建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性初探

魏書樺 魚臺(tái)縣教育和體育局

文書檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展不僅可以體現(xiàn)出文書檔案編輯的靈活性，為檢索文書檔案提供便利，還可以實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。但是，目前文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)更新速度慢，管理不夠統(tǒng)一，技術(shù)人才更新難度較大?；诖?，提出檔案技術(shù)升級(jí)、更新檔案管理理念、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等措施，以期為建立文書檔案數(shù)字化管理提供參考。

文書檔案的數(shù)字化管理不僅有利于提高文書檔案管理水平，還可以將與行政工作信息相關(guān)的內(nèi)容全部仔細(xì)地記錄下來(lái)，為行政工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。當(dāng)下，有關(guān)部門對(duì)文書檔案的重視程度越來(lái)越高，故對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)非常有必要。因此，要進(jìn)一步完善和優(yōu)化文書檔案管理體系，滿足用戶在檔案檢索、使用等方面的個(gè)性化要求，從而提高文書檔案的利用率。

構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

當(dāng)前在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用于越來(lái)越多的領(lǐng)域，進(jìn)一步促進(jìn)了文書檔案管理工作的開展。在這種形勢(shì)下，文書檔案管理工作人員通常可以借助現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)更加高效地管理檔案。文書檔案管理工作人員可以將信息儲(chǔ)存系統(tǒng)等作為檔案信息的載體，提升文書檔案管理的效率和質(zhì)量。更為重要的是，文書檔案管理工作人員在借助現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)開展工作時(shí)，可以對(duì)文書檔案信息進(jìn)行掃描和處理，然后創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促使其逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧垙垟?shù)據(jù)的儲(chǔ)存方式。過(guò)去文書檔案管理工作較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，而應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)有利于消除傳統(tǒng)管理模式的弊端，提升文書檔案管理效率。

提高文書檔案編輯的靈活性

文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理不僅要求對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入和分析，還需要根據(jù)要求分別進(jìn)行掃描、校正以及數(shù)據(jù)刻錄等，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案信息，然后借助計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別、儲(chǔ)存和應(yīng)用。根據(jù)實(shí)際需求對(duì)文書檔案進(jìn)行靈活編輯可以提升查詢和應(yīng)用信息的便捷度。

可以為檢索文書檔案提供便利條件

由于傳統(tǒng)形式對(duì)文書檔案信息進(jìn)行查詢和利用，需要耗費(fèi)的人力、物力以及時(shí)間比較多，文書檔案的利用率很難得到提升?；诖?，對(duì)文書檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行合理創(chuàng)建和利用，在查詢文書檔案信息時(shí)，需要在文書檔案信息檢索系統(tǒng)中輸入對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞或者主題，以便直接通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢和利用。這樣不僅可以提升檢索文書檔案的便捷性，還能提升管理和利用文書檔案的效率。

實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享

文書檔案在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，不同檔案資源的使用人員可以同時(shí)在不同地點(diǎn)對(duì)文書檔案信息進(jìn)行查詢和利用，這有利于打破傳統(tǒng)使用文書檔案資源的時(shí)空限制，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享，這也是目前提升信息資源共享效率和利用率的前提條件。

文書檔案數(shù)字化建設(shè)及管理現(xiàn)狀

數(shù)字化技術(shù)更新速度低

技術(shù)的及時(shí)更新和利用是保證文書檔案數(shù)字化管理得以推進(jìn)的前提。由于相關(guān)部門對(duì)文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視程度不高，相應(yīng)地，資金投入也不夠，因此沒有設(shè)置專業(yè)的文書檔案管理室，技術(shù)設(shè)備的更新速度普遍較慢。長(zhǎng)此以往，文書檔案的數(shù)字化管理水平和數(shù)字化文書檔案的質(zhì)量便很難得到提升，難以真正體現(xiàn)出文書檔案數(shù)字化的應(yīng)用價(jià)值和作用。

缺少統(tǒng)一的管理規(guī)劃

相關(guān)單位在開展文書檔案管理工作時(shí)，必須要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)文書檔案的技術(shù)性、持續(xù)性等特征有所認(rèn)識(shí)；并且要保證各部門之間進(jìn)行有效的溝通，這樣才能確保文書檔案數(shù)字化管理工作有序開展。但是部分單位在開展文書檔案管理工作時(shí)，很難把監(jiān)督管理計(jì)劃真正落到實(shí)處，有些計(jì)劃也沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，阻礙了文書檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。此外，各有關(guān)部門之間沒有形成有效配合，基層文書檔案數(shù)字化工作推進(jìn)速度慢，沒有把相關(guān)規(guī)定和要求真正落到實(shí)處，無(wú)論是人力、物力，還是其他資源配置，都比較落后，無(wú)法為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持。

技術(shù)人才更新難度大

結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析，文書檔案數(shù)字化管理水平一直停滯不前的主要原因是其缺少專業(yè)技術(shù)人才。專業(yè)技術(shù)人才匱乏導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平受限，人才引進(jìn)機(jī)制不夠完善，沒有聘請(qǐng)更加專業(yè)的人參與其中，部分單位不注重對(duì)文書檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)。結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，部分管理人員對(duì)數(shù)字化工作模式?jīng)]有正確的認(rèn)識(shí)，很難熟練操作數(shù)字化管理系統(tǒng)。除此之外，很多實(shí)用性軟件也無(wú)法發(fā)揮出各自的應(yīng)用價(jià)值和作用，很難為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供基本保證。

檔案管理系統(tǒng)有待開發(fā)

設(shè)計(jì)和應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，有利于滿足新時(shí)期背景下文書檔案共享使用的基本要求，并且可以將文書檔案數(shù)字化管理的作用充分體現(xiàn)出來(lái)。目前多數(shù)單位文書檔案管理過(guò)分看重管理，忽視了對(duì)文書檔案的利用，整個(gè)管理工作很難將其實(shí)用價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。例如，現(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際要求，因此必須加強(qiáng)對(duì)文書檔案數(shù)字信息的挖掘，還要對(duì)文書檔案內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)和優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容共享，提高文書檔案的整體利用率。另外，文書檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)模糊化檢索，數(shù)字文書檔案的供給響應(yīng)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法滿足實(shí)際要求，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在正式投入使用時(shí)很難滿足5G環(huán)境需求，很難在現(xiàn)有的手機(jī)客戶端實(shí)現(xiàn)信息的查詢和利用。除此之外，部分檔案管理部門很難對(duì)數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行合理利用，與用戶之間也無(wú)法持續(xù)保持有效的溝通和交流，這導(dǎo)致在使用檔案管理平臺(tái)時(shí)，很多問題無(wú)法得到及時(shí)處理，進(jìn)而對(duì)數(shù)字化文書檔案質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

數(shù)字檔案的安全性低

結(jié)合文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，如果在開展檔案管理工作時(shí)無(wú)法保證其安全性，就很有可能出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案泄露、丟失等問題。與此同時(shí)，由于構(gòu)建和利用部分文書檔案管理平臺(tái)時(shí)，缺少安全防護(hù)機(jī)制，無(wú)法應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的攻擊以及其他威脅。另外，工作人員沒有形成管理和使用數(shù)字文書檔案的意識(shí)，人為操作失誤很容易出現(xiàn)文件丟失等問題。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，對(duì)儲(chǔ)存體系進(jìn)行合理的構(gòu)建和應(yīng)用，為平臺(tái)系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供基本保證。如果無(wú)法保證文書檔案管理的安全性，那么也會(huì)對(duì)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)造成不良影響。

建立文書檔案數(shù)字化管理模式的措施

文書檔案管理至關(guān)重要，文書檔案涵蓋的檔案資源具有多樣性，更為重要的是可以從這些檔案資源中判斷出目前整個(gè)政策的變化和發(fā)展形勢(shì)，從而保證行政工作有序開展。建設(shè)和利用數(shù)字化文書檔案，不僅能夠深入挖掘文書檔案中隱藏的政策信息，而且可以深入了解目前國(guó)家及相關(guān)部門提出的一系列決策，進(jìn)而了解行業(yè)整體的發(fā)展趨勢(shì)。特別是在目前智能化檔案管理的時(shí)代背景下，通過(guò)對(duì)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以提高文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量，對(duì)各種數(shù)據(jù)信息展開全面收集、整合和利用，促使文書檔案資源的整體利用率得到提升，滿足各基層單位的使用需求。

檔案技術(shù)升級(jí)

為提高文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平，相關(guān)工作人員要引進(jìn)和利用各種先進(jìn)技術(shù)，為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供基本保證，進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)字化管理水平。要想優(yōu)化檔案管理技術(shù)，就要合理創(chuàng)建智能檔案管理平臺(tái)，同時(shí)還要保證檔案的掃描技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)、智能化管理系統(tǒng)等得到合理利用。比如，合理創(chuàng)建智慧化檔案管理平臺(tái)，推廣數(shù)字化檔案借閱模式，以提升文書檔案的共享率、利用率。過(guò)去電子檔案的存放過(guò)于分散，不利于查找和調(diào)取，所以要對(duì)其進(jìn)行更加細(xì)致的規(guī)劃和管理，制定有效的管理措施，以便將云存儲(chǔ)平臺(tái)的應(yīng)用效果發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，合理劃分電子文書檔案管理權(quán)限，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善和優(yōu)化線上檔案管理措施，這樣不僅有利于提升檔案管理水平，還可以將數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，要積極采取有針對(duì)性的措施，保證文書檔案管理工作落到實(shí)處，并對(duì)當(dāng)前的管理方案進(jìn)行完善和優(yōu)化，以提升文書檔案管理水平。此外，可以將精細(xì)化管理理念應(yīng)用于文書檔案管理中，提升信息采集的精細(xì)化水平，為文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供保證。

更新檔案管理理念

建立文書檔案數(shù)字化管理模式首先要提高有關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視，并且要合理控制檔案管理中的成本投入。尤其是在新時(shí)期背景下，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化、數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用有利于妥善處理目前檔案管理中的各類問題，如對(duì)現(xiàn)有管理理念進(jìn)行改革和創(chuàng)新，不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度。與此同時(shí)，要運(yùn)用科學(xué)合理的方法開展文書檔案管理工作。在推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，要想將其應(yīng)用價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，就要立足于文書檔案管理的特點(diǎn)和基本要求，利用全新的管理手段，推動(dòng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

加強(qiáng)人才培養(yǎng)、更新力度

人才一直以來(lái)都是影響文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重要因素之一。技術(shù)人才的引進(jìn)和利用，可以為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供人才支持。因此加強(qiáng)專業(yè)人才引進(jìn)具有實(shí)際意義，對(duì)此，可以設(shè)置專門的管理部門，組建一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，為文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供基本保障。通過(guò)在實(shí)踐中合理利用這種方式，提升現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)管理能力。要加強(qiáng)對(duì)管理人員數(shù)字化信息技術(shù)的培訓(xùn)，保證資質(zhì)較高的信息技術(shù)人員與檔案管理人員之間密切配合。要根據(jù)實(shí)際情況以及管理的基本要求，加大人才培養(yǎng)力度，不斷豐富人才的專業(yè)理論知識(shí)，同時(shí)要妥善處理好數(shù)字化檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的各類問題。除此之外，還要積極鼓勵(lì)工作人員進(jìn)行崗位輪換，保證工作人員之間形成有效的溝通和交流，從而為各項(xiàng)管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。

引進(jìn)專業(yè)文書檔案系統(tǒng)

構(gòu)建數(shù)字化文書檔案要采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，保證現(xiàn)有的管理流程和管理體系可以落到實(shí)處，為整個(gè)管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對(duì)不同類型圖片或文字的監(jiān)督和管理，在開發(fā)和利用數(shù)字化檔案時(shí)，要將實(shí)際情況作為依據(jù)，與第三方軟件融合在一起，體現(xiàn)出文書檔案管理的實(shí)用性。與部分單位建立良好的互動(dòng)關(guān)系，促進(jìn)數(shù)字化文書檔案信息目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在構(gòu)建和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化軟件系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行有針對(duì)性的改革和創(chuàng)新，同時(shí)還要持續(xù)升級(jí)，開發(fā)和利用新的功能。尤其是在現(xiàn)代化發(fā)展形勢(shì)下，為保證構(gòu)建和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化系統(tǒng)的合理性、科學(xué)性，必須滿足PC端客戶的基本要求，而且要逐漸面向5G載體，將現(xiàn)有的微媒體的作用充分發(fā)揮出來(lái)。要提升文書檔案管理平臺(tái)的智能化和信息化水平，將文書檔案實(shí)時(shí)傳遞信息的作用發(fā)揮出來(lái)，為各類信息的篩選和利用提供基本保證。

加強(qiáng)文書檔案的安全控制

加強(qiáng)對(duì)文書檔案信息的備份和管理，避免出現(xiàn)檔案資源丟失或者遺漏等問題。要仔細(xì)劃分文書檔案管理平臺(tái)權(quán)限，還要對(duì)不同級(jí)別使用人員的職能進(jìn)行劃分，對(duì)使用人員的個(gè)人行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，避免因人為操作失誤而引起嚴(yán)重的問題。加強(qiáng)對(duì)軟件的管理，根據(jù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，安裝和利用殺毒軟件，保證硬件設(shè)施以及補(bǔ)丁等可以得到及時(shí)更新和優(yōu)化，為系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、安全性提供基本保證。要加強(qiáng)安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)更新現(xiàn)有的基礎(chǔ)防護(hù)措施，提升文書檔案管理水平。基于此，加強(qiáng)對(duì)文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重視，將所制定的保證檔案安全的措施落到實(shí)處，避免人為操作失誤。另外，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控和管理，在當(dāng)前背景下，可以對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)信息的異常波動(dòng)情況等展開有針對(duì)性的監(jiān)測(cè)，并安排專業(yè)人員參與其中進(jìn)行監(jiān)督和管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須及時(shí)妥善處理，同時(shí)要做好記錄。這樣不僅能夠避免出現(xiàn)更加嚴(yán)重的問題，還可以為后續(xù)處理相關(guān)問題提供參考。

對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)比較明顯，其可以提高文書檔案的利用率、共享率，因此要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的數(shù)字化管理，制定符合發(fā)展要求的戰(zhàn)略規(guī)劃，完善和優(yōu)化各種軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施。這樣不僅可以提高文書檔案的利用率、共享率，還可以提升文書檔案數(shù)字化管理水平。