協(xié)同管理提升城建檔案在線接收方法探討

文·遲丹鳳

為響應(yīng)國家檔案信息化建設(shè)的號召，城建檔案開展在線接收工作，杭州、蕪湖、青島等各地相繼開發(fā)檔案接收系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案在線接收管理。本文以青島市建設(shè)工程檔案在線接收工作為例，結(jié)合在實踐過程中遇到的一些問題，思考通過“協(xié)同管理”尋找對策，推進在線接收工作。

一、青島市城建檔案在線接收工作現(xiàn)狀

（一）在線接收系統(tǒng)情況

2020年起青島推行建設(shè)工程檔案在線接收服務(wù)。通過開發(fā)建設(shè)工程檔案在線接收系統(tǒng)，將傳統(tǒng)竣工后搬著成百上千卷紙質(zhì)檔案反復(fù)現(xiàn)場提交審核方式（串聯(lián)），改為隨著建設(shè)進度在線分段報送分段驗收電子檔案、線下一次性移交紙質(zhì)檔案的審核方式（并聯(lián)）。建設(shè)單位利用該系統(tǒng)隨著建設(shè)進度實時收集檔案資料，在線分段報送、分段驗收電子檔案，線下一次性移交紙質(zhì)檔案。通過線上檔案驗收的工作方式，實現(xiàn)了不見面工程檔案驗收，使企業(yè)少跑路，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)。辦理建設(shè)工程檔案驗收事項時，建設(shè)單位線上提交驗收申請；驗收部門通過系統(tǒng)在線審查申請辦理資料、檔案歸集整理情況，出具檔案驗收意見，實現(xiàn)建設(shè)工程檔案驗收“全網(wǎng)辦”。

（二）接收工作流程情況

城建檔案管理機構(gòu)按照建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗收的規(guī)定對工程檔案進行驗收，實行告知承諾制。青島市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱“市城建檔案館”）在建設(shè)單位辦理施工許可時，即告知建設(shè)單位關(guān)于工程檔案報送的具體要求。建設(shè)單位首先根據(jù)《青島市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗收時組織建設(shè)工程檔案專項驗收，并形成《建設(shè)工程檔案專項驗收報告》；在向市城建檔案館提出建設(shè)工程檔案驗收申請前，建設(shè)單位提交已經(jīng)形成的建設(shè)工程檔案電子文件，對部分在驗收時無法提交的建設(shè)工程文件實行承諾；建設(shè)工程具備竣工聯(lián)合驗收條件后，建設(shè)單位只需通過工程審批平臺提出申請，并上傳已簽字蓋章的、填寫完整的《建設(shè)工程檔案專項驗收報告》和《建設(shè)工程檔案驗收承諾書》，承諾在三個月內(nèi)，按要求移交一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，便可通過檔案驗收，無需現(xiàn)場辦理。市城建檔案館在建設(shè)工程竣工驗收通過后三個月內(nèi)對建設(shè)單位報送的工程檔案進行跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)，監(jiān)督建設(shè)單位切實履行承諾，并定期對尚未完成檔案移交的工程發(fā)放《建設(shè)工程檔案移交告知書》；對逾期未報送建設(shè)工程檔案的建設(shè)單位發(fā)出《建設(shè)工程檔案整改通知書》；對其中拒不移交建設(shè)工程檔案的建設(shè)單位予以追究，給予行政處罰。每年開展“雙隨機、一公開”監(jiān)督檢查，對建設(shè)工程檔案驗收及移交情況進行抽查。

二、工作實踐中遇到的問題

（一）信息化配置不夠完善

在實際推行工作中，各參建單位對于建設(shè)工程檔案數(shù)字化所需的電腦、掃描儀器（如A3、A4高速掃描儀、A3平板掃描儀、A0圖紙掃描儀等）配備不足，且由于費用列支難等原因?qū)τ诤笃谕菩械脑娮訖n案收集工作、電子簽章使用態(tài)度不積極。同時對于各區(qū)市城建檔案管理機構(gòu)的系統(tǒng)存儲服務(wù)器、審查檔案所需電腦配備不足，影響工程檔案在線接收系統(tǒng)的全面使用推廣工作。

（二）檔案上位法支持不足

工程審批制度改革后，《城建檔案管理規(guī)定》第八條修改為“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，城建檔案管理機構(gòu)按照建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗收的規(guī)定對工程檔案進行驗收”。但對于聯(lián)合驗收實施方式?jīng)]有明確規(guī)定。各地檔案驗收現(xiàn)狀不一，多數(shù)建設(shè)單位未按時移交工程檔案，造成建設(shè)工程檔案查閱利用困難，信訪事件增多。

三、協(xié)同管理提升城建檔案在線接收的探討

（一）強化工具協(xié)同，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)平臺

人與工具、工具與系統(tǒng)的連接，是最基礎(chǔ)的協(xié)同。通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)“城建檔案在線接收系統(tǒng)”，將人、工具、系統(tǒng)協(xié)同連接，可以有效提高檔案歸集效率，實現(xiàn)“最多跑一次”工作要求。建設(shè)單位可以從工程報建階段開始進行檔案歸集，將工程檔案資料按階段上傳，將城建檔案管理工作落到平時。在線系統(tǒng)可以在工程建設(shè)過程中引導(dǎo)檔案資料員收集、整理工程檔案，通過系統(tǒng)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員實時溝通，使工程檔案歸集工作變得更為系統(tǒng)、簡潔、易操作。還可以進一步與工程建設(shè)項目審批系統(tǒng)連通，打破數(shù)字壁壘，減少信息“跑路”，將政府審批證照直接通過系統(tǒng)歸檔，減少企業(yè)重復(fù)上傳，既保證了證件的準(zhǔn)確性，又提高了檔案收集效率。加快推行建設(shè)工程電子簽章使用，推進各方系統(tǒng)對接，實現(xiàn)建設(shè)工程檔案“無紙化”“一鍵歸檔”。

（二）強化行為協(xié)同，合理分配人員

要將組織中的個人行為與組織行為有機融合，成就工作運行的高效性。建立建設(shè)工程檔案驗收專人負(fù)責(zé)制度，提供“一對一”服務(wù)，明確專人指導(dǎo)企業(yè)開展建設(shè)工程檔案驗收和移交工作；在線系統(tǒng)審核按照流程分工明確，分項、分工程審核工作落實到個人；建立服務(wù)預(yù)約制，提倡建設(shè)單位預(yù)約咨詢、交檔，個人負(fù)責(zé)的房屋建筑工程和軌道交通工程穿插進行，既可提高建設(shè)單位辦事效率，又保障了工作時間的合理安排。利用長板理論，發(fā)揮個人優(yōu)勢，以長帶短，業(yè)務(wù)工作以老帶新，系統(tǒng)操作以少輔老；利用水桶理論，合理安排崗位，整體協(xié)作，各司其職，減少推諉扯皮的時間，以極大地提高工作效率。

（三）強化流程協(xié)同，完善工作機制

制度規(guī)則流程化、顯性化，讓業(yè)務(wù)、知識與權(quán)責(zé)有機匹配，從而提高工作運行績效。在業(yè)務(wù)流程上，為提高建設(shè)工程竣工驗收辦理效率進行檔案接收流程再造，為便于檔案在線報送簡易化操作編制檔案工作指南；在基礎(chǔ)設(shè)置上，健全內(nèi)部工作管理機制，明確內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序，增加建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)知識儲備，提高業(yè)務(wù)技能；在職責(zé)監(jiān)管上，建立隨機抽查機制，開展“雙隨機、一公開”工作，每年度抽取監(jiān)督人員和建設(shè)工程進行隨機匹配，檢查年度檔案歸檔情況、抽查年度在建工程檔案歸集情況，公開公示抽查內(nèi)容及結(jié)果。內(nèi)部外部協(xié)調(diào)管理，完善工作機制，事情處理有據(jù)可依，卻不完全僵化于形式，使檔案接收工作流暢銜接。

（四）強化觀念協(xié)同，轉(zhuǎn)變工作思維

局部利益和系統(tǒng)利益都是合理存在，但整體系統(tǒng)利益才可以實現(xiàn)整個組織的目標(biāo)。對于檔案移交工作而言，城建檔案管理機構(gòu)和建設(shè)單位應(yīng)持有共同的目標(biāo)——及時、準(zhǔn)確、完整地完成建設(shè)工程檔案歸檔。當(dāng)工程檔案資料報送有重疊時，可采用單位工程檔案合并整理等方式來減少雙方的工作量和不必要的資源浪費；當(dāng)軌道交通工程因線路要求不同產(chǎn)生檔案資料不同時，可以征求地鐵集團建議，雙方共同修訂歸檔范圍和歸檔模式，便于各條線路保時保質(zhì)交檔。要作為完成同一個檔案報送任務(wù)的合作伙伴，雙方協(xié)作共贏。

（五）強化監(jiān)管協(xié)同，加大執(zhí)法力度

城建檔案主管部門應(yīng)當(dāng)依托城市工程審批系統(tǒng)，同步跟蹤，實時開展建設(shè)工程檔案監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)。加大執(zhí)法監(jiān)督檢查力度，壓實相關(guān)部門責(zé)任，依法依規(guī)開展“雙隨機一公開”檢查，增強監(jiān)管的針對性和實效性。對實行告知承諾制的項目，在事中事后監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)申請人作出不實承諾或違反承諾的，申請人應(yīng)當(dāng)限期整改，逾期不整改或者整改后仍不符合要求的要依法處理，將企業(yè)和有關(guān)人員不實承諾或違反承諾的不良行為信息推送公共信用信息平臺，共享市場主體的信用信息，構(gòu)建“一處失信、處處受限”的聯(lián)合協(xié)同懲戒機制。對于不按規(guī)定收集、整理、報送（移交）工程檔案的，記入該單位誠信檔案及社會信用記錄；對拒不移交工程竣工檔案的，加大城建檔案執(zhí)法檢查力度，依法予以處罰，記入“黑名單”，必要時向社會公布。

建設(shè)工程檔案在線接收是數(shù)字化時代提升治理能力的方式，信息的整合也體現(xiàn)了政府的協(xié)同性，大數(shù)據(jù)分析，輔助做出最優(yōu)決策，有效增加各部門單位之間的協(xié)同，減少內(nèi)部重復(fù)性工作，降低內(nèi)部管理成本。要從人員的“心”、從工作的配合、從目標(biāo)的統(tǒng)一，用協(xié)同的理念，實現(xiàn)管理的進化，提升工作的效率，推動在線接收工作的進行。