shè)提供了更好的數(shù)字生態(tài)和軟硬件支持，[3]從事數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)的企業(yè)規(guī)模也在迅速擴(kuò)大?；谀称髽I(yè)查詢平臺(tái)，以“數(shù)字檔案系統(tǒng)”為關(guān)鍵字進(jìn)行公司檢索，得到的數(shù)據(jù)表明，近五年從事數(shù)字檔案系統(tǒng)有關(guān)業(yè)務(wù)的公司注冊(cè)數(shù)量較過去十年翻了一番，[4]相關(guān)行業(yè)的發(fā)展側(cè)面反映了全國數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)的火熱程度。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境開展數(shù)字檔案資源共享，利用人工智能輔助數(shù)字檔案開放審核，利用元宇宙概念開發(fā)利用檔案資源，這些以往的理論課題正在開始落地實(shí)施。此外，中國兵器工業(yè)集團(tuán)、中國石油天然氣集團(tuán)有限公司等一批企業(yè)已經(jīng)完成了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)，并通過了國家檔案局驗(yàn)收。經(jīng)過長時(shí)間的理論研究與實(shí)踐探索，我們對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)知更加清晰，開展數(shù)字檔案室建設(shè)也有了大量可供參考的經(jīng)驗(yàn)。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)企業(yè)治理的意義

（一）助推數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率

企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)性重塑，數(shù)字檔案室可以在生產(chǎn)、辦公和文檔管理之間搭建橋梁，有效打通企業(yè)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤島，歸集文件背景信息、元數(shù)據(jù)信息和簽章信息，保存真實(shí)、完整、可靠的電子文件，優(yōu)化檔案信息的組織和利用效果，從而推進(jìn)企業(yè)工作流程、生產(chǎn)模式和員工工作方式的轉(zhuǎn)變。此外，數(shù)字檔案室還通過對(duì)接各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)連接鏈條和數(shù)據(jù)交換場所的作用，提升企業(yè)數(shù)字化管理效能。

（二）節(jié)能降本降耗，助力企業(yè)“雙碳”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

企業(yè)支出涉及辦公費(fèi)用、人力成本和生產(chǎn)設(shè)備費(fèi)用等，數(shù)字檔案室建設(shè)推動(dòng)辦公自動(dòng)化向檔案管理末端延伸，有效減少企業(yè)在印制人員、印制材料方面的支出，促進(jìn)企業(yè)降本降耗，助力企業(yè)“雙碳”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，通過優(yōu)化工作流程減少員工的時(shí)間、精力消耗，通過便捷的檔案利用提升工作效率，有效降低管理和時(shí)間等無形成本，提升人力資源利用效率。以某設(shè)計(jì)企業(yè)為例，其通過建立數(shù)字檔案室，推動(dòng)工作方式轉(zhuǎn)變和企業(yè)管理創(chuàng)新，一年大約可以節(jié)省出版費(fèi)用20萬元、人力成本費(fèi)用50萬元。[5]

（三）強(qiáng)化信息共享，賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，信息的呈現(xiàn)依靠固定的載體，在閱覽利用上具有天然的缺陷。對(duì)于電子檔案，尤其是增量電子文件歸檔而來的電子檔案而言，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息完整，可以在信息系統(tǒng)內(nèi)方便地進(jìn)行信息組織和查詢，在線預(yù)覽和借閱也更為便利，推動(dòng)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)，有效提升檔案信息的共享和利用效果。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型多樣，數(shù)量與日俱增，通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范數(shù)字檔案的生成和流轉(zhuǎn)，能有效減少數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)孤島問題。同時(shí)，企業(yè)以數(shù)字檔案治理為抓手，提升數(shù)據(jù)處理能力，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有效信息，并加工為可用的知識(shí)和情報(bào)，進(jìn)而豐富企業(yè)知識(shí)內(nèi)容體系，賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

三、數(shù)字檔案室賦能企業(yè)治理的難點(diǎn)與解決途徑

（一）數(shù)字檔案資源需要全方面多維度整合

智慧決策是企業(yè)治理能力的重要體現(xiàn)，只有擁有海量、全面、可靠的數(shù)字檔案，并把檔案信息與其他業(yè)務(wù)信息有機(jī)融合，才能在此基礎(chǔ)上對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集并分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，由此建立模型、發(fā)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，[6]為企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支撐，為決策提供參考。實(shí)際上，企業(yè)數(shù)字檔案室往往需要對(duì)接各種不同類型的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由于不同系統(tǒng)的開發(fā)者不盡相同，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和文件格式多樣，數(shù)據(jù)權(quán)限也不盡一致，數(shù)字檔案室建設(shè)中需要充分考慮不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的特性，建設(shè)與之匹配的數(shù)字檔案歸檔接口，完整接收和展示元數(shù)據(jù)信息，這對(duì)企業(yè)的數(shù)字檔案資源整合能力提出了較高要求。

為此，企業(yè)在頂層規(guī)劃上，應(yīng)確保檔案信息管理工作與企業(yè)信息化發(fā)展同規(guī)劃、同部署，避免檔案部門與信息部門的脫節(jié)。此外，企業(yè)還要規(guī)范數(shù)據(jù)格式，保證不同數(shù)據(jù)平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)能夠兼容互通。同時(shí)，企業(yè)還要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，在企業(yè)內(nèi)部，數(shù)字檔案資源集成可采用總部集中建設(shè)，分公司及具有隸屬關(guān)系的機(jī)構(gòu)共用的模式，構(gòu)建集團(tuán)檔案信息共享平臺(tái)；在企業(yè)外部，可以產(chǎn)業(yè)鏈、共享價(jià)值鏈等為基礎(chǔ)構(gòu)建集成式企業(yè)數(shù)字檔案室，[7]實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共建共享。

（二）數(shù)字檔案室建設(shè)需要持續(xù)投入

數(shù)據(jù)管理和維護(hù)是企業(yè)治理的重要內(nèi)容，做好檔案數(shù)據(jù)保管和數(shù)據(jù)賦能，需要企業(yè)在硬件、軟件等方面長期投入。在硬件方面，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況采購或升級(jí)符合要求的主機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)器，還需要配置相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備、備份系統(tǒng)和正版基礎(chǔ)軟件。在軟件方面，企業(yè)需要開發(fā)數(shù)字檔案室主系統(tǒng)，并做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)歸檔接口，建立預(yù)歸檔平臺(tái)。此外，數(shù)字檔案室的建設(shè)并非一勞永逸的工作，隨著數(shù)據(jù)量的增加和業(yè)務(wù)的拓展，數(shù)字檔案室的硬件設(shè)施需要持續(xù)完善升級(jí)，由此引發(fā)的設(shè)備保養(yǎng)和軟件維護(hù)升級(jí)費(fèi)用將一直存在。

對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)而言，要確保高質(zhì)量數(shù)字檔案室建設(shè)，一是需要企業(yè)負(fù)責(zé)人正確認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案室對(duì)企業(yè)治理的重要意義，將其納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃予以重視；二是將數(shù)字檔案室建設(shè)和維護(hù)費(fèi)用納入檔案管理費(fèi)用預(yù)算，確保數(shù)字檔案室建設(shè)資金來源穩(wěn)定；三是通過企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化配置和加強(qiáng)工作人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，盡量減少基礎(chǔ)設(shè)施投入和外部技術(shù)的依賴，降低建設(shè)運(yùn)維成本。

（三）數(shù)字檔案室賦能場景建設(shè)需要因企施策

企業(yè)治理包含的內(nèi)容十分廣泛，不同企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、組織結(jié)構(gòu)和工作流程不盡相同，這使得企業(yè)的治理目標(biāo)和方式大相徑庭。在數(shù)字檔案室功能開發(fā)中，企業(yè)需要基于自身情況開展細(xì)致的調(diào)查研究和個(gè)性化開發(fā)，這大大增加了數(shù)字檔案室建設(shè)的工作量和技術(shù)難度。

在企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)中，我們可以廣泛參考同類型企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，選擇從事過同行業(yè)企業(yè)數(shù)字檔案室開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，以統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)為原則，把既有目標(biāo)劃分為多期項(xiàng)目由淺入深逐步開展，減少實(shí)施難度。以筆者所在的勘測設(shè)計(jì)企業(yè)為例，勘測設(shè)計(jì)成果是企業(yè)的主要產(chǎn)品，在傳統(tǒng)出版模式下，圖紙出版要經(jīng)歷底圖印制、簽名、曬藍(lán)圖、用印等環(huán)節(jié)，繁雜的出版程序影響了企業(yè)的生產(chǎn)效率，因此許多勘測設(shè)計(jì)企業(yè)在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，均把數(shù)字化出版作為數(shù)字檔案室建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)的首要目標(biāo)。隨著項(xiàng)目進(jìn)一步推進(jìn)，勘測設(shè)計(jì)企業(yè)可以再圍繞工程項(xiàng)目建設(shè)細(xì)分檔案庫，如基于工程特性分類，將工程特征按一定的信息模型和編碼標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類組合，可以構(gòu)建工程特性檔案庫，實(shí)現(xiàn)按功能、形式、專業(yè)等多維度檢索和展示檔案，為后續(xù)同類項(xiàng)目設(shè)計(jì)提供參考；再如基于單個(gè)項(xiàng)目總體情況，建立項(xiàng)目綜合檔案信息庫，根據(jù)相關(guān)特征展示關(guān)聯(lián)信息，為項(xiàng)目總結(jié)、教育培訓(xùn)、宣傳報(bào)道等提供圖文、聲像各類信息支持；此外，還可按地域或流域建立區(qū)域項(xiàng)目檔案庫，按不同類型工程建立優(yōu)秀工程多媒體檔案庫等。

數(shù)字檔案室建設(shè)能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的深度整合，使檔案利用方式由閱覽、查考和出證向信息深度賦能方向延伸，助力企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。作為企業(yè)檔案工作者，需要立足企業(yè)實(shí)際，克服數(shù)字檔案室建設(shè)中的難點(diǎn)，為企業(yè)治理能力提升貢獻(xiàn)檔案力量。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：湖北省水利水電規(guī)劃勘測設(shè)計(jì)院有限公司