“一站式”學(xué)生社區(qū)管理模式下高校學(xué)生檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)與探索

文/李俊連

高校在深入推進(jìn)“三全育人”綜合改革，不斷提升人才培養(yǎng)質(zhì)量過(guò)程中，以“一站式”學(xué)生社區(qū)管理模式建設(shè)為抓手，進(jìn)一步提升關(guān)愛(ài)和服務(wù)學(xué)生的工作質(zhì)量。基于“一站式”學(xué)生社區(qū)建設(shè)，檔案部門(mén)要整合學(xué)校學(xué)生檔案資源，搭建學(xué)生檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)并下沉到“一站式”學(xué)生社區(qū)，為學(xué)生提供高效便捷的利用服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案服務(wù)“立德樹(shù)人”的根本任務(wù)

2008 年9月1日起正式施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》是各高校開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)性文件，尤其是單獨(dú)增設(shè)學(xué)生類(lèi)檔案，將其納入高校檔案管理范疇，體現(xiàn)了學(xué)生檔案的價(jià)值和重要性，強(qiáng)調(diào)要高度重視學(xué)生檔案的利用需求，這既符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律，也完善了高校檔案管理體系。

2018 年教育部開(kāi)展“三全育人”綜合改革試點(diǎn)工作，各高校通過(guò)一站式集成、精細(xì)化服務(wù)、信息化支撐的綜合管理模式為抓手，構(gòu)建學(xué)生“一站式”社區(qū)管理模式，實(shí)現(xiàn)所有與學(xué)生相關(guān)的事務(wù)均可在“一站式”社區(qū)服務(wù)中心辦理，為學(xué)生提供全方位的育人服務(wù)。

隨著高校學(xué)生檔案內(nèi)容不斷豐富和利用需求的提升，基于“一站式”學(xué)生社區(qū)管理模式，開(kāi)展高校學(xué)生檔案資源整合和數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)已成為高校檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵

高校學(xué)生檔案是指學(xué)生在學(xué)校期間形成的，反映學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專(zhuān)業(yè)技能、身體狀況、誠(chéng)信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料，是學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、品德、才能和學(xué)習(xí)表現(xiàn)的歷史記錄，是學(xué)校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是國(guó)家和社會(huì)選拔任用人才的重要依據(jù)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確了高校學(xué)生類(lèi)檔案歸檔范圍主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的入學(xué)原始檔案、錄取通知書(shū)、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等，其中在高校產(chǎn)生的學(xué)籍檔案有：新生錄取名單（審批表）、成績(jī)單、畢業(yè)生名單、學(xué)位授予名單、學(xué)籍卡、就業(yè)名單、學(xué)位評(píng)審材料等等。學(xué)生檔案管理過(guò)程中必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)和制度，堅(jiān)持真實(shí)、完整、保密原則，確保學(xué)生檔案的連續(xù)、完整與安全。

二、高校學(xué)生檔案的重要性和學(xué)生檔案數(shù)字化服務(wù)的必要性

1.高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案通常以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存以備查考，也就是“一人一袋”，是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生就業(yè)及今后用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，查閱應(yīng)聘對(duì)象個(gè)人檔案，可以較為全面、準(zhǔn)確地了解應(yīng)聘人員學(xué)生時(shí)代的相關(guān)信息，學(xué)生檔案材料中的學(xué)業(yè)水平、個(gè)人素質(zhì)、考試成績(jī)及思想表現(xiàn)等情況都是重要依據(jù)。在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面各類(lèi)材料都需要匯總并持續(xù)歸入個(gè)人檔案，作為用人單位的重要考核依據(jù)[1]。

對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，在每年大學(xué)生求職、出國(guó)、升學(xué)關(guān)鍵時(shí)期，也是學(xué)生各類(lèi)證書(shū)證明材料需求的高峰期。學(xué)生就業(yè)后無(wú)論是工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)政審、職稱評(píng)審、工資調(diào)整，還是入黨入團(tuán)以及離退休手續(xù)辦理等等一切手續(xù)，都要以檔案材料作為依據(jù)，所以個(gè)人檔案是伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮極其重要作用。

2.高校學(xué)生檔案數(shù)字化服務(wù)的必要性

學(xué)生檔案在利用過(guò)程中，一方面由于借閱者對(duì)學(xué)校相關(guān)流程比較陌生，往往需要校內(nèi)校外來(lái)回奔波，花費(fèi)大量時(shí)間和精力，卻事倍功半；另一方面，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，調(diào)閱紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量大且效率不高；紙質(zhì)檔案受主客觀條件限制，容易破損甚至丟失，而一旦丟失，有的檔案又無(wú)法補(bǔ)辦；紙質(zhì)檔案甚至?xí)霈F(xiàn)被篡改、信息泄露等隱患。

因此，高校應(yīng)充分利用多媒體信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)字化平臺(tái)，以“一站式”學(xué)生社區(qū)管理建設(shè)為契機(jī)，加快學(xué)生檔案信息整合，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，最大化提高學(xué)生檔案資源利用率和信息安全，充分展現(xiàn)學(xué)生檔案的價(jià)值[2]。

三、高校學(xué)生檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)策略探索

1.解放思想，更新觀念

2019 年西安歐亞學(xué)院以滿足學(xué)生需求為出發(fā)點(diǎn)，初步建成“一站式”服務(wù)大廳，當(dāng)年即實(shí)現(xiàn)“一站式”辦理學(xué)生證、保險(xiǎn)、資助、一卡通、學(xué)費(fèi)、公寓物品、住宿、畢業(yè)離校等手續(xù)，為學(xué)生提供高效便捷的服務(wù)。基于此，檔案人員從加強(qiáng)學(xué)校檔案資源管理、檔案利用、檔案安全治理體系建設(shè)出發(fā)，不斷提高檔案質(zhì)量和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案工作更好地為學(xué)校服務(wù)的意識(shí)，全面開(kāi)展學(xué)生檔案梳理，同時(shí)修訂完善《西安歐亞學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法》，明確學(xué)生檔案管理的職責(zé)與權(quán)限、檔案材料內(nèi)容、新生檔案建立、日常檔案收集審核、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出、檔案保管及保護(hù)等工作程序和具體規(guī)范要求，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)提供制度保障。

2.破除壁壘，整合資源

高校學(xué)生檔案內(nèi)容豐富，涉及部門(mén)較多，以西安歐亞學(xué)院為例：教務(wù)處負(fù)責(zé)畢業(yè)、結(jié)業(yè)、休退學(xué)、留級(jí)、考研、專(zhuān)升本等相關(guān)學(xué)生學(xué)籍材料；各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生入學(xué)原始檔案、錄取通知書(shū)、體檢表、入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、團(tuán)員檔案、高等院校畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表、班級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；招生辦負(fù)責(zé)學(xué)生高考錄取花名冊(cè)；就業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)畢業(yè)生派遣相關(guān)檔案；校黨委負(fù)責(zé)學(xué)生黨員檔案；校團(tuán)委負(fù)責(zé)學(xué)生團(tuán)員檔案等等。

建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)字化平臺(tái)，檔案部門(mén)首先必須將校內(nèi)各部門(mén)分散管理的學(xué)生檔案進(jìn)行整合，統(tǒng)一收集、鑒別、整理、歸檔、保管、編目與檢索、查閱利用、統(tǒng)計(jì)分析、轉(zhuǎn)遞以及檔案數(shù)字化加工等工作。檔案部門(mén)還要與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整學(xué)生檔案收集范圍，適時(shí)增加學(xué)生誠(chéng)信、心理健康等方面的檔案材料收集,確保學(xué)生檔案齊全完整，助力學(xué)生成長(zhǎng)和未來(lái)發(fā)展。

3.合理規(guī)劃，協(xié)同協(xié)作

在學(xué)生檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)初期，檔案部門(mén)通過(guò)調(diào)研、走訪等多種形式，全面收集學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)需求；了解各相關(guān)部門(mén)在學(xué)生檔案收集和管理中存在的主要困難和意見(jiàn)。檔案部門(mén)還要積極推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)力量、管理力量和服務(wù)力量，將學(xué)生檔案工作相關(guān)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)籌，依托學(xué)校正在著力利用創(chuàng)新技術(shù)持續(xù)提升教育信息化的工作契機(jī)，扎實(shí)推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)與學(xué)校信息化業(yè)務(wù)有機(jī)融合。

檔案部門(mén)首先對(duì)歷年來(lái)學(xué)生檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，確定利用率較高的學(xué)生檔案內(nèi)容，分批次開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化加工。其次與學(xué)校信息化部門(mén)溝通，梳理挖掘散落在校園各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的學(xué)生檔案信息資源，將這些資源進(jìn)行融合與重組。最后檔案部門(mén)還要加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步明確學(xué)生檔案收集內(nèi)容，重點(diǎn)是學(xué)生電子檔案的收集和相關(guān)格式要求等。每個(gè)步驟都需要精準(zhǔn)實(shí)施、扎實(shí)推進(jìn)，為后續(xù)學(xué)生檔案數(shù)字化平臺(tái)上線打下基礎(chǔ)。

4.構(gòu)建平臺(tái)，全面覆蓋

基于學(xué)校已經(jīng)投入使用的“一站式”學(xué)生服務(wù)大廳，檔案部門(mén)一方面與教務(wù)處、學(xué)生發(fā)展處等學(xué)生檔案相關(guān)部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)整合，在該大廳設(shè)立“校級(jí)自助服務(wù)終端”，目前可實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息自助查詢、翻譯和打印服務(wù)，包括學(xué)生學(xué)籍信息、學(xué)歷證明、學(xué)籍異動(dòng)、檔案號(hào)及檔案去向、學(xué)歷證書(shū)和中英文成績(jī)等；另一方面，檔案部門(mén)還下沉到該大廳，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的“學(xué)生檔案庫(kù)房”，方便學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和原始檔案借閱利用，真正做到讓學(xué)生“少跑一趟路、少進(jìn)一扇門(mén)、少找一個(gè)人”。

隨著學(xué)生參加省級(jí)比賽、入伍、升學(xué)、出國(guó)等需要，學(xué)生高考錄取花名冊(cè)的利用率逐年增多，檔案部門(mén)已經(jīng)完成了歷年所有高考錄取花名冊(cè)的掃描和系統(tǒng)錄入工作，可以上檔案系統(tǒng)上進(jìn)行查詢和打印。但是，由于學(xué)生高考錄取花名冊(cè)的一個(gè)掃描頁(yè)面涉及多名學(xué)生信息，從保護(hù)他人隱私考慮，目前還沒(méi)有開(kāi)放學(xué)生自主查詢和打印功能。下一步，檔案部門(mén)將繼續(xù)與信息化部門(mén)協(xié)同，最終通過(guò)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)學(xué)生個(gè)人高考錄取花名冊(cè)的自動(dòng)查詢和打印服務(wù)。檔案部門(mén)堅(jiān)持“信息多跑路，學(xué)生少跑腿”的服務(wù)宗旨，持續(xù)建設(shè)和完善學(xué)生檔案全面數(shù)字化和“一站式”服務(wù)，持續(xù)為學(xué)生提供高質(zhì)量服務(wù)和信息化體驗(yàn)。