境外EPC工程項(xiàng)目采購內(nèi)控管理研究

楊婧怡

隨著建筑業(yè)的飛速發(fā)展，大型工程項(xiàng)目逐步增多，以往傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)―招標(biāo)―施工管理模式已經(jīng)不能滿足業(yè)主的需求，EPC總承包這種新模式應(yīng)運(yùn)而生，并于20世紀(jì)90年代成為國際工程承包的主流模式。采購環(huán)節(jié)作為境外EPC項(xiàng)目管理中重要的一環(huán)，對(duì)項(xiàng)目的順利開展起到了承上啟下的作用。境外EPC項(xiàng)目工期緊，情況繁復(fù)，致使工程項(xiàng)目采購標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難度較其他項(xiàng)目更大，如何能規(guī)范境外EPC項(xiàng)目采購管理一直是審計(jì)業(yè)界不斷探討的一個(gè)話題。本文根據(jù)筆者自身在開展采購管理內(nèi)部審計(jì)方面的經(jīng)驗(yàn)，從境外EPC工程總承包項(xiàng)目采購各控制環(huán)節(jié)入手，有針對(duì)性地探討境外總承包項(xiàng)目在采購內(nèi)控中存在的問題，并據(jù)此提出一系列科學(xué)可行的內(nèi)控管理建議，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)管理者提供一定的參考及借鑒。

建筑業(yè)一直是我國發(fā)展態(tài)勢(shì)良好的行業(yè)之一，隨著國家“走出去”和“一帶一路”戰(zhàn)略的提出和不斷推廣，越來越多的國內(nèi)建筑企業(yè)進(jìn)軍國際市場(chǎng)，并開始轉(zhuǎn)變以往的承包方式，采取國際廣為流行的EPC總承包模式。境外總承包項(xiàng)目又可稱為“交鑰匙工程”，是指總包方應(yīng)業(yè)主要求，依合同約定范圍承攬工程項(xiàng)目包括設(shè)計(jì)、采購、施工等全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，最終向業(yè)主交付一個(gè)可直接使用的項(xiàng)目。

EPC總承包工程各個(gè)環(huán)節(jié)銜接緊密，而采購作為EPC總承包工程項(xiàng)目中的重要一環(huán)，直接影響著項(xiàng)目的工期及后續(xù)活動(dòng)開展的有效性，因此，加強(qiáng)采購內(nèi)部控制管理，保證物資采購質(zhì)量對(duì)項(xiàng)目建設(shè)極為重要。

工程項(xiàng)目采購內(nèi)控管理主要環(huán)節(jié)

一、采購計(jì)劃

采購計(jì)劃是采購內(nèi)控管理的開端，也是采購環(huán)節(jié)與設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)的銜接所在。境外EPC項(xiàng)目籌備期間，總承包方會(huì)根據(jù)與業(yè)主簽訂的合同制定詳細(xì)的《項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃》（即項(xiàng)目一級(jí)計(jì)劃），對(duì)項(xiàng)目的重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工程量、主要設(shè)備清單進(jìn)行細(xì)致安排，采購部門以此為基礎(chǔ)并結(jié)合設(shè)計(jì)中心的提資計(jì)劃來制訂更為詳細(xì)的二級(jí)采購計(jì)劃以及三級(jí)采購計(jì)劃，進(jìn)一步細(xì)化采購節(jié)點(diǎn)和細(xì)節(jié)。

二、采購方式選取

物資采購是將計(jì)劃轉(zhuǎn)化為實(shí)物的關(guān)鍵一環(huán)，一般境外EPC項(xiàng)目均為大型專業(yè)類建筑項(xiàng)目，因此物資設(shè)備采購具有數(shù)量龐大、種類繁復(fù)等特征，在進(jìn)行采購時(shí)也可能會(huì)運(yùn)用多種采購方式。常用的EPC項(xiàng)目采購方式有以下三種：

1.招標(biāo)采購

招標(biāo)采購是工程物資采購中最常用的方式，又可以分為邀請(qǐng)招標(biāo)和公開招標(biāo)，境外EPC總承包商大多采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式。邀請(qǐng)招標(biāo)是指工程方作為招標(biāo)方，按照工程項(xiàng)目約定的標(biāo)準(zhǔn)，事先提出采購的條件和要求，邀請(qǐng)3家以上供應(yīng)商參與投標(biāo)，然后由招標(biāo)方按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)一次性從中擇優(yōu)選擇交易對(duì)象，并與提出最有利條件的投標(biāo)方簽訂協(xié)議的過程，整個(gè)過程要求公開、公正和擇優(yōu)。

由于招標(biāo)采購是招標(biāo)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一開標(biāo)、統(tǒng)一協(xié)商，因此其能夠確保整個(gè)招標(biāo)過程公開公正，相較于其他采購方式更具有公平性。此外，招標(biāo)采購每個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、流程、形式等均受到招投標(biāo)法及我國相關(guān)法規(guī)限制，這也使招標(biāo)采購更具有規(guī)范性。采購方能夠在可供選擇范圍內(nèi)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行不定向選擇，這也代表招標(biāo)采購的競(jìng)爭(zhēng)性更強(qiáng)，供應(yīng)商經(jīng)過多輪磋商，不斷調(diào)整報(bào)價(jià)方案，最終確定一個(gè)雙方都能夠接受的價(jià)格，從而達(dá)到互利共贏的局面。

2.詢價(jià)采購

詢價(jià)采購是指采購方將寫明需求的詢價(jià)通知書發(fā)放給符合供貨條件的供應(yīng)商，供應(yīng)商只能按照通知書要求一次性報(bào)價(jià)，后續(xù)不得再更改價(jià)格。采購方按照各供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況擇優(yōu)選擇貨源，并與其簽訂合同的采購方式。詢價(jià)采購較為適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)且貨源充足價(jià)格波動(dòng)較小的物資采購。

3.單一來源采購

單一來源采購是一種指定性采購，采購人與某一固定的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格磋商談判，沒有競(jìng)爭(zhēng)性，一般應(yīng)用于某些特殊性較強(qiáng)的、具有唯一性的設(shè)備或與原有設(shè)備需要配套使用的物資或備件，也可應(yīng)用于應(yīng)急采購下無法及時(shí)開展招標(biāo)的情況。單一來源采購由于缺少競(jìng)爭(zhēng)性，因此采購方的議價(jià)能力一般較招標(biāo)采購要更弱，賣方市場(chǎng)作為優(yōu)勢(shì)方具有較大的話語權(quán)，因此采購條款可能更利于供應(yīng)商。

采購方式的選取需要根據(jù)所購買物資設(shè)備的特點(diǎn)進(jìn)行定奪，對(duì)于供應(yīng)充足的設(shè)備物資應(yīng)當(dāng)首選招標(biāo)采購，方便承包方進(jìn)行質(zhì)量品質(zhì)的比較，也更利于降低整體采購成本。

三、合同簽訂環(huán)節(jié)

確定供應(yīng)商后進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。采購合同是界定雙方權(quán)利和責(zé)任的重要依據(jù)，因此其內(nèi)容和簽訂方式十分重要，采購方應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同中的供貨范圍、價(jià)格是否與前期協(xié)商一致，權(quán)力責(zé)任是否劃分清晰，尤其境外EPC項(xiàng)目存在較多不確定性因素，這些因素較難提前預(yù)知，因此應(yīng)著重關(guān)注采購合同的免責(zé)聲明部分，從而合法維護(hù)雙方利益。

四、驗(yàn)收及付款

供應(yīng)商交付貨物后，總承包方應(yīng)組織開展驗(yàn)收環(huán)節(jié)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)是決定項(xiàng)目進(jìn)度的重要環(huán)節(jié)，如果驗(yàn)收不通過，則需要供應(yīng)商重新整改甚至重新采購，若驗(yàn)收不嚴(yán)格，則可能因?yàn)樵O(shè)備物資不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致總承包方無法通過業(yè)主的基礎(chǔ)性能測(cè)試，導(dǎo)致工期拖延甚至違約。因此，總承包方應(yīng)規(guī)范驗(yàn)收程序，重視驗(yàn)收環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。

承包方應(yīng)依合同約定按計(jì)劃向供應(yīng)商支付貨款。付款環(huán)節(jié)涉及現(xiàn)金的大量流出，直接影響公司的現(xiàn)金流量，因此應(yīng)制定合理的付款制度并嚴(yán)格執(zhí)行程序。

五、采購后評(píng)價(jià)

采購后評(píng)價(jià)是整個(gè)采購閉環(huán)管理中的最后一環(huán)，評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)后期供應(yīng)商的選擇具有重要的參考價(jià)值。完善的后評(píng)價(jià)制度能夠有效發(fā)現(xiàn)以往采購的弱點(diǎn)，通過剔除不合格的供應(yīng)商來逐步優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提升供應(yīng)商質(zhì)量，從而優(yōu)化采購效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)采。

境外EPC項(xiàng)目采購內(nèi)控管理存在問題

一、采購計(jì)劃變更不及時(shí)

境外EPC項(xiàng)目施工任務(wù)緊，各環(huán)節(jié)銜接過程的緊密程度決定了整個(gè)項(xiàng)目的施工效率?？偝邪髽I(yè)的采購計(jì)劃一般來自前期項(xiàng)目部和設(shè)計(jì)圖紙的施工計(jì)劃安排和提資清單，但像大型水泥項(xiàng)目、水電站項(xiàng)目施工周期均在2―3年，項(xiàng)目整體周期長，施工情況多變。在項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)過程中，項(xiàng)目部會(huì)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況對(duì)施工步驟及工程量進(jìn)行直接調(diào)整，而忽視其與采購部門的銜接性，導(dǎo)致物資需求計(jì)劃調(diào)整不及時(shí)，采購部門仍沿用初期的提資計(jì)劃則會(huì)導(dǎo)致設(shè)備物資供應(yīng)不足或堆存的情況。

此外，為了降低整體項(xiàng)目成本，大部分境外EPC項(xiàng)目總承包商會(huì)采取國內(nèi)集采方式，然后配合海運(yùn)物流發(fā)往現(xiàn)場(chǎng)，這意味著項(xiàng)目的采購周期會(huì)更長。若因采購提資計(jì)劃調(diào)整不及時(shí)導(dǎo)致物資短缺，則總承包企業(yè)只能以空運(yùn)采購或者當(dāng)?shù)夭少彽姆绞綉?yīng)對(duì)項(xiàng)目變化，由此會(huì)加重項(xiàng)目的成本負(fù)擔(dān)。大型設(shè)備、鋼材等占地面積較大的物資及電纜類等對(duì)存放環(huán)境要求較高的物資提前采購至現(xiàn)場(chǎng)也可能會(huì)造成二次吊裝費(fèi)用和堆存保管費(fèi)，甚至存在報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)，從而變相增加項(xiàng)目的隱形成本，最終導(dǎo)致項(xiàng)目效益下降。

二、特殊采購議價(jià)能力弱

總承包企業(yè)在承接不同的境外EPC項(xiàng)目時(shí)難免會(huì)遇到特殊物資或者應(yīng)急物資的采買情況，筆者發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在此方面議價(jià)能力明顯較弱。究其原因主要是：1.物資具有獨(dú)特性，貨源掌握在小部分企業(yè)手中，購買渠道少；2.預(yù)警意識(shí)較差，日常工作中未能主動(dòng)搜集應(yīng)急采購物資供應(yīng)商信息，每次發(fā)生應(yīng)急采購時(shí)均直接與前期供應(yīng)商簽約，沒有其他貨源對(duì)比途徑；3.采購方式選取靈活性差，存在采購慣性思維，采購部門憑感覺認(rèn)為無其他供應(yīng)商可選，因此不進(jìn)行招標(biāo)，直接以單一來源方式開展采購。

三、對(duì)供應(yīng)商管理重視程度不足

供應(yīng)商的資質(zhì)審查是確保項(xiàng)目采購能夠順利進(jìn)行的重要程序，尤其是境外EPC項(xiàng)目具有工期緊張的特點(diǎn)，不合格的供應(yīng)商可能會(huì)嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度。目前許多境外EPC總承包商對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)審查重視程度尚有不足，尤其是受境外EPC項(xiàng)目采購特點(diǎn)的制約，留給采購員的采購時(shí)間較短，且需要配合物流船期進(jìn)行發(fā)運(yùn)，因此部分采購員遇到加急設(shè)備和特殊設(shè)備采購計(jì)劃時(shí)，沒有充足的時(shí)間全面執(zhí)行供應(yīng)商審查程序，只簡(jiǎn)單審查后即發(fā)放標(biāo)書，邀請(qǐng)其參與投標(biāo)。未經(jīng)審查的中標(biāo)方可能存在履約能力不足、中標(biāo)后無法按照規(guī)定的參數(shù)型號(hào)提供設(shè)備或者自身生產(chǎn)能力達(dá)不到約定、交貨拖延等情況，由此產(chǎn)生的違約風(fēng)險(xiǎn)需要引起總承包企業(yè)的重視。

此外，多數(shù)總承包企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的后評(píng)價(jià)管理也較為忽視。由于境外工程項(xiàng)目供應(yīng)商較多，若不采取后評(píng)價(jià)管理可能會(huì)導(dǎo)致總承包企業(yè)失去對(duì)供應(yīng)商的整體控制，降低整體供應(yīng)商質(zhì)量。例如當(dāng)大宗物資驗(yàn)收采取抽樣方式開展時(shí)，有些符合前期資質(zhì)的供應(yīng)商合理利用這一漏洞，用不符合規(guī)定的物資濫竽充數(shù)，部分物資達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)后無法使用，需重新提資采購，由此導(dǎo)致采購周期的增加會(huì)嚴(yán)重影響采購策略的執(zhí)行和EPC項(xiàng)目的施工進(jìn)度。

四、合同評(píng)審程序流于形式

為節(jié)約采購時(shí)間，實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購效益，境外EPC總承包企業(yè)存在將物資按大類進(jìn)行集中采買的情況，在合同簽約環(huán)節(jié)，部分總承包企業(yè)為了能盡快開展采購活動(dòng)，往往會(huì)跳過合同評(píng)審環(huán)節(jié)，或者只做到表面形式合規(guī)，實(shí)際程序執(zhí)行無效。筆者在以往的審查中曾發(fā)現(xiàn)采購經(jīng)理為了節(jié)省采購時(shí)間或個(gè)人私利與供應(yīng)商串通，在簽約環(huán)節(jié)對(duì)招標(biāo)物資數(shù)量和品類進(jìn)行增加的情況。由于合同評(píng)審環(huán)節(jié)只有采購人員和采購經(jīng)理參與，且未形成評(píng)審記錄，整體程序流于形式，這種串通舞弊在簽約過程中難以被發(fā)現(xiàn)。深究這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一是因?yàn)槲镔Y采購具有復(fù)雜性，每次購買物資種類多；二是合同評(píng)審僅靠?jī)擅c采購活動(dòng)密切相關(guān)人員進(jìn)行審核，較難達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)防范目的，極易使物資采購處于失控狀態(tài)。

境外EPC項(xiàng)目物資采購內(nèi)控管理建議

一、及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃安排，降低非必要成本

總承包企業(yè)應(yīng)明確，采購計(jì)劃與項(xiàng)目整體計(jì)劃安排密不可分，因此當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)計(jì)劃調(diào)整時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)更新提資清單并通知采購部門調(diào)整相應(yīng)的采購計(jì)劃。建立提資清單雙重復(fù)核制度及施工計(jì)劃調(diào)整共享文件，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)計(jì)劃變更時(shí)，由項(xiàng)目部相關(guān)負(fù)責(zé)人在共享文件中更新后期安排和提資清單，采購部門根據(jù)最新提資清單修訂原有的采購計(jì)劃，保持兩者相一致。對(duì)更新的提資清單實(shí)行雙重復(fù)核，由采購部牽頭，與項(xiàng)目部相關(guān)負(fù)責(zé)人共同審核計(jì)劃的合理性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不必要的提資時(shí)，及時(shí)修改，避免多買、錯(cuò)買或提前發(fā)貨造成的現(xiàn)場(chǎng)成本損失，通過加速項(xiàng)目信息流轉(zhuǎn)，使發(fā)貨次序得到合理安排。

二、與特殊物資供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議

針對(duì)特殊物資的采購，境外總承包企業(yè)應(yīng)樹立戰(zhàn)略合作意識(shí)，建立特殊物資供應(yīng)商清單并定期更新，在適當(dāng)時(shí)機(jī)與資質(zhì)較好的供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議或者年度框架協(xié)議；靈活運(yùn)用多種采購方式，在日常的工作中主動(dòng)收集相關(guān)信息，及時(shí)鎖定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，提升應(yīng)急采購和單一來源采購的議價(jià)能力，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)采購，優(yōu)化長期穩(wěn)定的物資供應(yīng)，從而進(jìn)一步縮短采購時(shí)間成本，保證項(xiàng)目能夠按計(jì)劃竣工。

三、建立數(shù)字化采購系統(tǒng)，嚴(yán)格供應(yīng)商管理

建立數(shù)字化采購平臺(tái)，利用電子系統(tǒng)代替人工采購可以有效地改善當(dāng)前總承包企業(yè)采購管理程序執(zhí)行不到位的問題。數(shù)字化采購系統(tǒng)能夠通過程序鎖定來嚴(yán)格控制采購程序，新增供應(yīng)商必須通過資產(chǎn)負(fù)債率、資金狀況、供貨能力、稅務(wù)信用評(píng)價(jià)等級(jí)等多方面的審查，符合系統(tǒng)按公司制度設(shè)置的供應(yīng)商資格審查條件后方能夠參與公司的投標(biāo)，由此有效地杜絕了無效供應(yīng)商中標(biāo)的情況。需要注意的是，在設(shè)定供應(yīng)商準(zhǔn)入條件時(shí)，應(yīng)盡量減少單一指標(biāo)控制情況的出現(xiàn)，設(shè)置多重指標(biāo)復(fù)核制度，以保證供應(yīng)商資源量。

提高對(duì)供應(yīng)商后評(píng)價(jià)管理的重視程度，每年度對(duì)供應(yīng)商從質(zhì)量、服務(wù)、合同履約能力等多個(gè)方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)等級(jí)較低的供應(yīng)商系統(tǒng)將自動(dòng)劃入隔離區(qū)，減少合作次數(shù)，從而提升采購效率和質(zhì)量。在搭建或者選擇數(shù)字化平臺(tái)時(shí)也應(yīng)關(guān)注信息的連續(xù)性，避免中途不斷更換平臺(tái)，導(dǎo)致招標(biāo)資料不連貫，失去數(shù)字化采購的優(yōu)勢(shì)。

四、加大采購合同評(píng)審力度，細(xì)致審查合同內(nèi)容

合同是約束雙方權(quán)利與義務(wù)的重要文件，也是日后界定責(zé)任劃分的主要依據(jù)，因此總承包企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)合同評(píng)審環(huán)節(jié)的重視程度，避免評(píng)審流于形式，失去風(fēng)險(xiǎn)防范作用。對(duì)于綜合類合同的簽訂應(yīng)加大合同評(píng)審力度，由法務(wù)部、審計(jì)部、辦公室、采購部等相關(guān)部門共同組成評(píng)審小組，詳細(xì)審查合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)“一項(xiàng)招標(biāo)多項(xiàng)采購”的情況。通過設(shè)置多重復(fù)核環(huán)節(jié)能夠有效防止采購經(jīng)理與供應(yīng)商串通舞弊，損害公司利益。

此外，應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)控制作用，對(duì)采購計(jì)劃執(zhí)行、合同簽訂流程開展定期專項(xiàng)內(nèi)控審查，著重關(guān)注采購計(jì)劃與實(shí)際采購物資的差異部分，合理規(guī)避“應(yīng)招未招”的風(fēng)險(xiǎn)。

境外EPC項(xiàng)目工程采購管理是企業(yè)內(nèi)部管理中非常重要的一環(huán)，其管理的精細(xì)化程度不僅直接影響著整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，同時(shí)也與工程的效益緊密相連。但結(jié)合以往的審計(jì)情況也不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前境外工程企業(yè)在采購環(huán)節(jié)仍存在著一定的問題，上述采購內(nèi)控問題在大多數(shù)境外EPC企業(yè)中均有存在，具有共性。境外EPC總承包企業(yè)應(yīng)高度重視工程項(xiàng)目的采購管理工作，采取多種手段不斷提升采購內(nèi)控水平，健全采購管理流程和機(jī)制，由此促進(jìn)工程質(zhì)量全面提升，提高市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)境外EPC工程建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：中材建設(shè)有限公司）