檔案管理在企業(yè)管理工作中的重要性分析

夏麗莉

（上海中交水運設(shè)計研究有限公司）

檔案作為記錄歷史的重要資料與憑證，對于各項社會活動都有著關(guān)鍵的保存價值，也是促進經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎(chǔ)性手段之一。對于企業(yè)而言，檔案是最為重要的資源，也是企業(yè)長久發(fā)展的基礎(chǔ)憑證，其中包含了聲像資料、圖表資料以及文字資料等。在企業(yè)管理工作中，必須要保證檔案的完整性與安全性，做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資料的價值，對于企業(yè)的高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。因此，需要從檔案本身出發(fā)，闡述其對于企業(yè)管理的重要價值，并針對性地改進其中不足，有利于檔案的價值最大化。

一、檔案管理在企業(yè)管理工作中的重要性

（一）檔案管理是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)

對于企業(yè)而言，檔案對于其發(fā)展與改革有著重要的基礎(chǔ)性作用，真實、全面的企業(yè)會計核算材料也是開展企業(yè)資產(chǎn)評估與處理的關(guān)鍵支撐。在企業(yè)的長時間發(fā)展過程中，會形成各式各樣不同類型的檔案，不僅是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄與客觀體現(xiàn)，還有助于企業(yè)的后續(xù)經(jīng)營。同時，針對企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及合法權(quán)益保護來說，檔案管理也能夠有所作用。在企業(yè)管理中，知識產(chǎn)權(quán)作為企業(yè)智力活動與經(jīng)營管理的重要成就，都會在企業(yè)檔案中有所記錄，能夠為企業(yè)提供重要的法律依據(jù)。一旦知識產(chǎn)權(quán)遭受其他企業(yè)或個人的違法侵占與使用，檔案就能夠作為憑證起到保護作用[1]。因此，一套完善、規(guī)范的檔案管理體系能夠準確衡量企業(yè)管理水平的高低，必須要提高檔案管理工作的規(guī)范性與可靠性，完善檔案的收集、整理、鑒定、保管、應(yīng)用、處理以及研究等方面的工作，是實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要手段。

（二）有助于提高企業(yè)管理效率

在企業(yè)發(fā)展的各個階段當中，由于具體業(yè)務(wù)需求的復(fù)雜與差異，可能會導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展進程減緩，員工工作難度增大的同時也會出現(xiàn)消極的工作情緒。而借助良好的檔案管理工作，能夠正確引導(dǎo)員工按照相應(yīng)的檔案資料來開展工作，在檔案資料中實現(xiàn)自我提升，完善業(yè)務(wù)水平，規(guī)避部分工作推進過慢的情況發(fā)生。通過高效的檔案管理，能夠在細節(jié)處簡化企業(yè)管理流程，從而有助于企業(yè)管理效率的提高。

（三）為企業(yè)決策管理提供參考

企業(yè)檔案是現(xiàn)代社會發(fā)展的記錄，現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的核心又在于可靠的決策工作，需要借助企業(yè)本身龐大、全面的信息流為基礎(chǔ)來開展決策。因此，檔案管理在企業(yè)決策管理方面也至關(guān)重要。對于企業(yè)管理人員而言，如何總結(jié)并綜合分析過往與當下企業(yè)的市場情況與數(shù)據(jù)，并根據(jù)現(xiàn)實的主客觀條件比較分析從而指導(dǎo)企業(yè)后續(xù)發(fā)展，是企業(yè)管理中的重要課題。在企業(yè)發(fā)展與決策當中，需要通過檔案提供相關(guān)的數(shù)據(jù)與信息參考，例如企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、技術(shù)、人力資源以及物資等方面信息，企業(yè)外部的市場動態(tài)、行業(yè)發(fā)展與改革等，都可以通過檔案信息資料來進行分析與研究，從而審時度勢地進行科學(xué)決策，制定出符合企業(yè)特征的發(fā)展規(guī)劃[2]。

二、企業(yè)檔案管理工作中的常見問題

（一）檔案管理重視力度不足

從現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作來看，一些企業(yè)缺乏對檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展當中的正確認知，重視力度不足，沒有將其作為日常管理工作中的一項重要內(nèi)容，雖然也會采取相應(yīng)的管理手段，但檔案管理水平較低，不利于檔案價值的充分發(fā)揮。在實際管理過程中，部分企業(yè)的檔案管理工作崗位都是由其他部門人員兼任，這就導(dǎo)致在查找檔案的過程中效率較低，需要耗費大量的時間精力[3]。同時，由于對檔案管理的重視程度不足，沒有及時收集、整理、分析市場信息，也會導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展與內(nèi)部市場有所脫節(jié)，無法有效跟隨行業(yè)整體發(fā)展趨勢。

（二）檔案管理制度不夠完善

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)必須要有相應(yīng)的制度來作為支撐，確保檔案管理工作的嚴謹性與可靠性?，F(xiàn)階段，雖然大多數(shù)企業(yè)針對檔案管理都制定有相應(yīng)的制度體系，但是管理制度不健全現(xiàn)象明顯，難以保證檔案管理的有效性。部分企業(yè)在檔案管理制度建設(shè)方面較為片面，同時缺乏全面具體的工作要求，在工作評定上也不夠嚴謹，而管理檔案人員由于缺少相應(yīng)的制度約束，也會在工作中出現(xiàn)隨意、散漫或是畏手畏腳的情況。此外，在檔案管理工作中，還缺少相對合理的考評激勵機制，這樣在一定程度上打擊了工作人員的參與積極性。

（三）檔案管理設(shè)施有待更新

隨著當前信息化建設(shè)的不斷深入，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的高新技術(shù)也逐步滲透到各行各業(yè)的發(fā)展當中，在企業(yè)的檔案管理工作也必須充分利用好信息化技術(shù)，滿足時代發(fā)展下對于企業(yè)管理的多樣化需求。越來越多的企業(yè)已經(jīng)意識到更新檔案管理設(shè)施的重要性，并投入一定的資金用于配備相應(yīng)設(shè)施、引進先進技術(shù)。然而，從企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，部分企業(yè)的檔案管理設(shè)施仍較為落后。對于部分仍在發(fā)展初期的企業(yè)來說，更多的資金投入重點都在于市場進入、產(chǎn)品研發(fā)、人力資源以及運營管理等方面，這就導(dǎo)致容易忽視對檔案管理設(shè)施方面的投入，從而阻礙檔案管理工作的發(fā)展[4]。當前，部分企業(yè)在開展檔案管理工作時，仍在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，不僅容易出現(xiàn)文件缺失的情況，還會嚴重阻礙企業(yè)管理效率的提升，在企業(yè)決策等重要的檔案需求場景下，難以快速、準確地定位到相應(yīng)檔案。另外，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理的信息化推進是必然趨勢，而完善的軟件與硬件設(shè)施也是其信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。目前部分企業(yè)在信息建設(shè)方面仍有所欠缺，不僅設(shè)施建設(shè)較為落后，在更新頻率以及操作方式上也有所不足。

（四）檔案管理人員水平有待提升

在現(xiàn)代化的檔案管理模式下，對于專業(yè)人才隊伍的需求也在不斷擴大，必須要持續(xù)推進企業(yè)檔案管理崗位人才隊伍的建設(shè)，這樣才能夠保證這方面工作的有效性與可靠性，為企業(yè)管理體系的構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)。一些企業(yè)為提升檔案管理水平，對于檔案管理人員也會開展一些教育培訓(xùn)活動，但由于培訓(xùn)次數(shù)較少、培訓(xùn)內(nèi)容多以理論性知識為主，最終的培訓(xùn)效果也較為有限，難以使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力得到綜合性提升。還有個別企業(yè)甚至缺少專門的檔案管理人員，仍以人事部門與行政部門等管理人員兼任，檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性水平較低。同時，部分專崗人員對于先進知識與技能的學(xué)習(xí)動力也不足，再加上檔案管理日常工作繁重，用于學(xué)習(xí)檔案管理新知識、新技術(shù)的時間較少，管理手段得不到及時更新。在大數(shù)據(jù)檔案管理的時代下，當前在這方面的專業(yè)人才仍存在較大的需求缺口，需要借助內(nèi)部培訓(xùn)以及外部招聘等形式來提高整體人員水平。

三、強化企業(yè)檔案管理的有效措施

（一）強化對檔案管理工作重要性的認識

為了進一步推動企業(yè)檔案管理工作的深入，充分發(fā)揮出檔案資料對于企業(yè)發(fā)展的價值與作用，利用好當前的信息化技術(shù)，滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的多樣化需求，必須要從企業(yè)自身出發(fā)，強化相關(guān)人員對于檔案管理工作重要性的認識。對于企業(yè)而言，開展嚴謹、全面且科學(xué)的企業(yè)檔案管理是其高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展的重要保障。由于目前部分企業(yè)管理人員的檔案意識較為薄弱，因此必須要加強對管理人員的培訓(xùn)普及工作。一方面，企業(yè)管理人員需要積極轉(zhuǎn)變觀念，展開對檔案管理工作的學(xué)習(xí)與認識，明確其在企業(yè)管理體系當中的重要地位，并了解目前檔案管理的現(xiàn)狀以及信息化建設(shè)渠道，從而將檔案管理的重要性內(nèi)化于心，為企業(yè)檔案管理工作奠定良好基調(diào)[5]。另一方面，企業(yè)需要加強對檔案管理的宣傳力度，聯(lián)合企業(yè)內(nèi)部的多個部門，通過全面的交流與溝通，形成對檔案管理全面認知的企業(yè)內(nèi)部管理氛圍。同時，為了充分利用好信息化技術(shù)，還需要企業(yè)制定階段性與長期性的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，引導(dǎo)檔案管理人員綜合考量，根據(jù)實際工作情況開展創(chuàng)新，從被動轉(zhuǎn)化為主動，積極轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理的模式。此外，在當前企業(yè)管理的信息化建設(shè)下，還需要加強對大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用的認識，樹立科學(xué)的信息化理念，理解互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)對于檔案管理工作的深刻內(nèi)涵，從而提高檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。

（二）不斷完善檔案管理工作制度

對于任何管理工作而言，嚴謹、合理、科學(xué)的制度都不可或缺，而檔案作為企業(yè)內(nèi)部的重要資源，本身就具備較強的保密性，是企業(yè)資料管理工作中的重點，必須要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度。在檔案管理工作中，需要向不同部門的管理人員下達針對性的檔案管理任務(wù)，并委派專業(yè)的信息技術(shù)人員加以指導(dǎo)與監(jiān)督，從而真正做到檔案管理個人責任制的落實，倒逼工作人員充分發(fā)揮其主觀能動性，引導(dǎo)各部門全員參與到檔案管理工作中。

具體而言，首先，在檔案管理部門的制度建立當中，針對檔案的收集與整理工作，應(yīng)當要求各部門在產(chǎn)生檔案資料后第一時間交予檔案管理部門進行歸檔，并上傳到電子共享系中，便于檔案信息的整理與收集，從而建立主動管理模式。同時，在當前《科技檔案管理規(guī)定》《檔案保密制度》等規(guī)章條例的基礎(chǔ)上，可以制定一系列的考評激勵機制，將檔案管理人員的具體業(yè)務(wù)進行指標量化，并與實際工資掛鉤，針對工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工需要進行合理的物質(zhì)與精神獎勵，針對工作失職而導(dǎo)致糾紛或重大企業(yè)事故的，也要依據(jù)規(guī)定制度進行懲戒。其次，還需要建立嚴格的問責制度。在完善企業(yè)檔案管理工作的過程中，為了進一步引導(dǎo)企業(yè)人員重視檔案管理工作，形成責任意識與管理意識，還需要建立科學(xué)的問責制度，規(guī)范管理人員的言行舉止，從而提升管理水平與效率。最后，在制度建設(shè)中還要完善好“人防”“物防”以及“技防”的三位一體安全防范體系。依托于大數(shù)據(jù)的電子檔案管理工作，盡管全面提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，但也在一定程度上帶來了安全隱患與風(fēng)險。因此，必須加強對于檔案文件的保護，通過建立檔案現(xiàn)場管理規(guī)章制度、電子檔案追溯機制等防護制度來有效提升企業(yè)機密信息的安全性，明確檔案的入檔、調(diào)取、使用以及更新等方面的流程，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理制度與實際問題有所脫節(jié)，必須要及時進行針對性地調(diào)整，保障制度建設(shè)的可行性以及規(guī)范性。

（三）更新檔案管理設(shè)施

在現(xiàn)代化的企業(yè)管理當中，檔案工作不僅僅局限于線下，而信息化的檔案管理對于基礎(chǔ)設(shè)施也提出了更高的要求，必須要及時更新相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理的信息化建設(shè)提供重要軟硬件保障。在新修訂的《檔案法》當中，在檔案信息化建設(shè)經(jīng)營的基礎(chǔ)上也進一步增添了關(guān)于電子檔案合法要件以及地位、作用等內(nèi)容，在一定程度上也為企業(yè)檔案信息化管理指明了方向。首先，企業(yè)管理人員需要加大對于檔案管理設(shè)施更新的投入力度，積極推進傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，先進的信息化設(shè)備不僅能夠大大提高檔案管理工作的效率，還能夠為復(fù)雜海量的電子數(shù)據(jù)管理提供強勁的后勤保障，減輕檔案管理部門員工的工作難度與強度，形成良性工作氛圍。在硬件設(shè)施的建設(shè)方面，需要采購高配置的計算機、文件資料掃描儀等設(shè)備。其次，在軟件設(shè)施建設(shè)方面也要進一步強化，可以通過與外部企業(yè)的合作交流，打造完善的企業(yè)信息化檔案管理平臺，應(yīng)用先進的信息化技術(shù)。例如人臉識別技術(shù)以及指紋識別技術(shù)等，通過這類技術(shù)手段來確保用戶檔案訪問的合規(guī)合法性，防范安全隱私風(fēng)險。同時，為了有效保障企業(yè)檔案管理設(shè)施，還需要利用好數(shù)據(jù)加密技術(shù)來提高整體安全性。通常來說，密鑰加密技術(shù)的保密性較強，可以根據(jù)企業(yè)檔案的實際需求有針對性地選擇。而針對電子檔案系統(tǒng)，還需要技術(shù)人員及時安裝強力病毒防控補丁，充分利用好網(wǎng)絡(luò)防御系統(tǒng)，攔截惡意黑客攻擊，防止檔案資料信息泄露。

（四）提升檔案管理人員工作水平

在強化企業(yè)檔案管理的多元路徑當中，除了上述提到的多種手段，企業(yè)的人力資源也是檔案管理工作中重要的影響因素之一，為了有效提升檔案管理人員的工作水平，需要從人才招募、培訓(xùn)等多個方面入手。

一方面，企業(yè)需要加強人才招募工作。為了持續(xù)推進電子信息化檔案的轉(zhuǎn)型升級，企業(yè)需要從外部積極引進這方面的優(yōu)秀人才。在實際的招聘環(huán)節(jié)中，人事部門應(yīng)明確招聘目標，針對同時具備檔案管理技術(shù)與信息技術(shù)的復(fù)合型人才進行優(yōu)先錄取，并在面試前借助大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)，嚴格篩選面試人員，確保招聘工作的科學(xué)性。在面試當中，不僅需要了解面試人員信息與工作經(jīng)歷方面的真實性，還需要明確其個人品質(zhì)與思想道德水平，確保其能夠在應(yīng)對檔案管理這一保密性要求較高的工作中能夠有所覺悟。另一方面，除了可以依靠外部招聘的方式引入人才，企業(yè)也需要充分發(fā)揮內(nèi)部員工的價值，做好人才培訓(xùn)教育工作。企業(yè)應(yīng)針對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)進行定期性培訓(xùn)，通過聘請領(lǐng)域?qū)＜一蛘卟少従W(wǎng)絡(luò)課程等方式來確保培訓(xùn)工作的有效性，并根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容制定相關(guān)的試題，幫助培訓(xùn)員工進一步鞏固培訓(xùn)成果，結(jié)合理論知識與實踐能力，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面提高重視，提升檔案管理的整體水平。同時，企業(yè)還需要完善員工的績效考核機制，量化信息化檔案管理工作指標，并與績效考核機制有機結(jié)合，從而充分調(diào)動員工的工作積極性，幫助其樹立正確的工作態(tài)度。

四、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)管理中，檔案作為最為關(guān)鍵的企業(yè)資料，對于企業(yè)長遠發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義，必須要提高對檔案管理工作的重視。就目前來看，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理仍存在諸多不足，在強化與完善檔案管理的多元路徑上必須積極遵循全面性、系統(tǒng)性以及有效性原則，強化對檔案管理重要性的認識、完善檔案管理工作制度、更新檔案管理設(shè)施以及提升檔案管理人員工作水平等，借助不同手段從多個角度構(gòu)建完善的企業(yè)檔案管理體系，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要基礎(chǔ)保障。