如何做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理

胡曉明

臨朐縣公路事業(yè)發(fā)展中心 山東 臨朐 262600

引言

眾所周知，公路工程建設(shè)過(guò)程存在較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，涉及的施工工序、施工人員和施工設(shè)備較多，并且工程建設(shè)過(guò)程中極易受到施工周邊不確定因素的影響。與此同時(shí)，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，中國(guó)公路工程項(xiàng)目的建設(shè)需求和建設(shè)規(guī)模日益壯大，使得現(xiàn)階段工程項(xiàng)目檔案管理工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在現(xiàn)階段，雖然大部分的中國(guó)公路工程項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，但是仍然存在部分公路工程建設(shè)企業(yè)缺乏對(duì)工程檔案資料管理的關(guān)注，導(dǎo)致公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，難以與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)同步驗(yàn)收，最終難以發(fā)揮檔案管理工程項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。為此，新時(shí)期中國(guó)公路工程建設(shè)項(xiàng)目企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案資料管理工作的重要性，并結(jié)合工程公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況和建設(shè)要求，不斷優(yōu)化完善檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)優(yōu)化提升檔案資料管理的水平和質(zhì)量。

1 做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的重要性

1.1 為公路行業(yè)提供科學(xué)的管理依據(jù)

針對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目工程投資規(guī)模大、施工周期長(zhǎng)、施工工序繁雜的情況，做好公路工程項(xiàng)目檔案資料管理工作，并將公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作貫穿于公路工程建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程中，將會(huì)在公路工程建設(shè)項(xiàng)目組織竣工驗(yàn)收、施工設(shè)計(jì)及日后的運(yùn)營(yíng)管理方面，發(fā)揮著重要的數(shù)據(jù)參考作用和監(jiān)督作用[1]。做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，一方面，通過(guò)在檔案管理過(guò)程中系統(tǒng)完整地記錄參建人員的筆記、聲音及相關(guān)人員的印章、簽字等原始真實(shí)資料，能夠?yàn)楹笃诟鞣胶戏?quán)益維護(hù)提供翔實(shí)的證據(jù)；另一方面，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是人們辛苦勞動(dòng)的成果，能夠?yàn)楣こ炭⒐を?yàn)收、施工設(shè)計(jì)和后期的公路工程項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理和養(yǎng)護(hù)提供科學(xué)的歷史數(shù)據(jù)和參考。

1.2 為工程矛盾的調(diào)解提供切實(shí)可行的依據(jù)

公路工程項(xiàng)目檔案，作為記錄公路工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的翔實(shí)、原始的工作記錄，一方面，當(dāng)施工方與業(yè)主發(fā)生矛盾時(shí)，管理人員通過(guò)查閱原始施工記錄以及檢查記錄等檔案信息，提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，有利于在維護(hù)各方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，促進(jìn)調(diào)解工程矛盾；另一方面，檔案管理人員通過(guò)詳細(xì)比對(duì)、整理工程項(xiàng)目檔案信息，深入分析行業(yè)發(fā)展過(guò)程中體現(xiàn)出的各類(lèi)問(wèn)題和弊端，并能夠提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，有利于工程行業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

2 公路工程檔案特點(diǎn)

一是專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)。眾所周知，公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及機(jī)械、橋隧、建筑設(shè)計(jì)等方面內(nèi)容，并且施工過(guò)程中施工工序繁雜，施工周期較長(zhǎng)，所以公路工程檔案作為記錄公路工程建設(shè)全過(guò)程的相關(guān)數(shù)據(jù)的工作，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，屬于科技檔案。一方面，公路工程檔案中涉及建筑設(shè)計(jì)、橋隧等多專(zhuān)業(yè)和學(xué)科方面的內(nèi)容；另一方面，涉及的主要工作對(duì)象除了公路工程建設(shè)和管理等多個(gè)方面。

二是必須完整成套。公路工程檔案貫穿于公路工程建設(shè)的始終，能夠直觀地反映出公路工程建設(shè)全過(guò)程中各參建單位、各施工人員、施工工序、施工工序方面的原始數(shù)據(jù)記錄資料[2]，使得公路工程檔案工作應(yīng)該與項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中投資、立項(xiàng)、施工、竣工，以及各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)內(nèi)容配合成套、有機(jī)聯(lián)系，并形成一個(gè)完整的體系。

三是可以現(xiàn)實(shí)利用。作為科技檔案之一的公路工程檔案，首先應(yīng)該兼具一般檔案的一般特性。所以管理人員可以結(jié)合原始的公路工程建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)資料和憑證數(shù)據(jù)信息，并將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，有利于促進(jìn)提升工程建設(shè)的質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)實(shí)現(xiàn)公路工程企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

四是經(jīng)常重復(fù)利用。公路工程檔案作為重要的工程項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和數(shù)據(jù)信息資料，不僅能夠在工程設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面發(fā)揮重要的參考作用，而且能夠?yàn)楹笃诘墓肪S護(hù)管理擴(kuò)建過(guò)程中提供重要的數(shù)據(jù)參考依據(jù)。因此，工程檔案是需要經(jīng)常反復(fù)利用的。

五是形式多樣，數(shù)量龐大。眾所周知，公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及機(jī)械、建筑、勘探、設(shè)計(jì)等方面的多家單位進(jìn)行聯(lián)合建設(shè)。為此，公路工程檔案管理過(guò)程中記錄的文件、文字、音像等原始記錄，往往涉及諸多領(lǐng)域的諸多單位，檔案管理過(guò)程中需要根據(jù)不同的類(lèi)別分別進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，這就使得公路工程檔案具有形式多樣的特點(diǎn)。

3 公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 管理制度有待完善

現(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，公路工程建設(shè)施工周期和施工規(guī)模日益壯大，使得檔案管理過(guò)程中的資料收集工作難度增加。與此同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，由于檔案管理工作貫穿于公路工程項(xiàng)目建設(shè)始終，再加上部分公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理開(kāi)展過(guò)程中缺乏完善的檔案管理制度規(guī)范，導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理工作難以有效有序開(kāi)展[3]。

3.2 信息化建設(shè)步伐滯后

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深化，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)在各行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮了重要的作用，公路行業(yè)同樣也不例外，工程項(xiàng)目的順利建設(shè)需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的大力支持，項(xiàng)目檔案資料的管理更是體現(xiàn)得尤為突出。要求積極構(gòu)建、持續(xù)完善檔案資料管理信息化系統(tǒng)，促使信息技術(shù)作用的充分發(fā)揮，這對(duì)于提升公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理質(zhì)量和效率將發(fā)揮重要的作用。但是在實(shí)際的公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，由于建設(shè)工程項(xiàng)目企業(yè)關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)主要依賴(lài)于相關(guān)信息化設(shè)備和技術(shù)作用的有效發(fā)揮，而實(shí)際上信息化建設(shè)步伐過(guò)于緩慢，最終導(dǎo)致整個(gè)工程項(xiàng)目檔案資料管理信息化程度不足。

3.3 隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案作為專(zhuān)業(yè)檔案的一種，要求相關(guān)管理人員具備多個(gè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)，只有這樣才能夠滿(mǎn)足當(dāng)前建筑工程項(xiàng)目檔案管理工作的要求。在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，兼具兩種專(zhuān)業(yè)水平的綜合性檔案管理人才數(shù)量少之又少，整個(gè)隊(duì)伍工作人員綜合素質(zhì)參差不齊，難以適應(yīng)當(dāng)前公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)際需要。

4 公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理完善措施

4.1 制定檔案管理規(guī)劃

制定科學(xué)合理的公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)劃，不僅能夠確保檔案管理工作有效有序開(kāi)展；而且能夠規(guī)范管理人員的管理行為，有利于增強(qiáng)檔案管理的實(shí)際質(zhì)量。在實(shí)際檔案管理規(guī)劃制定過(guò)程中，首先，為了提升檔案管理的效率和質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵循整齊、完備、有序的管理原則，結(jié)合項(xiàng)目檔案管理要求及檔案法相關(guān)法律法規(guī)，科學(xué)合理地制定檔案管理規(guī)劃方案；其次，為了確保公路工程檔案信息管理工作的全面性和科學(xué)合理性，還應(yīng)組織專(zhuān)業(yè)編制人才實(shí)施項(xiàng)目檔案資料信息的整理和管理，詳細(xì)規(guī)定檔案整理工作要求。

4.2 保證信息資料的真實(shí)性

對(duì)于公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作來(lái)說(shuō)，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要保證資料內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，只有這樣才有管理的價(jià)值和意義。具體需要注意：首先，針對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集過(guò)程，必須要嚴(yán)格堅(jiān)持實(shí)事求是原則，保證資料信息能夠?qū)こ叹唧w建設(shè)狀況做出真實(shí)的反映；其次，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用“三通”式的管理模式開(kāi)展管理工作。在工程建設(shè)之前，明確提出檔案管理要求，并在工程竣工驗(yàn)收階段做好檔案收集整理的檢驗(yàn)工作，進(jìn)一步確保信息資料的真實(shí)性[4]。除此之外，檔案資料內(nèi)容各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的記錄時(shí)間跨度必須和各分項(xiàng)工程實(shí)施時(shí)間完全統(tǒng)一，同時(shí)還要做到對(duì)事件發(fā)生地點(diǎn)、時(shí)間和具體過(guò)程的準(zhǔn)確詳細(xì)記錄。

4.3 嚴(yán)格管控交工驗(yàn)收工作

為了確保公路工程后期開(kāi)展合同決策過(guò)程中充分發(fā)揮檔案信息資料的重要參考作用，在公路工程交工驗(yàn)收階段，保證各項(xiàng)驗(yàn)收數(shù)據(jù)信息的科學(xué)性與準(zhǔn)確性同樣非常重要。在公路工程交工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，要求工程技術(shù)人員和檔案資料管理人員相互之間做好良好的溝通與協(xié)商，并在此基礎(chǔ)之上對(duì)竣工圖進(jìn)行嚴(yán)格審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并做出針對(duì)性的整改處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)交工驗(yàn)收工作的嚴(yán)格管控，保證驗(yàn)收成果。

4.4 充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

現(xiàn)如今全球都已經(jīng)全面進(jìn)入到了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，給各大行業(yè)發(fā)展帶來(lái)了巨大的沖擊，但我國(guó)目前公路工程項(xiàng)目檔案資料管理領(lǐng)域的信息化建設(shè)步伐依舊較為滯后，檔案資料管理人員應(yīng)基于實(shí)際情況，充分利用互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，不斷建立健全一系列檔案資料管理制度和舉措，保證檔案管理成效。首先，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)開(kāi)展項(xiàng)目檔案資料信息化管理，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的快速收集、整理與分析，并第一時(shí)間找到其中存在的問(wèn)題，并做出整改處理，不斷提高檔案資料管理效率，保證最終管理質(zhì)量滿(mǎn)足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。其次，促使項(xiàng)目檔案資料管理人員職能的有效發(fā)揮[5-6]，構(gòu)建完善的檔案管理體系，在符合有關(guān)法律法規(guī)要求前提之下，在合同中對(duì)各方的具體權(quán)利、責(zé)任及義務(wù)做出明確規(guī)定，尤其是檔案質(zhì)量管理權(quán)屬問(wèn)題更是必須做到明確詳細(xì)，為檔案資料管理工作的有序順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。再次，綜合考慮各方面實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲責(zé)任制度，將大家的工作積極性充分挖掘出來(lái)，將每個(gè)人在自己工作崗位上的價(jià)值發(fā)揮到最大，對(duì)于工作中表現(xiàn)積極的人員可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，物質(zhì)或者精神，反之則應(yīng)做出適當(dāng)?shù)膽吞?，有效提升檔案管理成效。

4.5 構(gòu)建完善的協(xié)作機(jī)制

由于公路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，涉及建筑、審計(jì)、設(shè)計(jì)等各個(gè)單位協(xié)同工作。為此，檔案管理人員開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，同樣也需要各個(gè)項(xiàng)目部門(mén)配合檔案管理人員協(xié)調(diào)運(yùn)作，才能夠促進(jìn)提升檔案管理的實(shí)際質(zhì)量和效率。在具體的構(gòu)建協(xié)作機(jī)制的過(guò)程中[7-8]，首先，公路工程項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該在正確開(kāi)展文件資料立卷工作的同時(shí)，善于發(fā)現(xiàn)、總結(jié)并解決問(wèn)題；其次，檔案管理人員還應(yīng)該積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，定期組織現(xiàn)有管理人員參加互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)會(huì)，幫助管理人員轉(zhuǎn)變管理理念，從而促進(jìn)提升整個(gè)公路工程項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，進(jìn)而全面提升檔案管理的質(zhì)量和效果。除此之外，需要注意的是：在構(gòu)建協(xié)作機(jī)制的同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該時(shí)刻注意收集相關(guān)資料信息，尤其要注重收集和管理涉及的各項(xiàng)目單位的原始數(shù)據(jù)信息資料。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著公路工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模和建設(shè)需求不斷增加，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作難度也隨之劇增，如何在新形勢(shì)下有效提升公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作質(zhì)量和工作效率，已經(jīng)成為當(dāng)前公路工程建設(shè)項(xiàng)目企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。為此，公路工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)企業(yè)應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)基礎(chǔ)上，科學(xué)合理地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，持續(xù)創(chuàng)新完善項(xiàng)目檔案資料管理舉措，為公路行業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供可靠的支持。