“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”背景下高校財務(wù)報銷模式變革的探析
——以DX高校為例

張佳妤 中共上海市委黨校

引言

DX 高校是SH 市委直接領(lǐng)導(dǎo)下培養(yǎng)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部的學(xué)校，是教育部認可的研究生碩士學(xué)位點培養(yǎng)單位。所以DX 高校希望通過“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)”“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”等方式提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。DX 高校財務(wù)部門也在優(yōu)化財務(wù)報銷工作流程，改進財務(wù)報銷方式。具體是與SH 市的財務(wù)軟件公司合作，運用人工智能、電子簽名、人臉識別等技術(shù)，研發(fā)出一套適合DX 高校全程網(wǎng)上報銷的財務(wù)報賬系統(tǒng)，讓校院教職工在家也能進行經(jīng)費報銷，提高財務(wù)報銷工作效率。

一、DX高校傳統(tǒng)報賬模式現(xiàn)狀分析

（一）財務(wù)報銷業(yè)務(wù)煩瑣，財務(wù)人員工作量大

隨著DX 高校教學(xué)經(jīng)費和科研經(jīng)費預(yù)算批復(fù)數(shù)逐年遞增，財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量大幅增加。DX 高校過去的傳統(tǒng)報銷模式是，當(dāng)一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，需要各部門報賬員到財務(wù)處手工填寫固定格式的紙質(zhì)“付款憑單”，并且在“付款憑單”后粘貼原始發(fā)票或電子發(fā)票。財務(wù)工作人員在接到“付款憑單”單后進行現(xiàn)場審核，具體是清點每一張發(fā)票金額、數(shù)量，是否符合差旅費報銷規(guī)定，是否符合培訓(xùn)費報銷規(guī)定，是否符合課題費報銷規(guī)定等。這樣的財務(wù)審核工作量特別繁重。財務(wù)人員審核通過后方可收單并且制作會計憑證會計制單（雙分錄）。若單據(jù)出現(xiàn)手續(xù)不全或者不符合報銷規(guī)定的問題，則要求報賬人修改“付款憑單”，簽字手續(xù)不全時，需要重新找部門領(lǐng)導(dǎo)或校領(lǐng)導(dǎo)簽名。因此，各部門報賬員和教職工普遍反映DX 高校財務(wù)處進行報銷時候，財政資金報銷難、排隊長、預(yù)算執(zhí)行率低、教學(xué)科研課題費結(jié)項等諸多工作受影響。即使DX 高校財務(wù)處在OA 網(wǎng)上出臺了《常用經(jīng)費管理制度匯編》等相關(guān)文件，但沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)的教職工還是不清楚報銷制度，這導(dǎo)致財務(wù)人員將大部分時間和精力用于和各業(yè)務(wù)部門報賬員溝通和解釋報銷制度上，嚴重影響了會計制單的及時性和記賬效率。以下是DX高校傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式下的流程圖（見圖1）

圖1 DX高校傳統(tǒng)報銷流程圖

（二）時間和地域的集中，造成交叉感染病毒風(fēng)險

DX 高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷需要學(xué)校教職工和學(xué)生憑紙質(zhì)“付款憑單”到財務(wù)處找專門負責(zé)的前臺財務(wù)會計人員進行復(fù)核單據(jù)。DX 高校規(guī)定每天報銷的時間為早上8 點到下午4 點，中午財務(wù)處有收單人員值班。每年的10-12 月期間，是高校財務(wù)處最為繁忙的時候。大批教職工開始集中到財務(wù)部門辦理各種報銷事宜。而這期間，財務(wù)處又要督促各部門預(yù)算執(zhí)行率、制作會計報表，單位內(nèi)控、預(yù)算績效等多項工作。時間與地域上的集中導(dǎo)致財務(wù)報銷大廳硝煙彌漫，更是增加了人與人之間飛沫感染病毒的風(fēng)險，給教職工和學(xué)員的人身安全造成不小的隱患。

（三）逐層領(lǐng)導(dǎo)簽名審批，財務(wù)報銷效率低

DX 高校財務(wù)報銷制度要求：2 萬元（不含）以下的單據(jù)，由經(jīng)費歸口各部門、單位主要負責(zé)人（或項目、課題負責(zé)人）和計劃財務(wù)處負責(zé)人審批；2 萬元（含）至200 萬元（不含）的，由經(jīng)費歸口各部門、單位主要負責(zé)人（或項目、課題負責(zé)人）和計劃財務(wù)處負責(zé)人審批，另須報分（協(xié)）管副校（院）長和分（協(xié)）管財務(wù)副校（院）長審批；200 萬元（含）以上的，由經(jīng)費歸口各部門、單位主要負責(zé)人（或項目、課題負責(zé)人）、計劃財務(wù)處負責(zé)人、各分（協(xié)）管副校（院）長和分（協(xié)）管財務(wù)副校（院）長審批，另須報常務(wù)副校（院）長審批。各部門報賬員把做好的“付款憑單”送至財務(wù)處后，財務(wù)人員開始審核原始發(fā)票的真?zhèn)危瑢徍耸欠穹县攧?wù)報銷規(guī)定，審核無誤后編制會計憑證（雙分錄）。這樣逐級領(lǐng)導(dǎo)簽名固然確保了財政資金的使用的合規(guī)性合法性，但如果領(lǐng)導(dǎo)出差，則保障人員需要等待一段較長時間才可找到領(lǐng)導(dǎo)簽名。這無形中增加了報賬人員的負擔(dān)，同時也降低了財務(wù)人員記賬的效率，不利于財政資金每季度考核執(zhí)行率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”報銷模式的優(yōu)勢體現(xiàn)

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)可以節(jié)約時間，提高工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式，是由人工智能代替?zhèn)鹘y(tǒng)報銷模式的大跨步，是“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”的完美結(jié)合?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)中相關(guān)審批程序都在校院OA 網(wǎng)上進行，報銷系統(tǒng)和電子簽名插件綁定，這可以讓電子簽名替代手工簽名，節(jié)約相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽名環(huán)節(jié)上的時間和審核經(jīng)濟業(yè)務(wù)的壓力。DX 高校以往傳統(tǒng)的報銷模式是會計人員審核通過后制單（雙分錄）。由出納根據(jù)紙質(zhì)會計憑證（雙分錄）在財政局系統(tǒng)上輸入付款指令，打印紙質(zhì)“貸記憑證”，最終實現(xiàn)報銷流程。這種財務(wù)報銷的周期性很長，有時候容易導(dǎo)致發(fā)票丟失等特殊狀況的發(fā)生。而“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)建立起來后，只要安裝好相關(guān)電子簽名軟件，領(lǐng)導(dǎo)簽名瞬間即可完成，報銷單及時在OA 網(wǎng)上自動生成，人工智能財務(wù)人員審核紙質(zhì)發(fā)票無誤后，財務(wù)系統(tǒng)自動生成會計憑證（雙分錄），財務(wù)系統(tǒng)和合作銀行的網(wǎng)銀系統(tǒng)的對接，使用汽車銀行代替出納跑銀行，通過網(wǎng)上銀行批量支付最終實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”全網(wǎng)絡(luò)報賬模式，從而大大提高了高校財務(wù)報銷的運行效率。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)可以加強高校財務(wù)層面內(nèi)部控制

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)是建立在校院全面內(nèi)控管理的基礎(chǔ)上的，在這個過程中，高校財務(wù)負責(zé)人對每一個財務(wù)授權(quán)事項環(huán)節(jié)都可以準(zhǔn)確地把握，也能更準(zhǔn)確地判斷出校院財務(wù)內(nèi)控控制的風(fēng)險點，從而能夠更好地把控財務(wù)風(fēng)險，真正做到放防患于未然，更好地實現(xiàn)高校財務(wù)內(nèi)控制度。例如：發(fā)票真?zhèn)巍⒂袩o節(jié)假日停車費發(fā)票、預(yù)算額度是否超預(yù)算、憑證雙分錄是否有誤等等。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)的建立既可以讓高校財務(wù)報銷制度更符合新的政府會計制度的要求，又可以增加高校財務(wù)的內(nèi)控質(zhì)量，同時也符合市財政局對高校財務(wù)內(nèi)控的要求。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)可以大幅提升高校財務(wù)管理水平

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式的實行將大大減輕財務(wù)人員審核會計憑證的重復(fù)性，讓財務(wù)人員不再充當(dāng)財務(wù)制度的解釋人或熱線客服，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式讓財務(wù)人員站在更高的起點，從事更為重要的財務(wù)風(fēng)險管理工作。DX 高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)的建立使得財務(wù)審批更趨規(guī)范化、電子簽名防止學(xué)生仿冒老師簽名套取課題經(jīng)費，OA 網(wǎng)逐級領(lǐng)導(dǎo)審批使得報銷流程更快捷，發(fā)票掃描上傳系統(tǒng)大大提升財務(wù)管理的精細化程度。例如，某位老師的課題結(jié)項，要復(fù)印原始發(fā)票，放在傳統(tǒng)模式下，財務(wù)人員需要在財務(wù)系統(tǒng)中查詢憑證號，根據(jù)憑證號去檔案室查找原始憑證再將其復(fù)印。而在“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”模式下，財務(wù)人員只需要在OA 系統(tǒng)中搜索出發(fā)票的掃描件，打印下來即可。大數(shù)據(jù)時代，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式有效提高了高校財務(wù)管理水平。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷模式下DX高校網(wǎng)上報賬模式探析

（一）校院OA 網(wǎng)上自助下單功能

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)模式下，校院各部門報銷人不需親自到財務(wù)處填寫“付款憑單”，只需在校院OA 網(wǎng)絡(luò)端或OA手機端上傳報賬原始票據(jù)，輸入報銷金額，選擇經(jīng)費編號，電子簽名后系統(tǒng)自動生成“付款憑單”。這樣可以避免人工填單失誤和重復(fù)退單現(xiàn)象，也提高了各部門報銷人報賬的效率。另外，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷模式也降低了報銷人與財務(wù)人員接觸的風(fēng)險，在流感暴發(fā)時期，保證了雙方的人身安全。在“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷模式正式實施前，財務(wù)部門負責(zé)對所有報賬員進行上機培訓(xùn)，保障校院教職工和學(xué)生都能正確操作OA 網(wǎng)報銷的各項功能。

（二）校院OA 網(wǎng)線上電子簽章功能

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)模式下，各部門報銷人不需要到辦公室找領(lǐng)導(dǎo)逐級審批簽名。OA 網(wǎng)和手機端口上，校領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)系統(tǒng)審核結(jié)果進行審批、添加電子簽名等操作?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)模式下，經(jīng)費報銷執(zhí)行到哪個環(huán)節(jié)，報賬人能隨時通過OA 手機端或電腦端查詢。例如，領(lǐng)導(dǎo)電子簽名審批完畢后，提交單據(jù)人會收到手機短信提醒，也可查詢到報銷單狀態(tài)。這樣徹底解決了報銷人因領(lǐng)導(dǎo)出差或培訓(xùn)等事務(wù)而耽誤了經(jīng)費的使用效率，從而提高財政資金的執(zhí)行率。

（三）校院OA 網(wǎng)線上初審功能

報銷人在OA 網(wǎng)上提交的電子報銷單及原始票據(jù)的掃描件，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)會自動審核。例如：經(jīng)費支出的類別是否合規(guī)，經(jīng)費支出是否超預(yù)算。因此財務(wù)人員無須現(xiàn)場審核報銷人提交的“付款憑單”?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)會自動對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性、報銷單據(jù)的完整性、規(guī)范性以及是否超預(yù)算等問題給出審核的初步結(jié)果，然后，財務(wù)人員可進行人工干預(yù)復(fù)審，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)不符合財務(wù)編號的“付款憑單”進行人工干預(yù)退單，報銷人在任何時間、任何地點都能通過OA 手機端或電腦端查看到退單的原因，從而避免報銷人在財務(wù)處盲目等待，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)有效緩解每年年底財務(wù)處報銷排長隊的尷尬問題。

（四）校院財務(wù)系統(tǒng)自動制單功能

“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)模式下，財務(wù)人員不需要根據(jù)電子“付款憑單”編制手工會計分錄。OA 平臺和財務(wù)系統(tǒng)自動對接，財務(wù)系統(tǒng)自動生成會計憑證（雙分錄）。在這個模式下，可以有效降低財務(wù)人員人工制單的人為失誤。每月，對于資產(chǎn)量較大的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，平臺會和資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行對接，每個月末，財務(wù)系統(tǒng)自動生成固定資產(chǎn)折舊分錄。從而保障高校固定資產(chǎn)真實的賬面價值，同時，提高了會計人員制單的效率，為年底與市財政局對賬業(yè)務(wù)打下堅實基礎(chǔ)。

（五）“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式與傳統(tǒng)報賬模式的對比

DX 高校財務(wù)處通過走訪有成功網(wǎng)上報銷經(jīng)驗的兄弟院校，吸取其他高校網(wǎng)上報銷操作流程，和SH 市某研究智能財務(wù)軟件公司合作研發(fā)出一款適合DX 高校網(wǎng)上報銷的財務(wù)信息系統(tǒng)。流程中可能涉及的系統(tǒng)風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報銷系統(tǒng)都用AI 人工智能審核發(fā)票系統(tǒng)自動生成“付款憑單”，系統(tǒng)自動生成會計憑證（雙分錄），會計系統(tǒng)和市財政局支付系統(tǒng)對接，自動提交財政付款指令，合作銀行批量支付款項。從而保障了校院教職工和學(xué)生財務(wù)報賬的安全性和及時性，同時，也提高了財政資金的執(zhí)行率，為年底財政局決算關(guān)賬打下堅實基礎(chǔ)。以下是DX 高校財務(wù)傳統(tǒng)報賬模式和“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模對比圖。（見圖2）。

圖2 DX高校傳統(tǒng)報賬模式和“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”報賬模式對比圖

結(jié)語

綜上所述，高校建立“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”報銷模式是高校財務(wù)發(fā)展的必然需要，也是對財務(wù)管理人工智能化的一次探索。“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”報銷模式對提升高校整體財務(wù)管理水平、提高財政資金的執(zhí)行率、加強高校財務(wù)內(nèi)部控制、預(yù)算績效管理等多個領(lǐng)域，發(fā)揮了相當(dāng)大的重要作用。同時，高校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負責(zé)人在“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”報銷模式設(shè)計環(huán)節(jié)，需要統(tǒng)籌把握2019 年實施的新的政府會計制度政策，設(shè)計出適合高校網(wǎng)上財務(wù)報銷的人工智能軟件系統(tǒng)，在大數(shù)據(jù)時代背景下，充分發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)＋財務(wù)”報銷模式的優(yōu)勢。