信息化驅(qū)動(dòng)高校會(huì)議中心服務(wù)轉(zhuǎn)型策略與實(shí)踐

張賽男

信息化驅(qū)動(dòng)高校會(huì)議中心服務(wù)轉(zhuǎn)型策略與實(shí)踐

張賽男

[北京大學(xué)會(huì)議中心]

利用新技術(shù)提升高校會(huì)議中心的服務(wù)質(zhì)量和效率，并實(shí)現(xiàn)智能、便捷、定制化的專業(yè)服務(wù)，涉及高校會(huì)議中心信息化服務(wù)轉(zhuǎn)型的的問題。研究信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)據(jù)管理與分析能力提升、人員素質(zhì)與能力的提升，以及安全風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對(duì)措施等問題，提出基于多樣化的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)、促進(jìn)內(nèi)外部資源的整合與共享、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障與隱私保護(hù)，以及推動(dòng)創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的實(shí)踐與發(fā)展等策略推動(dòng)高校會(huì)議中心的服務(wù)轉(zhuǎn)型與提升。并且，根據(jù)實(shí)踐案例指出高校會(huì)議中心服務(wù)轉(zhuǎn)型存在的問題，進(jìn)而提出了解決問題的具體措施。

會(huì)議中心; 信息化建設(shè); 業(yè)務(wù)支持; 服務(wù)創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)成為全球范圍內(nèi)的共識(shí)。[1]2018年以來(lái)，國(guó)家陸續(xù)發(fā)布《教育信息化2.0行動(dòng)方案》《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》《“十四五”國(guó)家信息化規(guī)劃》等政策，持續(xù)推動(dòng)教育信息化發(fā)展。[2]會(huì)議中心作為高校重要的信息交流平臺(tái)和服務(wù)保障平臺(tái)，完善且先進(jìn)的信息化應(yīng)用和管控對(duì)于提升會(huì)議中心綜合服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)資源整合和共享、保障信息安全、創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式都具有重要的意義，也為學(xué)校整體實(shí)力的提升和“雙一流”建設(shè)提供有力支持。

一、 利用信息化進(jìn)行服務(wù)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵問題分析

高校會(huì)議中心（以下簡(jiǎn)稱“會(huì)議中心”）的業(yè)務(wù)一般包括會(huì)議支持、餐飲住宿、活動(dòng)承辦、人員接待等，在實(shí)際業(yè)務(wù)管理流程上需要技術(shù)支持和相關(guān)咨詢服務(wù)。信息化在會(huì)議中心業(yè)務(wù)管理流程中起到重要作用，線上業(yè)務(wù)可以提高會(huì)議服務(wù)的效率和準(zhǔn)確性，利用信息化系統(tǒng)管理和監(jiān)控設(shè)備，可以記錄、分析和歸檔業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，支持協(xié)同辦公和提高組織效率，保護(hù)數(shù)據(jù)信息的安全性和可靠性。然而，在實(shí)施過(guò)程中，仍面臨著一些問題需要解決。

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是利用信息化進(jìn)行服務(wù)轉(zhuǎn)型的先決條件。[3]通過(guò)建設(shè)穩(wěn)定、快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，配備先進(jìn)的設(shè)備和軟件，建立可靠的數(shù)據(jù)中心和智能化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議中心的高效運(yùn)營(yíng)，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。在討論利用信息化進(jìn)行各項(xiàng)服務(wù)轉(zhuǎn)型時(shí)，應(yīng)將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)放在重要位置，并結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行技術(shù)評(píng)估和預(yù)算計(jì)劃。同時(shí)還應(yīng)建立健全設(shè)備監(jiān)控和維護(hù)機(jī)制，定期進(jìn)行設(shè)備巡檢、性能評(píng)估和升級(jí)等工作。這樣才能確?；A(chǔ)設(shè)施滿足業(yè)務(wù)實(shí)際需求，并為信息化服務(wù)的順利開展提供可靠的支持。

（二）數(shù)據(jù)管理與分析能力

數(shù)據(jù)可以為經(jīng)營(yíng)管理提供準(zhǔn)確的信息以支持高效的決策制定，從而提升會(huì)議中心整體的運(yùn)營(yíng)績(jī)效。要建立數(shù)據(jù)收集與存儲(chǔ)機(jī)制，選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)采集工具和系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的高效收集和傳輸。同時(shí)，還需要建立安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。而后選擇合適的分析工具與技術(shù)、建立數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，并將分析結(jié)果應(yīng)用于決策和服務(wù)優(yōu)化中。這樣可以使會(huì)議中心乃至整個(gè)學(xué)校全面利用數(shù)據(jù)資源，為提升各項(xiàng)服務(wù)水平和決策質(zhì)量做出更加科學(xué)的支持。

（三）人員素質(zhì)與能力提升

工作人員需要具備專業(yè)的技術(shù)素質(zhì)與能力，并熟練運(yùn)用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具、在線會(huì)議平臺(tái)等信息化工具，收集、整理、分析和利用實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程產(chǎn)出的相關(guān)數(shù)據(jù)，為各項(xiàng)服務(wù)提供決策支持和優(yōu)化方案。工作人員需要與內(nèi)部各部門及外部供應(yīng)商、服務(wù)對(duì)象等進(jìn)行有效的溝通和協(xié)作。此外，還需要不斷關(guān)注行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、新服務(wù)模式，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有服務(wù)中的問題和瓶頸，并提出創(chuàng)新的解決方案。通過(guò)培訓(xùn)、知識(shí)共享和激勵(lì)機(jī)制提升人員素質(zhì)與能力，打造高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)有助于推動(dòng)會(huì)議中心的持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展，并適應(yīng)信息化技術(shù)的變化升級(jí)。

（四）安全風(fēng)險(xiǎn)防范及應(yīng)對(duì)

信息技術(shù)在提供高效、便捷服務(wù)的同時(shí)，也帶來(lái)了一系列的安全風(fēng)險(xiǎn)。這些安全風(fēng)險(xiǎn)主要包括數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、身份認(rèn)證與訪問控制、第三方合作以及安全意識(shí)方面的風(fēng)險(xiǎn)。[4]數(shù)據(jù)泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊、身份冒充、以及員工的培訓(xùn)不足和缺乏安全意識(shí)等問題都可能對(duì)業(yè)務(wù)服務(wù)過(guò)程中的安全性產(chǎn)生影響。為應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)議中心需要建立完善的信息安全策略與政策，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的安全傳輸與存儲(chǔ)，實(shí)施嚴(yán)格的身份認(rèn)證與訪問控制措施，加強(qiáng)與第三方合作的風(fēng)險(xiǎn)管理，同時(shí)強(qiáng)化員工的安全意識(shí)培訓(xùn)，確保信息化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的安全可靠性。

二、 信息化驅(qū)動(dòng)下的高校會(huì)議中心服務(wù)轉(zhuǎn)型策略

（一）提供多樣化的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)

可以建設(shè)多樣化的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型，滿足用戶需求，提升會(huì)議中心的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿ΑＪ紫?，需要深入了解用戶需求，通過(guò)調(diào)研和用戶反饋需求和痛點(diǎn)，為平臺(tái)的設(shè)計(jì)和功能提供有針對(duì)性的改進(jìn)意見。其次，建設(shè)強(qiáng)大的信息技術(shù)平臺(tái)，包括云計(jì)算架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)中心，為多樣化服務(wù)提供支持。在數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)上增加多種功能模塊，如會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議支持服務(wù)、設(shè)備維保、餐飲服務(wù)等，滿足不同用戶的需求。同時(shí)，通過(guò)積極推廣和用戶培訓(xùn)，提高用戶知曉度和使用率，持續(xù)優(yōu)化用戶體驗(yàn)。并利用創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，如人工智能和大數(shù)據(jù)分析，提供智能化的會(huì)議服務(wù)體驗(yàn)。

（二）促進(jìn)內(nèi)外部資源的整合與共享

應(yīng)積極與校內(nèi)教學(xué)部門、科研機(jī)構(gòu)和學(xué)生組織等合作，共享教學(xué)資源、科研成果和學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目，以提供更豐富、有內(nèi)涵的服務(wù)。同時(shí)，與后勤和人力資源部門合作，整合場(chǎng)地資源和人員調(diào)配等，提升工作效率和服務(wù)體驗(yàn)。另外，會(huì)議中心還應(yīng)積極拓展與外部合作伙伴的聯(lián)系，如企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織，共享他們的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)資源和高品質(zhì)服務(wù)，提供更全面、專業(yè)的會(huì)議服務(wù)。此外，還可以利用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)共享經(jīng)濟(jì)模式分享會(huì)議資料、設(shè)備租賃和餐飲服務(wù)等，促進(jìn)資源的優(yōu)化配置。通過(guò)內(nèi)外部資源的整合與共享，使得會(huì)議中心能夠融入行業(yè)生態(tài)協(xié)同發(fā)展，快速推動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型與提升。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障與隱私保護(hù)

應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理和安全策略，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸、處理和備份等方面的安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。其次對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，以防止信息泄露和非法訪問。同時(shí)，建立訪問權(quán)限控制機(jī)制，根據(jù)不同角色和權(quán)限，限制對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的訪問和操作，保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。除了技術(shù)措施，會(huì)議中心還需要加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全教育和培訓(xùn)，提高他們對(duì)數(shù)據(jù)安全的認(rèn)識(shí)和意識(shí)，避免內(nèi)部人員的不當(dāng)行為導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或?yàn)E用。通過(guò)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障與隱私保護(hù)來(lái)增強(qiáng)用戶對(duì)服務(wù)的信任感，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露，以滿足合法合規(guī)要求。

（四）推動(dòng)創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的實(shí)踐與發(fā)展

要推動(dòng)創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的實(shí)踐與發(fā)展，一是要引入新興科技和數(shù)字化技術(shù)，如虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、人工智能等，提供更豐富、多樣化和個(gè)性化的會(huì)議體驗(yàn)；二是借鑒共享經(jīng)濟(jì)模式，與其他高校會(huì)議中心、企業(yè)、酒店等合作，共享資源，提供靈活、多樣化的會(huì)議解決方案；三是探索新的商業(yè)模式，推出定制化套餐和增值服務(wù)，滿足不同用戶群體和會(huì)議需求；四是注重市場(chǎng)營(yíng)銷和推廣，積極宣傳創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的獨(dú)特價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，參與學(xué)術(shù)組織和行業(yè)協(xié)會(huì)的活動(dòng)，提升會(huì)議中心知名度和影響力。

三、 實(shí)踐探討與案例分析

北京大學(xué)會(huì)議中心作為北京大學(xué)后勤系統(tǒng)的組成部分，是集會(huì)議承辦、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、海外團(tuán)隊(duì)接待、文藝演出、電影放映、餐飲服務(wù)、酒店住宿、公寓管理等多種功能于一身的專業(yè)化服務(wù)實(shí)體。會(huì)議中心采用企業(yè)化管理模式，現(xiàn)有建筑面積23.4萬(wàn)平方米，擁有一個(gè)兩千余座位的禮堂和40個(gè)大、中、小型會(huì)議室，各類不同風(fēng)格特點(diǎn)的餐廳6個(gè)，接待床位5000多張及其他綜合服務(wù)設(shè)施，員工近1000人。受教育信息化和現(xiàn)代服務(wù)業(yè)信息化的雙重影響，中心信息化建設(shè)內(nèi)容包含了基礎(chǔ)設(shè)施信息化、行業(yè)技術(shù)信息化、組織信息化和資源信息化四個(gè)部分。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施信息化

中心信息基礎(chǔ)設(shè)施的工作重點(diǎn)是計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化。經(jīng)過(guò)多年發(fā)展建設(shè)，會(huì)議中心現(xiàn)已有4000多個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)，各類辦公電腦300余臺(tái)，服務(wù)器10余臺(tái)，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、各類POS機(jī)（校園卡機(jī)、支付寶、制卡機(jī)）等，實(shí)現(xiàn)了新一代校園網(wǎng)“雙萬(wàn)兆到樓，千兆到房間，無(wú)線全覆蓋”的一體化接入網(wǎng)絡(luò)，為信息化應(yīng)用打造了良好的基礎(chǔ)環(huán)境。

（二）行業(yè)技術(shù)信息化

引入多種專業(yè)信息系統(tǒng)，對(duì)管理和服務(wù)手段進(jìn)行持續(xù)改造和提升：引入工程類控制系統(tǒng)如消防報(bào)警、安防監(jiān)控、樓宇自控和能源計(jì)費(fèi)等，自動(dòng)化運(yùn)維和技術(shù)防范水平得到提升；財(cái)務(wù)管理、人力資源管理和協(xié)同辦公系統(tǒng)支撐內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)信息流動(dòng)可見可控，提高共享效率，降低成本；服務(wù)管理系統(tǒng)以酒店管理為主，實(shí)現(xiàn)多元化的銷售管理、智能化的服務(wù)管理、前置化的財(cái)務(wù)管控和一體化的主營(yíng)業(yè)務(wù)管理；網(wǎng)站、信息發(fā)布系統(tǒng)和微信公眾號(hào)矩陣實(shí)現(xiàn)及時(shí)動(dòng)態(tài)和服務(wù)資訊的傳達(dá)，便于師生和服務(wù)受眾了解情況。隨著行業(yè)技術(shù)發(fā)展，會(huì)議中心將升級(jí)更多技術(shù)先進(jìn)、架構(gòu)科學(xué)、配置靈活的應(yīng)用系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和個(gè)性化服務(wù)。

（三）組織信息化

組織信息化著眼于人力資源的信息素質(zhì)開發(fā)和利用，包括現(xiàn)代管理理念的樹立、知識(shí)型組織的建設(shè)、全員信息素養(yǎng)的提升和信息化崗位和部門的設(shè)置等。在中心層面設(shè)立信息化小組，負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)學(xué)校和上級(jí)部門信息化工作部署要求、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)管理部信息化工作并提供技術(shù)支持。各部門網(wǎng)信工作部門和人員負(fù)責(zé)信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)維工作。信息技術(shù)對(duì)會(huì)議中心的作用逐步由被動(dòng)支撐轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)支撐，由技術(shù)支撐擴(kuò)展到技術(shù)加管理支撐。

（四）資源信息化

會(huì)議中心資源信息化包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩個(gè)方面。

1. 利用行業(yè)服務(wù)信息化資源賦能校園服務(wù)

積極利用社會(huì)資源，借力行業(yè)服務(wù)信息化發(fā)展。通過(guò)引入美團(tuán)外賣等應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)配送服務(wù)，滿足師生用餐需求；探索機(jī)器人參與校園服務(wù)，提供智能送餐、送物和消毒服務(wù)，提升用戶體驗(yàn)，降低管理成本，展現(xiàn)高校現(xiàn)代化服務(wù)品質(zhì)；引入共享智能服務(wù)設(shè)備，如自助洗衣機(jī)、共享打印機(jī)和充電寶，提供方便的校園服務(wù)，展現(xiàn)高校后勤與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化服務(wù)品質(zhì)。

2. 利用教育信息化資源創(chuàng)新服務(wù)管理模式

基于校級(jí)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和一站式網(wǎng)上辦事大廳，自主開發(fā)了微信端劇場(chǎng)影院在線售票系統(tǒng)，方便校內(nèi)外觀眾進(jìn)行購(gòu)票操作。此系統(tǒng)建成后被納入學(xué)校后勤綜合服務(wù)平臺(tái)，在線售票服務(wù)作為平臺(tái)的應(yīng)用模塊之一，豐富了學(xué)校的后勤系統(tǒng)信息化服務(wù)體系。此外，會(huì)議中心還上線了“人臉識(shí)別入?！?、“網(wǎng)上報(bào)修”等系統(tǒng)，便利了師生員工的日常生活。在疫情防控期間，會(huì)議服務(wù)也逐漸實(shí)現(xiàn)了線上會(huì)議的多樣化功能，包括在線投票、在線選舉等，滿足了各類會(huì)議的多元化需求。

信息化驅(qū)動(dòng)的高校會(huì)議中心服務(wù)轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，豐富的應(yīng)用和便捷的服務(wù)也具有廣闊的發(fā)展前景和潛力，但也面臨技術(shù)實(shí)施、安全風(fēng)險(xiǎn)、用戶接受度和適應(yīng)性，以及資金投入和可持續(xù)發(fā)展等挑戰(zhàn)。高校會(huì)議中心需要與學(xué)校各部門、科技企業(yè)、學(xué)術(shù)界及行業(yè)協(xié)會(huì)等密切合作，加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，共同推進(jìn)信息技術(shù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]梁微,錢彤,范鑫.經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下高校后勤管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化,2023,26 (08):190-192.

[2]孔祥君.高校后勤信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].冶金管理,2022(21):93-94+97.

[3]李蘭芳.高校后勤信息化建設(shè)路徑思考[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2022(30):149-151.

[4]張璋,李建華.高校后勤信息化自我監(jiān)督體系構(gòu)建探索——以北京H大學(xué)后勤管理應(yīng)用為例[J].高校后勤研究,2022(09):28-31+34.

北京市高等教育學(xué)會(huì)2022年課題(項(xiàng)目編號(hào)MS2022342)研究成果之一。

（責(zé)任編輯：楊書元）