商品采購成本在連鎖超市中的控制管理

陳微杰

現(xiàn)在市場競爭十分激烈，供應(yīng)鏈管理是否能高效工作，決定著零售企業(yè)的發(fā)展，商品采購成本的控制管理是每家連鎖超市供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)。本文以X超市為研究對象，通過對其采購環(huán)節(jié)成本控制管理現(xiàn)狀進行分析，指出存在的不足，并提出改進建議，有利于為同行提供一定的參考和借鑒。

一、商品采購成本概述

目前，商品采購成本的定義主要有兩種：可見成本，即顯性成本或者有形成本；無形成本，也就是隱性成本，又被稱之為沉沒成本。顯性成本重點包含以下方面：采購價格、物流成本、檢驗成本、倉儲成本、損耗成本、人工成本、資金占用成本。隱性成本重點包括以下幾方面：銷售周期縮短與交貨準時、品質(zhì)可靠、信息成本、商譽和信用。

二、商品采購成本在連鎖超市中的控制管理現(xiàn)狀及存在的問題

以X連鎖超市為例，X連鎖超市集團總部位于H省H市，是一家以食品百貨零售業(yè)為主的股份制有限公司。X超市堅持以零售業(yè)為主，向連鎖經(jīng)營方向發(fā)展。其最早成立于2002年，從最初只有幾千平方米的傳統(tǒng)商場，發(fā)展成為現(xiàn)今年銷售規(guī)模近150億元、260余家分店連鎖綜合性大超市遍布H省各地。

（一）商品采購成本在連鎖超市中的控制管理現(xiàn)狀

第一，X超市商品采購成本的構(gòu)成。X超市以采購活動的廣泛開展為媒介，有機地聯(lián)結(jié)供應(yīng)商以及超市的經(jīng)營銷售活動。根據(jù)商品采購成本的概念，X超市的采購成本并不僅僅是狹義上的傳統(tǒng)的采購價格，還包括采購前中后期發(fā)生的交易費用、失單費用以及庫存費用等其他相關(guān)費用。

第二，商品采購成本的影響因素。1.市場供求關(guān)系。在企業(yè)需向上游采購相應(yīng)商品的時候，如果供比求多，將有助于提高企業(yè)議價的能力；假如商品供不應(yīng)求，則上游將存在提升價格的傾向性，將會降低企業(yè)議價的能力。例如，2019年，生豬出欄量的下降導(dǎo)致批發(fā)豬肉市場供不應(yīng)求，這時超市的采購價格將會隨著豬肉采購價格上調(diào)而上漲，豬肉為原料的相關(guān)產(chǎn)品都會成本上漲，所以采購時議價能力弱。2.供應(yīng)商關(guān)系。若企業(yè)可以和上游聯(lián)結(jié)為戰(zhàn)略合作關(guān)系，憑借良好的關(guān)系能夠使企業(yè)獲取價格方面的優(yōu)勢，同時規(guī)避由于提高缺貨成本支出而導(dǎo)致?lián)p失。例如，X超市與L企業(yè)有良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系，X超市在品項分銷、營銷推廣等方面首要支持L企業(yè)，L企業(yè)在貨源優(yōu)先供應(yīng)、新品首發(fā)、營銷費用支持、促銷人員投入等方面以X超市為重心，重點支持X超市。3.采購數(shù)量，一般情況下，采購量愈多，則優(yōu)惠的幅度愈大。按照訂單的總體價值計算數(shù)量折扣，一旦更換供貨商這種數(shù)量折扣優(yōu)惠將隨之取消。以紙品為例，采購數(shù)量千箱返利折扣商品原價的2%～5%左右，每年數(shù)量折扣可為企業(yè)節(jié)約采購成本數(shù)百萬。4.規(guī)格和品質(zhì)。原材料或產(chǎn)品的品質(zhì)愈佳且規(guī)格越優(yōu)質(zhì)，則將會相應(yīng)地提高價格，縮減企業(yè)和供應(yīng)商兩者議價的空間。例如紅棗，產(chǎn)品的產(chǎn)地品質(zhì)直接決定了價格的檔位，品牌效應(yīng)強、產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)的紅棗相對于其他紅棗議價空間較小。

第三，X超市采購成本控制現(xiàn)狀。

1.采購計劃階段采購成本控制現(xiàn)狀。X超市的采購部門在國內(nèi)采買生鮮、食品、服裝、家電等綜合性日常生活用品，主要流程為采購調(diào)查分析、各部門請購及信息處理、采購需求的確定與最后采購計劃的決定等四個步驟。采用傳統(tǒng)采購成本控制模式，供應(yīng)鏈快速反應(yīng)為實施基礎(chǔ)，實行購銷分離并成立了采購部，采購部由總經(jīng)理或分管副總直接領(lǐng)導(dǎo)和調(diào)遣，基本可以實現(xiàn)面對面管理、電腦輔助采購與單品核實。同時，X超市采購目前所采取的采購方式有兩種：當?shù)夭少徟c總部統(tǒng)一采購。在采購過程當中，采購人員根據(jù)商品的保鮮期，門店所在地域消費習(xí)慣差異，把采購方式分為兩種：有著較長保鮮期的商品，主要采用總部統(tǒng)一供應(yīng)商采購的方式來進行采購，量大有議價優(yōu)勢；蔬菜水果活魚等鮮活產(chǎn)品、當?shù)靥厥饪谖讹L(fēng)俗的特色商品，受地域物流限制較大，部分產(chǎn)品總采無法做到統(tǒng)一配送覆蓋，可以當?shù)夭少彙?/p>

2.供應(yīng)商選擇階段采購成本控制現(xiàn)狀。X超市針對供貨商業(yè)務(wù)往來程度，供應(yīng)商經(jīng)營品牌代理的等級資質(zhì)以及零供合作關(guān)系的緊密度等，將供應(yīng)商劃分成四等級，分別是A、B、C、D，同質(zhì)等價情況下等級越靠前的越優(yōu)先選擇。在選擇供應(yīng)商時先從需求調(diào)查分析出發(fā)，進行評價與選擇。首先，由于X超市通常傾向于選取大型的食品服裝與日用百貨的供應(yīng)商加以采購，確保商品的高質(zhì)量品質(zhì)，所以針對供應(yīng)商的評價普遍是A與B級。其次，采購員在選取開發(fā)供應(yīng)商的過程中，通過網(wǎng)上調(diào)查與市場調(diào)研的方式調(diào)查商品價格，對供應(yīng)商之間的價格進行對比并進行有效審查，最后確定供貨商。針對提供主要商品的供應(yīng)商，X超市會客觀評估現(xiàn)有供應(yīng)商的情況，對繼續(xù)合作與否予以明確的回復(fù)。

3.采購實施階段采購成本控制現(xiàn)狀。確定好供貨商之后，便進入了采購的實施階段，X超市的采購實施主要是與采購商洽談合同內(nèi)容，在簽訂合同前對供應(yīng)商進行再一次的審查，確定合同內(nèi)容無誤后簽訂合同。洽談合同內(nèi)容之前，X超市采購部根據(jù)市場部與倉庫情況核對食品、服裝、日用百貨供應(yīng)商以及商品采購的規(guī)格，采取電話、短信、微信、郵件方式與供應(yīng)商聯(lián)系，掌握且明確供應(yīng)商的報價情況與產(chǎn)品的相應(yīng)規(guī)格。對于一些大型訂單，還會有總經(jīng)理及采購主管與供應(yīng)商洽談的環(huán)節(jié)。

4.庫存管理階段采購成本控制現(xiàn)狀。X超市的庫存管理可劃分成如下兩大塊：（1）對電腦庫存進行管理。各店信息系統(tǒng)實時顯示商品庫存，門店定期對商品庫存及商品保質(zhì)期進行盤點查賬，更正正確庫存數(shù)量，確保工作能夠正常有序地進行。（2）對實物庫存進行管理。電腦系統(tǒng)根據(jù)銷售數(shù)量得出每個商品周轉(zhuǎn)期，門店根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)備貨安全庫存，避免庫存積壓占用資金成本，同時合理備貨能避免缺貨帶來的銷售損失。

（二）商品采購成本在連鎖超市中的控制管理存在的問題

第一，采購計劃缺乏針對性。一方面，在進行采購調(diào)查分析時，商品采購計劃參照因素相對簡單。僅僅根據(jù)庫存數(shù)量以及業(yè)務(wù)人員經(jīng)驗來進行采購決策。X超市在實際采購計劃中，僅依據(jù)銷售人員反饋與庫存缺貨信息來調(diào)查確定，缺乏對顧客需求的嵌入。由此而形成的采購內(nèi)外部信息流就缺少了市場與行業(yè)狀況、價格趨勢、替代材料等信息，忽視了遠期采購與整體采購的必要性。另一方面，信息更新?lián)Q代不及時，缺少市場整體狀況的把握，新產(chǎn)品與產(chǎn)品信息的接觸，供應(yīng)源以及供應(yīng)商生產(chǎn)能力生產(chǎn)率與內(nèi)部勞動力狀況等信息，未能充分利用好顧客信息深度挖掘顧客信息需求，也未能從發(fā)掘消費者消費潛力的角度出發(fā)，沒有及時跟上消費者的消費觀念、消費心理、消費習(xí)慣的新變化，導(dǎo)致新品引入不及時，商品結(jié)構(gòu)老化不能吸引年輕顧客群。

第二，獨立采購組織不健全。不設(shè)立單獨的同供應(yīng)商參與的采購調(diào)查組織，就無法全面并且針對性地對商品價值進行分析，對商品的調(diào)查也不充分且缺少了對供應(yīng)商的選擇評斷標準。這樣一來，因為缺乏分析調(diào)查的說服力，X超市大批量采購的優(yōu)勢就被大大削弱，即便采購工作僅僅在局部區(qū)域內(nèi)進行，但當?shù)氐牟少徺Y源也沒有能夠得到充分合理利用，使得各連鎖分店采購成本問題頻出。

第三，供應(yīng)商檔案庫缺失。受供應(yīng)鏈的組織結(jié)果與采購管理方法的影響，當供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)分散，集中管理方面不占優(yōu)勢。近年來，X超市為推動各分店的發(fā)展，將采購部門細分總采和地方特產(chǎn)，積極賦予地方特產(chǎn)一定的購買權(quán)，使得供應(yīng)商的系統(tǒng)管理落后與風(fēng)險評估缺失更為突出。地方特產(chǎn)采購引進了許多中小型的供應(yīng)商，大大增加了供應(yīng)商的數(shù)量與其管理難度，隨之上漲的還有行政管理費用，這些都是因為未能建立與完善供應(yīng)商檔案庫所導(dǎo)致的管理缺失，更不利于X超市推行嚴控供應(yīng)商所交付的產(chǎn)品質(zhì)量，無法做到全面質(zhì)量管理，大大增加了在采購成本控制過程中，購買成本與交易成本控制的難度。

第四，采購人員專業(yè)技能尚需提升。X超市制定了明晰的采購流程，公司內(nèi)部采購人員一般能嚴格根據(jù)流程來實施采購工作。采購在公司成本管理中尤為重要，優(yōu)秀的采購人員能較好地管理好供應(yīng)商供應(yīng)鏈，敏銳地洞察市場產(chǎn)品信息，了解行業(yè)趨勢。采購工作需要對公司內(nèi)部財務(wù)、物流、人力等各部門做好常規(guī)事件及突發(fā)事件的溝通交流，采購人員專業(yè)技能水平、溝通能力直接影響著采購工作的達成。為避免在采購工作中錯誤頻繁發(fā)生，增加交易與庫存成本，X公司在完善采購流程后，更需要加強采購培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，讓采購工作能完善地按照相應(yīng)流程制度來執(zhí)行，加強采購人員之間的團隊合作意識，不要只關(guān)心自己任務(wù)的完成，不考慮其他采購人員所需完成的任務(wù)。

第五，庫存管理不善。壓貨現(xiàn)象的存在歸根到底還是采購過程中對庫存管理成本的控制不完善，由此導(dǎo)致X超市緩沖庫存沒有得到良好的分配分散，從而使得積壓庫存現(xiàn)象嚴重，占用資金，增加資金成本以及庫存成本。另外，超市的利潤損失有一部分是因為缺貨所造成的，缺貨可能會導(dǎo)致超市利潤的降低，這對超市的無形資產(chǎn)比如品牌形象等帶來不良影響。若是商品的保質(zhì)期較短，且?guī)齑嬷苻D(zhuǎn)率大的話，那么商品過期的風(fēng)險和供應(yīng)商的庫存損耗就會大幅增加，導(dǎo)致利潤下降，提高超市的隱性成本。

三、商品采購成本在連鎖超市中的控制管理策略

（一）樹立企業(yè)成本管理意識，重視成本管理環(huán)節(jié)

管控成本管理環(huán)節(jié)最重要的就是融合顧客需求與制定采購計劃。一方面，要將滿足顧客消費需求納入采購計劃，也要將完善供應(yīng)鏈上下游之間針對顧客滿意度的橫縱協(xié)同需求納入其中，設(shè)立以顧客需求為導(dǎo)向的供應(yīng)鏈以及物流配送需求的持續(xù)運營目標。另一方面，供應(yīng)鏈視角下的采購要及時，且多采用訂單采購的方法。這就要求公司應(yīng)針對不同的產(chǎn)品采取不同的有針對性的采購方法，這有利于采購成本的合理控制。同時信息調(diào)查要做到滿足競爭需求，可替代產(chǎn)品、競爭環(huán)境以及運輸費用等全面的采購信息搜集。

（二）制定科學(xué)的采購計劃和預(yù)算

第一，建立采購預(yù)算管理機制?？茖W(xué)的預(yù)算管理機制應(yīng)引入經(jīng)濟訂貨時間和經(jīng)濟訂貨數(shù)量，并成立專門的預(yù)算管理部門，根據(jù)年度采購計劃，采購人員申請的采購預(yù)算，匯總采購預(yù)算，經(jīng)批準后，由采購負責(zé)人和首席財務(wù)官提交預(yù)算管理委員會審核通過后，提交管理層批準，最后根據(jù)批準的預(yù)算指標下達各部門。各部門根據(jù)采購預(yù)算指標和采購計劃，做出合理、適當?shù)牟少彌Q策。第二，健全采購部門組織結(jié)構(gòu)。供應(yīng)商管理部門應(yīng)以原來的組織結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，及時更新供應(yīng)商信息，并通知其他部門，提供反饋。此外，供應(yīng)商評估和激勵機制的數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)庫生成，再提供給供應(yīng)商管理人員。市場部門研究了市場產(chǎn)品的價格競爭指標，要求調(diào)價的產(chǎn)品在整個市場的銷售情況，增加對新產(chǎn)品和主要競爭者的調(diào)查以及各超市所需的市場調(diào)查項目的研究，包括消費者市場研究活動等。

（三）選擇合適的供應(yīng)商

第一，建立多種供應(yīng)商評價標準。在采購過程中，采購人員在選擇供應(yīng)商時盡可能多地收集供應(yīng)商信息，嚴格檢查供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，控制好產(chǎn)品質(zhì)量。面對各種選擇，供應(yīng)商之間的對應(yīng)比較，質(zhì)量和價格的選擇，選擇的標準不應(yīng)該一味盲目地只認大品牌，而要注重產(chǎn)品新穎度，對于老派產(chǎn)品，不知道如何根據(jù)消費者口味更新產(chǎn)品的供應(yīng)商應(yīng)淘汰，換入新鮮血液，引進有市場潛力的新產(chǎn)品，提高超市產(chǎn)品的新鮮度，打擊競爭對手。為了保證價格低廉的優(yōu)勢，超市需要對供應(yīng)商的產(chǎn)品價格進行適當干預(yù)，時刻關(guān)注市場平均價格，制定靈活多變的價格。第二，加強超市與外部供應(yīng)商之間信息共享。超市與供應(yīng)商之間頻繁的信息傳遞和溝通，不僅有利于采購計劃的科學(xué)構(gòu)成和合理實施，也有利于建立良好的供求關(guān)系，加強戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。采購人員和供應(yīng)商就成本、采購計劃、質(zhì)控和公司特定的政策體系多進行交流和溝通，以保持信息傳遞的一致和準確。

（四）利用信息化系統(tǒng)，建立科學(xué)的成本管理模式

我國超市零售企業(yè)由于缺乏資金，信息技術(shù)水平落后，因此很難達到國際領(lǐng)先水平。第一，國內(nèi)連鎖超市首先要做的就是審視目前的信息系統(tǒng)，并進行相應(yīng)的優(yōu)化處理。比如可以在賦能系統(tǒng)上設(shè)置一些可以提升企業(yè)效率的輔助系統(tǒng)，包括自動補貨系統(tǒng)、自助下單系統(tǒng)等。國內(nèi)零售企業(yè)可利用現(xiàn)有的先進系統(tǒng)來提高工作效率，盡可能地節(jié)約成本。第二，國內(nèi)連鎖超市應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的郵件、電話對接方式，采用一些更有效的方式和供應(yīng)商進行交流，更高效地結(jié)合已有的全部資源。比如對一些實力強大而且信息化程度比較高的企業(yè)，可以直接利用系統(tǒng)接口進行數(shù)據(jù)交換，但是對于一些實力弱小而且信息化程度較低的企業(yè)，則可選擇通過加密的平臺定時更新數(shù)據(jù)與供應(yīng)商進行數(shù)據(jù)的交換。

（五）完善連鎖超市采購管理績效評價，加強采購專業(yè)技能提升培訓(xùn)

針對采購人員采購?fù)瓿煞矫娴目冃Э己酥笜耍梢栽黾釉O(shè)置售賣量標準、毛利率標準、運營之外的利潤標準、創(chuàng)新能力指標、產(chǎn)品劣汰指標等。這些指標主要強化采購人員對自己負責(zé)的品類做到清晰明確，明確其品類毛利潤，同時拉近與戰(zhàn)略合作伙伴的關(guān)系，共同發(fā)現(xiàn)新的消費點，并及時暫停不好的商品采購業(yè)務(wù)。采購人員績效獎勵制度，要完善調(diào)節(jié)制度，根據(jù)采購人員具體的品類與崗位，先設(shè)置最低采購獎勵薪酬，對優(yōu)秀的采購人員逐層上升，使其得到最切實的回報，對他們的創(chuàng)新之處給予額外獎勵。對采購人員專業(yè)技能的提升要定期組織培訓(xùn)，分初級、中級、高級等培訓(xùn)班次，內(nèi)部定期考核，加強優(yōu)秀采購的經(jīng)驗分享交流等。

結(jié)語：

現(xiàn)如今，零售企業(yè)的市場經(jīng)濟環(huán)境越來越復(fù)雜，運營費用越來越高，風(fēng)險也越來越大。采購活動是超市管理的核心，隨著市場競爭日趨激烈，采購業(yè)務(wù)在超市經(jīng)營目標方面的地位越來越顯著。超市想要實現(xiàn)高銷量和保持高客流量、實現(xiàn)供應(yīng)鏈的有效管理，采購成本控制管理是關(guān)鍵，有利于提高品牌認知并增加超市的銷售量。