企業(yè)檔案管理探索

陸 釤

（蘭州蘭石集團有限公司）

企業(yè)管理諸多要素中，檔案管理的地位不可忽視，是企業(yè)管理必不可少的基礎(chǔ)工作，重視和加強檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著不可忽視的重要作用。在企業(yè)的創(chuàng)立、成長進(jìn)程中，逐日沉淀的大量文件及各類材料日積月累成為了企業(yè)檔案的重要組成部分，反映著企業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程，其完整地反映了企業(yè)管理以及發(fā)展的全部情況，眾多的歷史資源中存在的值得開發(fā)和利用價值，充分凸顯企業(yè)檔案管理的重要地位，管理者的管理視點應(yīng)包含企業(yè)檔案管理，促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理，進(jìn)而提升企業(yè)檔案開發(fā)利用水平，提高企業(yè)的整體競爭力。

一、企業(yè)檔案管理研究的意義

檔案資料是企業(yè)經(jīng)營活動中的伴生資料，直接記述、承載了企業(yè)經(jīng)營活動中的各項工作過程和成果，數(shù)據(jù)具有唯一性，從企業(yè)誕生的那一刻起就連續(xù)的記錄著企業(yè)發(fā)展的方方面面。企業(yè)檔案除了具有企業(yè)和地域的文化價值以外，最為重要的就是具有歷史文化價值[1]。檔案為企業(yè)經(jīng)營的科學(xué)決策提供最基本的記錄信息。對于一個企業(yè)，系統(tǒng)、全面、精確地利用檔案資料，可為企業(yè)管理者做出正確決策提供有效、可靠的歷史數(shù)據(jù)，避免盲目性，增強預(yù)見性和科學(xué)性，做出切合實際、科學(xué)無誤的運營決策?？茖W(xué)的管理檔案，可以使得技術(shù)得以合理、充分利用，可以使生產(chǎn)力得到進(jìn)一步地解放和提高。檔案作為一種生產(chǎn)力的隱性存在，蘊藏著企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的各種不同類型的原始信息，為各領(lǐng)域的技術(shù)回溯、追蹤及支持發(fā)揮著重要作用。科學(xué)、高效的檔案管理，可以大幅提升管理人員和科技人員的信息收集、資料查找效率，從而使管理人員和科技人員能夠安排更多的時間提高工作效率，進(jìn)而促進(jìn)提高生產(chǎn)效率。新技術(shù)或新發(fā)明，借鑒前人的經(jīng)驗是必不可少的，只有檔案實現(xiàn)科學(xué)的有序管理，企業(yè)員工獲取信息的及時及準(zhǔn)確才能得以保障，從而實現(xiàn)技術(shù)成果的充分利用，促進(jìn)企業(yè)效益更上層樓。檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營管理具有同樣的重要作用。企業(yè)組織、管理各方面的活動都離不開檔案，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要分支，是企業(yè)管理的必要構(gòu)成部分。企業(yè)經(jīng)營的信息流造就了檔案，作為企業(yè)管理活動之一的檔案管理水平，同樣一定程度地反應(yīng)了企業(yè)管理水平的優(yōu)劣；管理優(yōu)異的檔案才可能提供完整的檔案資料，為企業(yè)經(jīng)營管理提供真實、有效的數(shù)據(jù)。成體系的、有效率的企業(yè)檔案管理，對企業(yè)檔案資料實現(xiàn)自身管理價值，提升企業(yè)效率和運營質(zhì)量有重要的現(xiàn)實意義。

二、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案管理

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》將企業(yè)檔案定義為:“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件?！盵2]是企業(yè)非常關(guān)鍵的管理信息資源，在企業(yè)管理運營中發(fā)揮著無可替代的重要作用。隨著企業(yè)管理研究、實踐的快速發(fā)展，檔案管理也迎得了發(fā)展的機遇。檔案管理從務(wù)虛走向務(wù)實，企業(yè)檔案管理在內(nèi)容、理念、思想、管理方式各方面都在不斷地擴展和提升，通過合理、高效的企業(yè)檔案管理，在企業(yè)檔案信息應(yīng)用價值得以充分實現(xiàn)的同時，提升企業(yè)的市場競爭力。

（一）企業(yè)檔案

1.正確理解檔案概念

探索檔案管理首先要了解檔案，庫房里面堆積的資料并不都是檔案。長期以來人們將各種資料、文件與檔案混為一談，似乎只要是文字資料都可以歸入檔案的范疇。事實上，檔案的核心特質(zhì)是其原始記錄性，是直接的歷史記錄，以其鮮明的原始性和記錄性區(qū)別于其他資料，也即是說，檔案是原稿、原本，是第一次面世的文獻(xiàn)。而根據(jù)某種需求經(jīng)過編輯的資料則失去了原始性，因此不能稱其為檔案。

2.企業(yè)檔案

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。國家檔案局在《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中對企業(yè)檔案作出進(jìn)一步闡明：“企業(yè)檔案是在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理活動中形成的對于企業(yè)、社會、國家有保存價值的各種形式的文件材料?！痹?009年國家檔案局又通過發(fā)布《企業(yè)檔案工作規(guī)范》重新將企業(yè)檔案定義為：“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。

由上述企業(yè)檔案概念描述的三次變化可以看出，檔案的核心內(nèi)容是企業(yè)主體在企業(yè)發(fā)展活動中形成的（第一手）、有保存價值的文件。著重說明隨著國家發(fā)展，企業(yè)的活動涉及的范圍愈發(fā)廣泛，簡單將檔案局限于狹義的企業(yè)生產(chǎn)活動顯然已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案的涵蓋范圍。強調(diào)擴充文件內(nèi)涵，這是由于科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)檔案形式和載體注入更多現(xiàn)代科學(xué)的必然結(jié)果。同時，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中提出“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源不可或缺的一部分”，賦予了企業(yè)檔案更深刻的價值，并確立了企業(yè)檔案對于企業(yè)的各項活動的重要地位。

由此可見，企業(yè)檔案是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中必不可少的節(jié)點，且具有如下特點：一是整體性。企業(yè)檔案包含了企業(yè)全周期的運作和各種活動內(nèi)容記錄，不是某一方面的局部記錄，而是一個連續(xù)的整體[3]。不僅記載了企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷和進(jìn)程，可以為企業(yè)提供各種可追溯的記錄信息，同時也能夠反映出企業(yè)的經(jīng)營波動，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理提供歷史借鑒。二是知識性。企業(yè)檔案是經(jīng)營活動的記錄，是積企業(yè)全體員工工作智慧之大成，能夠為企業(yè)交流和創(chuàng)新提供各種有效的經(jīng)驗總結(jié)，從而幫助企業(yè)決策。三是商業(yè)性。企業(yè)檔案的分析可以幫助企業(yè)反思企業(yè)活動各個環(huán)節(jié)的得與失，規(guī)避可能存在的風(fēng)險，體現(xiàn)了企業(yè)檔案的經(jīng)濟利用價值。

（二）企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案工作是企業(yè)履行檔案管理職能的行為和活動[4]。企業(yè)檔案管理工作需要包含檔案工作的組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建、管理工作制度的設(shè)計與貫徹，全體員工都應(yīng)該參與進(jìn)各項檔案文件形成的各項活動，最終滿足歸檔的體系性和完整性。顯而易見，企業(yè)檔案管理是對企業(yè)檔案資料進(jìn)行的體系化、科學(xué)化的管理，為企業(yè)進(jìn)行信息資料服務(wù)的充分管理、研究提供系統(tǒng)的支持工作，是企業(yè)管理活動的重要成分。

企業(yè)檔案管理工作是一系列的管理活動，全部過程均反映了企業(yè)整個的經(jīng)營現(xiàn)狀和管理者的思想特征，包括幾個主要方面，一是企業(yè)檔案的形成。企業(yè)的活動留下記錄，收集和積累的記錄信息，經(jīng)過管理者的分析歸納再經(jīng)過按一定的管理程序整理，最終形成檔案。二是企業(yè)檔案的分析、歸納、研究與存儲。初期形成的檔案是無序的、缺乏條理的，需要對資料進(jìn)行合理的分類、編目、重組，組成一個科學(xué)而有機的體系，包含紙質(zhì)、照片、實物、電子化新載體等各類檔案的整理。而檔案的存儲管理則是對已經(jīng)分類、歸納好的檔案資料進(jìn)行規(guī)范的存儲和維保，為企業(yè)檔案管理建立一個標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的存保體系。三是企業(yè)檔案的檢索。企業(yè)檔案信息進(jìn)行合理的加工和存儲，建立秩序，為用戶簡便快捷獲得指定檔案內(nèi)容提供高效服務(wù)的過程。四是企業(yè)檔案的綜合利用和服務(wù)。精準(zhǔn)地滿足企業(yè)員工對于企業(yè)檔案的需求，理順檔案資源的內(nèi)容和重點，把經(jīng)過篩選、序化后的檔案信息提供給企業(yè)員工，實現(xiàn)檔案高效利用的檔案管理目標(biāo)。

三、當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與存在問題

（一）雖管理意愿加強，但認(rèn)識深度不足

隨著國家對檔案管理重視程度的日漸加強，無論主動或是被動，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作也逐漸提高認(rèn)識并加大支持力度，比如建立管理機構(gòu)，加大資金投入等，但是認(rèn)識深度不足，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將該工作的具體內(nèi)容想得過于簡單化，缺少規(guī)范化管理，工作流于形式，效果也就不會十分理想，自然也就不會產(chǎn)生利益的最大化。

（二）管理形式化，監(jiān)督不完善

管理制度和管理監(jiān)督機制的缺乏，給歸檔文件材料收集、更新工作造成了障礙，難以齊全和完整。檔案中長期以來沉淀的且容易疏忽的技術(shù)機密、商業(yè)機密等失密現(xiàn)象嚴(yán)重。原始記錄信息形成的文件分散在企業(yè)各個部門，僅僅作為一般性文檔管理，不具有檔案管理的統(tǒng)一性和科學(xué)性。各種記錄與檔案管理兩者之間缺少制度約束，在諸多方面存在程序不規(guī)范的現(xiàn)象，使得檔案管理鏈條難以為文件收集提供有效支持。

（三）管理人員意識薄弱，專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作在我國隨著國家經(jīng)濟騰飛才逐漸進(jìn)入了管理層的視線，受重視程度在納入企業(yè)管理系列得以體現(xiàn)。但是，實際上目前多數(shù)企業(yè)對專業(yè)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，自然談不上重視相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，結(jié)果就是從業(yè)者工作概念模糊，使得檔案管理工作出現(xiàn)漏洞。由于單位的重視程度不夠，人員配置的專業(yè)水平有限，兼職過多、業(yè)務(wù)生疏，人員不穩(wěn)定，最終使得企業(yè)檔案管理工作流于形式，無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，對企業(yè)的經(jīng)濟效益提升產(chǎn)生隱性但不可忽視的不利影響。

四、正視問題、消除隱患，提高檔案管理水平

（一）提高管理者認(rèn)識水平、挖掘檔案經(jīng)濟價值

企業(yè)檔案是一個企業(yè)的原始活動記錄，既有在文件中大量記錄的顯性知識，也有企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中積累的蘊含著產(chǎn)業(yè)知識精華的隱性知識，隱性知識是智力資本，在企業(yè)檔案管理中，管理者大多數(shù)關(guān)注于檔案記錄中部分顯性知識的挖掘和利用，而檔案管理的科學(xué)歷史傳承性帶來的隱性知識，因管理者的認(rèn)識水平問題而被忽視。

承載企業(yè)檔案的介質(zhì)從紙張到今天的電子文件，企業(yè)檔案管理的方式方法也在不斷地在新形勢下更新?lián)Q代。企業(yè)在激烈的市場競爭中，唯有不斷提高企業(yè)檔案的利用效率才能滿足企業(yè)的信息使用需求。隱性知識更是需要對檔案進(jìn)行科學(xué)分析歸納，萃取提煉方可得其精華。檔案經(jīng)濟價值得以體現(xiàn)，為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，就會促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作認(rèn)識水平的提高，進(jìn)而強化企業(yè)檔案全方位開發(fā)利用，同時為檔案管理提供新的管理思路，構(gòu)成管與用的良性循環(huán)。

（二）加強制度建設(shè)、完善監(jiān)督機制

檔案管理體系所必備的管理條件包括：收集、管理、存儲、利用等四項功能[5]。其中任何功能必須有合理科學(xué)的制度約束和完善的監(jiān)督才能實現(xiàn)。檔案的規(guī)范管理必須有嚴(yán)格的制度來保證[6]。實踐證明，制度的根本在于執(zhí)行，執(zhí)行的效果取決于監(jiān)督落實的力度。監(jiān)督的有效程度決定了制度的約束力度。只訂制度，沒有監(jiān)督，形同虛設(shè)，也只能淪落為一紙文章。

制度建設(shè)是一個完整而嚴(yán)密的系統(tǒng)工程，既有檔案管理整體的體系構(gòu)架管理制度，也有工作執(zhí)行制度，體系管理需要一系列的項目執(zhí)行來保障?；谄髽I(yè)的行政管理平臺，完善檔案管理的組織、人事、項目、程序和監(jiān)督等各方面的制度細(xì)節(jié)，要各方面的制度緊密聯(lián)系，形成系統(tǒng)完備的制度體系。既重視體系制度的整體規(guī)劃，也重視分項工作的單項制度、實施細(xì)則的建設(shè)，從而使各項管理制度既有縱向的有機銜接、又有橫向的環(huán)環(huán)相扣，形成高效的網(wǎng)狀管理體系，真正發(fā)揮檔案管理制度的整體合力。

完善制度監(jiān)督就要在制度建設(shè)中融入監(jiān)督要素，首先要強調(diào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任，保證對領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利的有效監(jiān)督。其次要顧及到企業(yè)檔案管理中各個易于產(chǎn)生脫節(jié)的環(huán)節(jié)，增加制度的嚴(yán)密性。通過完善的監(jiān)督制度體系，使監(jiān)督依據(jù)透明，使檔案管理體系中的每一個成員都明了其行為責(zé)任后果，從而有效減少管理失誤的產(chǎn)生，保證檔案管理各項工作正常高效的開展[7]。

（三）加強人員培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

隨著電子信息技術(shù)的爆炸式發(fā)展，檔案管理的電子化、智能化成其必然，各種新技術(shù)悄然改變著檔案管理機制，原有的管理理論和管理模式已經(jīng)脫離了檔案管理的現(xiàn)實環(huán)境，同時,國家對企業(yè)檔案管理水平的提升預(yù)期，對企業(yè)管理的人員素質(zhì)進(jìn)一步提升提出了更高的要求，唯有加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，才能應(yīng)對現(xiàn)代檔案管理的挑戰(zhàn)。

培訓(xùn)要因人而異。針對培訓(xùn)對象不同的素質(zhì)和需求，結(jié)合企業(yè)管理特點，首先選定普遍適用的基礎(chǔ)內(nèi)容，對全體檔案工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)；其次，針對不同單位不同崗位檔案人員的需求，分門別類地進(jìn)行細(xì)化培訓(xùn)，以期使管理人員明確檔案管理概念，樹立管理系統(tǒng)意識，提高橫向聯(lián)系能力減少銜接失誤，確保檔案的準(zhǔn)確、完整。

企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)教育應(yīng)該成為一種持續(xù)性的學(xué)習(xí)活動，形成培訓(xùn)長效機制，為企業(yè)持續(xù)提高企業(yè)檔案管理水平提供堅實的保障[8]。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案真實、自然地記錄了企業(yè)發(fā)展的點點滴滴，既有完整的經(jīng)營進(jìn)程信息，也有文化傳承等信息，因而企業(yè)檔案極具特異性，每個企業(yè)自成體系，企業(yè)間是無法復(fù)制的，同時，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中伴生積累、日漸龐大，不同歷史階段形成的檔案也從另一個側(cè)面反應(yīng)了企業(yè)當(dāng)時的整體管理水平，作為企業(yè)記憶的重要素材，科學(xué)有效地管理是保證其真實、完整的重要手段，為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者充分認(rèn)識檔案管理知識服務(wù)的重要性，深刻理解企業(yè)檔案中蘊含的經(jīng)濟價值，夯實企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作。優(yōu)化企業(yè)內(nèi)的組織結(jié)構(gòu)，強化檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，將檔案中隱含的技術(shù)、經(jīng)濟及管理價值融入每個員工的思想意識中，是不斷提高企業(yè)檔案管理水平的必要條件。保證企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，改善的“重保管，輕利用”管理思想，以全方位的視角來審視、評價檔案管理命題，完善經(jīng)常性業(yè)務(wù)工作，結(jié)合企業(yè)技術(shù)進(jìn)步做出相應(yīng)的分析和判斷，讓檔案價值滿足多樣化的經(jīng)營需求,最終提升檔案資源的利用價值。