基于“單套制”的建設(shè)工程電子檔案接收管理研究

摘要：為大范圍推廣與普及單套制電子檔案接收模式，筆者根據(jù)自身的建設(shè)工程電子檔案接收管理實(shí)踐，進(jìn)行系統(tǒng)化的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。本文首先分析單套制電子檔案接收與實(shí)體檔案接收的差異，其次從幾個(gè)方面深入說(shuō)明并探討基于單套制的建設(shè)工程電子檔案接收管理方案以及接收策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)翁字?；建設(shè)工程；電子檔案；檔案接收管理

建設(shè)工程電子檔案是指，由工程項(xiàng)目開(kāi)始一直到竣工驗(yàn)收完成，這一階段產(chǎn)生的全部有價(jià)值的資料信息，其中涵蓋工程各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的電子文件、元數(shù)據(jù)，且這些檔案資料均可依托電子媒介實(shí)施存儲(chǔ)與傳遞?，F(xiàn)階段我國(guó)在單套制電子檔案接收領(lǐng)域的研究并不多，所以筆者就實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)以及實(shí)踐研究，對(duì)單套制電子檔案歸檔的內(nèi)容范疇、技術(shù)要求、管理策略展開(kāi)深度剖析，致力于為全過(guò)程電子化建設(shè)工程提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。

一、單套制電子檔案接收與實(shí)體檔案接收的差異

（一）接收內(nèi)容不同

在傳統(tǒng)環(huán)境下，檔案接收分為實(shí)體檔案與數(shù)字化電子檔案兩種類型?；趩翁字频碾娮訖n案接收方式，既需要接收原生電子檔案，同時(shí)也包含使用電子簽章的主體文件、電子文件元數(shù)據(jù)。電子檔案最為顯著的特征是載體與內(nèi)容相分離，所以在檔案接收過(guò)程中很容易被個(gè)別人惡意篡改。而電子簽章則是利用身份認(rèn)證的方式來(lái)固化電子檔案，保存修改痕跡或者避免被篡改。另外，目前市場(chǎng)上的檔案管理系統(tǒng)種類繁多，由于技術(shù)特點(diǎn)、開(kāi)發(fā)人員不同，所以電子簽章與身份認(rèn)證方式也存在差異，對(duì)此檔案接收必須適用于電子簽章的系統(tǒng)軟件。

（二）組卷方式不同

組卷是按照檔案類別，將其劃分為若干個(gè)小單位。傳統(tǒng)的實(shí)體紙質(zhì)檔案通常采用人工組卷的方式，需要在人力、物力方面投入較多成本，而且歸檔與移交都必須裝盒，過(guò)程冗長(zhǎng)繁雜，同時(shí)人文因素對(duì)其組卷質(zhì)量與效率均會(huì)產(chǎn)生極大影響。單套制的電子檔案則截然不同，在信息技術(shù)的加持下，多采用自動(dòng)化組卷與手工類型組卷[1]。在自動(dòng)組卷時(shí)，所有使用者均可借由輸入組卷?xiàng)l件，由系統(tǒng)自動(dòng)篩選出符合要求的檔案，將其移至卷內(nèi)，自動(dòng)化、高效精準(zhǔn)完成組卷任務(wù)。而手工類型的組卷主要是采用鍵盤(pán)與鼠標(biāo)手工拖拽文件的方式，其組卷形式較為靈活。

（三）移交方式不同

傳統(tǒng)檔案接收在移交過(guò)程中一般采用雙套制方式，也就是盒裝移交實(shí)體檔案、存儲(chǔ)設(shè)備移交電子檔案。待有關(guān)部門(mén)接收到檔案之后，其檔案的保管主體也隨之發(fā)生變化。單套制的電子檔案在移交階段并不涉及實(shí)體檔案，僅包含電子檔案的在線移交與離線移交。在線移交是以檔案共享平臺(tái)或者信息傳輸網(wǎng)絡(luò)為媒介，進(jìn)行檔案信息的實(shí)時(shí)傳遞。離線移交是指將檔案內(nèi)容通過(guò)移動(dòng)的存儲(chǔ)裝置進(jìn)行傳輸，與傳統(tǒng)的電子檔案接收相吻合。兩種移交方式各有優(yōu)勢(shì)，在線移交靈活性與時(shí)效性更強(qiáng)，離線移交的信息安全會(huì)更有保障。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸安全性的提升，在之后在線傳輸在電子檔案接收與移交領(lǐng)域，有望逐步成為主流方式。

（四）審核方式不同

實(shí)體紙質(zhì)檔案的鑒定涉及資格審查、確定生存期、價(jià)值鑒定三個(gè)環(huán)節(jié)，特別是在價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)，需要逐份逐頁(yè)的進(jìn)行，所以檔案的鑒定周期會(huì)相對(duì)較長(zhǎng)。但是在鑒定電子檔案的過(guò)程中，只需提前開(kāi)發(fā)出算法，利用信息技術(shù)便可由系統(tǒng)自動(dòng)化鑒定檔案內(nèi)容的完整度、真實(shí)度、可用度，不僅鑒定速度快，且精準(zhǔn)度也遠(yuǎn)超實(shí)體檔案鑒定法。此外，在審核與鑒定電子檔案階段，不可缺少的環(huán)節(jié)是要檢測(cè)檔案的認(rèn)證信息、數(shù)字簽名、加密特征以及身份驗(yàn)證信息，如此才能切實(shí)保證不會(huì)影響到檔案的四性，維護(hù)電子檔案本身的法律憑證效力。

二、基于單套制的建設(shè)工程電子檔案接收管理方案

（一）做好歸檔準(zhǔn)備工作

明確歸檔范圍及保管期限。在開(kāi)展建設(shè)工程電子檔案接收工作的過(guò)程中，明確歸檔范圍及保管期限是做好該項(xiàng)工作的先決條件，而現(xiàn)階段因?yàn)楦鞯貐^(qū)的政府部門(mén)與檔案管理機(jī)構(gòu)的要求不同，所以城建檔案管理部門(mén)的電子檔案接收范圍、保管期限也不盡相同。所以，不同的建檔單位在進(jìn)行歸檔前，都要與當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門(mén)提前溝通協(xié)商，然后再?zèng)Q定建設(shè)工程檔案移交范圍及期限[2]。另外，由于建設(shè)工程電子文件與電子檔案暫時(shí)處于試行階段，涉及實(shí)體紙質(zhì)與電子檔案兩種載體，所以需要城建檔案管理部門(mén)針對(duì)兩種載體檔案的歸檔范圍、保管期限，面向建檔單位、服務(wù)公司分別作出具體明確的說(shuō)明，并形成紙質(zhì)制度。

劃分檔案密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。由于建筑工程電子檔案屬于一種電子格式，它能便捷地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞與使用，對(duì)今后的檔案使用有著重要意義。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)管理系統(tǒng)根據(jù)需求快速檢索到所需檔案，所以在進(jìn)行歸檔前，立檔單位必須先與檔案管理部門(mén)確定其保管等級(jí)，以便于在日后使用時(shí)根據(jù)不同的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置對(duì)應(yīng)的控制調(diào)取權(quán)限，如此既能提高檔案的安全系數(shù)，也為用戶的檔案借閱提供了便捷條件。

（二）收集電子文件與元數(shù)據(jù)

在進(jìn)行原生電子文件的收集與歸檔工作過(guò)程中，其必須滿足“四性”的要求，并根據(jù)各市、區(qū)、縣有關(guān)單位的移交范圍有針對(duì)性地進(jìn)行收集。電子檔案與元數(shù)據(jù)之間應(yīng)存有內(nèi)在關(guān)聯(lián)，確保二者之間可以實(shí)現(xiàn)互相索引，便于后續(xù)的檢索與使用。在進(jìn)行檔案移交時(shí)，原生電子檔案中必須含有有關(guān)負(fù)責(zé)人員的電子簽章信息。且電子簽名文件必須遵守《中華人民共和國(guó)電子簽名法》有關(guān)規(guī)定。針對(duì)電子文件的保存格式，應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中對(duì)于通用格式作出的具體要求。為有效防止由于電子簽名服務(wù)公司不同，所造成的軟件工作量負(fù)荷，非通用格式的電子文件在正式移交之前，必須全部轉(zhuǎn)換為通用格式，并與原始文件一起存檔。建設(shè)工程電子文檔元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式以 XML為基礎(chǔ)，元數(shù)據(jù)的獲取必須滿足《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》中的有關(guān)規(guī)定。建檔單位在編制XML文件階段，要盡可能減少人工錄入的工作量，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化信息采集方面的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，采取智能化方式高效錄入，進(jìn)一步提高檔案編目工作的實(shí)效性。最后一步是制作電子竣工圖。在工程電子檔案的建設(shè)環(huán)節(jié)，竣工圖占據(jù)了極大部分的比重，而且城建檔案竣工圖的使用效率也是最高的。所以，編制電子化竣工圖，一方面可以極大地減少紙張投入，同時(shí)在以后的檔案使用中也會(huì)變得更為便利。如果需要用到紙質(zhì)竣工圖，可以直接進(jìn)行電子竣工圖的曬圖；如果需要用到電子版竣工圖，可以在圖紙上增加水印或進(jìn)行簡(jiǎn)單處理后便可使用[3]。在制作電子竣工圖時(shí)，為切實(shí)保證其檔案利用的質(zhì)量，可以使用矢量竣工圖作為原始文檔的簽名蓋章。因?yàn)榭⒐D屬于獨(dú)立形式的原生電子文件，所以可將其歸入到全部案卷的最后。為提高電子竣工圖的制作效率，相關(guān)人員可逐步由紙質(zhì)材料審查向電子化的審查模式過(guò)渡。電子簽章的尺寸也要做到要與電子文檔印刷的紙張尺寸一致。

（三）歸檔信息包

歸檔信息包屬于數(shù)據(jù)的封裝包，其中包括電子檔案的原數(shù)據(jù)以及內(nèi)容數(shù)據(jù)，在移交電子檔案的過(guò)程中根據(jù)特定的結(jié)構(gòu)將其重新組織起來(lái)，以便于在各個(gè)環(huán)節(jié)之間進(jìn)行信息傳輸。其一，組織結(jié)構(gòu)。歸檔信息包的生成要根據(jù)一定的檔案儲(chǔ)存規(guī)則，來(lái)儲(chǔ)存原數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)。由于當(dāng)前轉(zhuǎn)到城建檔案館的檔案中包含一些實(shí)體紙質(zhì)檔案，針對(duì)這部分紙質(zhì)檔案則需要按照“項(xiàng)目—案卷—文件”傳統(tǒng)模式實(shí)施管理[4]。為確保紙質(zhì)檔案與數(shù)碼掃描資料在內(nèi)容及儲(chǔ)存層面上的連貫性，應(yīng)采取“專案—案卷—檔案層級(jí)”的三層管理模式，并參照三個(gè)層級(jí)的具體管理需求實(shí)施元數(shù)據(jù)管理。其二，檔案封裝。為避免在交接過(guò)程中因他人的惡意篡改或刪除關(guān)鍵內(nèi)容，建設(shè)單位將歸檔信息移交給城建檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)采取檔案封裝。由于工程項(xiàng)目涉及資料內(nèi)容比較復(fù)雜，因此，在不同的建設(shè)規(guī)模下，所生成的電子文件也必然會(huì)存在一定差異。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息包在進(jìn)行封裝時(shí)，應(yīng)支持智能劃分包，防止因文件較大導(dǎo)致拷貝與上傳的不完整。建設(shè)主管部門(mén)應(yīng)為建設(shè)單位提供相應(yīng)的封裝軟件包。

（四）移交與檢測(cè)

建設(shè)單位在辦理檔案交接時(shí)，應(yīng)當(dāng)清楚所提供檔案資料的真實(shí)性、安全性、完整性是否符合要求，并提交關(guān)于檔案信息真實(shí)性的承諾保證書(shū)。對(duì)分期檢測(cè)的檔案數(shù)據(jù)，建設(shè)單位要確保各個(gè)階段檔案數(shù)據(jù)的交接質(zhì)量。電子檔案中通過(guò)電子簽章技術(shù)使用的方式，對(duì)責(zé)任人員實(shí)施責(zé)任定位，因此每個(gè)電子文檔中均包含諸多電子簽章，而不同類別電子檔案所要求的簽章人員也會(huì)有所不同。所以，在檔案審核中，如果采用人工方法逐一驗(yàn)證電子簽章，不僅會(huì)耗費(fèi)過(guò)多的時(shí)間精力，工作量也會(huì)非常龐大。而且元數(shù)據(jù)的相關(guān)內(nèi)容不能直接用人工驗(yàn)證，為便于城建檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行合規(guī)性的審核，需要積極建立“四性”電子檔案檢測(cè)系統(tǒng)[5]。從真實(shí)性、安全性、完整性、可用性四個(gè)方面入手，系統(tǒng)性檢測(cè)電子檔案信息。采用信息化軟件，大大減少了檔案檢測(cè)的工作難度以及工作量。

三、基于單套制的建設(shè)電子工程管理檔案接收策略

（一）完善管理組織架構(gòu)

鑒于檔案管理體系建設(shè)存在的滯后問(wèn)題，需要基于單套制電子檔案的接收特點(diǎn)，建立電子檔案管理的中介機(jī)構(gòu)，或者成立專門(mén)的接收部門(mén)，便于負(fù)責(zé)各項(xiàng)檔案聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)工作。該組織架構(gòu)的職能主要有四項(xiàng)：第一，指導(dǎo)監(jiān)督電子檔案生成機(jī)構(gòu)級(jí)的檔案管理工作；第二，重新整理各部門(mén)現(xiàn)有的檔案資源，以確保其與各項(xiàng)電子檔案接收要求相適應(yīng)；第三，為電子檔案生成單位提供全方位的信息化服務(wù)；第四，科學(xué)合理評(píng)估檔案價(jià)值，并將檔案中有價(jià)值的資料移交到檔案部門(mén)。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

針對(duì)單套制的電子工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需要基于傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境，將電子檔案的應(yīng)用有效延伸到檔案管理的全過(guò)程中，并且檔案內(nèi)容應(yīng)覆蓋不同門(mén)類，載體也要盡量多樣化，在此基礎(chǔ)上從管理層面與業(yè)務(wù)層面入手展開(kāi)體系建設(shè)。首先，管理層面。其標(biāo)準(zhǔn)化體系中應(yīng)涵蓋計(jì)算機(jī)安全法規(guī)、使用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案的生成部門(mén)、所屬部門(mén)的責(zé)任范疇做出明確劃分，將電子檔案的接收期限、信息內(nèi)容、具體要求等落實(shí)到制度中。其次，業(yè)務(wù)層面。其標(biāo)準(zhǔn)化體系中既要涵蓋術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的規(guī)范，同時(shí)對(duì)于電子檔案、元數(shù)據(jù)、電子簽章等文檔標(biāo)準(zhǔn)也需做出統(tǒng)一規(guī)定，如此才可為檔案信息的可讀性提供強(qiáng)有力保障[6]?？紤]到檔案與文件的類型豐富，管理部門(mén)可借鑒同類型單位所制定的單套制電子標(biāo)準(zhǔn)體系，然后基于本單位實(shí)際情況對(duì)體系內(nèi)容加以細(xì)化調(diào)整，讓信息數(shù)據(jù)的管理逐步走向規(guī)范化，促使信息流動(dòng)與使用效率得到質(zhì)的改變。另外，針對(duì)制定完成的體系，應(yīng)先在小范圍內(nèi)試行，以找出體系運(yùn)行中存在的不足之處，為標(biāo)準(zhǔn)化體系的廣泛普及奠定前期基礎(chǔ)。

（三）搭建統(tǒng)一的管理平臺(tái)

基于單套制電子檔案搭建起的接收平臺(tái)，有助于將電子化滲透到檔案接收的全過(guò)程中。第一，需要相關(guān)部門(mén)對(duì)于各類檔案資源的電子檔案的適用性有全面的認(rèn)識(shí)，同時(shí)測(cè)試各個(gè)管理平臺(tái)、信息傳播平臺(tái)的適用性，最后根據(jù)平臺(tái)特點(diǎn)合理選擇電子檔案的接收方式，以此來(lái)促進(jìn)智能化接收的發(fā)展。為各類電子檔案均實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集與存檔，需要適當(dāng)實(shí)施權(quán)限下放，將檔案接收中心模式向扁平化模式轉(zhuǎn)變，所有職能都由于業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)，然后由上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一[7]。第二，要平衡好信息化建設(shè)的投資比例，確保內(nèi)部與外部各部門(mén)之間可以保持相對(duì)均衡，通過(guò)建立健全的檔案管理制度，進(jìn)一步明確各單位在檔案信息化工作中的責(zé)任范疇，構(gòu)建團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍。在解決外部失衡問(wèn)題時(shí)，要由省級(jí)以上檔案主管部門(mén)主導(dǎo)，配合檔案共享平臺(tái)的建立，主動(dòng)擔(dān)負(fù)起檔案信息化工作的責(zé)任，為我國(guó)檔案工作的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力信息支撐。

（四）開(kāi)發(fā)多元化服務(wù)方式

聯(lián)通多個(gè)電子檔案接收部門(mén)。根據(jù)各部門(mén)特點(diǎn)以及業(yè)務(wù)屬性，對(duì)信息資源進(jìn)行整理歸納，然后設(shè)置統(tǒng)一的檔案查詢?nèi)肟凇Ｔ跈n案載體方面，要涵蓋多種格式的影像、圖片、文本、音頻等載體，以更好地滿足電子檔案種類與內(nèi)容豐富的基本特點(diǎn)。此外，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)視頻客戶端、數(shù)字電視三項(xiàng)元素的結(jié)合，形成內(nèi)容不同、側(cè)重點(diǎn)不同的電子檔案資源，并借由新媒體途徑進(jìn)行廣泛傳播[8]。引入智能終端，實(shí)現(xiàn)線下檔案服務(wù)的自主辦理。依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加大對(duì)門(mén)戶網(wǎng)站的建設(shè)力度，從內(nèi)容載體、體量、系統(tǒng)軟件等方面著手，徹底解決檔案內(nèi)容不能加載、瀏覽器不兼容等關(guān)鍵問(wèn)題。基于移動(dòng)客戶端的微服務(wù)平臺(tái)，應(yīng)積極開(kāi)發(fā)在線咨詢、信息查詢等服務(wù)，打破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時(shí)間與空間條件限制。最后，將檔案的接收和使用做到動(dòng)靜結(jié)合，相互聯(lián)動(dòng)，極大程度地提高檔案管理和使用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展更新，在建設(shè)工程電子檔案中引入單套制接收模式，實(shí)施電子檔案的在線傳輸與審核，同時(shí)針對(duì)存在的不規(guī)范檔案也可建立對(duì)應(yīng)的檢索信息，如此建設(shè)單位便可以檢索問(wèn)題為指導(dǎo)完善修改，在極大程度上提高了工作效率。具體到實(shí)際工作中，為發(fā)揮出單套制電子檔案接收的效能，建設(shè)單位應(yīng)與有關(guān)部門(mén)提前協(xié)調(diào)好檔案接收范圍與期限，為檔案同步管理提供便利。此外，考慮到單套制電子檔案接收與實(shí)體檔案接收的差異，建設(shè)單位在做好接收管理的同時(shí)，還需要通過(guò)完善管理組織架構(gòu)、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)、搭建統(tǒng)一的管理平臺(tái)、開(kāi)發(fā)多元化服務(wù)方式來(lái)持續(xù)優(yōu)化檔案接收策略，為建設(shè)工程的全過(guò)程電子化管理提供強(qiáng)有力支持。

作者單位：葛健 馬南鶴 合肥市軌道交通集團(tuán)有限公司

參" 考" 文" 獻(xiàn)

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