大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理研究

摘 要：文書檔案安全保密管理是國家檔案安全建設(shè)治理的重要問題，關(guān)系到國家安全、文書檔案安全及其相關(guān)機關(guān)工作運行。大數(shù)據(jù)的到來對文書檔案安全保密管理是喜憂參半。當下文書檔案安全保密管理在精細化、專業(yè)化、法治化、社會化、智能化方面存在一些不足，與檔案安全治理現(xiàn)代化相差較遠。鑒于此，新時代大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案部門應以質(zhì)量強國、強檔為契機，加強文書檔案安全保密管理的精細化和專業(yè)化建設(shè)；以全面依法治國、治檔為契機，注重文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與法治建設(shè)，推動文書檔案安全保密管理制度化運行；以檔案的共管共建共享格局建設(shè)為契機，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實文書檔案安全保密管理的主體力量；以數(shù)字強國、強檔為契機，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；安全保密管理

在貫徹落實總體國家安全觀的今天，文書檔案的安全保密管理顯得更為重要。作為一種特殊的、常用的文件類檔案，文書檔案的安全保密管理工作一直以來受到重視，實際工作也一直在開展。大數(shù)據(jù)時代的到來，為文書檔案安全保密管理帶來便利，也帶來一些問題，需要好好應對處理。從檔案安全治理現(xiàn)代化視角來看，文書檔案的安全保密管理工作還有很多方面與建設(shè)平安中國、檔案強國、檔案安全等方面存在一些差距 [1]。學界研究往往從檔案視角開展研究，從治理角度研究不足。本文選擇從檔案安全治理的現(xiàn)代化視角研究大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理問題。在闡釋文書檔案的內(nèi)涵、種類及其安全保密管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)給文書檔案安全保密管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)，調(diào)研分析當下文書檔案安全保密管理存在的不足及其原因，并研究提出今后文書檔案安全保密管理完善的對策。

1 文書檔案的內(nèi)涵、種類及其安全保密管理的重要型

1.1 文書檔案的內(nèi)涵與種類

文書檔案具有豐富的內(nèi)涵。通常是指向各類組織在行政管理各項活動中形成的一些重要文件，其名稱和形式多樣，主要包括決策性的命令、指示和決定的文書檔案，還有通知性的布告、請示、報告、批復、通知、簡報等的文書檔案，最后一類是日常工作記載性的會議記錄、計劃和總結(jié)等文書檔案。

1.2 文書檔案安全保密的重要性

1.2.1國家安全建設(shè)對文書檔案安全保密的要求。黨的二十大報告部署國家安全治理問題。在這種背景下，各級組織的國家安全責任更是不可輕視。文書檔案工作作為所有組織的重要工作，其國家安全意義十分重大，國家安全建設(shè)和治理大力推行的今天，更是直接提出了很多的安全保密管理的要求。

1.2.2文書檔案本身功能發(fā)揮和可持續(xù)發(fā)展，也需要做好自身安全保密管理。文書檔案作為一個組織內(nèi)的重要工作，本身也存在可持續(xù)發(fā)展的問題，這種可持續(xù)發(fā)展就是其功能和作用要持續(xù)發(fā)揮作用。要持續(xù)發(fā)揮文書檔案的作用，就需要做好相關(guān)的安全保密管理工作，以便能夠更安全地發(fā)揮好文書檔案的作用。

1.2.3文書檔案服務(wù)社會的各類檔案需求，需要做好自身檔案安全保密管理工作。管理文書檔案最終目的還是做好各項服務(wù)，用戶對象有內(nèi)部的，也有外部的，這些用戶的需求也是多種多樣的。但是一個基本的前提條件，就是這些文書檔案本身要是安全真實有效的。這是質(zhì)量有保證。在質(zhì)量強國建設(shè)的今天，對文書檔案本身及其安全保密管理的質(zhì)量要求是更為緊要。這些情況下，加強各類組織文書檔案安全保密管理工作的改革創(chuàng)新就非常有必要。

2 大數(shù)據(jù)時代給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰(zhàn)和機遇

2.1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵影響與特征、功能

2.1.1大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與影響。現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會，科技發(fā)達，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數(shù)據(jù)就是這個高科技時代的產(chǎn)物。隨著來臨，大數(shù)據(jù)（Big data）也吸引了越來越多的關(guān)注。大數(shù)據(jù)（Big data）通常用來形容一個公司創(chuàng)造的大量非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在下載到關(guān)系型數(shù)據(jù)庫用于分析時會花費過多時間和金錢。大數(shù)據(jù)分析常和云計算聯(lián)系到一起，因為實時的大型數(shù)據(jù)集分析需要像MapReduce一樣的框架來向數(shù)十、數(shù)百或甚至數(shù)千的電腦分配工作。大數(shù)據(jù)帶給我們?nèi)齻€顛覆性觀念轉(zhuǎn)變：是全部數(shù)據(jù)，而不是隨機采樣；是大體方向，而不是精確制導；是相關(guān)關(guān)系，而不是因果關(guān)系。

2.1.2大數(shù)據(jù)具有諸多的特征。一是數(shù)據(jù)量上涵蓋信息量巨大。這主要體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的起始計量單位至少是P（1000個T）、E（100萬個T）或Z（10億個T）。二是大數(shù)據(jù)涉及的數(shù)據(jù)類型多樣化。這主要有網(wǎng)絡(luò)日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些不同類型的數(shù)據(jù)資料資源對大數(shù)據(jù)的處理、開發(fā)利用能力提出更高更多的要求。三是大數(shù)據(jù)的價值密度相對低。這方面主要體現(xiàn)在，隨著物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，信息感知無處不在，信息海量，但價值密度較低，如何通過強大的機器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價值“提純”，是大數(shù)據(jù)時代亟待解決的難題。也就是說，如何從海量的大數(shù)據(jù)提取所需要的資料是有很大的挑戰(zhàn)和難度的。四是速度上看，大數(shù)據(jù)處理問題的速度特快，展現(xiàn)出一種非常強的時效性。這是與傳統(tǒng)技術(shù)下的數(shù)據(jù)資料的收集、整理、處理的一個最為明顯的不同特征特點。

2.2 大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的便利與挑戰(zhàn)

2.2.1大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的便利。一是確保文書檔案保存的質(zhì)量能夠大幅度提升。傳統(tǒng)的檔案保存是紙質(zhì)版，大數(shù)據(jù)及其技術(shù)開發(fā)利用，檔案保存實現(xiàn)革命性變化，紙質(zhì)保存發(fā)展到云儲存，放在硬盤、光盤上，從時間的保存長度到安全的系數(shù)等方面都不是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存可以比擬的。二是文書檔案安全管理工作效率大為提高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的文書檔案的安全管理相比，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)，使得文書檔案的收集、整理與歸類、存儲、查詢、檢查和消毒等方面都非?？旖莘奖悖梢赃@樣講，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)讓文書檔案安全管理工作實現(xiàn)革命的變化。三是文書檔案安全管理各方面的成本大幅度減少。傳統(tǒng)檔案管理方式，基本上都是手工，這樣付出的人力、物力、財力等方面的成本都是巨大的。與之相比，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)使得文書檔案安全保密管理以及相關(guān)工作所付出的成本少得多，尤其是在物力和人力成本上節(jié)省很多。

2.2.2大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰(zhàn)。文書檔案安全不僅僅是指向環(huán)境的安全，還包括文書檔案本身內(nèi)容上的安全， 必須遵守黨紀國法。所以，文書檔案安全保密管理，不僅僅是文書檔案的承載環(huán)境、使用環(huán)境的安全，還包括其本身的安全品質(zhì)。正因為這樣，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)為文書檔案安全保密管理帶來以上的諸多便利 [2]，也帶來環(huán)境上一些不安全的風險。

一是大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理系統(tǒng)中的檔案收集方面帶來一些風險。大數(shù)據(jù)帶來的海量數(shù)據(jù)，對文書檔案建設(shè)要求精細化收集有一定的風險。加之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依然在使用，需要進行數(shù)字化處理，很有可能導致一些重要的檔案信息被忽略。 二是大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理層面帶來一定的風險。這方面的風險重要體現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)的儲存載體——優(yōu)盤、硬盤、光盤等載體，本身也存在容易掉，容易損壞的缺點，給文書檔案安全保密管理帶來非常的考驗。加之信息化時代，電腦本身的病毒也存在，加之有黑客的突發(fā)攻擊，導致文書檔案的管理存在很大的安全隱患。三是大數(shù)據(jù)給文書檔案信息利用環(huán)節(jié)帶來一定風險。大數(shù)據(jù)時代帶來文書檔案使用的方便，打破了檔案使用的時空限制，但是也帶來一些挑戰(zhàn)和風險，比如文書檔案的使用者的訪問監(jiān)督滯后，難免會導致文書檔案安全保密工作有些漏洞；防止信息損失的一些軟件工具可能也會帶來文書檔案信息的泄露和丟失等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

3 當下文書檔案安全保密管理存在的不足

3.1 文書檔案安全保密中檔案自身建設(shè)的問題

3.1.1檔案分類上的不準確。主要體現(xiàn)為文書檔案工作沒有很好按照國家關(guān)于文書檔案分類的標準執(zhí)行[3]，結(jié)合本單位實際按照標準及評分標準收集相關(guān)工作記錄并進行分類歸檔做得不理想，無法做到檔案內(nèi)容“要看的看得見”。

3.1.2檔案內(nèi)容上的不翔實。主要體現(xiàn)為文書檔案建設(shè)的日常工作中，沒有很好按照檔案安全保密的檔案資料建設(shè)工作，不注意留存記錄要求，保密管理記錄不完整，填寫整理不規(guī)范，檔案材料無法說明日常工作開展情況。

3.1.3檔案材料邏輯上的不嚴密。主要體現(xiàn)在現(xiàn)有的文書檔案工作沒有嚴格落實國家關(guān)于文書檔案的安全保密管理要求，受控節(jié)點未落實管控要求，審批流程、審批權(quán)限、記錄日期等信息前后有沖突、邏輯不嚴密、數(shù)據(jù)零散。

3.2 文書檔案安全保密管理上的問題

當下文書檔案安全保密管理的現(xiàn)實情況不是很理想，主要存在管理載體的安全保密管理做得不夠細致、安全保密管理的要求執(zhí)行不嚴格、文書檔案放置的空間安全保密做得不夠好等問題。這些問題在很大程度上影響管理效能提升。

3.3 文書檔案工作人員安全保密管理的責任與能力不強

除了文書檔案自身存在的安全隱患、管理上的安全隱患外，文書檔案安全保密管理另外一個關(guān)鍵的因素是檔案工作人員本身的素質(zhì)和能力問題。一是文書檔案安全保密管理的工作人員的責任意識與素質(zhì)不高。文書檔案是一個組織的重要文件，一些文書檔案保密管理的工作人員素質(zhì)不高，責任心和事業(yè)心以及保密意識不強，工作作風不夠嚴謹嚴格，對文書檔案的重要性分類保管做得不夠好，在調(diào)閱、銷毀、移出文書檔案等工作中，一些工作人員沒有按照組織規(guī)定、檔案管理規(guī)定手續(xù)進行相關(guān)的安全管理處理，這樣可能帶來文書檔案安全保密管理上的一些漏洞。二是在應付檔案檢查中只管應付過關(guān)，影響文書檔案安全保密管理的質(zhì)量問題。檔案工作和檔案安全檢查是每一年都要進行的重要工作，是對文書檔案安全保密管理質(zhì)量的一次大考。本來各個組織的文書檔案管理部門應好好把握機會，進行每一年的文書檔案安全保密管理的質(zhì)量提升。但是現(xiàn)實運行中，好多組織的文書檔案管理部門基本上抱持一種應付的心態(tài)，弄虛作假應付審查。個別單位日常保密管理工作中未按照國家法律法規(guī)和標準落實保密責任，未執(zhí)行單位保密管理制度，保密工作檔案內(nèi)容缺失，在認定前搞突擊、補記錄，用不真實的材料應付審查。

4 大數(shù)據(jù)下文書檔案安全保密管理完善的檔案安全治理對策

從以上研究可以得出，當下文書檔案安全保密管理工作存在的所有問題，其實都可以歸結(jié)到管理上存在問題。檔案自身建設(shè)的問題、檔案載體的安全管理、檔案工作人員的問題都可以從管理中找到癥結(jié)和原因。大數(shù)據(jù)帶來的各種風險的規(guī)避也是屬于管理問題[4]。因此，如何提升當下大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理質(zhì)量勢在必行。根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)下文書檔案安全保密管理存在的不足，借助檔案治理現(xiàn)代化、精細化、專業(yè)化、社會化、法治化以及智能化的要求，立足國家安全建設(shè)、國家檔案安全建設(shè)、文書檔案安全建設(shè)的現(xiàn)實和質(zhì)量強國的要求，當下文書檔案管理部門應該從以下幾個方面注重加強檔案安全保密管理的完善。

4.1 以治理精細化和專業(yè)化建設(shè)為重點，注重文書檔案載體本身內(nèi)在安全品質(zhì)的提升

針對文書檔案安全保密管理中檔案自身的安全品質(zhì)問題，各個組織的文書檔案部門應以社會治理精細化、專業(yè)化建設(shè)為契機，對每一份文書檔案，不管是紙質(zhì)版的，還是電子版的，都要進行內(nèi)在安全品質(zhì)的把控。按照檔案安全治理精細化和專業(yè)化的要求，對所有文書檔案進行道德層面、法律層面的安全考量，以此確保文書檔案自身內(nèi)容上的安全品質(zhì)沒有問題。

4.2 以治理法制化建設(shè)為契機，注重文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與法治建設(shè)，推動文書檔案安全保密管理制度化運行

針對文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與執(zhí)行方面的問題，各個組織的文書檔案部門應以全面依法治國治檔案為契機，加大文書檔案的收集、整理、保存、傳送、查閱、開發(fā)利用、宣傳、研究等方面使用環(huán)節(jié)的立法、執(zhí)法、司法和守法等方面的建設(shè)與執(zhí)行，以此推動文書檔案安全保密管理工作法治化運行。

4.3 以治理社會化建設(shè)為契機，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實文書檔案安全保密管理的主體力量

推動文書檔案安全保密管理，最終還是要落實到人。因此，針對文書檔案安全保密管理中檔案管理工作人員、檔案用戶等存在的安全意識和能力不強的 問題，抓好文書檔案工作人員和組織內(nèi)部所有工作人員的安全保密管理素質(zhì)、能力的教育培訓，以此提升其安全保密管理的意識、素質(zhì)和能力；堅持共建共享共治的原則，建構(gòu)組織內(nèi)部的文書檔案安全保密管理的大格局；同時，加大對文書檔案利用用戶的安全保密管理的教育和管理，以此從外部形成一個安全保密管理的用戶群體。

4.4 以治理智能化和信息化建設(shè)為契機，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設(shè)

針對文書檔案安全保密管理技術(shù)層面存在的風險和問題，各個組織的文書檔案管理部門應高度重視智能化和信息化技術(shù)的采用，充分利用好大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)，堅持技術(shù)賦能的強大動力發(fā)揮，在充分利用大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)的便利的時候，必須要做好文書檔案運行的各個環(huán)節(jié)的安全風險規(guī)避，尤其是要做好文書檔案收集和整理歸類中的風險規(guī)避、文書檔案利用中的風險規(guī)避、文書檔案傳送中的風險規(guī)避、文書檔案保存中的風險規(guī)避等，以此推動文書檔案安全保密管理信息化、智能化發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：王建海，大學學歷，山東省泗水縣檔案館館員，研究方向：檔案管理，