淺談如何做好縣級檔案館檔案開放工作

文·范苗苗

2022年8月1日起執(zhí)行的《國家檔案館檔案開放辦法》中規(guī)定，自形成之日起滿二十五年的國家檔案館的檔案，經(jīng)開放審核后無需限制利用的應(yīng)當(dāng)及時(shí)向社會(huì)開放。同時(shí)，也明確了縣級以上地方檔案主管部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)建立本地區(qū)館藏檔案開放審核協(xié)同機(jī)制的主體責(zé)任?？h級檔案館應(yīng)依據(jù)《國家檔案館檔案開放辦法》，進(jìn)一步完善檔案開放審核工作，確保館藏檔案規(guī)范、及時(shí)、安全地向社會(huì)開放。

一、縣級檔案館開放審核工作的現(xiàn)狀

（一）開放審核人員與日趨增多的檔案開放審核數(shù)量相比相對減少

《國家檔案館檔案開放辦法》依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的要求，將縣級以上各級檔案館的檔案向社會(huì)開放的期限縮短至25年，使得需要開放審核的檔案數(shù)量驟然增加，但縣級檔案館的人員編制不能隨之迅速增加，因而與檔案開放審核數(shù)量相比，檔案開放審核人員無疑是相對減少了。人員的不足，直接影響到了縣級檔案館檔案開放審核工作的進(jìn)度，甚至是質(zhì)量。

（二）對檔案開放依然抱有謹(jǐn)慎小心的態(tài)度致使檔案開放數(shù)量相對較少

《國家檔案館檔案開放辦法》雖然已明確了檔案開放的主體和范圍，但是縣級檔案館人員由于對檔案的內(nèi)容以及涉及到的背景、事件、意義、價(jià)值等把握不準(zhǔn)，因此對檔案開放一直秉持謹(jǐn)慎小心的態(tài)度，能不開放的就不開放，處于兩可之間的也多以不開放為主，以此來規(guī)避不可控的各種問題發(fā)生，致使目前對外開放的檔案主要集中在經(jīng)濟(jì)、文化等方面，遠(yuǎn)不能滿足群眾利用檔案的需求。

（三）檔案開放審核標(biāo)準(zhǔn)不具體導(dǎo)致檔案開放審核不具標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性

縣級檔案館目前進(jìn)行檔案開放審核依據(jù)的《國家檔案館檔案開放辦法》以及《政府信息公開條例》，都只規(guī)定了檔案開放的主體、范圍、程序、辦法，但是沒有館藏檔案開放審核的具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在具體開放審核工作中缺乏參照性，縣級檔案館無法依據(jù)此規(guī)定制定出符合實(shí)際的具體開放審核標(biāo)準(zhǔn)制度，故而開放審核人員一直以來只能憑借掌握的理論、自身的經(jīng)驗(yàn)和內(nèi)部的約定等進(jìn)行自主或協(xié)商把控開放檔案的范圍，缺乏檔案開放審核的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性。

（四）縣級檔案館的館藏檔案構(gòu)成限制檔案按期開放的數(shù)量

《國家檔案館檔案開放辦法》規(guī)定，涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益和個(gè)人隱私等內(nèi)容控制使用或者延期向社會(huì)公開?？h級檔案館的館藏檔案主體是黨政機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件以及婚姻登記、公證、林權(quán)等專業(yè)檔案，這些檔案因涉及上級發(fā)文、單位核心事務(wù)、個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等可以不予公開，而開放審核后可以提前向社會(huì)開放的經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化的檔案在縣級檔案館保存很少，這就導(dǎo)致縣級檔案館館藏檔案中能按期開放的檔案少，而延期公開或不能公開的檔案多。

（五）檔案形成單位或者移交單位對檔案開放審核的不配合導(dǎo)致檔案開放工作進(jìn)展不順

2021年1月1日起施行的《檔案法》出臺(tái)前，縣級檔案的鑒定劃控工作通常是由檔案館進(jìn)行初步審核，然后向檔案移交單位征求意見，得到回復(fù)基本都是“同意”“無意見”，檔案開放工作主要依靠檔案館進(jìn)行，各移交單位的參與度極低。《國家檔案館檔案開放辦法》的出臺(tái)，明確規(guī)定了“國家檔案館牽頭，檔案形成單位或者移交單位參與，雙方共同負(fù)責(zé)館藏檔案開放審核”的檔案開放程序和方式，并在“保障和監(jiān)督”條款規(guī)定了“檔案形成單位或者移交單位應(yīng)當(dāng)為國家檔案館開展檔案開放工作提供便利，對應(yīng)當(dāng)共同負(fù)責(zé)的檔案開放審核工作，不得拒絕、推諉、敷衍、拖延。無正當(dāng)理由拒不履行檔案開放審核職責(zé)的，由檔案主管部門責(zé)令限期改正。”但是當(dāng)縣級檔案館組織各單位開展檔案開放審核時(shí)，由于檔案員接觸檔案開放審核工作時(shí)間短，缺少開展此項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)，對于檔案開放的審核把關(guān)畏手畏腳，致使審核后可開放的檔案數(shù)量極為有限，不僅影響了檔案開放工作的順利開展，也違背了《國家檔案館檔案開放辦法》頒布實(shí)施的初衷。

二、做好縣級館藏檔案開放工作的有效舉措

（一）加強(qiáng)檔案開放工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確各方的職責(zé)任務(wù)

縣級檔案館要以《國家檔案館檔案開放辦法》為依據(jù)，建立以檔案館為主體、檔案形成或移交單位共同參與的工作機(jī)制。成立人員相對固定的檔案開放審核工作小組負(fù)責(zé)初審和復(fù)審，班子成員和行業(yè)專家組成檔案開放審核工作委員會(huì)進(jìn)行終審，共同確定開放檔案的范圍，并及時(shí)向社會(huì)公布。同時(shí)，制定切實(shí)可行的崗位責(zé)任制和監(jiān)督考核機(jī)制，將檔案開放審核工作的落實(shí)情況加入到檔案形成單位或移交單位的考核機(jī)制中，促使檔案開放審核人員各司其職、各負(fù)其責(zé)，確保檔案開放審核工作落到實(shí)處。

（二）強(qiáng)化檔案開放審核工作綜合人才隊(duì)伍建設(shè)

《國家檔案館檔案開放辦法》既然已經(jīng)明確了檔案開放審核工作由檔案館會(huì)同檔案形成單位或檔案移交單位共同參與，這就需要檔案形成單位或移交單位培養(yǎng)出自己的檔案審核人才，以承擔(dān)其本部門的檔案開放審核任務(wù)?？h級檔案館作為檔案開放工作的主體責(zé)任人，不僅要培養(yǎng)檔案館內(nèi)的檔案開放審核專家，還要加強(qiáng)對檔案形成單位或移交單位開放審核人員的教育培訓(xùn)，并指導(dǎo)其在年度檔案歸檔時(shí)有效開展檔案開放審核工作。同時(shí)，要吸收各行業(yè)、各領(lǐng)域的專家參與檔案開放審核工作，組成檔案開放審核工作專家?guī)?，穩(wěn)定鞏固檔案開放審核人才隊(duì)伍。

（三）在檔案整理目錄中增設(shè)開放選項(xiàng)，讓歸檔與審核同步進(jìn)行

檔案立卷歸檔是在次年年初整理上年度的檔案，此時(shí)由于檔案形成時(shí)間短，檔案形成部門、責(zé)任科室對檔案內(nèi)容熟悉，比較容易把握檔案開放與否的屬性，故建議檔案形成單位在立卷歸檔時(shí)同時(shí)開展檔案開放審核工作，在目錄中填寫開放與否的審核意見，及時(shí)解決掉增量檔案的開放審核任務(wù)，規(guī)避存量檔案到達(dá)開放年限后集中審核鑒定因時(shí)間跨度大、人員變動(dòng)大、政策變化大等給開放審核工作帶來的難度。

（四）完善檔案開放敏感詞匯庫建設(shè)，借助人工智能助推檔案開放工作

縣檔案館要根據(jù)《檔案法》及《國家檔案館檔案開放辦法》等規(guī)定，結(jié)合館藏實(shí)際情況逐步建立、完善檔案開放敏感詞匯庫，敏感詞匯內(nèi)容要盡量涵蓋館藏檔案的內(nèi)容，確保將不適宜開放的涉及國家安全、個(gè)人隱私等內(nèi)容的詞匯包含其中，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展變化不斷擴(kuò)充、更新詞庫內(nèi)容。敏感詞匯庫建立后要積極運(yùn)用信息技術(shù)輔助檔案開放審核工作，比如利用OCR識(shí)別技術(shù)，解析檔案原文，從檔案的題名、來源、關(guān)鍵詞、密級等多角度進(jìn)行分析判斷，加快開放檔案的篩選速度，之后再依據(jù)具體情況由人工進(jìn)行普查或抽查審核把關(guān)，確保開放檔案既迅速又準(zhǔn)確。

總之，檔案開放是一項(xiàng)政治性、政策性很強(qiáng)的工作，需要縣級檔案館與檔案形成單位或移交單位共同努力，積極探索適合新時(shí)代的檔案開放審核理論和方法，讓檔案開放工作更好地為社會(huì)服務(wù)。