企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題及創(chuàng)新路徑

虎 穎

（水電水利規(guī)劃設(shè)計(jì)總院）

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理效率

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的歷程中，需高效處理煩瑣且復(fù)雜的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過(guò)檔案信息化管理就能夠進(jìn)一步凸顯檔案管理的潛在價(jià)值，提高檔案管理的成效。在以往所開(kāi)展的檔案管理工作當(dāng)中，過(guò)于依靠人工完成各項(xiàng)收集與歸檔工作，在處理紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，需要投入大量的人力資源與時(shí)間成本，最終的工作效率也難以達(dá)到預(yù)期的要求。但是，若能夠應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并在規(guī)定的時(shí)間將其歸納到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，則能夠高效存檔與歸檔。另外，若采取人工檢索的方式查閱紙質(zhì)檔案，檢索的準(zhǔn)確性也難以得到保證。借助檔案信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用最簡(jiǎn)單的方式快速識(shí)別與分析檔案信息，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)還能夠提高檔案管理的效率。

（二）整合共享各項(xiàng)資源

在企業(yè)所開(kāi)展的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，檔案管理在其中占據(jù)著重要地位，屬于一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)資源。借助掃描、微縮的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，就是檔案信息化管理的主要部分，利用新型技術(shù)全面整合龐大且分散的紙質(zhì)檔案，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案管理質(zhì)量與效率。除此之外，因檔案管理信息化本身具備共享性特點(diǎn)，相關(guān)工作人員則可借助局域網(wǎng)上傳具有參考價(jià)值的信息資源，內(nèi)部員工根據(jù)自身工作屬性以及所擁有的權(quán)限，采取科學(xué)合理的方式查閱各項(xiàng)信息，為順利開(kāi)展各項(xiàng)工作提供保障。對(duì)于一些重要且意義重大的檔案，這可由以往的面對(duì)面服務(wù)，向申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)借閱的方式過(guò)渡，省略其中的各項(xiàng)煩瑣環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高度共享。

（三）確保檔案信息安全

在人們的潛意識(shí)當(dāng)中，檔案就是記錄各項(xiàng)原始的數(shù)據(jù)，其中包含企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，但凡其中的內(nèi)容被泄露或者損壞，必定會(huì)直接影響企業(yè)的發(fā)展，甚至帶來(lái)無(wú)法預(yù)估的損失。在一些大型企業(yè)內(nèi)部，日常所開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)于檔案質(zhì)量有著較高的要求，查閱次數(shù)較為頻繁，檔案信息化管理并不需要調(diào)用原件，就能夠在第一時(shí)間內(nèi)獲取需要的信息，查閱檔案的過(guò)程中，還能夠最大限度避免原件被破壞的情況。另外，借助企業(yè)內(nèi)部封閉式局域網(wǎng)，采取加密的方式保護(hù)檔案信息，還可根據(jù)崗位劃分設(shè)置權(quán)限，采取分級(jí)管理的方式，工作人員只能夠在自身權(quán)限范圍內(nèi)查閱檔案，并詳細(xì)記錄所產(chǎn)生的行為，從根本降低原始檔案或者重要檔案被泄露、惡意損壞的可能性。

（四）提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力度

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，若要在這樣的大環(huán)境下提高自身綜合實(shí)力，則應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)以及行業(yè)需求，不斷創(chuàng)新并加以完善。及時(shí)掌握市場(chǎng)信息并詳細(xì)分析自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)與不足，才能夠真正把握發(fā)展先機(jī)，不被社會(huì)所淘汰。檔案管理信息化則能夠有效應(yīng)對(duì)各項(xiàng)問(wèn)題，在第一時(shí)間內(nèi)高效收集和保存與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的信息資源，再借助檔案管理系統(tǒng)快速傳輸，將確保信息精確性與時(shí)效性作為基礎(chǔ)，還應(yīng)保證信息傳遞的及時(shí)性。企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者也能夠時(shí)刻掌握企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)狀況，客觀(guān)判斷當(dāng)前行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，達(dá)到規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的目的，企業(yè)檔案管理資源的性質(zhì)也會(huì)因此發(fā)生改變，由基礎(chǔ)服務(wù)向著戰(zhàn)略參考的方向邁進(jìn)。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）具有數(shù)字化特點(diǎn)

只有通過(guò)人工操作，才能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。但是，開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，與傳統(tǒng)的人工管理模式相比較，檔案管理信息化具有明顯優(yōu)勢(shì)。在以往的檔案管理工作當(dāng)中，查找困難、不易儲(chǔ)存等均是重大難點(diǎn)，但是檔案管理信息化則能夠采用數(shù)字化的方式開(kāi)展工作，方便員工查閱并減輕檔案管理工作人員的工作壓力。數(shù)字化的檔案管理是將數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)開(kāi)展各項(xiàng)工作，企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際需求，利用信息數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫(kù)并根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度與要求，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理與分類(lèi)，確保存儲(chǔ)方式的規(guī)范性，開(kāi)展管理工作時(shí)減少混亂情況的出現(xiàn)，切實(shí)提高檔案管理工作效率，為現(xiàn)代企業(yè)的順利發(fā)展提供支持。

（二）具有智能化特點(diǎn)

歸其根本，檔案管理信息化具有明顯的智能化特征，這一性質(zhì)的存在直接賦予搜索與篩選智能化功能。以往所開(kāi)展的檔案管理工作，過(guò)于依靠人工進(jìn)行查閱與檢索，工作效率相對(duì)較低，但是借助智能化的檢索與篩選，能夠賦予各項(xiàng)工作便利化特征。例如，若要查閱某份檔案資料，只需要根據(jù)步驟輸入關(guān)鍵詞即可，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)查到需要的檔案資料或者其他內(nèi)容，大幅降低檔案管理人員的工作時(shí)間與精力，在高效開(kāi)展檔案管理工作的同時(shí)，兼顧到其他環(huán)節(jié)的工作。

（三）具有共享性特點(diǎn)

為檔案管理人員所開(kāi)展的工作提供便利，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作高效開(kāi)展，是應(yīng)用信息技術(shù)的主要目的，在具體的實(shí)踐當(dāng)中，將各項(xiàng)信息資源的潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。檔案管理人員則可借助網(wǎng)絡(luò)共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，在其中共享檔案且不用受時(shí)間等因素的限制，就能夠查閱所需要的檔案。另外，信息化技術(shù)所具備的檢索功能十分強(qiáng)大，查詢(xún)檔案信息的速度與效率均能夠得到保證，只需要根據(jù)需求輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能夠檢索到相關(guān)內(nèi)容，存儲(chǔ)與運(yùn)用檔案信息的高效性也能夠得到保證。最后，因信息技術(shù)的應(yīng)用能夠大幅提高信息的傳輸速度，簡(jiǎn)化其中工作流程并保證檔案使用效率，有效解決以往檔案管理效率不高的難題。

（四）具有安全性特點(diǎn)

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，企業(yè)若依舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，則無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前快速發(fā)展的需求，因以往的管理方式過(guò)于單一，且儲(chǔ)存空間不足等問(wèn)題的存在，加速企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，為進(jìn)一步提高檔案信息的利用效率，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員，應(yīng)在思想層面上給予該項(xiàng)工作高度重視，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，綜合分析社會(huì)環(huán)境的改變以及自身實(shí)際需求，應(yīng)用新型理念與工作方法提高方案管理效率。發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展檔案管理工作，必須將確保信息的安全性作為前提基礎(chǔ)，采取加密處理的方式增強(qiáng)其利用效率與安全性能。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員習(xí)慣性將工作重點(diǎn)放置在產(chǎn)品的研發(fā)與銷(xiāo)售方面，經(jīng)濟(jì)效益最大化是發(fā)展的根本目的，檔案分析與管理并沒(méi)有得到高度重視，尚未制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，確保各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)而言，如何利用信息化系統(tǒng)規(guī)整檔案，并定期對(duì)其進(jìn)行篩選與完善，目前尚未對(duì)各項(xiàng)問(wèn)題提出明確的要求。若已經(jīng)完成了檔案管理信息化建設(shè)工作，就應(yīng)將其潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)的發(fā)展提供相應(yīng)的幫助。但是，因部分企業(yè)的信息化建設(shè)水平相對(duì)較低，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案、對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、檔案的調(diào)閱方式等，檔案管理人員依舊缺乏明確的想法，因缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃直接影響到信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）管理方式相對(duì)落后

面對(duì)企業(yè)內(nèi)部較為重要的文件與檔案，領(lǐng)導(dǎo)者雖然意識(shí)到保存的重要性，但保存與管理的方式方法卻被忽略?，F(xiàn)階段部分企業(yè)所開(kāi)展的檔案管理工作，依舊停留在查詢(xún)文獻(xiàn)上，需要通過(guò)手動(dòng)的方式查閱，其中耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，卻依舊無(wú)法達(dá)到既定的目標(biāo)。另外，因檔案管理信息化人才素養(yǎng)有限，習(xí)慣將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的電子化處理，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的篩選與分類(lèi)，重復(fù)錄入的情況依舊存在，后期信息整合難度系數(shù)大幅提高。最后，從紙質(zhì)檔案發(fā)展到信息化建設(shè)，屬于一個(gè)相對(duì)繁瑣且復(fù)雜的過(guò)程，部分企業(yè)并沒(méi)有給予該項(xiàng)工作高度重視，也沒(méi)有配備相應(yīng)的人力資源與物力資源，信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢。因企業(yè)信息化對(duì)于檔案管理維護(hù)系統(tǒng)要求較高，若缺乏專(zhuān)業(yè)人員必定會(huì)影響到工作進(jìn)程。

（三）管理存在安全漏洞

若企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員，并沒(méi)有積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維理念，尚未給予檔案管理信息化建設(shè)高度重視，沒(méi)有投入相應(yīng)的人力資源與物力資源開(kāi)展各項(xiàng)工作，則無(wú)法定期更新設(shè)備設(shè)施，所引進(jìn)的系統(tǒng)甚至存在一定缺陷，再加上人員能力不高必定會(huì)降低信息化管理的安全性。部分企業(yè)當(dāng)中的檔案管理人員年齡相對(duì)較高，盡管具備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是計(jì)算機(jī)操作能力相對(duì)有限，但凡遇到突發(fā)情況則會(huì)無(wú)從下手，甚至還會(huì)威脅到檔案的安全性。一些企業(yè)在應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)之后，并沒(méi)有考慮到員工的工作情況，也沒(méi)有為其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)踐的過(guò)程中難免會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題。因電子檔案存在入侵風(fēng)險(xiǎn)，必須引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才并制定完善措施，確保檔案的安全性。

（四）缺乏專(zhuān)業(yè)管理人才

隨著我國(guó)科技水平的日益提升，信息技術(shù)也取得了突破性進(jìn)展，將其應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，對(duì)于提高工作質(zhì)量與效率具有重要價(jià)值。因此，信息化建設(shè)已經(jīng)得到現(xiàn)代企業(yè)的高度重視，將其應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，可將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力?？v觀(guān)當(dāng)前實(shí)際發(fā)展情況，從事檔案管理的員工數(shù)量呈現(xiàn)明顯上升趨勢(shì)，構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的管理隊(duì)伍，是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。但是，因部分檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作方式，接受新鮮事物的能力較弱，業(yè)務(wù)能力參差不齊，直接影響到檔案管理信息化建設(shè)水平。另外，在部分企業(yè)內(nèi)部，檔案管理人員甚至存在兼職情況，再加上人員變動(dòng)頻繁，但凡在交接過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題均會(huì)影響到檔案管理工作效率。

四、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）高度重視檔案管理

企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者的工作思想、行為，均會(huì)直接影響到內(nèi)部員工的工作情況。因此，內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)首先轉(zhuǎn)變固化的管理思想，深刻意識(shí)到信息化時(shí)代所帶來(lái)的便利，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃與戰(zhàn)略體系。因此，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，可事先進(jìn)行詳細(xì)考察，投入相應(yīng)的人力資源和物力資源，企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，硬件水平與軟件設(shè)施均有所提升，為加速檔案管理信息化建設(shè)提供保證。另外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的宣傳，并充分發(fā)揮自身引導(dǎo)作用，要求各級(jí)部門(mén)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)與其相關(guān)的內(nèi)容，檔案管理人員將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各項(xiàng)信息技術(shù)應(yīng)用到具體的工作當(dāng)中，提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平。

（二）做好安全保障工作

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，盡管各種先進(jìn)技術(shù)能夠?yàn)槲覀兊娜粘９ぷ髋c生活帶來(lái)便利，但是其中也包含著大量不穩(wěn)定因素。企業(yè)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，也會(huì)面臨不同的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，在加速檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，保證檔案信息的安全性至關(guān)重要。在硬件設(shè)施方面，必須全面監(jiān)控機(jī)房的運(yùn)作情況，定期開(kāi)展檢查與維修工作，但凡發(fā)現(xiàn)設(shè)備或線(xiàn)路出現(xiàn)老化情況，則應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)制定解決措施，排除機(jī)房?jī)?nèi)部存在的安全隱患。為提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全性，還應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，內(nèi)部人員進(jìn)入系統(tǒng)前應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，避免居心叵測(cè)的不法人員盜取信息資源。另外，檔案管理人員自身也應(yīng)增強(qiáng)防護(hù)意識(shí)，只有做好相應(yīng)的安全保障工作，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供良好的工作環(huán)境。

（三）提高人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，需要專(zhuān)業(yè)工作人員的操作，提高人員綜合素養(yǎng)是確保工作質(zhì)量的關(guān)鍵。因當(dāng)前社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)相對(duì)激烈，對(duì)于復(fù)合型人才的需求量呈現(xiàn)明顯上升趨勢(shì)，若檔案管理人員只具備相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)但是缺乏實(shí)踐能力，或者應(yīng)變能力較弱，則無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需求。因?qū)I(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員數(shù)量十分有限，即便企業(yè)具有先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，其優(yōu)勢(shì)也難以得到充分發(fā)揮。因此，企業(yè)應(yīng)給予人才培養(yǎng)工作高度重視，投入相應(yīng)的資金并綜合分析各項(xiàng)工作的性質(zhì)，制定科學(xué)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合水平。檔案信息化管理人才必須熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，再根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展理念與生產(chǎn)規(guī)劃武裝自己，充分了解國(guó)家現(xiàn)有的法律法規(guī)，增強(qiáng)自身預(yù)測(cè)能力，充分發(fā)揮出檔案信息的導(dǎo)航價(jià)值。

（四）構(gòu)建完善信息系統(tǒng)

為真正挖掘檔案的價(jià)值，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)至關(guān)重要。例如，借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展檔案記錄、整理等各項(xiàng)工作，可真正提高檔案管理水平，并確保工作效率。為在企業(yè)發(fā)展的歷程中，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，則可從以下幾方面展開(kāi)分析。第一，大力開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)與配套軟件，在開(kāi)展的同時(shí)必須要保證系統(tǒng)的安全性，同時(shí)確保系統(tǒng)的信息容量。做好相關(guān)基礎(chǔ)工作之后，才能夠在具體的實(shí)踐當(dāng)中減少失誤情況出現(xiàn)，賦予檔案管理系統(tǒng)化特征。第二，明確檔案管理工作的性質(zhì)，結(jié)合所錄入的信息內(nèi)容，并根據(jù)規(guī)章制度重新處理各項(xiàng)信息。第三，構(gòu)建企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)考慮行業(yè)發(fā)展環(huán)境以及本企業(yè)的需求，適當(dāng)增加信息化系統(tǒng)的適應(yīng)性。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，加速企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，檔案查找與檔案應(yīng)用的效率均能夠得到明顯提升，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來(lái)更多經(jīng)濟(jì)效益，還能夠滿(mǎn)足今后持續(xù)發(fā)展的需求。但是，受固有因素的影響，現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，依舊存在缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)、人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有限、信息化程度不高等各項(xiàng)問(wèn)題，需要企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員，站在宏觀(guān)的角度思考問(wèn)題，有針對(duì)性地制定解決措施，明確檔案管理信息化建設(shè)的潛在價(jià)值，定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的各方面綜合水平，推動(dòng)企業(yè)向著更好的方向持續(xù)發(fā)展。