手術高值耗材自助管理系統(tǒng)的設計和應用

秦德華，楊琪翔，楊政威

醫(yī)用耗材的管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分，是現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設的重要環(huán)節(jié)，也是確保醫(yī)療服務整體性質(zhì)量和安全的關鍵。2019年7月，國務院發(fā)布《治理高值醫(yī)用耗材改革方案》明確提出，醫(yī)用耗材“零差率”銷售，實行診斷相關分組(diagnosis related groups,DRG)支付。有研究顯示精確管控手術耗材是DRG支付改革背景下關系醫(yī)院整體運營成本高低的關鍵[1-5]。因此，各大醫(yī)院需要將手術耗材使用內(nèi)化為運行成本，主動控制耗材使用，并在耗材的成本管控領域精耕細作。手術高值耗材呈現(xiàn)出品種多、品牌多、數(shù)量大、專業(yè)性強的特點，并與人的健康和生命息息相關，存在管理難度大、耗時耗力、訂單信息傳遞不及時、供采效率低、耗材送貨不及時、影響手術等情況。在現(xiàn)代手術室管理模式中，應發(fā)揮智能化、信息化的關鍵作用[6-7]。我院在中國綜合醫(yī)院手術量排名中位居前3位，為解決以上問題，在2019年1月由手術室提出需求，開發(fā)手術高值耗材自助管理系統(tǒng)(已申請發(fā)明專利)，聯(lián)合耗材管理科、運營管理部、信息科逐步完善原有醫(yī)院運營管理系統(tǒng)(hospital resources planning,HRP)功能，增加院端前置服務，開設供應商自助服務功能，目前系統(tǒng)運行取得良好效果。現(xiàn)報告如下。

1 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)的設計

1.1 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)的設計目標 流程前置，手術室明確手術醫(yī)生次日手術所需耗材，提前做好準備；耗材管理科及時通知供應商，供應商及時將耗材送達；減少庫存，同時簡化工作流程，將手工統(tǒng)計內(nèi)容信息化，節(jié)省人力和時間，提高工作效率，節(jié)省成本。本研究符合《赫爾辛基宣言》要求。

1.2 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)平臺功能 完善原有醫(yī)院HRP綜合運營管理系統(tǒng)的功能(增加手術醫(yī)生自選耗材、預警功能)，增加院端前置服務，開設供應商自助服務功能。首先，在醫(yī)院內(nèi)部安全網(wǎng)絡的服務器和外部互聯(lián)網(wǎng)之間，設立一個隔離緩沖區(qū)(demilitarized zone,DMZ)，其作用是在防火墻的基礎上，能更好地保護醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡的安全。在DMZ上搭載院端前置服務，通過私有協(xié)議加密傳輸醫(yī)院端和供貨商自助服務端的數(shù)據(jù)(見圖1)。通過該平臺手術室可以提前精準備貨，根據(jù)預警提示，節(jié)約耗材管理時間，節(jié)約人力成本；同時還可以提高手術配合質(zhì)量，提升護士、醫(yī)生滿意度，確保病人安全。耗材管理科可以減少錄入的時間，提高辦理出入庫手續(xù)的效率，將費時的錄入工作轉(zhuǎn)移到審核、分析、統(tǒng)計、服務臨床中來，提高工作效率，節(jié)省成本。之前醫(yī)療供應商在備貨方面一直處于被動角色，很大程度上是由于醫(yī)療供應鏈各環(huán)節(jié)基本處于“信息孤島”，信息不對稱現(xiàn)象嚴重，備貨完全根據(jù)醫(yī)院的采購計劃，因而很難合理規(guī)劃自有庫存，導致臨床申報計劃后送貨不及時，影響手術順利進行；增加“自助”功能，使其可以及時接收采供處下達的電子采購訂單信息，并在系統(tǒng)上填寫錄入耗材的有效期、批號等信息，節(jié)省驗收時間。

圖1 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)

2 方法

2.1 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)平臺的應用方法 比較2020年1月—2020年3月系統(tǒng)正式運行前(實施前)和2021年3月—2021年5月系統(tǒng)運行穩(wěn)定后(實施后)高值耗材的管理情況。實施前由管理耗材的老師提前7 d預測耗材的使用和消耗，制作需求計劃訂單→耗材管理科生成備貨單→提交采供辦→采供辦匯總后電話通知供應商→供應商到醫(yī)院領取備貨單后備貨→送至耗材管理科驗收→打印條碼、辦理入庫→送至手術室→手術室護士領取并進行手工登記→使用后掃碼計費→核對計費后進行手工出庫→手工統(tǒng)計庫存。實施后通過手術高值耗材自助管理系統(tǒng)，將信息化、智能化應用于手術高值耗材的管理，見圖2。具體使用流程：①手術醫(yī)生提交手術申請，在耗材管理系統(tǒng)選定所需耗材，生成次日手術高值耗材需求訂單。②手術室耗材管理老師根據(jù)實際庫存量及設置的安全庫存，制作需求計劃申請單。③耗材管理科根據(jù)科室需求匯總情況，制定采購訂單，為供應商實時推送。④供應商在自助平臺接單，并在線制作送貨單，錄入實際所送材料效期批號等信息(實現(xiàn)原廠碼追溯)。⑤耗材管理科根據(jù)自助平臺推送的送貨單，進行驗收入庫；配送至手術室。⑥手術室通過掃描耗材條碼，領用人工號，選取耗材領用數(shù)量，記錄耗材領用信息；病人手術過程中通過掃描耗材條碼，記錄病人使用耗材信息以及通過各級庫的自動扣減，實現(xiàn)耗材的自動收費登記。

圖2 手術高值耗材自助管理系統(tǒng)使用流程

2.2 評價指標 ①訂單確認時間：供應商從手術部門發(fā)出需求訂單到接到訂單的時間；②訂單送達時間:手術部門從申報需求到收到耗材的時間；③出入庫準確率：包括信息記錄全面、條碼粘貼規(guī)范、條碼打印規(guī)范；④醫(yī)護人員滿意度：發(fā)放自制的滿意度調(diào)查表，比較實施前后手術室護士、醫(yī)生的滿意度。

3 結果

表1 實施前后訂單確認、送達時間比較 單位：h

表2 實施前后出入庫準確率、耗材供應及時率比較 單位：件(%)

表3 實施前后手術室護士、醫(yī)生的滿意度比較 單位：人次(%)

4 討論

4.1 實現(xiàn)耗材可追溯管理 2020年1月8日國家衛(wèi)生健康委辦公廳關于第一批國家高值醫(yī)用耗材重點治理清單的通知中明確要求醫(yī)用耗材必須信息化管理，每一種醫(yī)用耗材的全生命周期可溯源[8-9]。居潔勤等[10]對浙江省50所二級甲等以上醫(yī)院介入醫(yī)用耗材管理現(xiàn)狀進行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，72.00%的醫(yī)院對高值耗材實行信息化管理，但信息化管理粗淺，其中65.72%只用于出入庫管理，遠沒有達到《醫(yī)療機構耗材管理辦法》要求的深度和廣度[11]。本自助系統(tǒng)從科室申領、采購計劃、采購訂單、供應商送貨單、掃碼驗收、入庫、條形碼的全鏈條業(yè)務打通，在系統(tǒng)內(nèi)詳細記錄醫(yī)用耗材的注冊類別、規(guī)格、型號、銷售廠商、價格、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、消毒滅菌日期等相關信息，實行原廠碼追溯，與周革霞等[12]希望今后應實現(xiàn)直接采集產(chǎn)品自身條碼，可以優(yōu)化掃碼入庫流程研究結果相一致。高值耗材一物一碼，可以隨時查詢耗材的來源及去處，向前可溯源，向后可追蹤，真正實現(xiàn)醫(yī)用耗材全生命周期可追溯管理。

4.2 提高工作效率，提升滿意度 需要用信息化手段提升醫(yī)用高值耗材管理工作[13]，信息化對醫(yī)院耗材使用管理走向精細化、規(guī)范化起重要的推動作用[14]。通過本自助系統(tǒng)實現(xiàn)臨床科室、采購科室、庫房、供應商在線協(xié)同，達到了數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)、實時共享、在線可視化管理的效果，提升了醫(yī)院耗材采購工作效率，實施前管理耗材的老師需要提前7 d預測耗材的使用和消耗；實施后訂單當天送達的比例達90%以上，訂單確認時間由實施前(23.94±2.28) h縮短至實施后(0.20±0.03)h，訂單送達時間由(35.97±3.40)h縮短至(12.06±0.95)h，經(jīng)比較差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.001)。本系統(tǒng)還連接管理者、使用者及醫(yī)療耗材，達到精細化管理及成本核算，出入庫準確率由86.7%提升至99.3%，耗材供應及時率由40.6%提升至92.7%，經(jīng)比較差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.001)。以上方法符合DRG支付改革模式下對耗材管理的要求，對醫(yī)院在運行過程中的成本控制有著重要意義[1]。手術室自助耗材管理系統(tǒng)減輕了耗材管理人員及手術室工作人員的負擔，提高了庫存周轉(zhuǎn)，降低了倉儲成本。

4.3 流程前置帶來管理主動，節(jié)約運營成本 手術室耗材管理一直是醫(yī)院精細化管理的重難點，需要大量的人力去管理，而醫(yī)院往往又面臨人員編制有限。流程前置后讓供應商主動參與其中，提升醫(yī)院整體效率，減少醫(yī)院工作人員工作量。同時，醫(yī)療供應商可借助信息化平臺的數(shù)據(jù)，內(nèi)部全方位了解自身業(yè)務數(shù)據(jù)—包括訂單響應速度、證件準確率、及時全量交貨、醫(yī)院評價等服務數(shù)據(jù)，不斷提高自身的工作效率，降低人力成本。另外，所有高值耗材采用先使用后結算，真正實現(xiàn)了零庫存[15]。

5 小結

通過手術高值耗材自助管理系統(tǒng)的應用，達到了對手術室高值耗材全生命周期追溯，并能有效進行數(shù)據(jù)提取和分析，追蹤醫(yī)用耗材的院內(nèi)物流過程，從而為醫(yī)院的成本內(nèi)控提供更明確的方向，同時還提高了效率，節(jié)省了人力，降低了運營成本，提升了醫(yī)療服務質(zhì)量。

我們需要在實踐與研究中不斷優(yōu)化與提高，進一步實現(xiàn)醫(yī)用耗材規(guī)范化、智能化、精細化管理[16-17]。近年來，院內(nèi)智能物流業(yè)務發(fā)展迅猛[18]，可以探索適合于我們自己醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療物資的供應、庫存、加工等物流管理集中管理的方法[19-20]，下一步將增加“圖形化申領”功能(該項目已申請發(fā)明專利)，加強系統(tǒng)的人性化、智能化、圖形化申請，類似于購物網(wǎng)站，科室申請、病人和醫(yī)生選擇耗材時可查看該耗材的圖片，方便臨床工作。