檔案、圖書以及情報一體化在醫(yī)院信息管理中的作用研究

遲麗華

摘 要：醫(yī)院信息管理是醫(yī)院開展各項事務(wù)的中心樞紐，在開展此項工作中，需要完整的信息資料作為支撐。檔案、圖書以及情報均屬于醫(yī)院信息管理重要的信息資料，三者在內(nèi)容方面存在聯(lián)系，但在信息特點方面卻存在差異，在當(dāng)前信息時代，需要將三者之間的聯(lián)系進一步加強，并利用各自信息特點共同服務(wù)于醫(yī)院信息管理工作，從而使此項工作得以順利開展。因此，實現(xiàn)檔案、圖書以及情報一體化對于醫(yī)院信息管理工作有效開展具有重要的作用。本文分析檔案、圖書和情報一體化在醫(yī)院信息管理工作中的重要作用，以及當(dāng)前醫(yī)院信息管理工作開展存在的問題，并制定出醫(yī)院檔案、圖書以及情報一體化管理模式構(gòu)建方法。

關(guān)鍵詞：檔案；圖書；情報；醫(yī)院信息管理

在信息時代，醫(yī)院運營發(fā)展中產(chǎn)生的信息量逐漸增多，檔案、圖書和情報作為醫(yī)院信息的三大類別，其信息容量也在不斷激增。尤其是在大數(shù)據(jù)時代，檔案、圖書和情報三大類信息不僅在數(shù)量上持續(xù)增加，而且內(nèi)容出現(xiàn)的重復(fù)交叉也越來越明顯，若將三類信息管理工作各自為政，則會造成醫(yī)院信息冗余，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理工作的負(fù)擔(dān)加重，不利于信息管理工作為醫(yī)院運營發(fā)展提供靈活服務(wù)。因此，將檔案、圖書和情報三類信息實現(xiàn)一體化管理具有一定的必要性。通過三類信息一體化管理可以促使醫(yī)院信息得到綜合開發(fā)，也能夠?qū)n案、圖書和情報三類信息出現(xiàn)的冗余消除，加快三類信息之間的交互，使醫(yī)院信息更加精煉和完整，從而有利于醫(yī)院信息管理工作有效開展。

一、檔案、圖書和情報一體化在醫(yī)院信息管理中發(fā)揮的作用

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使醫(yī)院內(nèi)部的交流方式發(fā)生明顯改變，信息資源產(chǎn)出方式也發(fā)生變化，這些變化共同促使醫(yī)院信息管理正在不斷變革，醫(yī)院信息管理需要不斷整合信息資源，從而為醫(yī)院信息管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。檔案、圖書和情報屬于醫(yī)院重要的信息類別，將三類信息實現(xiàn)一體化管理，有利于推動醫(yī)院信息整合，推動醫(yī)院信息管理的改革發(fā)展。

1.有利于醫(yī)院信息資源的綜合開發(fā)

圖書、情報以及檔案三類信息資料幾乎囊括醫(yī)院所有的信息內(nèi)容，并且，三類信息資料之間存在內(nèi)容重復(fù)和交叉，一方面，說明圖書、情報以及檔案三類信息資料之間存在密切的關(guān)聯(lián)；另一方面，也說明三類信息資料之間存在冗余，若采取各自為政的管理方式，將會增加醫(yī)院信息管理工作量，在對相關(guān)信息調(diào)取使用時，會影響信息資料使用者對自身所需信息內(nèi)容的搜索效率。例如，信息資料使用者想使用醫(yī)院檔案信息，但通過醫(yī)院信息管理系統(tǒng)檢索卻得到相關(guān)信息的圖書資料，無法滿足信息資料使用者的需求。將檔案、圖書和情報實現(xiàn)一體化后，可以加強三類信息資料之間的關(guān)聯(lián)性，并利用其關(guān)聯(lián)性實現(xiàn)醫(yī)院信息資源綜合開發(fā)，從而為醫(yī)院開展建設(shè)服務(wù)工作提供準(zhǔn)確和翔實的信息資料。同時，也能消除信息冗余，使信息資料使用者能夠精準(zhǔn)找到自身所需資料內(nèi)容，便于其工作開展。

2.有利于實現(xiàn)醫(yī)院信息管理的最大效益

圖書、情報和檔案均屬于重要的醫(yī)院信息，在開展醫(yī)院信息管理工作中，若要實現(xiàn)此項工作效益的最大化，必須充分調(diào)動醫(yī)院內(nèi)部信息資源，實現(xiàn)各類信息資源的合理配置，在既往開展圖書、情報以及檔案信息資料管理工作時，各自為政的情況比較普遍，在這種分散式的管理模式下，醫(yī)院內(nèi)部信息資源無法充分調(diào)動，還會導(dǎo)致各類信息資源之間缺乏交互和搭配，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理工作易出現(xiàn)漏洞和問題，無法實現(xiàn)效益最大化。而將三類信息資料進行一體化管理，可以實現(xiàn)三類信息資源的優(yōu)化配置，從而實現(xiàn)醫(yī)院信息管理的最大效益。

3.有利于提升信息服務(wù)質(zhì)量

將檔案、圖書以及情報三類信息資料實現(xiàn)一體化管理，可以消除既往各自為政的管理模式弊端，避免醫(yī)院信息管理形成封閉系統(tǒng)，并更好地使用信息時代各類信息之間的交流，利用信息質(zhì)量、數(shù)量以及介質(zhì)方面出現(xiàn)的變化，促使檔案、圖書以及情報信息管理的工作人員在工作方式上進行轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過各種方法和渠道使信息服務(wù)的質(zhì)量和效率全面提升，從而推動醫(yī)院信息管理工作開展的效果。

二、醫(yī)院信息管理工作開展存在的問題

雖然檔案、圖書和情報一體化對于醫(yī)院信息管理工作開展發(fā)揮重要的推動作用，但是，從當(dāng)前醫(yī)院信息管理工作開展過程中可知，醫(yī)院信息管理工作開展仍存在一些問題有待解決。這些問題包含部門管理問題、管理人才問題、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)問題以及信息技術(shù)應(yīng)用問題。

1.部門間各自為政

長期以來，國內(nèi)醫(yī)院的檔案室、圖書館以及病案室等信息管理部門基本上均處于分散狀態(tài)，各自為政和自主管理情況體現(xiàn)得比較明顯，導(dǎo)致各信息管理部門的信息化水平比較低。并且，在醫(yī)院將資金投入檔案室、圖書館以及病案室的建設(shè)之中，導(dǎo)致投資分散及投資效益不佳等情況，若醫(yī)院在信息管理資金方面有限的情況下，則對各信息管理部門的投資將會更低。當(dāng)前，很多醫(yī)院對各信息管理部門的建設(shè)投入并不均衡，存在工作人員缺乏服務(wù)意識、信息管理部門的信息化水平比較低和信息資源共享不足等問題。同時，各部門存在各自為政，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理的作用和價值根本無法得到發(fā)揮，使醫(yī)院檔案、圖書和情報所具備的信息價值降低，并導(dǎo)致信息管理的質(zhì)效降低，無法為醫(yī)院運營發(fā)展和社會服務(wù)提供有效支持。

2.一體化缺乏專業(yè)管理人才

實現(xiàn)醫(yī)院檔案、圖書以及情報一體化是當(dāng)前醫(yī)院信息管理的主要方向，在各信息管理部門各自為政的情況下，各部門選聘的管理人員均為相關(guān)專業(yè)人員。例如，檔案室管理人員招聘的主要是檔案管理專業(yè)人員，圖書館管理員則是圖書管理專業(yè)人員，這些工作人員在專業(yè)方面雖然比較相似，但在具體工作內(nèi)容方面卻存在較大差異，若要實現(xiàn)醫(yī)院檔案、圖書以及情報一體化，必須保證一體化后的信息管理人員同時具備檔案管理、圖書管理、情報搜集、管理專業(yè)的理論知識和管理技能，由于目前，醫(yī)院檔案、圖書和情報管理仍存在各自為政的現(xiàn)狀，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏專業(yè)管理人才。此外，在大數(shù)據(jù)和云計算等先進技術(shù)應(yīng)用下，醫(yī)院信息管理工作面臨著信息化改革，但目前，檔案管理、圖書管理、情報搜集和管理的信息化水平比較低，相關(guān)工作人員的信息素質(zhì)也比較低，導(dǎo)致管理人員并未能掌握先進信息技術(shù)，開展各類信息資料管理工作，說明當(dāng)前開展醫(yī)院檔案、圖書和情報一體化缺乏專業(yè)管理人才。

3.一體化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，醫(yī)院開展檔案管理、圖書管理和情報管理工作受各自為政的影響，導(dǎo)致各部門在開展信息資料管理時并未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況下，醫(yī)院開展檔案、圖書和情報一體化工作更是難上加難。而若要完成一體化管理，則必須構(gòu)建統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如需要在信息的標(biāo)引、分類、著錄以及檢索等方面實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而實現(xiàn)一體化后醫(yī)院信息管理的效率得以提升。由于當(dāng)前檔案、圖書和情報管理部門各自為政，導(dǎo)致這些部門在開展實際工作時也缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，必然會對檔案、圖書和情報一體化工作開展產(chǎn)生較大的阻礙。

4.一體化缺乏信息技術(shù)支撐

由于當(dāng)前檔案、圖書和情報一體化工作的信息化水平不足，長期以來，醫(yī)院對這些管理工作對應(yīng)部門的建設(shè)投入比較少，建設(shè)投入也存在不均衡的情況。這些原因?qū)е庐?dāng)前醫(yī)院檔案、圖書和情報一體化嚴(yán)重缺乏信息技術(shù)支撐，缺乏一體化管理服務(wù)信息系統(tǒng)的構(gòu)建，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理整體質(zhì)效不高，歸根結(jié)底是因為當(dāng)前檔案、圖書和情報一體化的實現(xiàn)缺乏信息技術(shù)支撐，導(dǎo)致檔案、圖書和情報一體化出現(xiàn)“先天不足，后天畸形”的情況。

三、醫(yī)院檔案、圖書和情報一體化管理模式的構(gòu)建方法

在信息時代，醫(yī)院信息管理走檔案、圖書和情報一體化管理模式已是大勢所趨，要求醫(yī)院信息管理人員能夠意識到一體化管理模式構(gòu)建具備的優(yōu)勢和作用，加大投資力度，提升醫(yī)院信息管理的信息化水平，并協(xié)調(diào)各信息管理部門，使之形成統(tǒng)一、有機的整體，從而發(fā)揮一體化優(yōu)勢，提升醫(yī)院運營發(fā)展的效果，并提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。綜合當(dāng)前醫(yī)院信息管理工作存在的問題，可以結(jié)合這些問題構(gòu)建醫(yī)院檔案、圖書和情報一體化管理模式。

1.明確一體化管理模式的構(gòu)建思路

醫(yī)院的檔案管理部門、圖書館、病案室和信息情報管理部門在開展一體化管理模式構(gòu)建時，必須能夠堅持四項原則，即內(nèi)容信息化、結(jié)構(gòu)一體化、對外開放化和管理綜合化。各部門之間能夠做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，使各部門通過組合能夠形成統(tǒng)一、有機的整體，在參與醫(yī)院信息管理工作時，能夠做好統(tǒng)籌安排和規(guī)劃工作，實現(xiàn)整體建設(shè)。同時，還要以醫(yī)院的數(shù)據(jù)中心作為基礎(chǔ)，通過利用現(xiàn)代化科技開展各類資源的全面整合，并對各類信息資源進行有效、合理地開發(fā)和利用，使各部門之間能夠形成優(yōu)勢互補的整體，相互開放、相互協(xié)調(diào)，共同推動醫(yī)院信息管理工作的開展。

2.構(gòu)建專業(yè)的一體化管理團隊

對醫(yī)院的檔案室、圖書館、信息機構(gòu)以及病案室等部門開展統(tǒng)一行政領(lǐng)導(dǎo)，從宏觀層面需要將檔案、圖書和情報一體化，從微觀層面檔案室、圖書館以及情報機構(gòu)仍需采取分立體制，對三者部門信息資料進行全面規(guī)劃，做好統(tǒng)籌安排以及全面建設(shè)，還要同時顧及三者文獻信息內(nèi)容的特點和文獻配置。同時，兼顧管理現(xiàn)狀，從而在醫(yī)院信息管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展合作分工，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，使醫(yī)院信息管理的整體結(jié)構(gòu)趨于合理化，保證內(nèi)部系統(tǒng)更加協(xié)調(diào)，信息資料之間能夠?qū)崿F(xiàn)集成化，從而促進各類資料的融合。與此同時，完成上述工作還需要具備專業(yè)一體化管理團隊，保證管理團隊每一名成員均具備“復(fù)合能力”，不僅要掌握專業(yè)能力，還要掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，能夠熟練掌握并運用大數(shù)據(jù)和云計算等先進技術(shù)開展信息管理工作，使信息技術(shù)能夠融入信息管理，從而高效化開展各類信息資料的管理工作，為醫(yī)院運營管理以及醫(yī)療服務(wù)的開展提供信息支持。

3.構(gòu)建一體化管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

若要進一步推進醫(yī)院信息管理工作，必須走檔案、圖書以及情報一體化之路，而若要確保檔案、圖書和情報一體化能夠在醫(yī)院信息管理工作中發(fā)揮有效作用，必須堅持走標(biāo)準(zhǔn)化之路。例如，在信息標(biāo)引、著錄和檢索等方面均要實施標(biāo)準(zhǔn)化，在通信設(shè)備以及計算機設(shè)備方面也要保證通用和兼容，從而促使一體化管理能夠獲得有利條件。尤其是在信息時代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將各類信息資料進行搜集分類和整理，實現(xiàn)信息化管理，但前提條件仍是實現(xiàn)一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)化，使各類信息資料的歸集和使用等具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮有效的作用，通過實現(xiàn)信息化管理，既能夠提升信息資料檢索效率，又能夠改善用戶的信息資料使用體驗，進而使醫(yī)院能夠提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)效，使醫(yī)院工作人員能夠通過內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)和移動設(shè)備對所需資料進行查閱，不受時間和地域限制，借助一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)使查找資料更加詳翔實，提升醫(yī)院信息管理的整體水平。

4.構(gòu)建一體化信息管理系統(tǒng)

醫(yī)院應(yīng)該重視并發(fā)揮檔案室、圖書館和情報中心等部門的作用，積極拓展現(xiàn)代化醫(yī)院的服務(wù)方法和途徑，在實現(xiàn)信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)條件下，借助醫(yī)院數(shù)據(jù)整合平臺和大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極構(gòu)建一體化信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的內(nèi)部架構(gòu)主要包括醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)、中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)系統(tǒng)、圖書館圖書系統(tǒng)以及情報中心系統(tǒng)等，通過這些信息管理系統(tǒng)的集成，使一體化信息管理系統(tǒng)得以構(gòu)建，并促使醫(yī)院信息管理工作的開展得到有效保障。首先，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)和中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及圖書館圖書系統(tǒng)而言，可以通過醫(yī)院檔案室以及圖書館相關(guān)資源構(gòu)建檔案圖書文獻管理系統(tǒng)，對檔案目錄、檔案內(nèi)容簡介、醫(yī)學(xué)圖書以及各類醫(yī)學(xué)期刊均納入該管理系統(tǒng)中，還可以將醫(yī)院科研項目檔案進行整理，按照年份、項目內(nèi)容和開展科室進行分類，并將分類后的科研項目檔案進行歸類，裝訂成冊，并掃描或是錄入形成電子檔案，方便系統(tǒng)管理；其次，醫(yī)院的病案可以借助HIS系統(tǒng)查閱，通過病案的準(zhǔn)確查閱，為患者提供更加精準(zhǔn)的醫(yī)療服務(wù)；最后，醫(yī)院情報中心可以借助中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)系統(tǒng)對國內(nèi)外醫(yī)學(xué)期刊進行查閱，從而獲取更多的醫(yī)學(xué)情報，并納入情報中心系統(tǒng)中，從而為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作的開展提供有效依據(jù)。通過構(gòu)建一體化信息管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息資料的線上瀏覽閱讀、研究支持以及全文檢索等多種功能，在通常情況下，用戶僅需要利用關(guān)鍵詞進行一次檢索便，可以查看醫(yī)院所有的信息資料，并且從中選擇自身所需要的信息資料，為用戶開展各項工作提供支持。在性能保障層面，基于標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)器給予支持的條件下，能夠查閱全院各項信息資料。

四、結(jié)束語

綜上所述，通過開展檔案、圖書和情報一體化，可以全面整合檔案室、圖書館以及情報中心的各類信息資料和資源，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)使一體化信息管理系統(tǒng)得以有效構(gòu)建，并在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，能夠為廣大用戶提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，使用戶對信息資料的需求得到有效滿足，通過實現(xiàn)一體化管理可以推動醫(yī)院信息管理及服務(wù)的發(fā)展，為醫(yī)院開展各項事務(wù)提供有力支持。

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（作者單位：濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）